إدارة محفظة المشاريع المؤسسية وفوائدها

إدارة مشاريع متعددة؟
أنت بحاجة إلى إدارة محفظة المشاريع المؤسسية
بالنسبة للشركات التي تدير العشرات أو حتى المئات من المشاريع في آنٍ واحد، فإن الحفاظ على تنظيم كل شيء وعلى المسار الصحيح ليس بالأمر السهل.
فهناك تلاعب مستمر بين تحديد أولويات العمل وتخصيص الموارد والحفاظ على التوافق مع الأهداف الاستراتيجية.
وهنا يأتي دور إدارة محفظة المشاريع المؤسسية (EPPM). يوفر نظام إدارة حافظة المشاريع نهجًا مركزيًا للمؤسسات لإدارة جميع مشاريعها من منصة واحدة.
وهي توفر للقادة رؤية كاملة عبر محفظة المشاريع بأكملها لاتخاذ قرارات مستنيرة حول مكان تركيز الوقت والميزانية.
وبفضل نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع، تحصل الفرق على أدوات قوية لتحليل خطوط سير المشاريع وتحديد أولوياتها بناءً على التكاليف والمخاطر ومتطلبات الموارد وقيمة الأعمال المُنفذة.
توفر لوحات المعلومات التحليلية رؤى في الوقت الفعلي حول سلامة المشروع الحالية والاختناقات المحتملة والطلب المستقبلي. تعتبر هذه النظرة “الشاملة” ضرورية لإدارة الموارد والاستثمارات بشكل استباقي.
وفي الوقت نفسه، يربط نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الاستراتيجية بالتنفيذ من خلال ضمان توافق العمل مع أهداف العمل العليا.
يمكن تحديد أولويات المشاريع وإعطاء الضوء الأخضر لها بناءً على كيفية ربطها بالمبادرات الأساسية ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تهتم بها المؤسسة أكثر من غيرها. تحول هذه الحوكمة من أعلى إلى أسفل دون تشتت الجهود وإهدار الإنفاق.
بالنسبة للمؤسسات التي تدير مشاريع متعددة عبر الأقسام والمناطق الجغرافية والمحافظ، يعد حل إدارة المشاريع المتكاملة ضروريًا لقيادة التنفيذ المنسق.
فهو يوفر مصدرًا واحدًا للحقيقة بحيث يمكن للجميع، بدءًا من أعضاء الفريق إلى المديرين التنفيذيين، اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب لتحسين التسليم.
في هذه المدونة، نستكشف في هذه المدونة القوة التحويلية لحلول إدارة الأداء المؤسسي وإدارة المشاريع ومزاياها العديدة للمؤسسات من جميع الأحجام والصناعات.
فيما يلي شرح لأهم 10 فوائد لإدارة محفظة المشاريع المؤسسية:
توفر إدارة محفظة المشاريع المؤسسية عرضًا مركزيًا واحدًا ومركزيًا لمحفظة المشاريع بأكملها في جميع أنحاء المؤسسة. فبدلاً من بيانات المشاريع المنعزلة المبعثرة بين الفرق، تقوم منصة إدارة المشاريع وإدارة المحافظ المؤسسية بتجميع جميع معلومات المشروع في لوحة تحكم واحدة متماسكة. وهذا يمنح القادة الشفافية في الوقت الفعلي لتتبع حالة كل مشروع، بغض النظر عن مكان وجوده، والإبلاغ عن حالته وصحته ومقاييس أدائه.
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لمنصة إدارة المشاريع وإدارة الأداء في القدرة على ربط ومواءمة أنشطة تنفيذ المشاريع مع الأهداف والأولويات الاستراتيجية العليا للمؤسسة. يمكن تقييم المشاريع وتحديد أولوياتها بناءً على كيفية تخطيطها ودعمها لأهداف ومبادرات العمل الرئيسية. تضمن هذه الحوكمة من أعلى إلى أسفل عدم إهدار الطاقة والاستثمارات في مشاريع لا تتماشى مع الاستراتيجية المؤسسية الأساسية.
وبفضل إمكانية رؤية متطلبات الموارد والمهارات وتوافرها عبر محفظة المشاريع بأكملها، تتيح إدارة المشاريع وإدارة المشاريع تخطيط وتخصيص الموارد على النحو الأمثل. يمكن تحديد الحمل الزائد المحتمل للموارد أو الاستخدام الناقص للموارد بشكل استباقي. تتيح بيانات تخطيط القدرات هذه للمديرين تحقيق التوازن بين أعباء العمل بشكل مناسب وتركيز الموارد المناسبة على المبادرات الصحيحة.
تعمل حلول إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على وضع معايير ومنهجيات وحوكمة متسقة لإدارة المشاريع عبر المحفظة بأكملها. وبدلاً من الفرق المنفصلة التي تستخدم عمليات مخصصة، تفرض حلول إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على جميع المشاريع اتباع إطار عمل موحد للتسليم مع بوابات مراحل محددة ومواد وسير عمل الموافقة. وهذا يفرض الامتثال للبروتوكولات المعمول بها لإدارة المشاريع.
يتيح تطبيق تخصصات إدارة المحفظة للمؤسسات تقييم استثمارات ومبادرات المشاريع الجديدة وتحديد أولوياتها من خلال التصنيف المنهجي. يمكن تصنيف المشاريع بشكل مقارن بناءً على معايير مثل المواءمة الاستراتيجية والتكاليف والمخاطر والاحتياجات من الموارد والعوائد المتوقعة وغيرها. هذا التحديد للأولويات المستند إلى البيانات يركز الوقت والميزانيات على الفرص الأعلى قيمة.
وبفضل وجود مصدر واحد متكامل لبيانات المحفظة والرؤى الخاصة بها، فإن نظام إدارة المشاريع في المؤسسة يزود القيادة بتحليلات ومقاييس في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر استنارة. يدعم الوصول المتسق إلى بيانات أداء المشروع المحدّثة والتوقعات المالية والطلب على الموارد وتقييمات المخاطر قرارات استثمارية أكثر ذكاءً بشأن المشاريع التي يجب الموافقة عليها أو تعليقها أو إنهاؤها.
من خلال توحيد وأتمتة العديد من مهام وعمليات إدارة المشاريع، يحقق نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في المؤسسة مكاسب كبيرة في الكفاءة. فهو يعمل على تبسيط العمل والتخلص من ازدواجية الجهود وتحرير الفرق من الأنشطة الإدارية المملة مثل إعداد التقارير اليدوية وتتبع الحالة وتوحيد جداول البيانات عبر المشاريع. يمكن للفرق تركيز الجهود على تنفيذ المحفظة ذات القيمة الأعلى.
من من منظور اقتصادي، يوفر نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع إدارة مالية محسّنة من خلال التنبؤ بالتكاليف وتتبعها والتحكم فيها عبر جميع المشاريع في المحفظة. تساعد هذه الرؤية الموحدة للميزانيات والنفقات وبيانات محاسبة المشاريع المؤسسات على تحديد التجاوزات المحتملة للتكاليف بشكل استباقي واتخاذ إجراءات تصحيحية قبل حدوث مفاجآت كبيرة في الميزانية.
بالإضافة إلى المخاطر المالية، يوفر نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في المؤسسة رؤية واضحة لمخاطر المشاريع الأخرى مثل التأخير في الجدول الزمني وقيود الموارد ومخاوف الجودة وغيرها. من خلال هذا المنظور على مستوى المحفظة، يمكن تحليل المخاطر المحتملة بشكل شامل وتنفيذ خطط التخفيف من المخاطر قبل أن تعرقل المشكلات المشاريع وتسبب تأثيرات كبيرة.
أخيرًا، يعزز حل إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في المؤسسة المساءلة والشفافية من خلال التوثيق الواضح وتعيين ملكية المشروع ومسؤوليات أصحاب المصلحة وبروتوكولات التواصل مع أصحاب المصلحة عبر المحفظة. هذا الوضوح في الرؤية يحافظ على توافق القيادة ومجالس الحوكمة والمشاركين في المشروع حول من هو المسؤول عن ماذا.
باختصار، إن تنفيذ نهج متكامل لإدارة المشاريع وإدارة المشاريع في المؤسسة يمكّن المؤسسات من إدارة استثمارات المشاريع بشكل استراتيجي مع تحسين الرؤية وصنع القرار وكفاءة تنفيذ المشاريع بشكل عام. في نهاية المطاف، يعزز نهج إدارة المشاريع وإدارة الأداء المؤسسي الكفاءة والنجاح في جميع المجالات.
وإتقان تحديد أولويات العمل، وتحسين الموارد، ومواءمة المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية لإنجاز المشاريع بنجاح!
يمكن لحلول EPPM أن تدعم الممارسات الرشيقة من خلال تمكين التخطيط التكراري والتكامل المستمر ونُهج إدارة المشاريع التكيفية لتلبية احتياجات العمل المتغيرة.
لا، حلول EPPM قابلة للتطوير ويمكن تصميمها لتلبية احتياجات المؤسسات من جميع الأحجام، من الشركات الصغيرة إلى الشركات الكبيرة.
لا، تُكمّل حلول EPPM دور مديري المشاريع من خلال توفير الأدوات والرؤى لدعم عملية اتخاذ القرارات وتعزيز عمليات إدارة المشاريع.