إدارة تكامل المشاريع ومجموعات عملياتها

توظف كل شركة حاليًا أحدث ممارسات إدارة المشاريع وأكثرها نجاحًا لضمان إدارة مشاريعها وعملياتها بشكل متسق في جميع أنحاء المؤسسة. عندما يتعلق الأمر بالاتساق، فإن ظهور متطلبات العمل التنظيمي والتفضيلات الفردية واختلافات الفريق سيؤدي إلى إصدار أحكام لا تصب في مصلحة الشركة على المدى الطويل. ولتحقيق أهدافها الاستراتيجية طويلة الأجل، يجب أن تضمن الشركة اعتماد مستوى عالٍ من التكامل في تقنيات إدارة المشاريع في حال ظهور مثل هذه التحديات.
دليل إدارة التكامل
إدارة التكامل هي عملية تفويض السلطة لمدير المشروع لمراقبة وتنسيق العمليات والأنشطة التي تحدث على مختلف مستويات الشركة. الهدف من التكامل هو التأكد من أن الفريق يعمل معًا لإكمال المشروع من خلال ضمان استيفاء كل من النطاق والميزانية والجدول الزمني. ومن المعروف أن قدرة مدير المشروع على تنفيذ إدارة التكامل بفعالية هي عامل نجاح مهم.
فهم معنى إدارة تكامل المشروع:
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، فإن المجموعة المعرفية الأولى هي إدارة تكامل المشروع. وبصفتك مدير مشروع، فأنت مسؤول عن دمج جميع العمليات الفرعية وتوضيحها وتوحيدها في كل موحد، وهذا كل ما في إدارة المشروع. ولتنفيذ مشروع ناجح كمدير مشروع، يجب أن تكون مدير مشروع استثنائيًا في التكامل. إذا كنت مدير مشروع معتمدًا من PMP أو حضرت دورة تدريبية في إدارة المشاريع، فيجب أن تكون على دراية بالمصطلحات المستخدمة في إدارة المشاريع اليوم. بصفتك مدير مشروع، فأنت على دراية بأنه يجب عليك مراقبة نشاط مجموعات العمليات (أي البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق). وبما أن التكامل هو أحد المجالات المعرفية، يجب عليك الآن فهم العمل الذي يجب عليك القيام به في كل مجموعة عمليات، من البدء إلى الإغلاق، من أجل إدارة التكامل.
إدارة تكامل المشروع ومجموعات عملياته:
يتم تقسيم المجال المعرفي لإدارة تكامل المشروع إلى إجراءات أصغر تعمل كنقاط وصول لمدير المشروع. كل إجراء من هذه الإجراءات هو جانب مهم من جوانب إدارة المشروع ويساهم في نجاح المشروع. هذه هي الإجراءات مجموعة إجراءات البدء
تقوم بإنشاء ميثاق المشروع في منطقة معرفة التكامل في مرحلة البداية. ميثاق المشروع ليس أكثر من ورقة/وثيقة/خطاب تفويض ضروري لبدء المشروع والتخطيط له. دعني أعطيك مثالاً على ما يمكن أن يتضمنه ميثاق المشروع: حاجة العمل للمشروع – ما هي فوائد هذه المبادرة للمؤسسة؟ أهداف المشروع – ما هو الهدف النهائي لهذا المشروع؟ ما العمل الذي تحتاج إلى القيام به لتحقيق هدف العميل؟ نطاق المنتج والمشروع على مستوى عالٍ – ما العمل الذي تحتاج إلى القيام به لتحقيق هدف العميل؟ معلومات الميزانية على مستوى عالٍ – ما هي التكلفة عالية المستوى للمشروع؟ معلومات عن الجدول الزمني على مستوى عالٍ – معلومات عن إنجاز المشروع على مستوى عالٍ معلومات عن المخاطر على مستوى عالٍ – الفرص والتهديدات المتعلقة بالمشروع معايير القبول للمشروعات – المعايير التي تحدد ما إذا كان المشروع يعتبر ناجحاً أم لا اسم السلطة الموقعة – اسم سلطة التمويل وتوقيعها (ربما العميل نفسه أو راعي المشروع) اسم مدير المشروع – اسم مدير المشروع الذي تم تفويضه (إذا تقرر ذلك مسبقاً) السلطة المخولة لمدير المشروع – كيف وإلى أي مدى سيشارك مدير المشروع في أنشطة المشروع؟ أعضاء الفريق المعينين مسبقاً – أسماء الخبراء المتخصصين، إذا تم تحديدهم مسبقاً أسماء أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل سلطة التمويل والعميل وما إلى ذلك.
تقوم بإنشاء ميثاق المشروع من خلال وضع جميع المواد المذكورة أعلاه أمامك. تقوم بتخطيط مشروعك بناءً على المعلومات الواردة في ميثاق المشروع. تعمل المعلومات الواردة في ميثاق المشروع كأساس لتخطيط المشروع. مجموعة عملية التخطيط
أنت تخطط لمشروعك بناءً على المعلومات الواردة في ميثاق المشروع. مجموعة عملية التخطيط ليست أكثر من دمج لجميع أنشطة التخطيط الفرعية مثل إدارة النطاق، وإدارة التكاليف، وإدارة الجدول الزمني، وإدارة الجودة، وتخطيط الموارد البشرية، وتخطيط الاتصالات، وإدارة المخاطر، وتخطيط المشتريات، وتخطيط إدارة المتطلبات، وتخطيط إدارة أصحاب المصلحة، وما إلى ذلك. لإنتاج تخطيط إدارة المشروع النهائي، يجب عليك كمدير مشروع إطلاق جميع العمليات الفرعية في كل متماسك. هذه هي مجموعة العمليات الأكثر أهمية لأنها تؤثر على جميع مجالات المعرفة. عند العمل على مجموعة عمليات التخطيط كمدير مشروع، يجب أن تكون أكثر تركيزًا. مجموعة عملية التنفيذ
اكتمل تخطيط مشروعك للمشروع، وسيبدأ فريقك العمل بمجرد اعتماد تخطيطك واستلامك خطاب تفويض العمل لبدء المشروع. كما هو مقرر، سيبدأ فريقك العمل في المشروع. بعد الحصول على الموافقة من مجلس التحكم في التغيير أو إدارة التكوين، ستقوم بإنشاء المخرجات، وإذا تم اكتشاف أي تغييرات، ستقوم بمواءمة خطوط الأساس (خطوط الأساس للنطاق، وخطوط الأساس لأداء التكلفة، وخطوط الأساس للجدول الزمني). مجموعة عمليات المراقبة والتحكم
مجموعة العمليات هذه هي المكان الذي تتابع فيه أداء عملك لمعرفة ما إذا كان هناك أي انحرافات عن الخطة الأصلية. يمكنك مقارنتها بخطوط الأساس الحقيقية المحددة في التخطيط بناءً على تقرير أداء العمل. قد تلاحظ بعض الاختلافات أو الانحرافات وتعتقد أنك بحاجة إلى إعادة النظر في بعض العمليات؛ ونتيجة لذلك تسعى إلى تعديل المشروع. إذا تم إجراء التعديلات المعتمدة في المشروع لمعالجة الانحرافات، فقد تحتاج إلى مراجعة تخطيط إدارة المشروع والوثائق المرتبطة به. تعمل مجموعة العمليات هذه بشكل مشابه لعين الصقر، من حيث أنها مسؤولة عن مراقبة وضبط عمليات المشروع طوال دورة حياة المشروع. مجموعة عملية الإغلاق
إذا استلم العميل المنتج أو النواتج بنجاح، وأقرها ووقع عليها، يمكن اعتبار المشروع منتهياً. بعد اكتمال المشروع، يجب عليك إغلاق اتفاقية الشراء وتحرير موارد المشروع. ولكي يتم استخدامه في المستقبل، يجب عليك إكمال عملية أرشفة المشروع بمساعدة أصحاب المصلحة الآخرين.
أهمية إدارة تكامل المشروع:
كثيراً ما تشارك فرق متعددة وإجراءات تنظيمية متعددة في المشاريع، مما يجعلها ديناميكية ومعقدة. إدارة تكامل المشروع مطلوبة لضمان عمل جميع الجوانب معًا نحو نفس الهدف النهائي. فيما يلي بعض مزايا هذه الطريقة. تنظيم وتنسيق المشروع من البداية إلى النهاية – تنظيم وتنسيق المشروع من البداية إلى النهاية –
تعمل إدارة تكامل المشروع كدليل إرشادي لتوجيه المشروع في الاتجاه الصحيح وضمان مزامنة جميع العمليات. ومع تقدم المشروع، فإنها تضمن أن تكون المخرجات والأوراق مرتبة بحيث يمكن للمرحلة التالية أن تسير بنجاح. يتأكد من أن الجميع على دراية بالتزاماتهم –
سيكون لدى جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق فهم واضح لأدوارهم وواجباتهم بفضل إدارة تكامل المشروع. ستكون قادرًا على الإجابة عن أسئلة الفرق أو أصحاب المصلحة إذا كانت هناك أي نقاط عدم يقين أو مخاوف إذا كنت تراقب المشروع عن كثب. تحافظ على المشروع في الموعد المحدد –
تضمن إدارة تكامل المشروع اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. كما تضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح مع خطة إدارة المشروع من أجل تحقيق النتائج المرجوة. تساعد إدارة تكامل المشروع في حل الخلافات أو التعديلات مع تقليل التأثير الكلي للمشروع. يحافظ على خطوط اتصال مفتوحة مع جميع الأطراف المعنية –
يتم إبلاغ أصحاب المصلحة بشكل منتظم حول تقدم المشروع بفضل الإدارة المتكاملة للمشروع. فهي تمكّنك من إعداد طريقة لإبلاغ أصحاب المصلحة بشأن تعديلات المشروع، سواء كانت مصرحاً بها أم لا. كما أنه يؤكد على أهمية حضور اجتماع ختامي بمجرد انتهاء المشروع للتأكد من أن كل شيء على ما يرام. تسهيل فهم القرارات – يجعل فهم القرارات أسهل –
يتم تحديد أهداف ونتائج كل خطوة في إدارة تكامل المشروع بشكل واضح. سوف يكون لديك فهم أفضل لمسار العمل المناسب لكل مرحلة من مراحل المشروع إذا قمت بمتابعة جميع المراحل. ستتمكن من التعبير عن الأسباب الكامنة وراء الأفكار بشكل صحيح إذا قمت بإنشاء وثائق مفصلة للمشروع.
كيف يمكنك وضع إدارة تكامل المشروع موضع التنفيذ؟
تتطلب إدارة تكامل المشروع مزيجًا من القدرات التقنية والقيادية. فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك على البدء في إدارة تكامل المشروع. الإشراف على إدارة المشروع المتكامل بمساعدة مدير المشروع – الإشراف على إدارة المشروع المتكامل بمساعدة مدير المشروع –
يجب أن يكون لدى مديري المشاريع وعي قوي بكيفية تفاعل كل جانب مع الجوانب الأخرى والتأثير النهائي للمشروع. تستلزم الإدارة المتكاملة للمشروع أن يتتبع مدير المشروع عملية ومرحلة ومخرجات المشروع. استخدام أداة تواصل الفريق للتعاون –
استخدم استراتيجية تواصل لتحديد القنوات التي يجب أن تستخدمها الفرق لمشاركة المعلومات والموارد وتحديثات حالة المشروع لتجنب سوء التواصل أو نقص التواصل بين الفرق. لن تضطر إلى العمل كوسيط لأن الفرق ستكون قادرة على التحدث مباشرة مع بعضها البعض. لتوفير الوقت، استخدم قوالب المشروع – لتوفير الوقت
قد يستغرق إنشاء خطط ومواد المشروع وقتاً طويلاً، خاصة عندما يكون هناك الكثير منها لمشروع واحد. استخدم قوالب المشاريع، إما من مشاريع سابقة أو قوالب جاهزة، بدلاً من إنشائها من الصفر. احرص على أن يكون فريق مشروعك متكاملاً –
يمكن لفريق المشروع القوي أن يحدث فرقًا كبيرًا في نجاح المشروع. تقع على عاتقك مسؤولية تجميع فريق مشروع متوازن وتخصيص المهام المناسبة لمواهب وخبرات كل عضو في الفريق. احرص على أن يحصل الجميع على الموارد التي يحتاجونها وأن يتم تنسيق التواصل بين مختلف الفرق. الاحتفاظ بسجلات دقيقة للوقت –
يمكن أن يكون تطبيق برنامج تتبع الوقت، إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل، مفيدًا ليس فقط للفوترة ولكن أيضًا لجدولة المشروع في المستقبل. بينما توفر تقويمات الفريق منظورًا عالي المستوى لكيفية تخصيص الوقت، فإن تتبع مقدار الساعات التي تم إنفاقها على المهام يوفر معلومات أكثر تفصيلاً.
الخاتمة
تتمحور إدارة تكامل المشروع حول ضمان تكامل جميع أنشطة المشروع وتجميع كل القطع معًا لإكمال الصورة المقطوعة. عندما يتعلق الأمر بإدارة تكامل المشروع، فإن تنفيذ جميع العمليات الأساسية ومجموعات العمليات الخاصة بها سيضمن نجاح المشروع. آمل أن تكون مقالة إدارة تكامل المشروع هذه قد أزالت أي مفاهيم خاطئة قد تكون لديك حول إدارة تكامل المشروع. إذا لم يكن كذلك، فلا تتردد في ترك تعليق أدناه مع أي أسئلة لديك حول هذا الموضوع.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريب الشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.