إدارة توقعات أصحاب المصلحة في المشاريع الرشيقة لمديري الخدمات الاجتماعية

تُعد إدارة توقعات أصحاب المصلحة مسؤولية حاسمة لأي خبير معتمد من خبراء سكروم (CSM). تقدر المشاريع الرشيقة المرونة والتكرار السريع والتغيير المستمر. لذا، فإن إدارة أصحاب المصلحة يمكن أن تكون صعبة. وبصفتك مسؤولاً معتمداً في إدارة المشاريع، يجب عليك سد الفجوة بين أصحاب المصلحة وفريق العمل الرشيق. يجب عليك ضمان التواصل الواضح والتوقعات الواقعية ونتائج المشروع الناجحة.
تستكشف هذه المدونة طرق إدارة توقعات أصحاب المصلحة في مشاريع أجايل. وتغطي الاستراتيجيات والتقنيات وأفضل الممارسات.
فهم دور مدراء المسؤولية الاجتماعية في إدارة أصحاب المصلحة
في “أجايل”، يعمل المسؤول عن إدارة المشاريع الرشيقة كميسّر ومتواصل ومدرّب. يحدد مالك المنتج ويحدد أولويات الأعمال المتراكمة مع أصحاب المصلحة. ويضمن المسؤول عن إدارة المشاريع اتباع إطار عمل أجايل واستمرار مشاركة أصحاب المصلحة.
وتتضمن المسؤوليات الرئيسية لمدير المشروع في إدارة توقعات أصحاب المصلحة ما يلي:
1. تسهيل التواصل الواضح: التأكد من معرفة أصحاب المصلحة والفريق بأهداف وحدود كل منهما.
2. تثقيف أصحاب المصلحة: شرح مبادئ أجايل لمواءمة التوقعات. التأكيد على التطوير التكراري والقدرة على التكيف.
3. حماية الفريق: حماية فريق أجايل من المطالب غير الواقعية وزحف النطاق. موازنة ذلك مع احتياجات أصحاب المصلحة.
التحديات في إدارة توقعات أصحاب المصلحة
1. الأولويات غير الواضحة أو المتضاربة
قد يكون لدى أصحاب المصلحة رؤى أو أولويات مختلفة للمشروع، مما يؤدي إلى عدم التوافق.
2. عدم فهم “أجايل
غالبًا ما يتوقع أصحاب المصلحة غير المعتادين على الأجايل جداول زمنية ونطاقات ثابتة. فهم يريدون مخرجات محددة مسبقًا وخطة مشروع صارمة.
3. المتطلبات المتغيرة
تتبنى الأجايل التغيير. ولكن، يمكن أن تتسبب التحولات المتكررة والجذرية في المتطلبات في حدوث احتكاك بين أصحاب المصلحة والفريق.
4. التوقعات غير الواقعية
قد يقلل أصحاب المصلحة من تقدير التعقيد أو الوقت اللازم لتقديم ميزات معينة.
استراتيجيات لإدارة توقعات أصحاب المصلحة
1. تعزيز التواصل المفتوح والشفاف
التواصل هو حجر الزاوية في إدارة التوقعات. قم بإنشاء قنوات لتحديثات متكررة وصادقة وشفافة حول تقدم المشروع. أدوات للاستخدام: اجتماعات Scrum، ومراجعات العدو السريع، ولوحات المعلومات باستخدام أدوات مثل Jira أو Trello. نصيحة للمحترفين: استخدم لغة بسيطة غير تقنية لإطلاع أصحاب المصلحة غير التقنيين على المشروع.
2. تثقيف أصحاب المصلحة حول الأجايل
ساعد أصحاب المصلحة على فهم مبادئ أجايل. وهي: المرونة والتطوير التكراري وتقييم التغذية الراجعة المستمرة. ورش العمل والتدريب: قم بعقد ورش عمل لشرح سباقات السرعة وتحديد الأولويات المتراكمة وبيان أجايل.
وضع التوقعات في وقت مبكر: قد لا يتم تسليم جميع المتطلبات في التكرار الأول. ستتم معالجتها في سباقات السرعة المستقبلية.
3. التوافق على تعريف النجاح
تأكد من موافقة جميع أصحاب المصلحة على أهداف المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية. الجلسات التعاونية: استخدم جلسات التخطيط لتحديد نجاح المشروع. أطر تحديد الأولويات: استخدم أدوات مثل MoSCoW لتحديد أولويات المهام. وهي تعني ما يجب أن يكون، وما يجب أن يكون، وما يمكن أن يكون، وما لن يكون.
4. إشراك أصحاب المصلحة في العملية
تعزز المشاركة الفعالة التفاهم والمواءمة. المراجعات السريعة: ادعُ أصحاب المصلحة إلى مراجعات العدو السريع لإظهار التقدم المحرز والحصول على الملاحظات. الجلسات التجريبية: اعرض بانتظام زيادات المنتج العاملة للتحقق من صحة التقدم المحرز.
5. إدارة التوقعات حول التغيير
في أجايل، التغيير أمر لا مفر منه. ضع التوقعات الصحيحة حول كيفية إدارة التغييرات وتحديد أولوياتها.
سياسات إدارة التغيير: وضع قواعد للتعامل مع التغييرات التي تطرأ على المتطلبات أو النطاق. تراكم المنتجات: عرض كيفية تأثير الطلبات الجديدة على تحديد أولويات المهام الحالية.
6. توفير جداول زمنية وتوقعات واقعية
استخدم السرعة والبيانات التاريخية لوضع جداول زمنية قابلة للتحقيق. تجنب الالتزام بمواعيد نهائية غير واقعية. التسليم التدريجي: قسّم المنجزات إلى زيادات أصغر يمكن التحكم فيها لإظهار التقدم المنتظم. احتواء عدم اليقين: ضع في الحسبان التحديات غير المتوقعة في تخطيطك.
7. العمل كوسيط
حل النزاعات بين أصحاب المصلحة والفريق من خلال تعزيز بيئة تعاونية. التركيز على الأهداف: إعادة توجيه المناقشات نحو الهدف المشترك المتمثل في تقديم القيمة. التعاطف والاستماع: فهم مخاوف أصحاب المصلحة ومعالجتها.
أفضل الممارسات لإشراك أصحاب المصلحة
1. تحديثات منتظمة: جدولة التحديثات المتكررة. استخدم أدوات مرئية مثل المخططات البيانية المتناقصة أو لوحات كانبان.
2. توثيق الاتفاقيات: سجّل القرارات الرئيسية والتغييرات والأولويات بتنسيقات يسهل الوصول إليها.
3. كن استباقيًا: توقع مخاوف أصحاب المصلحة وعالجها قبل أن تتحول إلى مشكلات.
4. التغذية الراجعة المستمرة: التمس ملاحظات أصحاب المصلحة طوال فترة المشروع وتكييفها وفقًا لذلك.
أدوات الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة
1. جيرا أو تريلو: لإدارة الأعمال المتراكمة للمنتج وتصور التقدم المحرز.
2. Confluence: للحفاظ على الوثائق ومشاركة التحديثات.
3. Slack أو Microsoft Teams: لتبسيط التواصل.
4. Power BI أو Tableau: لعرض التقدم والمقاييس بشكل مرئي.
مثال من العالم الحقيقي
واجه أحد مدراء إدارة المشاريع في مشروع تطبيق جوال ضغوطاً من أصحاب المصلحة لتسليم أسرع. نظّم مدراء الاستراتيجية المؤسسية مراجعات وعروضًا توضيحية لسباقات السرعة. وقاموا بعرض التقدم الذي أحرزه الفريق. وأوضحوا كيف سيؤثر تحديد أولويات بعض الميزات على الجدول الزمني. وساهمت شفافية CSM وتعاونها في مواءمة أصحاب المصلحة مع فريق أجايل. وقد أدى ذلك إلى إطلاق منتج ناجح.
كيف تحصل على شهادة CSM؟
نحن شركة تكنولوجيا تعليمية تقدم دورات تدريبية معتمدة لتسريع المسيرة المهنية للمهنيين العاملين في جميع أنحاء العالم. نحن نقدم التدريب من خلال ورش عمل في الفصول الدراسية بقيادة مدرب، ودورات تدريبية افتراضية مباشرة بقيادة مدرب، ودورات التعلم الإلكتروني ذاتية التعلم.
لقد أجرينا بنجاح دورات تدريبية في 108 دول في جميع أنحاء العالم ومكّنا الآلاف من المهنيين العاملين من تعزيز نطاق حياتهم المهنية.
تشمل محفظتنا التدريبية للمؤسسات دورات تدريبية معتمدة ومعترف بها عالمياً ومطلوبة في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات، و”أجايل” و”سكروم”، والأمن السيبراني، وعلوم البيانات، والتقنيات الناشئة. قم بتنزيل كتالوج تدريب المؤسسات من https://cciedump.spoto.net/ar/
تشمل الدورات الشائعة ما يلي:
إدارة المشاريع: PMP وAPP وCAPM وPMI RMP
إدارة الجودة: الحزام الأسود لستة سيجما، الحزام الأخضر لستة سيجما، إدارة اللين، مينيتاب، CMMI
تحليل الأعمال: CBCAP، CCCBA، ECBA
التدريب الرشيق: PMI ACP، CMS، CSPO، CSPO
تدريب سكروم: CSM
ديف أوبس
إدارة البرامج: PgMP
تكنولوجيا الحوسبة السحابية: الحوسبة السحابية: Exin الحوسبة السحابية
إدارة عميل سيتريكس: إدارة عميل سيتريكس إدارة سحابة سيتريكس: إدارة السحابة
الشهادات الـ 10 الأعلى أجراً المستهدفة في عام 2024 هي
محترف أمن نظم المعلومات المعتمد® (CISSP)
مهندس الحلول المعتمد من AWS
مهندس سحابي محترف معتمد من جوجل
معتمد في التحكم في المخاطر ونظم المعلومات (CRISC)
مدير أمن المعلومات المعتمد (CISM)
شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ®شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)
المخترق الأخلاقي المعتمد (CEH)
الخاتمة
إدارة توقعات أصحاب المصلحة في المشاريع الرشيقة هي عملية ديناميكية ومستمرة. وبصفتك مديراً معتمداً لإدارة المشاريع، يجب عليك تعزيز التواصل الواضح. يجب عليك تثقيف أصحاب المصلحة ومواءمة احتياجاتهم مع مهارات فريق أجايل. هذا أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. استخدم استراتيجيات وأدوات فعالة. يمكن أن تساعدك على بناء الثقة وتقليل النزاعات وتقديم قيمة ترضي الجميع.