إدارة دورة المشروع: كل ما تحتاج إلى معرفته

إدارة دورة المشروع: كل ما تحتاج إلى معرفته
جدول المحتويات
إدارة دورة المشروع: التعريف
كيف تعمل إدارة دورة المشروع؟
لماذا إدارة دورة المشروع؟
مراحل إدارة دورة المشروع
كيف تساعد إدارة دورة المشروع مدراء المشاريع؟
الخاتمة
إدارة دورة المشروع: التعريف
إدارة دورة المشروع هي نهج لإدارة المشاريع يركز على عملية إدارة المشاريع. ويتميز عن الأنظمة الأخرى بالتركيز على عملية دورية بدلاً من عملية خطية.
وهي تأخذ في الاعتبار مجموعة كاملة من الأنشطة اللازمة لتخطيط وتنفيذ وإكمال المشروع، وليس فقط تلك المرتبطة مباشرة بإدارة العمل.
تعتمد إدارة المشروع على نموذج تكراري، مما يعني أن كل مرحلة تعتمد على ما تم إنجازه من قبل وتمهد لما سيحدث بعد ذلك. يسمح هذا النهج للفرق بالحصول على تغذية راجعة مبكرة حول مدى نجاح خططهم وتعديلها وفقًا لذلك. وتشمل الفوائد زيادة الإنتاجية وتقليل الهدر.
يسمح النموذج التكراري أيضًا للفرق بإدارة المخاطر بشكل أفضل من خلال تحديد المشاكل المحتملة في وقت مبكر واتخاذ إجراءات تصحيحية قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
على سبيل المثال، لنفترض أن الفريق أدرك أنه قلل من تقدير الوقت الذي ستستغرقه مهام معينة. في هذه الحالة، يمكنهم تعديل جدولهم الزمني وفقًا لذلك بدلاً من الانتظار حتى فوات الأوان للقيام بأي شيء.
كيف تعمل إدارة دورة المشروع؟
إدارة دورة المشروع هي نظام منظم يساعد على سير المشاريع بسلاسة من خلال توفير نظرة عامة واضحة لأهداف المشروع وتوقعاته في البداية. وهي مقسمة إلى مراحل واضحة – تبدأ كل واحدة منها عند اكتمال سابقتها.
وباستخدام هذه الطريقة، يمكن للفرق التركيز على إكمال مرحلة واحدة قبل الانتقال إلى مرحلة أخرى ووضع أهداف واضحة لكل مرحلة. ويساعد ذلك على ضمان أن يكون لدى جميع الأطراف المشاركة في المشروع أفكار متشابهة حول ما يعملون من أجله، مما يساعد على التخلص من الارتباك وسوء التواصل على المدى الطويل.
كما أن إدارة دورة المشروع تعطي الأولوية لإدارة المخاطر، مما يسهل على الفرق مناقشة المشاكل قبل أن تتحول إلى مشاكل.
لماذا إدارة دورة المشروع؟
تعد إدارة دورة المشروع ضرورية لأي مشروع لأنها تساعد في الحفاظ على تنظيم كل شيء والمضي قدمًا بشكل منظم.
سيضع مدير المشروع الجيد خططًا تأخذ في الاعتبار جميع التحديات المحتملة التي تنشأ أثناء المشروع لمعالجتها قبل أن تصبح مشاكل.
يمكن تطبيق إدارة المشروع على أي نظام مشروع. ومع ذلك، غالبًا ما يتم استخدامها للمشاريع المعقدة التي تتضمن أنظمة تقنية أو مجموعات كبيرة من الأشخاص.
أصبحت إدارة المشاريع مهمة جدًا في عالم الأعمال اليوم لأنها تسمح للشركات بزيادة إنتاجيتها إلى أقصى حد من خلال إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.
مراحل إدارة دورة المشروع
التهيئة – في هذه المرحلة، يبدأ مدير المشروع في هذه المرحلة ببدء المشروع من خلال إنشاء نظرة عامة على أهداف المشروع وغاياته، وجمع المعلومات حول حالة العمل للمشروع، ووضع خطة عالية المستوى لإكمال المشروع.
التخطيط – في هذه المرحلة، ستحدد في هذه المرحلة المدة التي سيستغرقها مشروعك، والموارد التي تحتاجها، ومقدار الأموال التي يمكنك إنفاقها عليه، والمخاطر التي ينطوي عليها المشروع. كما تحدد أهداف مشروعك وتضع جدولاً زمنياً مبدئياً للمشروع بناءً على هذه الأهداف.
التنفيذ – في هذه المرحلة، تقوم في هذه المرحلة بإكمال جميع المهام المحددة في خطتك الأولية للوصول إلى معلم أو إنجاز. ويشمل ذلك مراقبة ما يجب القيام به في كل خطوة للبقاء على المسار الصحيح مع جدولك الزمني.
المراقبة والتحكم – في هذه المرحلة، تقوم بمراقبة التقدم المحرز مقابل ما تم التخطيط له حتى الآن، وإجراء أي تغييرات ضرورية للحفاظ على سير الأمور بسلاسة، وتعديلها حسب الحاجة بناءً على المعلومات الجديدة التي يتم تلقيها خلال هذه العملية. يمكنك أيضًا مراقبة التكاليف خلال هذه العملية، بحيث لا تتجاوز المبالغ المدرجة في الميزانية لأي مهمة أو نشاط معين في جدولك الزمني.
الإغلاق- إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع. يجب على مدير المشروع التأكد من تقديم جميع المخرجات إلى الإدارات المعنية وإغلاق جميع قنوات الاتصال. في هذه المرحلة، يتم إبلاغ جميع أعضاء فريق المشروع بالوضع النهائي لمشاريعهم حتى يتمكنوا من الانتقال إلى مهمتهم التالية.
كيف تساعد إدارة دورة المشروع مدراء المشاريع؟
إدارة دورة المشروع هي عملية ضمان استخدام جميع موارد المشروع بفعالية وكفاءة.
يجب على مديري المشاريع التأكد من عدم وجود إهدار للموارد، مثل الوقت والمال والأشخاص. كما يجب عليهم أيضًا التأكد من أن العمل الذي يقوم به فريقهم يرقى إلى المستوى المطلوب ويلبي توقعات العميل أو المستخدم النهائي.
مديرو المشاريع مسؤولون عن مراقبة كل جانب من جوانب المشروع، بدءًا من التخطيط والميزانية وحتى التنفيذ والتسليم. وهذا يعني أنه يتعين عليهم إدارة مهام متعددة في وقت واحد، وهو ما قد يمثل تحديًا.
يستخدم مديرو المشاريع أدوات برامج إدارة المشاريع لتتبع جميع مشاريعهم في وقت واحد. يمكن أن تساعدهم هذه الأدوات على تحديد أولويات المهام وتنظيم وقتهم بشكل أكثر فعالية، مع التركيز على كل مهمة على حدة بدلاً من الانشغال بالكثير من المهام في وقت واحد.
الخلاصة
دورة إدارة المشروع هي عملية داخلية محكومة يقوم بها مدير المشروع المعين لضمان تنسيق ومزامنة جميع جوانب المشروع المختلفة بشكل مناسب.
إدارة دورة المشروع هي طريقة مجربة تستخدم لزيادة نجاح المشاريع في العديد من الصناعات والبلدان. بالإضافة إلى ذلك، فهي تتيح للأفراد الحصول على مناصب قيادية وميزة تنافسية على أقرانهم.