إدارة نطاق المشروع: تعريفها وأهميتها وفوائدها وكيفية عملها

إدارة نطاق المشروع: تعريفها وأهميتها وفوائدها وكيفية عملها
تشمل إدارة نطاق المشروع عملية تحديد نطاق المشروع وتخطيطه ومراقبته وتنظيمه. وهي تتضمن تحديد نطاق المشروع، وتحديد المخرجات، ووضع المعايير التي من المقرر أن يكتمل المشروع ضمنها. تكمن قيمة إدارة نطاق المشروع في تيسير الإدارة الفعالة لوقت المشروع وأمواله وموارده. يحدث زحف النطاق عندما ينمو نطاق المشروع بشكل لا يمكن السيطرة عليه دون إشراف كافٍ، مما يؤدي غالبًا إلى تفويت المواعيد النهائية وزيادة التكاليف وانخفاض الجودة.
يعد تخطيط نطاق المشروع وتحديده والتحقق منه والتحكم فيه والسيطرة عليه كلها أجزاء أساسية من الإدارة الفعالة لنطاق المشروع. يقوم فريق المشروع بإنشاء استراتيجية لإدارة النطاق بعد تحديد حدود المشروع. ويحدد الفريق كذلك نطاق المشروع ومخرجاته وأهدافه خلال عملية تحديد النطاق. أما العمليتان الأخريان، وهما التحقق من النطاق والتحكم في تغيير النطاق، فتعملان معًا لضمان أن تكون المنتجات النهائية للمشروع هي بالضبط ما تم التعهد به.
وتتمثل فوائد إدارة نطاق المشروع في تحسين تخطيط المشروع وزيادة الإنتاجية وخطوط اتصال أوضح بين جميع الأطراف المعنية. يتفادى مديرو المشاريع المشاكل قبل ظهورها من خلال مراقبة الصورة الكبيرة وتتبع جميع الأجزاء المتحركة.
جدول المحتويات
يتم تخفيف سوء الفهم بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة والعملاء من خلال التواصل الشفاف حول نطاق المشروع وأهدافه. ومن الأمثلة الجيدة على ذلك في مشروع تطوير البرمجيات، حيث يغطي النطاق كل شيء بدءًا من إنشاء المفهوم وحتى النشر النهائي. ويقع اقتناء الأجهزة وإعداد البنية التحتية خارج النطاق ويتم التعامل معها من قبل مجموعة أو مزود مختلف.
ما هي إدارة نطاق المشروع؟
إدارة نطاق المشروع هي المسؤولة عن تحديد وجدولة وتتبع وإنهاء المهام التي يجب إكمالها من أجل تحقيق الأهداف والغايات المعلنة للمشروع. وهي تشمل إدارة المتطلبات والمخرجات والمهام والمواعيد النهائية والقيود الخاصة بالمشروع وتستلزم تتبع التغييرات والاستجابة لها عند حدوثها. تُعد إدارة نطاق المشروع أمرًا ضروريًا لنجاحه لأنها تساعد على إبقائه ضمن معاييره، وتلبية احتياجات أصحاب المصلحة، والانتهاء منه في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
تعتبر إدارة نطاق المشروع فعالة لأنها تنطوي على تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة، وتحديد نطاق العمل لكل جزء، ووضع خطة لإدارة النطاق، ومراجعة التقدم المحرز مقابل الخطة، وإجراء التعديلات حسب الحاجة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
ما أهمية إدارة نطاق المشروع؟
إن أهمية إدارة نطاق المشروع معترف بها على نطاق واسع في مجتمع إدارة المشروع. إنها عملية أساسية تساعد مديري المشاريع على تحديد أهداف المشروع وتحديد نطاق العمل ووضع حدود للمشروع.
وقد وجدت دراسة أجراها معهد إدارة المشاريع (PMI) أن المؤسسات التي لديها ممارسات ناضجة لإدارة المشاريع حققت معدل نجاح أعلى في تحقيق أهداف المشروع مقارنةً بتلك التي لديها ممارسات أقل نضجًا. وعلاوة على ذلك، أفادت المنظمات التي استخدمت عملية رسمية لإدارة نطاق المشروع أن نسبة أعلى من المشاريع المنجزة ضمن الميزانية وفي الوقت المحدد.
ووجدت دراسة أخرى أجرتها مجموعة ستانديش أن أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو سوء إدارة نطاق المشروع. وكشفت الدراسة أن أكثر من نصف حالات فشل المشروع ترجع إلى مشاكل متعلقة بالنطاق، مثل المتطلبات غير المكتملة أو غير المحددة بشكل جيد، والتخطيط غير الكافي للمشروع، والفشل في التحكم في زحف النطاق.
بالإضافة إلى ذلك، وجدت دراسة أجراها معهد صناعة الإنشاءات (CII) أن الإدارة الفعالة لنطاق المشروع هي أحد أهم العوامل التي تساهم في نجاح المشروع. ووجدت الدراسة أن المشاريع الناجحة لديها نطاق محدد بشكل جيد، وخطة واضحة لإدارة النطاق، ونظام لإدارة التغييرات في نطاق المشروع.
وتساعد الإدارة الفعالة لنطاق المشروع مديري المشاريع على تحديد المخاطر المحتملة ومعالجتها قبل أن تصبح مشاكل. يساعد التحديد الواضح لنطاق المشروع وتوثيقه في خطة إدارة النطاق مديري المشروع على ضمان أن يكون لدى جميع أصحاب المصلحة فهم واضح لأهداف المشروع وإنجازاته وحدوده.
وقد أظهرت الأبحاث باستمرار أن الإدارة الفعالة لنطاق المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يساعد التحديد الصحيح لنطاق المشروع وإدارة التغييرات التي تطرأ عليه بشكل صحيح على منع زحف النطاق وتحديد المخاطر والتخفيف من حدتها ودعم إدارة الموارد وتعزيز التواصل ومشاركة أصحاب المصلحة بشكل أفضل.
كيف تعمل إدارة نطاق المشروع؟
تنطوي إدارة نطاق المشروع على عدد من العمليات التي تساعد على ضمان بقاء المشروع ضمن حدوده المحددة وتلبية متطلبات أصحاب المصلحة. يعد تحديد نطاق المشروع وأهدافه ومخرجاته ومتطلباته الخطوة الأولى في تخطيط النطاق. ويتضمن إنشاء استراتيجية لإدارة نطاق المشروع طوال دورة حياة المشروع. تصف خطة إدارة النطاق كيفية إدارة التعديلات على نطاق المشروع وإجراءات مراقبة نطاق المشروع والتحكم فيه.
العملية الثانية هي تعريف النطاق، والتي تستلزم تحديد أهداف المشروع ونطاقه. وتتضمن تعيين المهام والأنشطة والمخرجات المحددة اللازمة لتحقيق أهداف المشروع، بالإضافة إلى حدود المشروع وقيوده. التحقق من النطاق هو عملية مراجعة نطاق المشروع والحصول على قبول رسمي لنطاق المشروع من أصحاب المصلحة للتأكد من أن المشروع يلبي توقعاتهم ومتطلباتهم. يضمن هذا الإجراء أن يكون جميع المشاركين في المشروع على نفس الصفحة وأن المشروع يلبي توقعات أصحاب المصلحة.
ويختتم التحكم في تغيير النطاق بمراقبة نطاق المشروع وتحديد التغييرات وإدارة تأثير التغييرات. ويستلزم تقييم تأثير التغييرات على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وموارده، والحصول على موافقة أصحاب المصلحة قبل تنفيذ التغييرات. تمنع العملية زحف النطاق وتضمن الموافقة على أي تعديلات على نطاق المشروع وإدارتها بشكل مناسب.
تمكّن الإدارة الفعالة لنطاق المشروع مديري المشروع من ضمان بقاء المشروع ضمن حدوده المحددة، وتلبية متطلبات وتوقعات أصحاب المصلحة، والوفاء بالمواعيد النهائية وقيود الميزانية.
ما هي فوائد إدارة نطاق المشروع؟
توفر الإدارة الفعالة لنطاق المشروع العديد من الفوائد، بما في ذلك:
–
وضوح أهداف المشروع وغاياته: يعتمد نجاح المشروع على قدرة الفريق على تحديد نطاق المشروع وأهدافه بوضوح. يكون أعضاء الفريق أكثر قدرة على فهم ما هو مطلوب لإكمال المشروع بنجاح، وتكون جهود المشروع أكثر قدرة على التوافق مع رؤية العمل الأكبر. يقل احتمال اختلاف أعضاء الفريق إذا كانت لديهم معرفة مشتركة بأهداف المشروع.
–
تواصل وتعاون أفضل: يساعد وجود نطاق محدد للمشروع على ضمان أن يكون لدى جميع الأطراف المشاركة في المشروع معرفة مشتركة بأهدافه وتوقعاته. التواصل الجيد والعمل الجماعي ضروريان لضمان استمرار المشروع على المسار الصحيح وحل أي تحديات بسرعة وكفاءة.
–
تحسين تخطيط المشروع: إن المشروع المخطط له بشكل جيد، مع مهام وتسليمات محددة بوضوح، سيتم إنجازه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية بفضل إدارة النطاق بعناية. فهي تقلل من احتمال حدوث تأخيرات أو تجاوزات مكلفة وتبقي المشروع على المسار الصحيح. يتم تسهيل الاكتشاف المبكر للمشاكل وحلها من خلال التخطيط الشامل.
–
الاستخدام الفعال للموارد: يكون مديرو المشروع أكثر قدرة على تحديد الأشخاص والآلات والإمدادات المطلوبة لتنفيذ المشروع إذا كان نطاقه ومتطلباته محددة بوضوح. تسمح إدارة نطاق المشروع بفعالية لمديري المشاريع بتجنب الأعمال غير الضرورية، مما يساعد على خفض التكاليف وتحسين كفاءة المشروع.
–
التقليل من مخاطر المشروع: كلما تم تحديد المخاطر والمشكلات في وقت مبكر من دورة حياة المشروع، كلما كان بالإمكان تخفيفها ووضع خطط طوارئ بشكل أسرع. يتم تعزيز النتائج الإجمالية للمشروع مع تخفيف المخاطر وتجنب المشاكل.
–
تحسين رضا أصحاب المصلحة: يستطيع مديرو المشاريع ضمان أن عملهم سيرضي أصحاب المصلحة إذا تعاملوا مع إدارة النطاق بجدية. من المرجح أن يكون أصحاب المصلحة أكثر رضا عن المنتج النهائي عندما يرون أن مخاوفهم قد تم أخذها في الاعتبار ومعالجتها.
الإدارة الفعالة لنطاق المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. فهي تساعد على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتلبية توقعات أصحاب المصلحة، مع تعزيز التواصل والتعاون الفعالين، وتحسين تخطيط المشروع وتخصيص الموارد، وتقليل المخاطر، وتحسين رضا أصحاب المصلحة في الوقت نفسه.
من المسؤول عن تحديد نطاق المشروع وإدارته؟
مدير المشروع هو المسؤول عن تحديد أهداف المشروع والإشراف على تنفيذه. يجب أن يشرف مديرو المشاريع على نطاق المشروع في جميع الأوقات، وهو ما ينطوي على الالتزام بعملية إدارة المشروع المفصلة في مجال إدارة نطاق المشروع. تتمثل الخطوة الأولى في إدارة نطاق المشروع في إنشاء خطة إدارة النطاق من قبل مدير المشروع. يتم وضع نطاق المشروع وأهدافه واحتياجاته، بالإضافة إلى آليات مراقبة هذه العوامل والتحكم فيها، في مثل هذه الخطة.
ثم يقوم مدير المشروع بعد ذلك بتحسين النطاق من خلال تفصيل الخطوات والنواتج التي يجب إكمالها من أجل الوصول إلى أهداف المشروع. كما يتم تسليط الضوء على الافتراضات التي تم وضعها خلال مرحلة التخطيط، بالإضافة إلى حدود المشروع ونطاقه. يوافق مدير المشروع رسميًا على نطاق المشروع بعد تقييمه مع جميع المعنيين للتأكد من أن المشروع يرقى إلى مستوى توقعات واحتياجات الجميع.
ويتمثل دور مدير المشروع في مراقبة نطاق المشروع، وتتبع أي تغييرات، والتعامل مع تداعيات أي تعديلات. يجب تقييم التغييرات من حيث تأثيرها المحتمل على الجدول الزمني للمشروع وأمواله وموارده، ويجب استشارة أصحاب المصلحة والموافقة عليها قبل اتخاذ أي إجراء. تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية الحفاظ على المشروع في الموعد المحدد وبما يتماشى مع توقعات أصحاب المصلحة من خلال الإدارة الدقيقة لنطاق المشروع.
ما هو دور أصحاب المصلحة في إدارة نطاق المشروع؟
يلعب أصحاب المصلحة دوراً حيوياً في إدارة نطاق المشروع. أصحاب المصلحة هم الأفراد أو المجموعات التي لها مصلحة راسخة في المشروع ونتائجه. يعمل مدير المشروع بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع لضمان أن يكون نطاق المشروع محدداً بشكل جيد ومتوافقاً مع احتياجات أصحاب المصلحة.
يقوم أصحاب المصلحة بتقديم مدخلات حول نطاق المشروع وأهدافه ومتطلباته، مما يساعد على ضمان تحديدها بشكل جيد وتلبية توقعاتهم. ويقومون بمراجعة نطاق المشروع وتقديم القبول الرسمي له، مما يضمن أن المشروع يلبي توقعاتهم ومتطلباتهم.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأصحاب المصلحة تحديد التغييرات التي يجب إجراؤها على نطاق المشروع ويجب أن يوافقوا على أي تغييرات قبل تنفيذها. الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنجاح إدارة نطاق المشروع. يجب أن يتواصل مدير المشروع مع أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع للتأكد من فهم احتياجاتهم وإبلاغهم بالتغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع. يساعد القيام بذلك على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتلبية توقعات أصحاب المصلحة. يتيح العمل عن كثب مع أصحاب المصلحة لمديري المشاريع تحقيق نتائج ناجحة للمشروع.
ما هي العمليات الرئيسية لإدارة نطاق المشروع؟
العمليات الرئيسية لإدارة نطاق المشروع هي:
–
تخطيط النطاق: يتضمن تحديد نطاق المشروع وأهدافه ومخرجاته ومتطلباته، ووضع خطة لكيفية إدارة نطاق المشروع طوال دورة حياة المشروع. تحدد خطة إدارة النطاق كيفية التعامل مع التغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع وعمليات مراقبة نطاق المشروع والتحكم فيه.
–
تعريف النطاق: يتضمن مزيدًا من التفاصيل حول نطاق المشروع ومتطلباته، وتحديد حدود المشروع وقيوده. ويتضمن تعريف النطاق تحديد المهام والأنشطة والمخرجات المحددة المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع.
–
إنشاء WBS: يتضمن تقسيم نطاق المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة تسمى حزم العمل. ثم يتم تنظيم حزم العمل في هيكل هرمي يسمى هيكل تقسيم العمل (WBS).
–
التحقق من النطاق: يتضمن مراجعة نطاق المشروع والحصول على قبول رسمي لنطاق المشروع من أصحاب المصلحة للتأكد من أن المشروع يلبي توقعاتهم ومتطلباتهم.
–
مراقبة تغيير النطاق: يتضمن مراقبة نطاق المشروع وتحديد التغييرات وإدارة تأثير هذه التغييرات على المشروع. تتضمن مراقبة تغيير النطاق تقييم تأثير التغييرات على الجدول الزمني للمشروع والميزانية والموارد والحصول على موافقة أصحاب المصلحة قبل تنفيذ التغييرات.
هذه العمليات مترابطة ومبنية على بعضها البعض لضمان تحديد نطاق المشروع وإدارته والتحكم فيه بشكل جيد طوال دورة حياة المشروع. يتيح اتباع هذه العمليات لفريق المشروع التأكد من أن المشروع يلبي توقعات أصحاب المصلحة، ويبقى على المسار الصحيح، ويكتمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
كيف يتواصل مديرو المشاريع مع نطاق المشروع بفعالية؟
يستخدم مديرو المشاريع مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات لتوصيل نطاق المشروع بفعالية. يعد تطوير بيان النطاق خطوة حاسمة في أي خطة ناجحة. بيان نطاق المشروع هو وصف مكتوب للنتائج والأنشطة والمخرجات المقصودة للمشروع. يجب كتابة بيان النطاق بلغة بسيطة ومباشرة. للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، يجب مراجعته والموافقة عليه من قبل جميع المشاركين في المشروع قبل بدء العمل.
يعد إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) طريقة مفيدة أيضًا. هيكل تقسيم العمل (WBS) هو تصوير بياني لنطاق المشروع يساعد على تقسيمه إلى أجزاء يمكن التحكم فيها. يشرح هيكل تقسيم العمل (WBS) تنظيم المشروع وكيف يتناسب كل جزء مع الصورة الأكبر. بالإضافة إلى ذلك، فإن عقد اجتماعات منتظمة مع أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنقل نطاق المشروع بوضوح. وتوفر هذه الاجتماعات لمدير المشروع فرصة لإطلاع أصحاب المصلحة على حالة المشروع ومعالجة أي مخاوف أو مشاكل وإبقاء الجميع على اطلاع على آخر المستجدات أثناء تطور المشروع.
واحدة من أكثر الطرق فعالية لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم على التقدم المحرز. تقدم هذه التقارير لمحة عامة عن أهداف المشروع ومعالمه الرئيسية وأي تعديلات لاحقة. كما أنها توضح للمعنيين حالة المشروع وأي تعديلات تم إجراؤها. بالإضافة إلى ذلك، يتم تعزيز توصيل نطاق المشروع بفعالية من خلال استخدام العناصر المرئية مثل المخططات والرسوم البيانية والرسوم البيانية والمخططات. هذه الأدوات تجعل من الأسهل بكثير فهم المواد الصعبة.
بشكل عام، من الضروري لنجاح المشروع أن يكون هناك تواصل واضح ومتسق حول نطاق العمل الذي يتم إنجازه. يتمتع مديرو المشاريع بالقدرة على زيادة احتمالية إكمال مشاريعهم في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبما يرضي جميع الأطراف المعنية من خلال التأكيد على أهمية التواصل الواضح واستخدام الوسائل البصرية.
كيف يضمن مدراء المشاريع توافق نطاق المشروع مع الأهداف؟
من الضروري لنجاح المشروع أن يتوافق نطاق المشروع مع أهدافه. يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكون لديهم فهم راسخ للنتائج المرجوة من المشروع، والتي يجب عليهم بعد ذلك نقلها بوضوح إلى جميع الأطراف المعنية. إن القيام بذلك يزيد من احتمال أن يكون لدى جميع المشاركين في المشروع نفس التوقعات.
يجب أن يساعد أصحاب المصلحة في المشروع في صياغة بيان نطاق المشروع للتأكد من أنه يجسد نطاق العمل الذي سيتم إنجازه بشكل كافٍ. لجعل المشروع أكثر قابلية للإدارة، يتم تطوير هيكل تقسيم العمل (WBS). وهو عبارة عن تصوير بياني لنطاق المشروع بأكمله.
مدير المشروع مسؤول عن الحفاظ على نطاق المشروع محدثًا ومتماشيًا مع أهداف المشروع في جميع الأوقات. من المهم النظر في كيفية تأثير التحول في نطاق المشروع على الهدف النهائي ومراجعة خطة المشروع وفقًا لذلك.
يجب على مديري المشاريع أن يضعوا وينقلوا إلى جميع أصحاب المصلحة أساليب دقيقة لإدارة النطاق من أجل مراقبة نطاق المشروع وتنظيمه. ويشمل ذلك صياغة عملية للتعامل مع التغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع والتأكد من أن جميع المعنيين يفهمون كيفية تأثير هذه التعديلات على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وموارده.
يتم ضمان نجاح المشروع ورضا أصحاب المصلحة إذا اتبع المديرون هذه التدابير لضمان توافق نطاق المشروع مع أهداف المشروع. يعد تحقيق هذه المواءمة أمرًا ضروريًا لإنجاز المشروع بنجاح في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبما يرضي جميع أصحاب المصلحة.
كيف يمكن لمديري المشاريع تحديد وإدارة زحف النطاق في المشاريع؟
يُستخدم مصطلح “زحف النطاق” لوصف الحالة التي ينمو فيها نطاق المشروع ليتجاوز أهدافه وغاياته الأولية دون تخطيط أو إذن تخطيط كافٍ. ويؤدي ذلك إلى إهدار الكثير من الوقت والمال، بالإضافة إلى تدني الجودة، مما يؤدي إلى حدوث مثل هذه المشكلات. مدير المشروع مسؤول إلى حد كبير عن التحكم في زحف النطاق. فهو مسؤول عن تقييم وإدارة أي تعديلات على نطاق المشروع لضمان استمرار توافقه مع أهداف المشروع وغاياته.
يجب على مديري هذه المشاريع استخدام مجموعة متنوعة من التكتيكات للتعامل مع زحف النطاق. تتمثل الخطوة الأولى في كل مشروع في إنشاء بيان نطاق مفصل يحدد أهداف المشروع وأساليبه ومخرجاته وجدوله الزمني. بالإضافة إلى ذلك، يجب على مديري المشاريع وضع إجراءات صارمة للتحكم في التغيير لمراقبة ومعالجة أي وجميع التعديلات على النطاق الأصلي للمشروع. يجب على الجهة الراعية أو أصحاب المصلحة مراجعة أي تغييرات مقترحة على نطاق المشروع والموافقة عليها قبل المضي قدماً في المشروع.
يحتاج مديرو المشاريع إلى التأكد من أن نطاق المشروع لا يزال يتماشى مع أهداف المشروع الأصلية بشكل متكرر أيضًا. يجب مراعاة الوقت والمال والقوى العاملة المطلوبة لتنفيذ تعديل النطاق. يجب على مديري المشاريع إبلاغ جميع الأطراف المعنية بأي تغييرات وكيف من المحتمل أن تؤثر على الجدول الزمني للمشروع والمال والموارد. علاوة على ذلك، تساعد هذه التدابير في التحكم في توقعات أصحاب المصلحة ومنع التوسع غير الضروري في نطاق المشروع.
يجب على المديرين مراقبة تطور المشروع بحثًا عن علامات زحف النطاق. ويجب توثيق الآثار على الجدول الزمني للمشروع وأمواله وموارده وتقييمها بعد حدوث أي انحرافات. يحتاج مدير المشروع إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية لإبقاء نطاق المشروع تحت السيطرة إذا لزم الأمر. تتضمن بعض الأمثلة إجراء تعديلات على نطاق المشروع أو جدوله الزمني أو أولوياته. إن زحف النطاق له تأثير سلبي كبير على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وموارده إذا لم يتم تحديده وإدارته بشكل صحيح.
ما هي عواقب سوء إدارة نطاق المشروع؟
يؤدي سوء إدارة نطاق المشروع إلى عواقب مختلفة، بما في ذلك:
–
تأخيرات المشروع: يؤدي سوء إدارة النطاق إلى تغييرات في نطاق المشروع تؤدي إلى تأخير إنجاز المشروع. من المحتمل أن يعاني المشروع من إعادة العمل، حيث يتعين على الفريق إعادة العمل الذي لم يتم تضمينه في النطاق الأصلي.
–
زيادة تكاليف المشروع: تؤدي التغييرات في نطاق المشروع إلى زيادة تكاليف المشروع، حيث يحتاج الفريق إلى موارد إضافية لإكمال المشروع. لم يتم احتساب هذه التكاليف الإضافية في ميزانية المشروع، مما يؤدي إلى تجاوزات في الميزانية.
–
مخرجات ذات جودة رديئة: يؤدي نطاق المشروع الذي لم يتم تحديده بوضوح أو الذي يتغير بشكل متكرر إلى مخرجات ذات جودة رديئة. ويرجع ذلك إلى أن الفريق ليس لديه فهم واضح لما هو متوقع منه، أو أنهم يستعجلون إكمال المشروع للوفاء بالمواعيد النهائية المتغيرة.
–
عدم رضا أصحاب المصلحة: يؤدي سوء إدارة نطاق المشروع إلى عدم رضا أصحاب المصلحة، حيث يفشل المشروع في تلبية توقعاتهم أو متطلباتهم. وتتسبب هذه العواقب في توتر العلاقات والإضرار بسمعة مدير المشروع.
–
انخفاض معنويات الفريق: تؤدي التغييرات المتكررة في نطاق المشروع إلى الارتباك والإحباط بين فريق المشروع وتقلل من الروح المعنوية والإنتاجية.
يجب إعطاء الأولوية لإدارة نطاق المشروع للتخفيف من هذه العواقب. يجب على مديري المشاريع التأكد من أن نطاق المشروع محدد بوضوح، وأن يتم إبلاغه وفهمه من قبل جميع أصحاب المصلحة للتخفيف من هذه العواقب.
ويتم تحقيق ذلك من خلال وضع خطة لإدارة النطاق، وتحديد أهداف المشروع ونواتجه بوضوح، وإنشاء عملية رسمية للتحكم في التغيير، ومراجعة نطاق المشروع بانتظام، وإبلاغ أصحاب المصلحة بأي تغييرات. بالإضافة إلى ذلك، تساعد التحديثات المنتظمة لحالة المشروع ومشاركة أصحاب المصلحة في ضمان توافق جميع أصحاب المصلحة مع أهداف المشروع وتوقعاتهم.
ما هي أفضل الممارسات لإدارة تغييرات نطاق المشروع؟
تعد إدارة تغييرات نطاق المشروع مهمة صعبة لأي مدير مشروع. وفيما يلي بعض أفضل الممارسات التي تساعد في ذلك:
–
وضع خط أساس واضح لنطاق المشروع: يجب أن يتأكد مديرو المشاريع من أن لديهم خط أساس واضح ومتفق عليه لنطاق المشروع في بداية المشروع، بما في ذلك أهداف المشروع والتسليمات والجداول الزمنية والميزانية.
–
تطوير عملية مراقبة التغيير: تطوير عملية رسمية للتحكم في التغيير تحدد كيفية تحديد تغييرات النطاق وتقييمها والموافقة عليها أو رفضها. يجب أن تحدد العملية كيفية إبلاغ فريق المشروع وأصحاب المصلحة بالتغييرات.
–
توثيق جميع التغييرات: توثيق جميع التغييرات في النطاق، بما في ذلك سبب التغيير، وتأثيرها على الجدول الزمني للمشروع، والميزانية، والمخرجات، وعملية الموافقة عليها.
–
تقييم أثر التغيير: تقييم أثر التغيير على أهداف المشروع وجدوله الزمني وميزانيته وموارده. تحديد أي مخاطر وتبعيات من المحتمل أن تتأثر بالتغيير.
–
الحصول على موافقة أصحاب المصلحة: الحصول على موافقة جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك راعي المشروع وفريق المشروع، قبل تنفيذ أي تغييرات في النطاق. يساعد القيام بذلك على ضمان أن يكون الجميع على دراية بالتغييرات وتأثيرها.
–
إبلاغ التغييرات: قم بإبلاغ أي تغييرات في النطاق إلى فريق المشروع وأصحاب المصلحة وأي أطراف أخرى ذات صلة، بما في ذلك تأثير التغيير وأي جداول زمنية أو ميزانية منقحة.
–
مراقبة التغييرات والتحكم فيها: مراقبة وضبط أي تغييرات في النطاق لضمان عدم تأثيرها السلبي على أهداف المشروع أو جدوله الزمني أو ميزانيته أو جودته.
يساعد اتباع هذه الممارسات مديري المشاريع في إدارة تغييرات النطاق بفعالية وضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
هل إدارة نطاق المشروع جزء من عملية تخطيط المشروع؟
نعم، تعد إدارة نطاق المشروع جزءًا لا يتجزأ من أي استراتيجية ناجحة للمشروع. وقد أدرجها معهد إدارة المشاريع (PMI) ككفاءة أساسية في دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK). يجب تحديد أهداف المشروع ومخرجاته ومتطلباته، بالإضافة إلى خطة لكيفية الحفاظ على نطاق المشروع طوال دورة حياة المشروع، كجزء من عملية إدارة النطاق.
المكونات المشتركة لخطة إدارة النطاق هي بيان النطاق وخط الأساس للنطاق وطرق إدارة التغييرات في النطاق. تساعد استراتيجية إدارة النطاق المحددة جيدًا مديري المشاريع في الحفاظ على مشاريعهم في الموعد المحدد وعلى الهدف.
هل يدير مديرو المشاريع إدارة نطاق المشروع؟
نعم، مديرو المشاريع مسؤولون عن إدارة إدارة إدارة نطاق المشروع. من المسؤوليات الأساسية لمدير المشروع التأكد من أن المشروع يبقى ضمن النطاق المحدد، ويحقق الأهداف، ويحقق النتائج المتوقعة. يجب على مديري المشاريع التأكد من أن نطاق المشروع محدد بشكل جيد وأنه يتماشى مع توقعات أصحاب المصلحة. كما يجب عليهم إدارة أي تغييرات في نطاق المشروع لمنع زحف النطاق والتأكد من تقييم أي تغييرات والموافقة عليها قبل التنفيذ أيضًا.
يجب أن يكون لدى مديري المشاريع فهم واضح لنطاق المشروع، بما في ذلك أهدافه ومخرجاته ومتطلباته، ووضع خطة لإدارة النطاق تحدد كيفية إدارة النطاق طوال دورة حياة المشروع. ويتعين عليهم مراقبة النطاق والتحكم فيه طوال فترة المشروع لضمان بقائه على المسار الصحيح ومواءمته مع أهداف المشروع. لذلك، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية إدارة إدارة نطاق المشروع بفعالية.
هل إدارة نطاق المشروع ضرورية للمشروع؟
نعم، إدارة نطاق المشروع ضرورية لنجاح المشروع. إنها أداة مفيدة للتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه. من المحتمل أن يتوسع نطاق المشروع إلى ما هو أبعد من أهدافه الأولية، مما يتسبب في حدوث تأخيرات وتجاوزات في الميزانية وعدم رضا أصحاب المصلحة دون إدارة النطاق بشكل صحيح.
يضمن مديرو المشاريع أن يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة فيما يتعلق بالنتائج والمخرجات المرجوة من المشروع من خلال الإدارة الفعالة للنطاق. يؤدي القيام بذلك إلى تحسين فرص نجاح المشروع من خلال جعله يتماشى مع آمال أولئك الذين سيتأثرون به.
وعلاوة على ذلك، تساعد الإدارة الجيدة للنطاق في الإدارة الاستباقية لمخاطر المشروع من خلال تحديد التعديلات المحتملة على نطاق المشروع والتحكم فيها. ويضمن إطار العمل تقييم التغييرات من حيث تأثيرها المحتمل على الجدول الزمني للمشروع وأمواله وأهدافه، ولا يتم منح الموافقة إلا بعد النظر في جميع العوامل ذات الصلة. لذلك، يلزم وجود إطار عمل واضح لتحديد نطاق المشروع وإدارته وتنظيمه طوال دورة حياته من أجل ضمان نجاح المشروع.