تُعرف إدارة المشاريع بثلاثة عناصر أساسية: المشاريع والبرامج والمحافظ الاستثمارية. تتوافق كل منها بشكل متماثل لإنشاء النتائج المحددة على كل مستوى، وهي ضرورية للمنظمة لتحقيق النتائج المرجوة. يركز الغرض من كل من أنشطة الإدارة هذه على النتائج التي تهدف إلى تحقيقها – تهدف المشاريع إلى تنظيم وضمان تسليم المنتجات والخدمات لتحقيق نتائج عالية الجودة؛ وتهدف البرامج إلى محاذاة مشاريع متعددة لتحقيق قيمة أصحاب المصلحة؛ وتهدف المحافظ الاستثمارية إلى محاذاة وتحقيق قيمة وأهداف العمل.
تتولى الشركات إدارة محفظة المشروعات وهي وظيفة ذات أهمية كبيرة لأي منظمة. ومع الطلب المتزايد على إدارة المشروعات، يتجه عدد متزايد من الأفراد إلى التدريب عبر الإنترنت على إدارة المشروعات لتعزيز آفاقهم المهنية. توفر هذه التدريبات أساسًا شاملاً لمبادئ إدارة محفظة المشروعات، وتزود الطلاب بالمهارات اللازمة للنجاح في هذه الصناعة.
في هذه المقالة، دعونا نلقي نظرة على ما هي إدارة محفظة المشاريع، وما هي وظائفها ومكوناتها الأساسية، وما هي الفوائد والأدوات والتقنيات الخاصة بوظيفة إدارة محفظة المشاريع.
ما هي إدارة محفظة المشاريع (PPM)؟
إدارة محفظة المشاريع والمعروفة أيضًا باسم PPM في إدارة المشاريع هي الإدارة المركزية لمشاريع وبرامج المنظمة التي يتم تنفيذها بواسطة إدارة المحفظة أو مكتب إدارة المشاريع (PMO) لتحقيق العديد من الفوائد، وهي:
- توحيد العمليات
- إدارة التبعيات
- اقتصاديات الحجم
- أفضل الممارسات لمشاركة المشاريع
- إدارة الميزانية والإنفاق عبر المشاريع
- التعاون ومشاركة الموارد عبر المشاريع/البرامج
- قيادة اعتماد التغييرات عبر المشاريع/البرامج
باختصار، يمكن الإشارة إلى إدارة المحافظ الاستثمارية باعتبارها مظلة أكبر لإدارة العديد من المشاريع و/أو البرامج التي قد تكون ذات صلة أو غير ذات صلة. تركز إدارة المحافظ الاستثمارية في إدارة المشاريع على تحقيق التوافق بين قيادة الأعمال في أي منظمة لتحقيق التوافق الاستراتيجي (على مستوى المحافظ الاستثمارية الفرعية/البرنامج) والتوافق التكتيكي (على مستوى المشروع) وبالتالي العمل كجسر مهم بين الاستراتيجية والتنفيذ. وفقًا لتعريف PMBOK الصادر عن معهد إدارة المشاريع، تتوافق إدارة المحافظ الاستثمارية مع الاستراتيجيات التنظيمية من خلال اختيار البرامج أو المشاريع المناسبة، وإعطاء الأولوية للمهام، وتوفير الموارد المطلوبة.
لماذا تعتبر إدارة محفظة المشاريع مهمة؟
إن إدارة محفظة المشروعات (PPM) هي ما يجعل الفرق والمنظمة تركز على أهداف أكبر أو الصورة الأكبر لقبول واختيار المشاريع التي تتماشى مع الأهداف الأكبر. لا تعمل إدارة محفظة المشروعات كآلية مركزية فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين أداء المنظمة بشكل عام؛ وهي عملية مستمرة ودورية لإدارة محفظة المشروعات تهدف إلى دفع تبني عملية موحدة عبر المنظمة. من خلال التدريب المعتمد على إدارة محفظة المشروعات، يمكن للمحترفين اكتساب فهم أعمق لمنهجيات إدارة محفظة المشروعات وتعزيز مهاراتهم لقيادة محافظ المشروعات الناجحة.
إن إنشاء منظمة راسخة حيث يفهم الجميع معنى إدارة محفظة المشاريع يؤدي إلى العديد من الفوائد مثل: - الرؤية عبر المشاريع لاتخاذ قرارات مستنيرة
- تحسين أساليب اختيار المشاريع لمواءمة المشاريع مع الأهداف العامة
- الاستخدام الأمثل للموارد والتعاون بمساعدة اتخاذ القرارات المركزية
- بيانات أداء المشروع الدقيقة لتسهيل التخطيط والتنفيذ القوي
- تحسين عائد الاستثمار، والتسليم، ومشاركة الموظفين، ورضا العملاء
5 خطوات لعملية إدارة محفظة المشروع
الخطوة 1: تحديد أهداف العمل
تهدف إدارة المحفظة في إدارة المشاريع إلى تحقيق التوافق، ومن أجل تحقيق التوافق، لا غنى عن وجود رؤية أو أهداف تجارية. وستعتمد أساليب وعمليات اختيار المشاريع على هذا التوافق لضمان اختيار المشاريع الصحيحة، وبعد الاختيار، يتم تتبع المقاييس بشكل مناسب لقياس التقدم. وسوف يتم دفع تقدم المشروع، وتحديد الأولويات، وقابلية التنفيذ، وتخصيص الموارد، من خلال إدارة المحفظة على هذا الأساس من الأهداف والغايات.
الخطوة 2: جمع أفكار المشاريع لمحفظتك
تتضمن إدارة محفظة المشروعات البحث النشط وإنشاء قائمة بالمشروعات التي سيتم تنفيذها لتحقيق الأهداف المحددة. تتطلب إدارة المحفظة مراجعة دقيقة وإعادة التوازن للمهام والأنشطة والمشروعات للتكيف مع التغييرات وكذلك الاستفادة من الفرص السوقية.
الخطوة 3: حدد أفضل المشاريع لمحفظتك
الخطوة التالية بعد البحث في المشروع هي الاستفادة من مخرجات البحث وتعزيز عملية اختيار المشروع من خلال تحديد أولويات المشاريع ومواءمتها لتحقيق النتائج المرجوة.
الخطوة 4: التحقق من جدوى محفظة المشروع
وهذه خطوة مهمة وجبارة تقع على عاتق مدير المحفظة الاستثمارية، وتتضمن الحفاظ على التحقق من واقع المشاريع التي يتم التخطيط لها أو تنفيذها للبقاء على اطلاع بأحدث التطورات في السوق وضمان عائد مرتفع على الاستثمار ورضا العملاء وربحية المنظمة.
الخطوة 5: تنفيذ وإدارة محفظة مشروعك
تتضمن إدارة محفظة المشاريع جميع أنواع المشاريع – المشاريع قيد التنفيذ، والمشاريع التي يجري التخطيط لها، والمشاريع التي تم إغلاقها (لتحقيق الفوائد)؛ وبالتالي، يتعين على مدير المحفظة تتبع المشاريع الحالية لتجنب التوسع في النطاق، وضمان التخصيص الأمثل، والحفاظ على الاختلافات ضمن الحدود المخطط لها لإدارة المحفظة والمشاريع.
الصناعات التي تستفيد من إدارة محفظة المشاريع
لفهم كيف تفيد إدارة المحافظ الصناعات المختلفة، دعنا نعود إلى الأساسيات لفهم ما هي إدارة المحافظ في إدارة المشاريع. تهدف إدارة المحافظ إلى تطوير نموذج لضمان المراقبة الفعالة والكفؤة للمشاريع والاستثمارات التي تقوم بها المنظمة لتحقيق أقصى قدر من العائد على الاستثمار وتقليل التكاليف/الهدر. وهي تستخدم البيانات التاريخية وتحليل المقاييس والانعكاس المركزي للعمليات لتحقيق نفس الهدف. هناك عدد لا يحصى من الفوائد التي تجلبها إدارة المحافظ عبر المنظمة – دعنا نتعمق في مجالات تركيزها حسب الصناعة:
- تكنولوجيا المعلومات
تلعب وظيفة إدارة المحفظة دورًا بالغ الأهمية في صناعة تكنولوجيا المعلومات حيث يوجد ابتكار متطور يتطلب من المؤسسة اتخاذ قرارات سريعة وتقليل الوقت المستغرق لطرح المنتجات في السوق ومساعدة خدمات العملاء على المشاركة بشكل فعال لتجنب عمليات الإصلاح أو إعادة العمل المكلفة للمشروع. كما تهدف إلى توحيد العمليات وتكنولوجيا المعلومات لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وتحقيق وفورات الحجم. - البناء
تشهد صناعة البناء نموًا هائلاً بفضل متطلبات البنية الأساسية في مختلف الصناعات والمناطق والمناطق الجغرافية. وفي مثل هذه الحالة، لم تعد المنظمات تركز على مشروع أو برنامج واحد، بل تتنافس كل منظمة على العيش في هذا العصر من خلال تقاسم الموارد عند الطلب، وتقليل التكاليف المتصاعدة، وتتبع المشاريع لإغلاقها في الوقت المحدد ضمن الخطوط الأساسية المخطط لها. - الخدمات المالية
تلعب إدارة المحافظ دورًا بالغ الأهمية في الصناعة المالية من خلال تحديد العلم الكامن وراء اختيار فتيل الاستثمار المناسب وموازنة المخاطر والعائدات والمكافآت. إنها تطبيق رئيسي للنمو المتزايد باستمرار وراء القطاع المالي لصناديق الاستثمار المشتركة والأسهم والتأمين. تعتبر مهنة إدارة المحافظ محفوفة بالمخاطر للغاية ولكنها كعكة ساخنة على مستوى الصناعة في قطاع الخدمات المالية. - فرق إدارة المشاريع
تتضمن فرق إدارة المشاريع دور مدير المحفظة كجزء من إعداد مكتب إدارة المشاريع (PMO) والذي يتضمن الإشراف على المشاريع والبرامج والعمليات لضمان التوافق والاستدامة والربحية للأنشطة. يتبع PPM مبادئ مكتب إدارة المشاريع لتحسين الحوكمة والرؤية عبر المنظمة. - فرق الخدمات المهنية
تعمل فرق الخدمات المهنية بقدرات وأحجام ونماذج مختلفة – وتستفيد هذه الفرق بشكل كبير من إدارة المحافظ من خلال تنظيم هيكل عملياتها، وإدخال منهجية تقييم موحدة، ومركزية التنفيذ. - فرق التسويق
تكتسب إدارة المحافظ أهمية أكبر في فرق التسويق مقارنة بأي مكان آخر، حيث تركز هذه الفرق على جلب الأعمال عبر جميع القطاعات الرأسية للمنظمة وتحتاج إلى المزامنة حتى تتمكن المنظمة من تحقيق فوائد ظروف السوق التي تتطلب في النهاية مراجعة نشطة وتحديد الأولويات لتحقيق النجاح. هل تبحث عن شهادة PRINCE2 في إدارة المشاريع؟ يجب عليك فقط اختيار مقدمي التدريب على PRINCE2 المعتمدين من AXELOS & People Cert! احصل على التدريب واكتسب الخبرة في الأدوات المتقدمة واكتسب المعرفة التي يمكن أن تحسن بشكل كبير من آفاق الفرد المهنية وتساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها التجارية. - تحليل شجرة القرار
يتم استخدام مخطط شجرة القرار بواسطة PPM لتصوير احتمال نجاح المبادرات لفهم قيمة المساهمين في الإيرادات الإيجابية بالإضافة إلى فحص التكاليف الغارقة أو تكاليف فشل المشروع. - تحليل التكلفة والفائدة
يُعد تحليل التكلفة والفائدة (CBA) أحد أكثر الأساليب الدستورية شيوعًا واستخدامًا من قِبل مديري المحافظ الاستثمارية للحصول على لمحة عن جدوى أنشطة المشروع وقابليتها للتطبيق وملاءمتها. يُستخدم هذا النوع من التحليل لتقييم المبادرات لضمان تحقيق ربحية المنظمة بالإضافة إلى مراقبة الأهداف طويلة الأجل للمنظمة. - مصفوفة الأهداف
ينظر مديرو المحافظ إلى الصورة الأكبر ولكن ليس من السهل تتبع العناصر الكبيرة، وبالتالي يعمل مدير المحافظ على تحليل الاستراتيجيات والأهداف الأكبر إلى أجزاء أصغر من العمل ليتم تنسيقها عبر مشاريع ومبادرات مختلفة. ويتم تحقيق هذا التقسيم للعناصر وتتبعها حسب المشاريع/المبادرات بمساعدة مصفوفة الأهداف. - نموذج التسجيل
يتضمن استخدام نموذج التسجيل تعيين أوزان ودرجات لعوامل كمية مختلفة مثل تكلفة العمليات، والعائد على الاستثمار، والعوامل النوعية مثل ظروف السوق، وقيمة التسليم، ورضا العملاء – لموازنة كلا العاملين لتحقيق النمو والنجاح الإجمالي للمحفظة. إنه يوفر معلومات ملموسة في تقييم المشروع ومقارنته عبر المحفظة. احصل على خبرة عملية في إدارة المشاريع في وقت قصير، واستكشف أفضل شهادة من SPOTO لمديري المشاريع اليوم!
التقنيات المستخدمة لقياس PPM
من الضروري لمدير المحفظة أن يقيس معدل نجاح المحفظة بشكل نشط لمواءمة الموارد وكذلك خلق ثقافة الشفافية في المنظمة، وتشمل بعض التقنيات التي يمكن لمديري المحفظة استخدامها ما يلي: - النموذج الاستدلالي
تعتبر النماذج الاستدلالية مفيدة للتغلب على المواقف الحرجة التي لا تدعم البحث أو التحليل الشامل. يعتمد نموذج التحليل هذا على المعلومات المتاحة ويتضمن العمل بقواعد أو بيئات غير محددة بشكل واضح لقياس تقدم إدارة المشاريع/المبادرات والتعلم من خلال الإدارة العملية للمشاريع/المبادرات. تشمل أمثلة النماذج الاستدلالية ما يلي: تحليل شجرة الخطأ وتحليل أنماط الفشل وتأثيراته. - تقنية التسجيل
يستخدم مديرو المحافظ تقنيات التسجيل لإنشاء المزيج الصحيح من الأنشطة لتحقيق الربحية المطلوبة، وتحمل المفاجآت وتنفيذ المبادرات وفقًا للخطة. تتضمن أي من تقنيات التسجيل – الترجيح الإضافي البسيط (SAW) أو طريقة المنتج المرجح (WPM) إضافة درجات وأوزان رقمية وقابلة للمقارنة إلى المشاريع/المبادرات للتخطيط والتنفيذ والدفع بفعالية. - التقنيات البصرية أو الخرائطية
كما يوحي الاسم، تتضمن التقنيات المرئية أو الخرائطية تصوير المحفظة الإجمالية وسماتها على تمثيل مرئي للتخطيط والتتبع – كما هو الحال في مشع المعلومات. تتضمن الخرائط المرئية أيضًا رسم المخاطر/التكاليف والمكافآت على الرسم البياني لفهمها بنظرة بسيطة. تشمل أمثلة الخرائط المرئية – مخططات الفقاعات أو مصفوفات تخطيط المحفظة.
أفضل الممارسات لإدارة محفظة المشاريع
إن إدارة المحفظة ليست بالمهمة السهلة، وخاصة مع طبيعة البيئة التي تعمل فيها المشاريع والبرامج؛ فلكل منظمة مجموعة خاصة بها من الممارسات التي تعمل بشكل فريد وفقًا لنوع الحوكمة وطريقة التعامل مع المشاريع. ومع ذلك، تتضمن بعض أفضل الممارسات الشائعة حول إدارة المحفظة ما يلي:
- الحصول على فهم للرؤية الشاملة والاستراتيجية
- تحديد أصحاب المصلحة وتوثيق متطلباتهم
- بناء نموذج حوكمة وإنشاء سير عمل من الأعلى إلى الأسفل
- تعريف استراتيجية إدارة المخاطر وإدارة التغيير
- تعريف نموذج تبادل المعلومات والتواصل
- إنشاء المزيج المناسب من المشاريع والمبادرات
- إعداد مقاييس التقييم وتحديد الخطوط الأساسية
- إنشاء مكتب إدارة المشاريع
- تحديد المعايير والمبادئ التوجيهية للتوحيد
- احصل على مساعدة من برنامج PPM المخصص لتلبية احتياجات المنظمة
- المراجعة الدورية للمشاريع والبرامج والسياسات والإجراءات
لماذا يجب على مديري المشاريع التركيز على إدارة المشاريع (PPM)؟
لقد رأينا حتى الآن ما هو PPM في إدارة المشاريع، وفوائده، وخطواته، وأدواته وتقنياته، ونوع الصناعات التي يساعدها. الآن، دعونا نلقي نظرة على سبب ضرورة اهتمام مديري المشاريع بـ PPM على وجه الخصوص في أي منظمة/صناعة. PPM هو أحد مجالات التركيز الإدارية التي تساعد في التخطيط وتنسيق التخطيط على مستوى المشروع/البرنامج ليكون تحت مظلة واحدة لاتخاذ قرارات مدروسة قد يكون لها جوهر أكبر على المنظمة وتؤثر على التكاليف/الإيرادات.
يجب على مديري المشاريع التأكد من التوافق مع أولويات المحفظة لتأمين التخصيصات وفقًا لخطة المحفظة ويجب عليهم على وجه الخصوص ضمان التواصل المنتظم مع مديري المحفظة للمساعدة في تغيير الخطط وإدراج التغييرات في وقت مبكر من الدورة. قد لا تكون جميع المشاريع التي يتم تنفيذها ذات أولوية قصوى لمدير المحفظة أو قد تكتسب بعض المشاريع بسبب مشكلات العملاء أولوية أعلى فجأة – من المهم حقًا لمدير المشروع التعامل مع مثل هذه الحساسيات بدقة ولهذا السبب فإن وجود وجهة نظر نشطة لتحديثات إدارة المحفظة أمر ضروري. يحتاج مديرو المشاريع أيضًا إلى العمل جنبًا إلى جنب مع مديري المحفظة لضمان التتبع المنتظم للأنشطة لتحقيق أقصى قدر من الأرباح وتقليل التصعيد وإدارة خطوط الأنابيب والموارد والميزانيات لضمان كفاءة وفعالية سياسات التشغيل والعمليات والإجراءات.
فوائد إدارة محفظة المشاريع
إن وظيفة إدارة محفظة المشروعات هي نذير بالفوائد وتؤدي إلى زيادة ثقة العملاء ورضاهم ونمو عضوي للمنظمة. تشير دراسة استقصائية أجراها معهد إدارة المشاريع (PMI) إلى أن عملية إدارة محفظة المشروعات الناضجة لها فوائد كمية ونوعية وتساهم في زيادة نجاح المشاريع في المنظمة بنسبة 35% تقريبًا.
ينشر PPM عملية صنع القرار التعاونية والمدعومة بالبيانات، وبالتالي لا يترك مجالًا كبيرًا للتناقضات، ويعزز الممارسات، ويحسن الكفاءة في جميع أنحاء المؤسسة. أثبتت المؤسسة التي تدير المشاريع في انسجام ولديها هيكل مركزي لصنع القرار أنها تحقق مكاسب كبيرة من حيث العملاء وكذلك الإنجازات التشغيلية.
قم بتطوير مهارات القيادة، وحفز الابتكار، وحقق النجاح في عالم الأعمال الديناميكي اليوم من خلال الحصول على شهادة مالك المنتج المعتمد. لا تفوت هذه الفرصة التي ستغير قواعد اللعبة!
هل أنت مستعد لتصبح مدير مشروع المحفظة؟
تعمل إدارة محفظة المشاريع كآلية توحيد ومركزية مهمة بهدف تحسين عمليات المنظمة وتحسين طريقة العمل عبر المشاريع. كما تعمل كرادع للمخاطر للتخفيف من المخاطر المحتملة أو القضاء عليها والتي قد تتحقق بسبب نقص المعلومات أو الأنظمة في المنظمة. وبالتالي، فهي لا تعمل فقط على مواءمة المشاريع والمبادرات مع الأهداف، بل تعمل أيضًا كاستراتيجية مهمة لإدارة المخاطر لتقليل تأثير المخاطر وحدوثها.
لا يمكن تحقيق نضج وظيفة إدارة المحفظة في المنظمة في وقت قصير وهي رحلة يجب على المنظمة الشروع فيها في أقرب وقت ممكن لتحقيق فوائد كمية ونوعية. تساعد عملية إدارة المحافظ الناضجة المنظمة على تعظيم عائد الاستثمار ليس فقط من خلال تتبع المشاريع ومراقبتها بنشاط ولكن أيضًا من خلال ضمان التحكم في المشاريع قيد التنفيذ ومعرفة متى يجب إلغاء المشروع / العملية وأخيرًا كيفية ضمان الانتقال السلس من إغلاق المشروع إلى تحقيق الفوائد. يجب أن تعمل منهجية وأدوات إدارة المحافظ أيضًا على بناء ثقافة تركز على المحفظة مع استمرار العمليات وقابليتها للتكيف لتحقيق النجاح.
