إدارة تكامل المشاريع: التعريف، والأهمية، والعملية، والفوائد، وكيفية النجاح

إدارة تكامل المشاريع: التعريف، والأهمية، والعملية، والفوائد، وكيفية النجاح
جدول المحتويات
ما هي إدارة تكامل المشاريع؟
ما هي أهمية إدارة تكامل المشاريع؟
ما هي عمليات إدارة تكامل المشاريع؟
ما هي فوائد إدارة تكامل المشاريع؟
ما هي المجالات التي يشرف عليها مديرو المشاريع لإدارة تكامل المشاريع؟
كيف يمكن لمدير المشروع النجاح في إدارة تكامل المشاريع؟
ما هي تحديات إدارة تكامل المشاريع؟
الوجبات الرئيسية
التعريف والأهمية: فهم شامل لماهية إدارة تكامل المشاريع وأهميتها.
عمليات التكامل: نظرة عامة مفصلة على العمليات السبع الرئيسية التي تنطوي عليها إدارة تكامل المشاريع.
الفوائد: مزايا الإدارة الفعالة لتكامل المشروع لنجاح المشروع.
مجالات الإشراف: المجالات الحرجة التي يحتاج مديرو المشاريع إلى الإشراف عليها، بما في ذلك الجدول الزمني والتكلفة والنطاق والجودة والمخاطر.
استراتيجيات النجاح: نصائح واستراتيجيات لمديري المشاريع للنجاح في إدارة تكامل المشاريع.
ترتبط إدارة تكامل المشروع بطريقة دمج كل قسم من أقسام مشروع معين، بدءًا من البداية وحتى النهاية، لضمان الوصول إلى أهداف المهمة. ويشمل دمج عدة أشكال من عمليات إدارة المشروع وجعلها تتناسب مع الخطوة الاستراتيجية للمؤسسة.
تعتبر إدارة تكامل المشروع مهمة للغاية لأنها عامل محفز لضمان نجاح المشروع وتعزيز كفاءته. علاوة على ذلك، فهي تسهل التواصل السليم داخل المؤسسة وعبر كل وقت، كما أنها تدير المخاطر التي تحيط بالمشروع. علاوة على ذلك، فهي تساعد في تعزيز القدرة على التكيف بشكل عام.
تتمثل فوائد إدارة تكامل المشروع في رفع مستوى تخطيط العميل، وتعزيز التواصل والتعاون، والتعامل الواقعي مع المخصصات. بالإضافة إلى ذلك، فهي تتيح التتبع والتخطيط المتسق وقدرات توزيع الموارد.
تبدأ عملية إدارة تكامل المشروع بإعداد ميثاق المشروع، يليه بناء خطة إدارة المشروع. يتم إجراء تنفيذ المشروع والتعامل مع المعرفة بالمشروع بعد صياغة خطة إدارة المشروع. يتم تكليف مدير المشروع بمراقبة أعمال المشروع والتحكم فيها ودمج التحكم في التغيير أثناء تنفيذ المهام بالكامل. ثم ينهي المشروع الذي يتم فيه تحديد ما إذا كانت كل مهمة قد تمت بشكل جيد وتمكن كل عضو من إنتاج مخرجات عالية الجودة.
مدير المشروع قادر على النجاح بمساعدة مدير المشروع. يتم تكليف مدير المشروع ببناء أهداف واضحة للمهام، ووضع خطة مهام شاملة، وتوفير التواصل الفعال لكل عضو. علاوة على ذلك، يتم تكليفه بتسهيل أنشطة المجموعة وإجراء إدارة الجودة لكل مخرجات كل عضو.
ما هي إدارة تكامل المشروع؟
إدارة تكامل المشروع هي تقنية دمج جميع الخصائص المتنوعة لواجب ما لضمان إنجازه بالكامل. تشتمل إدارة تكامل المشروع على دمج جميع أساليب إدارة المشروع المتميزة، والتي تتضمن التخطيط والتنفيذ والتقييم والرقابة ودمجها في كل متماسك ومنسق.
الهدف الرئيسي من إدارة تكامل المشروع هو ضمان أن يكون المشروع قادرًا على تحقيق أهدافه المحددة، وأن يتم إنجازه في الوقت المناسب وبالدرجة المطلوبة من الجودة. فهي تحدد تبعيات المشروع وتتعامل معها، وتدمج عناصر المشروع المختلفة وتضمن عملها معًا بسلاسة، وتوفر التوجيه والقيادة الشاملة لفريق المشروع. إنه عنصر حيوي في أي منظمة للحفاظ على تكاملها، خاصة أثناء المهام والمهام المعقدة.
مُتكامل المشروع
متكامل المشروع هو محترف مسؤول عن ضمان عمل جميع عناصر المشروع معًا بسلاسة. فهو يقوم بتنسيق مختلف المهام والموارد وأصحاب المصلحة لتحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفعالية.
نظرة عامة على إدارة تكامل المشروع
هناك الكثير من المهام التي تقوم بها إدارة تكامل المشروع لصالح المنظمة. أولاً، تقوم بتنسيق جميع العناصر المتنوعة للمشروع. والعناصر المطلوب تنسيقها هي الأنشطة والموارد والجداول الزمنية للتأكد من أنها تعمل معًا بكفاءة. يساعد التنسيق في ضمان قدرة المشروع على تلبية المعايير الأساسية التي حددتها المنظمة.
ثانيًا، يعد التواصل الفعال مهمة أخرى تؤديها إدارة تكامل المشروع. تساعد إدارة تكامل المشروع في التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يحصلون دائمًا على التفاصيل الصحيحة حول تحسين المشروع. إنها واحدة من أهم عمليات إدارة تكامل المشروع لأنها تتضمن التحديثات والمعالم وأي تعديلات على خطة المشروع. تضمن إدارة تكامل المشروع أن الجميع متوافقون ويعملون على تحقيق نفس الأهداف من خلال التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
ثالثًا، يتم تضمين التخطيط في الأشياء العادية التي تقوم بها إدارة تكامل المشروع. فهو يتطلب صياغة خطة لإدارة المشروع تلخص أهداف المشروع وجداوله الزمنية وموارده ومخاطره. تهدف الخطة إلى أن تكون خارطة الطريق لمجموعة المشروع وتساعد في التأكد من أن كل عضو يفهم ما هو مطلوب منه القيام به ومتى.
رابعا، تشارك إدارة تكامل المشروع في إدارة المخاطر التي تعتبر وظيفة حاسمة لها. فهي تحدد المخاطر المحتملة، وتضع إجراءات التخفيف من المخاطر، وتقيّم المشروع لتحديد أي مخاطر جديدة متوقع حدوثها. تساعد إدارة تكامل المشروع على ضمان إنهاء المشروع بأقل درجة من التعطيل وتلبية توقعات أصحاب المصلحة من خلال التعامل مع المخاطر بكفاءة.
أخيرًا، القيادة هي مسؤولية معتادة يجب أن تتصرف إدارة تكامل المشروع على أساسها. يجب أن تتمتع إدارة تكامل المشروع بمهارات قيادية قوية لضمان قدرة مجموعة المشروع على العمل بطريقة فعالة وكفؤة. فهي تقدم المشورة والاقتراحات لأعضاء المجموعة، وتصلح سوء الفهم، وتلهم المجموعة للوصول إلى أهداف المشروع.
ما أهمية إدارة تكامل المشروع؟
تظهر أهمية إدارة تكامل المشروع في قدرتها على الحفاظ على تكامل تفاصيل المهمة. فهي تساعد في جعل مجموعة المهام تحقق نجاح المهمة. إن التكامل السليم الذي ييسره فريق الإدارة يضمن عدم تعرض المهمة للتأخير وتجاوز التكاليف وعدم وجود توجيه، وهي عوامل الفشل.
علاوة على ذلك، فإنه يبقي التواصل مفتوحًا أمام الجميع للمناقشات والاستفسارات. تتأكد إدارة تكامل المشروع من أن الأشخاص المهمين في المهمة يتلقون التفاصيل التي يسألون عنها لمنع التفسيرات الخاطئة وسوء التواصل، وتضمن أن كل الموظفين متناسقين وينفذون الجهود لتحقيق أهداف مماثلة.
وعلاوة على ذلك، توفر إدارة تكامل المشروع توجهاً يمكن التنبؤ به. فهي تضع الخطط التي تحتوي على الأهداف والمواعيد النهائية والجداول الزمنية والموارد التي يمكن الوصول إليها والمخاطر المحتملة. توجه الخطة المجموعة بأكملها إلى شيء واحد مهم فقط، وهو النجاح.
بالإضافة إلى ذلك، فإنه يعزز التعامل مع المشروع. تشارك إدارة تكامل المشروع في تقييم عمل المجموعة والتعامل معه للتأكد من أن المهمة لا تزال على المسار الصحيح وضمن الموارد المخصصة. وهي قادرة على مساعدة مديري المهام في تحديد المخاوف المحتملة في وقت مبكر وإجراء التعديلات المطلوبة.
من يشرف على إدارة تكامل المشروع؟
مدير المشروع هو الشخص الذي يشرف على إدارة تكامل المشروع. إنه الشخص الملزم بضمان دمج جميع المهام في المشروع المحدد بكفاءة. ويتضمن الوقت الذي يُطلب فيه إجراء تعديلات على هذه الأنشطة بسبب التغييرات في متطلبات المهام والعوامل الخارجية والأداء الحقيقي للمشروع. مدير المشروع مخول بصياغة الخطط أو المشاركة في وضعها لتقليل فرص الفشل المحتملة مع تقدم المهمة. وعلاوة على ذلك، فهو مسؤول عن نشر البيانات ذات الصلة حول الأمور الإيجابية والسلبية على حد سواء ضمن تقدم المهمة. مدير المشروع هو الشخص الضروري الذي يضمن إنجاز المهمة في الوقت المحدد.
ما هي عمليات إدارة تكامل المشروع؟
إن عملية إدارة تكامل المشروع هي نهج دمج جميع المجالات المختلفة للمهمة المعينة في كل موحد. وهو إجراء يهدف إلى دمج الأقسام أو الفرق المختلفة في المؤسسة للعمل على هدف واحد.
إعداد مخطط المشروع هو الخطوة الأولى التي يتم من خلالها تصوير الغرض من المشروع ونطاقه وأهدافه. يتم إعداد ميثاق المشروع لتقديم لمحة عامة جيدة عن الأمور المهمة المتعلقة بالمهمة الموكلة إليه، وهو بمثابة دليل رسمي على أن المهمة قد بدأت بالفعل.
وضع خطة إدارة المشروع هي مرحلة صياغة الأساس للمهمة. خطة إدارة المشروع هي وثيقة توفر منصة لتوضيح التقنيات والاستراتيجيات والعمليات التي سيتم تنفيذها خلال المشروع بأكمله.
تنفيذ تنفيذ المشروع هو المكان الذي يبدأ فيه أداء العمليات لتحقيق الهدف. يقوم الموظفون المكلفون بمهامهم المختلفة بأدائها الفعلي للوصول إلى الأهداف الخاصة بكل منهم في جدول زمني معين.
التعامل مع المعرفة بالمشروع هي مرحلة استخدام المعلومات الحالية التي يسهلها المديرون واكتساب مجموعة جديدة من المعلومات الإضافية للوصول إلى الهدف المنشود. وهو يوفر دعمًا ممتازًا للمجموعة لإنتاج أفكار جديدة أو حل المشكلات المعقدة.
إن دمج التحكم في التغيير هو الأسلوب الذي يتبعه مديرو المشاريع للتأكد من أن أي مقترحات للتغيير عندما يتعلق الأمر بالميزانية والوقت والموارد والمكونات الأخرى يتم مراقبتها والتحكم فيها قدر الإمكان. تعد تغييرات المشروع من العوامل المسببة للمهام الأكثر تعقيدًا لمديري المشاريع، وتؤدي إلى الفشل إذا لم يتم الحفاظ عليها بانتظام.
تبدو نهاية المشروع وكأنها ليست جزءًا من العملية، لكنها جزء مهم منها. يتم تنفيذها بمجرد الانتهاء من مهمة المشروع وتكون النتائج ذات جودة عالية بالفعل. وهي قادرة على تحديد نجاحات المشروع ومشاكله والدروس المستفادة منه.
1. إعداد ميثاق المشروع
إن إعداد ميثاق المشروع هو النشاط الذي يوضح القصد من المهمة ونطاقها وأهدافها. ميثاق المشروع هو عبارة عن ورقة تقدم ملخصًا للحقائق ذات الصلة بالمهمة ولها دور كونها موافقة قياسية على بدء المهمة. إن إعداد ميثاق المشروع هو المرحلة الأولى حيث يتم فيها تحديد الاتجاه الكامل للمهمة، والتي يتم التعامل معها على أنها نقطة انطلاق العملية.
يبدأ الإجراء بالمرحلة الأولى، وهي تحديد المشروع ويتبعها تحديد مدير المشروع والمجموعة. وتتضمن المرحلة الثانية وضع خطة إدارة المشروع وتحديد نطاق المشروع. أما المرحلة الثالثة فهي تحديد أصحاب المصلحة وتحديد معايير النصر.
2. وضع خطة إدارة المشروع
يعد وضع خطة إدارة المشروع مرحلة حيوية في النهج الكامل لتخطيط الإدارة. خطة إدارة المشروع هي سجل يعطي صورًا للاستراتيجية والتقنيات والإجراءات التي من المفترض استخدامها للتعامل مع المهمة من البداية وحتى النهاية. إنها عملية تحديد مخرجات المهمة، والمعايير القيمة، والجداول الزمنية، وغيرها من المكونات المطلوبة لتقدير النجاح. علاوةً على ذلك، فهي الخطوة التي يقوم فيها مديرو المشاريع وقادة المجموعات بتقسيم المهمة إلى أجزاء من المراحل أو الخطوات، مما يوفر نظامًا لتقسيم العمل. كما أنها تشكل موردًا مهمًا لاتخاذ القرارات والتعامل مع المخاطر للتعامل مع المهمة.
3. إجراء تنفيذ المشروع
إجراء تنفيذ المشروع هو الفعل الفعلي لتنفيذ خطة المهمة. وهو المكان الذي تعمل فيه المجموعة على خطة التعيين من خلال الالتزام بالوظائف وتنفيذ المهام للوصول إلى النتائج المرجوة بسرعة وضمن الموارد المخصصة. وهي العملية التي يشارك فيها مديرو المجموعة في التعامل مع المهام وجدولة اجتماعات أصحاب المصلحة والمناقشة والتكامل وتحليل التحديثات والتقارير وإدارة الموارد. وهي تؤثر بشكل كبير على الدمج الناجح لوظائف التعيين. والهدف من أداء التعيين هو أن يكون كل مورد في خطة المشروع وتوصيف الخدمة فعالاً ومنتجاً، والشراكة هي الأهم.
4. التعامل مع معرفة المشروع
التعامل مع معرفة المشروع هو خطوة استخدام البيانات الحالية من قبل المديرين والحصول على تفاصيل جديدة أو إضافية للوصول إلى أهداف العمل المحددة. وهي توفر دعمًا جيدًا للفريق بأكمله لإنتاج أفكار جديدة أو حل المشاكل المعقدة، وهو أمر مفيد للغاية، خاصة إذا تم تنفيذه بشكل ممتاز. تضمن عملية الدمج أن يكون لدى كل مشارك في المجموعة فكرة عما هو مطلوب منه معرفته ومتى هو مطلوب منه معرفته. إن الخبرة المكتسبة حديثًا في إطار تنفيذ المهمة قادرة على توسيع الثروة الفكرية للمؤسسة. إنه يرفع من قيمة تبادل التعلم ويحث على الابتكار داخل الشركة.
5. مراقبة ومراقبة أعمال المشروع
إن مراقبة ومراقبة أعمال المشروع هي الخطوة الاستراتيجية للمجموعة والمديرين لإبقاء كل شيء في المكان الصحيح وعلى المسار الصحيح. تحاول إدارة تكامل المشروع التأكد من وجود تعاون في جميع مواقع التكليف، والتي تشمل التواصل والوقت والتغطية والميزانية والجودة والأعضاء والمخاطر والمشتريات وأصحاب المصلحة. يجب تقييم أعمال التكليف بحذر والإشراف عليها لضمان الالتزام بخطة إدارة المشروع. يقوم المديرون بانتظام بتنفيذ تحليل القيمة المكتسبة لتحديد التمويل والجدول الزمني للمهمة. يمكن أن تصبح المهمة مستقرة وعملية إذا تم رصد هذه العوامل والالتزام بميثاق المشروع.
6. دمج التحكم في التغيير
إن دمج التحكم في التغيير هو نهج المديرين في ضمان أن أي طلب تعديل من حيث الأموال والوقت والموارد وغيرها يتم تقويسه إلى أقصى درجة ممكنة. تؤدي تعديلات المشروع إلى مهام معقدة للمديرين وتتسبب أحيانًا في الفشل إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح. يجب على لجنة مراقبة التغيير التحقق من التعديلات لتحديد الخيارات والحلول. يجب عليهم التحقق من كيفية تأثير جزء من التعديلات على المهمة. يعد دمج التعديلات مع الأنشطة الجارية للمهمة أمرًا ضروريًا للتسليم الإيجابي للمستهلكين.
7. إنهاء المشروع
يتم إنهاء المشروع بعد انتهاء مهمة العمل وأخذ النتائج المرجوة من قبل العميل. إنها الخطوة الأخيرة، وهي من أكثر الخطوات تحديًا نظرًا لوجود الكثير من الأشياء التي يجب إنجازها لإكمال المهمة. يقوم رؤساء المجموعات والمدراء أولاً بإجراء فحص مناسب ومعتمد للمهمة. فهو قادر على تحديد نجاحات المهمة والمشكلات والتعلم المكتسب لتعزيز فرص الاقتراب من النجاح في المهمة. يوفر إنجاز المهمة مرجعًا لأداء المهام اللاحقة وترشيد نظام إدارة المشروع المتكامل.
ما هي فوائد إدارة تكامل المشاريع؟
فيما يلي فوائد إدارة تكامل المشاريع.
–
رفع مستوى تخطيط العميل: توفر حلول إدارة المشاريع المتكاملة مساحة لتخزين تفاصيل العميل والقيام بأنشطة تخطيط العميل. هناك أنشطة مثل مقترحات المنتجات وإصدارات السوق وعروض الأسعار وغيرها. يتم منح كل عامل تذكرة إلى قاعدة بيانات موزعة حيث يمكن الوصول إلى السجلات السابقة، مما يساعد في الإجابة على أسئلة العميل على الفور أو الحصول على وجهات نظره.
–
رفع مستوى التواصل والتعاون: يساعد إنشاء مركز للمجموعة الداخلية لتسجيل ومشاركة التعليقات والمخاوف والنصائح والسجلات والمواصفات والملفات في التواصل والتعاون. يوفر إنشاء المحور منصة للقرارات الفورية فيما يتعلق بالتوقيت والتبعيات وأعباء العمل المعلقة وأي متطلبات أخرى للمهام يمكن اتخاذها بالتعاون مع بعضها البعض. علاوة على ذلك، توفر إدارة تكامل المشروع رؤية أعلى لمراحل المهمة ووضعها الحالي. يعزز التواصل والتعاون المرتفع من الشفافية في مكان العمل ويؤدي إلى سرعة أكبر في سرعة إرسال المساعدة.
–
التعامل الواقعي مع المخصصات: تساعد إدارة تكامل المشروع في مراقبة الأموال في أي مرحلة من مراحل المشروع طوال مدة المهمة، بدءًا من البيان الجزئي للمهمة وحتى النشر. وتوفر إمكانية الوصول إلى تفاصيل واقعية لمقاييس الإنفاق الفعلي، مما يساعد في تحديد كيفية مقارنة الإنفاق الفعلي بالإنفاق المقصود والأموال المخصصة.
–
التتبع المستمر: يُسمح بالتدفق السلس للبيانات من جميع مجالات العمل من خلال تمكين إدارة تكامل المشروع من التعاون مع نظام تخطيط موارد المؤسسات. يقدم النظام أحدث التفاصيل حول استخدام الموارد وما إذا كان قد تم الوصول إلى الموعد النهائي المستهدف أم لا.
–
قدرات التخطيط وتوزيع الموارد: تحتفظ إدارة تكامل المشروع بتحديثات حول المواد التي يتم استخدامها وما هي الاحتياجات المستقبلية. تتيح البيانات إنتاجية عمل ممتازة حيث أن الفنيين والمديرين قادرون على تتبع اختناقات الموارد قبل تأثيرها السيئ على المهام.
ما هي المجالات التي يشرف عليها مدراء المشاريع لإدارة تكامل المشروع؟
مجالات إدارة تكامل المشروع التي يشرف عليها مديرو المشاريع هي الجدول الزمني والتكلفة والنطاق والجودة والموارد والمخاطر والتغييرات وأصحاب المصلحة. يتمثل دور مدير المشروع في ضمان دمج كل عملية من العمليات التي يتم تنفيذها من قبل أحد أعضاء المجموعة.
الجدول الزمني هو نظام لسلسلة من الأشياء التي يجب القيام بها لتحقيق الهدف المقصود الذي حددته المجموعة. يحتوي على وصف المهمة والتاريخ أو الوقت الذي يجب أن يتم تنفيذها فيه والفريق المكلف بها. يتم إعدادها من قبل مدير المشروع، ويتم الحفاظ عليها من قبله.
التكلفة هي الأموال النقدية التي يجب استخدامها لتغذية تقدم المهمة وإنهائها. وتخصص ميزانية للمشتريات أثناء تنفيذ المهمة. يتم تسهيل إنشاء صندوق المشروع من قبل مدير المشروع.
النطاق هو مدى وحدود المهمة التي تنفذها المجموعة. يتم تضمين الأشياء المطلوب تنفيذها وحذفها في النطاق. ويكون مدير المشروع مسؤولاً عن التأكد من أن تنفيذ العمليات لا يتجاوز حدود النطاق.
تشير الجودة إلى مستوى تميز المخرجات التي تنتجها المجموعة والقادرة على إرضاء أو تجاوز توقعات العملاء. وقد أعطيت أهمية كبيرة لأنها أساس قبول أو رفض العملاء. ويتمثل دور مدير المشروع في الجودة في التأكد من إنجاز المهمة وتسليمها خلال الفترة الزمنية المحددة وتحقيق الجودة المطلوبة.
تشير الموارد إلى الأشخاص والمواد والمعدات والمرافق اللازمة لإنجاز المهمة بنجاح. ويهتم بالتمويل المناسب واستخدام الموارد التي يمكن الوصول إليها للحفاظ على سلاسة العملية. ويتمثل دور مدير المشروع في التحقق من الموارد وتوزيعها ومراقبتها من أجل الاستفادة منها إلى أقصى حد ممكن.
المخاطر هي الأحداث أو الحالات غير السارة القادرة على إلحاق الضرر بعمليات المهمة. الأشياء المحتملة التي يمكن أن تحدث إذا لم يتم تخفيفها هي التأخير، والإفراط في الإنفاق أو النقص في الأموال، والفشل. يجب على مدير المشروع التعامل مع المخاطر من خلال صياغة خطة لإدارة المخاطر.
التغييرات هي جوانب تكامل المشروع التي تشير إلى التغييرات التي تحدث أو على وشك الحدوث. وهي ناجمة عن عوامل داخلية وخارجية وتفرض إما نتائج إيجابية أو سلبية. يلتزم مدير المشروع بمراقبة التغييرات التي تحدث خلال مدة التنفيذ والتحكم فيها.
أصحاب المصلحة هم الأشخاص أو الفرق المهتمة أو المشاركة في المهمة ولهم تأثير عليها. المكونات المعتادة لأصحاب المصلحة هي مجموعة المشروع وراعي المشروع والعملاء والموردين والمساهمين وغيرهم. تتمثل مسؤولية مدير المشروع في التأكد من تحديد أصحاب المصلحة وإشراكهم.
1. الجدول الزمني
الجدول الزمني هو المجال الأول الذي يشرف عليه مدير المشروع. إنه الجدول الزمني الذي يعطي لمحة عامة عن تعاقب المهام والإجراءات المطلوبة للوصول إلى أهداف المهمة. يخدم الجدول الزمني الغرض من كونه المخطط الذي يجب على مجموعة المشروع الالتزام به ويساعد في ضمان إنجاز المهمة في الموعد النهائي المحدد.
مدير المشروع هو الشخص الملزم بصياغة الجدول الزمني للمهام، والذي يتضمن تحديد تواريخ البداية والنهاية لكل نشاط وحساب مدة كل نشاط. علاوة على ذلك، يتضمن تحديد الاعتماد على المهام والمسارات المطلوبة وتوزيع الموارد.
يجب مراجعة الجدول الزمني للمهمة من قبل المدير المعين باستمرار لضمان استمرار دقته والتزامه بأي تعديلات على تغطية المشروع أو الأموال أو الجدول الزمني. إن الإدارة الممتازة للجدول الزمني أمر مهم لإنجاز المهمة، وذلك لأن التأخير أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية له عواقب وخيمة على النتائج والمعدل المرضي.
2. التكلفة
التكلفة هي الموارد المالية اللازمة لإنهاء المهمة المسندة بشكل مُرضٍ. يعد التعامل مع التكلفة مجالًا مهمًا، ويرجع ذلك أساسًا إلى ضرورة إنجاز المهام في حدود الأموال المخصصة. يكون مدير المشروع مسؤولاً عن صياغة صندوق المشروع الذي يستعرض النفقات المحسوبة لجميع المهام والإجراءات الموكلة إليه. ويشمل الصندوق نفقات العمالة والمواد والمعدات وغيرها لإنهاء المهمة.
يجب أن تتم الإدارة المناسبة للتكلفة بانتظام للتأكد من أن المشروع لا يزال في حدود قدرة الأموال. وتتم الإدارة من خلال تتبع التكاليف الحقيقية، ومقارنتها بالأموال، وتحديد أي تجاوزات في النفقات، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
من المهم جدًا تنفيذ الإدارة بشكل كبير لتجنب التأثير السلبي على الصحة المالية للمنظمة.
3. النطاق
النطاق في إدارة تكامل المشروع هو الحدود والأهداف المحددة للمشروع. وهو يستعرض ما هو مدرج وغير مدرج من المهمة ويوفر فهماً شاملاً لما يتوقع أن تنفذه مجموعة المشروع. يجب أن يشرف عليه مدير المشروع من أجل تطويره وإدارته بشكل صحيح.
ويتضمن تحديد أهداف المشروع وتحديد أصحاب المصلحة وتحديد متطلبات المشروع. يتم استخدام سجلات نطاق المشروع لإيصال أهداف وحدود المشروع إلى كل صاحب مصلحة، والتي تشمل مجموعة المشروع والجهات الراعية والعملاء.
يجب أن يتأكد مدير المشروع من عدم تجاوز المشروع لحدود النطاق المحدد من خلال مراقبته ومعالجة أي تعديلات على متطلبات المشروع وأهدافه. إن التعامل الجيد مع النطاق له نتائج مؤثرة على الجداول الزمنية للمشروع، والأموال، والنتائج.
4. الجودة
تتعلق الجودة بدرجة تلبية مخرجات المشروع لمطالب وتوقعات أصحاب المصلحة. تعد إدارة الجودة مجالاً بالغ الأهمية في إدارة المشاريع، حيث يجب إنجاز المشاريع بمستوى مرغوب فيه من الجودة لإرضاء أصحاب المصلحة. تتم إدارة الجودة من خلال طريقة تسمى ضمان الجودة، والتي تتضمن تحديد معايير الجودة، وصياغة خطة إدارة الجودة، والقيام بمراقبة الجودة، وتحديد ومعالجة مخاوف الجودة وتعزيز جودة المشروع باستمرار.
يستطيع مديرو المشاريع التأكد من أن المشروع يتم إرساله في الموعد المحدد ويمتلك الخصائص المطلوبة من خلال التعامل مع الجودة في إدارة تكامل المشروع. ويساعد ذلك في بناء الثقة والاطمئنان بين أصحاب المصلحة، مما يضفي على نجاح المهمة والمنظمة.
5. الموارد
الموارد هي الأشخاص والأدوات والأدوات والمواد والتسهيلات المطلوبة لإنجاز المهمة بشكل كامل وناجح. يعتبر التعامل مع الموارد مجالاً بالغ الأهمية في إدارة تكامل المشروع، وذلك لأن التخصيص والاستخدام الفعال للموارد قادر على التأثير بشكل كبير على نجاح المشروع.
يجب أن تحدد الإدارة الفعالة للموارد الموارد المطلوبة لتكون قادرة على تطبيقها في المشروع بطريقة فعالة ومحسّنة. تقوم العملية بتقدير الوقت والجهد اللازمين لكل مهمة ضمن المهمة وتحديد أنواع الموارد المخصصة لتلك المهام. وتتكون الموارد من ثلاثة عناصر وهي الموارد البشرية والموارد المادية والموارد المادية.
6. المخاطر
المخاطر في إدارة تكامل المشروع هي الأحداث أو الظروف المؤسفة التي من المحتمل أن تؤثر على أهداف المشروع أو مخرجاته أو جدوله الزمني أو ميزانيته أو جودته. ويمكن أن تنشأ هذه المخاطر من فئات داخلية أو خارجية، وإذا لم تتم معالجتها بشكل فعال، فإنها يمكن أن تؤدي إلى تأخير المشروع وتجاوز التكلفة والفشل بشكل عام.
تتمثل المخاطر الأكثر شيوعًا في إدارة تكامل المشروع في زحف النطاق، وقيود الموارد، والمشكلات الفنية، وانهيار الاتصالات، والتغيير التنظيمي، والعوامل الخارجية. يجب التعامل مع هذه المخاطر بشكل جيد للغاية من قبل المشروع والتنبؤ بها بشكل أفضل في وقت مبكر لتقليل آثارها على المهمة أو القضاء عليها تمامًا.
يجب دمج طريقة إدارة المخاطر في خطة إدارة المشروع ويجب مراقبتها طوال مدة المشروع لضمان تحديد المخاطر وإصلاحها على الفور.
6. التغييرات
التغييرات هي في مجالات إدارة تكامل المشروع التي تتعلق بالتغييرات أو التعديلات التي يتم إجراؤها على النطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية أو أنشطة إدارة المشروع الأخرى للمشروع. تحدث التغييرات بسبب الكثير من العناصر المختلفة، والتي تشمل التحولات في متطلبات المشروع، أو توقعات أصحاب المصلحة، أو ظروف السوق، أو غيرها من الظروف التي لم يكن المدير والمجموعة على علم بها.
التغييرات قادرة على فرض تأثيرات إيجابية وسلبية على المشروع بشكل عام. فالتغييرات الإيجابية قادرة على أن تؤدي إلى تحسين نتائج المشروع ورفع مستوى رضا أصحاب المصلحة، وتحسين التوافق مع أهداف المشروع. من ناحية أخرى، فإن التغييرات السلبية قادرة على أن تؤدي إلى تأخيرات في المشروع، وندرة الموارد المخصصة، وانخفاض رضا أصحاب المصلحة.
وتتمثل الجوانب الرئيسية لإدارة التغييرات في إدارة تكامل المشروع في خطة إدارة التغيير، ومجلس التحكم في التغيير أو مجلس مراقبة التغيير، ونموذج طلب التغيير. علاوة على ذلك، لديهم تقييم الأثر، وعملية الموافقة على التغيير، وتنفيذ التغيير، وتتبع التغيير.
7. أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة من حيث إدارة تكامل المشروع هم الأفراد أو مجموعات الأشخاص الذين فرضوا انجذاباً أو مشاركة في المشروع ولديهم القدرة على التأثير أو التأثر بنتائج المشروع. ويتم تصنيفهم إما إلى مجموعات داخلية أو خارجية للمنظمة وتشمل الأفراد أو المجموعات مثل مجموعة المشروع وراعي المشروع والعملاء والمصنعين والهيئات التنظيمية والمساهمين والمجموعات المجتمعية.
تعتبر الإدارة المتميزة لأصحاب المصلحة مهمة في إدارة تكامل المشروع لضمان تفاعل جميع أصحاب المصلحة وتلبية احتياجاتهم وتوافق توقعاتهم مع أهداف المشروع. يستطيع مديرو المشاريع التأكد من إنجاز المهمة في الموعد المحدد، وفي حدود الأموال، وبما يرضي جميع أصحاب المصلحة من خلال تحديد أصحاب المصلحة وإشراكهم بشكل ممتاز.
كيف يمكن لمدير المشروع النجاح في إدارة تكامل المشروع؟
هناك الكثير من الطرق التي يمكن أن ينجح بها مدير المشروع في إدارة تكامل المشروع. أولاً، يجب على مدير المشروع بناء أهداف وتغطية مفهومة للمشروع. علاوة على ذلك، يجب تحديد الغرض والنتائج المتوقعة بشكل جيد للغاية. ويساعد ذلك في التأكد من أن كل عضو من أعضاء مجموعة المشروع قادر على مطابقة عناصر تحديد الأهداف.
ثانيًا، يجب على مدير المشروع وضع خطة شاملة للمشروع تحتوي على الجداول الزمنية والأموال والموارد وتقنيات التعامل مع المخاطر. يجب مراجعة الخطة وتحديثها بانتظام طوال مدة المهمة بأكملها لتكون قادرة على التكيف مع كل من التغييرات المتوقعة وغير المتوقعة.
ثالثًا، يجب مراعاة التواصل الفعال من قبل مدير المشروع في جميع الأوقات. ويتضمن ذلك تحديثات متسقة للمهمة وتقارير الملاحظات المرحلية والاجتماعات. التواصل السليم مع كل أصحاب المصلحة طوال فترة المهمة لإبقاء الجميع على اطلاع ومشاركة الجميع.
رابعًا، يجب تسهيل التعاون من قبل مدير المشروع لتحقيق عمل جماعي ممتاز. يؤدي عدم القدرة على تيسير التعاون إلى العمل الفردي والتعارض، مما يؤدي إلى مخرجات غير متطابقة وغير متوافقة.
وأخيرًا، يجب أن يمارس مدير المشروع إدارة الجودة. جودة المخرجات التي ينتجها الفريق تحظى بتقدير كبير من قبل العملاء. يجب أن يكون قادراً على إرضاء أو حتى تجاوز توقعات أولئك الذين من المفترض أن يتلقوه.
ما هي تحديات إدارة تكامل المشروع؟
فيما يلي التحديات التي تواجه إدارة تكامل المشاريع.
–
ندرة الموارد: تتطلب مهام التكامل الكثير من الموارد، ويصبح من الصعب إنهاء المهمة في الوقت المحدد وفي حدود الأموال إذا كانت الشركة تفتقر إلى الموارد الوافرة التي تشمل الميزانية أو العمال أو الوقت. ويؤدي ذلك إلى التأخير وتجاوز التكاليف، مما يؤثر على المشروع بطريقة سلبية.
–
قصور التخطيط: يشير إلى صعوبة الحفاظ على سير المشروع على المسار الصحيح وضمان نجاحه بسبب عدم وجود تخطيط مناسب. ويحدث ذلك عندما لا يكون هناك تحديد للموارد المطلوبة، وعدم وضع الجداول الزمنية والمراحل الرئيسية للمشروع، وعدم توقع وتحديد المشاكل المحتملة.
–
الصعوبات التكنولوجية: وهو التحدي الذي ينطوي على عدم التوافق والخلل الذي يحدث في دمج التقنيات في المهمة. وهو أمر بالغ الأهمية لأنه يسبب مشاكل كبيرة في المهمة لأن معظم العمل يعتمد على التكنولوجيا. يجب إجراء اختبار دقيق والتحقق من صحة ذلك أولاً لمنع حدوث مشاكل مع التكنولوجيا.
–
غياب الأهداف والغايات المنظورة: يصبح من الصعب قياس التحسن والانتصار، ولا يتطابق أصحاب المصلحة مع محور التكليف إذا كان هناك غياب للأهداف والغايات المتوقعة. ويؤدي ذلك إلى فشل المهمة فيما بعد إذا لم يتم تحديد الأهداف والغايات بوضوح.
–
إدارة التعديلات: كثيراً ما تنطوي التكليفات على تعديلات حاسمة في الأساليب والمخططات والأنظمة التنظيمية، وينتج عنها مقاومة من العاملين وأصحاب المصلحة الآخرين إذا لم يتم التعامل مع هذه التعديلات بكفاءة. وربما أدى عدم القدرة على مواكبة ومراجعة التغييرات المقترحة والمعمول بها إلى فشل المهمة بأكملها.
–
نقص المساعدة التنفيذية: تعد المساعدة التنفيذية جانبًا مهمًا جدًا من جوانب المهمة ويصبح النقص فيها سببًا لفشل مهمة التكامل. تتطلب المهمة مساعدة من كبار المديرين التنفيذيين، وبدونها يصبح الحصول على الموارد المطلوبة واتخاذ القرارات اللازمة لضمان نجاح المهمة أمراً صعباً.
–
خلل في التواصل والتعاون: يؤدي سوء الفهم والتوقعات غير المتطابقة إلى فشل المهمة الناجم عن سوء التواصل أو تعارض أصحاب المصلحة في العمل مع بعضهم البعض. وكثيراً ما تستلزم مهام التكامل مشاركة أصحاب المصلحة القادمين من إدارات أو منظمات متنوعة، ويكون التواصل الفعال ضرورياً لانتصار المهمة.
كيف ترتبط مجموعة معارف إدارة المشاريع بإدارة تكامل المشاريع؟
تعد علاقة إدارة تكامل المشروع بمتن إدارة المشروع المعرفية لإدارة المشروع أحد مكوناته. إن مجموعة معارف إدارة المشاريع، أو PMBOK هي إطار عمل يوفر سلسلة من