إدارة تكاليف المشروع – تعرف على كيفية إدارة ميزانياتك

أحد أهم العوامل التي تدفع نجاح المشروع هو تكلفته. ونتيجة لذلك، من الأهمية بمكان التأكد من وجود ما يكفي من الأموال الواردة من الأماكن الصحيحة في الوقت المناسب لتلبية جميع متطلبات المشروع. ونتيجةً لذلك، يستخدم مديرو المشاريع أسلوبًا منهجيًا لإدارة نفقات التكلفة الإجمالية للمشروع، وهو ما يشار إليه عادةً باسم إدارة تكاليف المشروع. سأقدم لك شرحًا كاملاً لماهية إدارة التكاليف وكيفية القيام بها والعمليات التي تنطوي عليها من خلال هذه المقالة. خلال دورة حياة المشروع، فإن إدارة تكاليف المشروع هي عملية تقدير وتخطيط ومراقبة النفقات طوال دورة حياة المشروع بهدف البقاء ضمن الميزانية المتفق عليها.
ولكي يتم اعتبار المشروع ناجحًا، يجب أن يستوفي المعايير التالية: يفي بالمعايير ويحقق النطاق المتفق عليه. يتمتع بمستوى عالٍ من جودة التنفيذ. تم تشييده في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
دليل إدارة تكاليف المشروع
تعد تكلفة الموارد المختلفة اللازمة لإنجاز عمليات المشروع مشكلة رئيسية لإدارة تكاليف المشروع. فهي تساعد مدير المشروع في توقع تكاليف المشروع، ونتيجة لذلك، اتخاذ تدابير وقائية لتجنب الإفراط في الإنفاق. إدارة التكلفة مصطلح واسع النطاق يشير إلى جميع جوانب دورة حياة المشروع، بدءًا من مراحل التخطيط الأولية وحتى الانتهاء والتسليم. عادةً ما يتم تقييم التكلفة خلال مرحلة تخطيط المشروع ويجب أن توافق عليها الإدارة العليا قبل أن يتم تنفيذها. ومع تقدم المشروع في مرحلة التنفيذ، يتم تتبع جميع النفقات وتسجيلها بعناية من أجل البقاء ضمن الميزانية المتفق عليها. ثم يتم استخدام هذه الوثيقة لمقارنة الفروق بين النفقات المتوقعة والفعلية المتكبدة عند اكتمال المشروع. تُستخدم هذه النتائج كدليل لوضع خطط وميزانيات مستقبلية لمراقبة التكاليف.
عندما يتعلق الأمر بتكاليف إدارة المشروع، هناك خمسة أنواع مختلفة من التكاليف التي يمكن تكبدها: التكلفة المباشرة – يشير مصطلح “التكاليف المباشرة” إلى النفقات المرتبطة مباشرةً بميزانية المشروع. التكلفة غير المباشرة – التكاليف غير المباشرة هي النفقات التي لا ترتبط مباشرةً بمشروعك ولكن يتم تقاسمها عبر عدة مشاريع. التكلفة الثابتة – التكاليف الثابتة هي التكاليف الثابتة التي تكون ثابتة ولا تتغير على مدار دورة حياة المشروع. التكلفة المتغيرة – التكاليف المتغيرة هي تلك التكاليف التي تميل بقوة إلى التقلب طوال دورة حياة المشروع. التكلفة المغمورة – التكاليف المغمورة هي النفقات التي تم دفعها بالفعل ولكنها لم تحقق أي قيمة لأهداف المشروع.
ستحصل على خط أساس للتكاليف من خلال تنفيذ إدارة جيدة لتكاليف المشروع، مما سيساعدك في إدارة جميع التكاليف المذكورة أعلاه بشكل أفضل. سيوجهك في الاتجاه الصحيح حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً والبقاء ضمن ميزانية المشروع.
فوائد إدارة التكاليف
مزايا تضمين إدارة التكاليف في إطار إدارة مشروعك عديدة. لقد اخترت بعضًا من أكثرها إثارة للاهتمام: تساعد على التحكم في التكلفة الإجمالية للمشروع من خلال التحكم في نفقات العمليات/الأنشطة المختلفة. سوف تكون قادرًا على التنبؤ بدقة بالنفقات المستقبلية وبالتالي تركيز جهودك على تحقيق الإيرادات المتوقعة إذا كنت تستخدم إدارة فعالة للتكاليف. تساعد إدارة التكاليف في التحديد المسبق لجميع نفقات المشروع، والتي يتم الاحتفاظ بها لاحقًا كسجلات مؤسسية. فهي تحافظ على توازن الميزانية من خلال منع الإنفاق الزائد على أي عنصر من عناصر العمل. ومن خلال التحكم الصارم في التدفق المالي، يساعدك ذلك في تحديد أولويات واجبات المشروع. ونتيجة لذلك، ستتمكن من التركيز بشكل أكبر على الإجراءات المطلوبة حقًا للمشروع. كما أنه يقلل من التكاليف غير الضرورية لأن جميع النفقات يجب أن يوافق عليها المدير قبل دفعها.
عمليات إدارة تكاليف المشروع
من أهم مجالات المعرفة إدارة تكاليف المشروع. وهي تستلزم الخطوات الأربع التالية: إدارة تكاليف الخطة – إدارة تكاليف الخطة
إدارة تكاليف الخطة هي الخطوة الأولى في إدارة تكاليف المشروع، وتتضمن تحديد كيفية تقدير نفقات المشروع ووضع ميزانيته وإدارتها ومراقبتها والتحكم فيها. ولتحديد الاحتياجات من موارد التكلفة، والتي تشمل الوقت والمواد والعمالة والمعدات، يتم عادةً استخدام منهجيات مثل WBS (هياكل تقسيم العمل) أو البيانات التاريخية من مشاريع مماثلة. ويوفر هذا الإجراء تقديرًا أوليًا لعدد الموارد المطلوبة ويوضح أفضل طريقة للتحكم في نفقات المشروع طوال عمر المشروع. ونتيجة لذلك، يتم تنفيذ عملية إدارة تكاليف الخطة في وقت محدد مسبقاً في المشروع. تقدير التكاليف – تقدير التكاليف
هذه هي الخطوة الثانية في خطة إدارة تكاليف المشروع، وهي تساعد في حساب تكلفة الموارد اللازمة لإكمال المشروع. نظرًا لأن التكلفة عامل حاسم في نجاح المشروع، يجب توخي الحذر الشديد عند تقدير تكلفة المشروع بالكامل. تتكرر هذه الممارسة في أوقات منتظمة خلال عمر المشروع. واعتمادًا على كمية المعلومات المتاحة، سيستخدم مدير المشروع مجموعة متنوعة من الأساليب لتقدير النفقات. تحديد الميزانية – تحديد الميزانية
تحديد الميزانية هي المرحلة الثالثة في مجال المعرفة، حيث يتم فيها جمع التكاليف المتوقعة للأنشطة أو المهام المختلفة معًا لتوفير خط أساس للتكلفة. يتم تضمين جميع الأموال المخصصة المطلوبة لتنفيذ المشروع في خط أساس التكلفة في الميزانية. وتحتوي هذه الميزانية بشكل أساسي على احتياطيات طوارئ مختلفة مع الإبقاء على احتياطيات الإدارة عند الحد الأدنى. وخط الأساس للتكلفة هو ميزانية معتمدة مسبقًا على مراحل زمنية محددة مسبقًا تكون بمثابة نقطة الانطلاق لقياس وتتبع أداء المشروع والتقدم المحرز فيه. ويتم تنفيذ هذا الإجراء في نقاط محددة مسبقًا خلال المشروع. التحكم في التكاليف –
تكاليف الرقابة هي الخطوة الأخيرة في عملية إدارة تكاليف المشروع، وتركز على تحديد مدى اختلاف التكاليف الفعلية عن خط الأساس المتوقع. يتم تتبع أداء المشروع ونفقاته مقابل معدل تقدمه باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب والإجراءات. وفي الوقت نفسه، يتم تتبع جميع هذه الاختلافات ومقارنتها بخط الأساس الحقيقي للتكاليف. وفي هذه الحالة، تكون عملية التحكم في التكاليف مسؤولة عن شرح الأساس المنطقي للانحراف ومساعدة مدير المشروع في اتخاذ إجراءات تصحيحية لتوفير المال. ونتيجة لذلك، يمكن الاستدلال على أن مدير المشروع يمكنه التحكم في نفقات المشروع بأكمله وإغلاقه في حدود الميزانية المحددة باستخدام نهج التحكم في التكاليف.
أهمية إدارة تكاليف المشروع:
أهمية إدارة التكاليف بديهية. إذا كنت تريد بناء منزل، على سبيل المثال، فإن أول ما عليك القيام به هو تحديد الميزانية. والمرحلة التالية هي تقسيم الميزانية عالية المستوى إلى نفقات للمهام الفرعية والبنود الأصغر بمجرد أن تكون لديك فكرة عن المبلغ الذي ستنفقه على المشروع. ستؤثر الميزانية على قرارات مهمة مثل أي مصمم ستستعين بمصمم رفيع المستوى يمكنه إنشاء المشروع وتسليمه من البداية إلى النهاية، أو شخص يمكنه المساعدة في بعض الأجزاء والعمل بميزانية مخفضة؟ ما هو عدد الطوابق المثالي للمنزل؟ ما هي المواد التي يجب استخدامها وبأي نوعية؟ من دون وجود ميزانية، لن يكون من الصعب الإجابة على هذه الأسئلة فحسب، بل سيكون من المستحيل أيضاً تحديد ما إذا كنت على المسار الصحيح بمجرد بدء المشروع. ونظراً للتنفيذ المتزامن للعديد من المشاريع، والتغييرات في الافتراضات الأولية، وإضافة تكاليف غير متوقعة، فإن نطاق هذه المشكلة يتضاعف في المؤسسات الكبيرة. وهنا يأتي دور إدارة التكاليف.
يمكن لمديري المشاريع تحقيق النتائج التالية من خلال تطبيق ممارسات فعالة لإدارة التكاليف: تحديد توقعات واضحة مع أصحاب المصلحة. التحكم في زحف النطاق نتيجة لشفافية العميل. تتبع التقدم المحرز واتخاذ إجراءات تصحيحية في أقرب وقت ممكن. الحفاظ على الهامش المخطط للمشروع، وتعظيم العائد على الاستثمار، ومنع خسارة الأموال. إنشاء بيانات لاستخدامها كمعيار للمشاريع المستقبلية وتتبع تغيرات التكلفة على المدى الطويل.
برامج لإدارة تكاليف المشروع
تصبح إدارة التكاليف، مثلها مثل المجالات الأخرى لإدارة المشاريع، معقدة عندما يكون هناك العديد من المتغيرات في اللعب. الإجراء في حد ذاته معقد، ويتطلب اهتماماً دقيقاً بالتفاصيل ونهجاً منهجياً. يمكن أن يجعل استخدام برنامج إدارة المشروع هذه العملية أسهل بكثير.
ضع في اعتبارك الفوائد التالية لاعتماد برنامج إدارة تكاليف المشروع: يمكن تجنب الأخطاء اليدوية من خلال أتمتة التحليل الكمي الذي يستغرق وقتًا طويلاً أثناء التقدير والقياس. وبدلاً من التدخلات التي تتم لمرة واحدة، يتيح تكامل البيانات عبر التخطيط والتقدير والميزنة والمراقبة المراقبة المستمرة والاستجابات السريعة والاستباقية. تساعد برامج التكلفة في تحليل الخيارات البديلة باستخدام توقعات السيناريوهات وتحليل ماذا لو، مما يجعل عملية اتخاذ القرار أسهل. توفر لوحات المعلومات وواجهات المستخدم الغنية الأخرى تقارير واضحة وبسيطة. مع برمجيات تكلفة المشروع، يتم تبسيط صعوبة إدارة العملات المتعددة في المشاريع عبر مواقع جغرافية متعددة. وتسمح العديد من حزم برمجيات تقدير تكاليف المشروع بتوفير واجهات بينية لجهات خارجية، مما يسمح بجمع البيانات وتقييمها. مع توافر بيانات الأداء من العديد من المشاريع، يمكن تصور المقارنة المعيارية والتوحيد القياسي.
6 نصائح للتحكم في تكلفة مشروعك:
فيما يلي ستة تكتيكات لإبقاء ميزانية مشروعك تحت السيطرة خلال فترة من عدم اليقين المتزايد قبل أن تستسلم لتجاوزات هائلة في التكلفة إدراك متى يتغير الوضع –
عند تقدير النفقات، كن واقعيًا ووفر مساحة للتعديلات غير المتوقعة. عندما تتغير الظروف، تأكد من استشارة جميع الأطراف ذات الصلة. والأهم من ذلك، التخطيط لأسوأ السيناريوهات. وكما اكتشفت معظم الشركات خلال الجائحة، فإن هذه الخطوة بالغة الأهمية. أسعار التوريد، والموارد، والعمالة، والتمويل، ونقص المنتجات/الخدمات، وتغييرات العملات، وأشياء أخرى خارجة عن إرادتك، يمكن أن يكون لها تأثير على ميزانيتك. فالعديد من المواد والخدمات الضرورية أصبحت الآن أغلى بكثير مما كانت عليه عندما بدأت معظم المشاريع قبل كوفيد-19. تأكد من قدرة البائعين على الوفاء بوعودهم وأن يكون لديك خطة احتياطية في مكانها الصحيح، فالحصول على تعليقات من مختلف أصحاب المصلحة والبحث الدقيق عن الموردين والبائعين يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو وضع ميزانية أكثر واقعية يمكن الوفاء بها، حتى عندما تنشأ تكاليف غير متوقعة. لقد فوجئ العديد من مديري المشاريع بتزايد الأسعار، وفشل الموردين في الوفاء بالمواعيد النهائية المعلنة، وغيرها من المخاوف. استعد للأحداث غير المتوقعة حتى لا تفاجأ بالأحداث غير المتوقعة. تحديد التغيير وإدارته بدقة – تحديد التغيير وإدارته بدقة –
إدارة التغيير هي أحد أكثر جوانب إدارة المشاريع التي لا تحظى بالتقدير الكافي. يدرك مديرو المشاريع أهمية التواصل وكيفية تأثير العمليات على أصحاب المصلحة. يمكن لشيء يبدو أنه تعديل بسيط في أي إجراء أن يرفع التكاليف بشكل كبير ويؤدي إلى إلغاء الميزانيات. يجب أن يتعاون خبراء إدارة التغيير مع فرق المشروع لتحديد وتوثيق وشرح الحلول المحددة للتعامل مع التغييرات الداخلية والخارجية التي قد تتسبب في تجاوز النفقات للميزانية. إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم –
بمجرد تحديد التغييرات التي قد تؤثر على مشاريعك وأصحاب المصلحة، من الضروري إبقاؤهم على اطلاع بما حدث، وكيف يؤثر ذلك عليهم وعلى نهاية المشروع، وما الذي يتم القيام به للبقاء على الميزانية. إذا لم يكن بالإمكان الحفاظ على ميزانية المشروع الحالية، يجب أن يفهم أصحاب المصلحة السبب الأساسي لأي تجاوزات محتملة حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية المضي قدمًا. من شبه المؤكد أن التغييرات في النطاق مطلوبة. والحجة الرئيسية هنا هي أن عدم اليقين بالمعنى الأوسع، مثل الجائحة، أمر لا يمكن تجنبه، مما يجعل القرارات الأخرى المتعلقة بالميزانية يجب معالجتها في أقرب وقت ممكن. قد يحتاج العملاء وأصحاب المصلحة الآخرون إلى تحديد ما إذا كان الوقت أو الظروف مناسبة لمواصلة المشروع أو تأجيله أو إنهائه. إنشاء مؤشرات أداء رئيسية ذات صلة –
بدون تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، لا يمكنك إدارة ميزانية المشروع بشكل صحيح (مؤشرات الأداء الرئيسية). يمكن أن تساعدك مؤشرات الأداء الرئيسية في معرفة مقدار الأموال التي تم إنفاقها على مشروع ما، ومدى اختلاف الميزانية الفعلية للمشروع عن الميزانية الأصلية، وما إلى ذلك. فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع المعروفة والتي غالبًا ما يتم استخدامها والتي تعتبر بالغة الأهمية لنجاح إدارة ميزانية المشروع التكلفة الفعلية (AC)، والتي تُعرف أحيانًا باسم التكلفة الفعلية للعمل المنجز (ACWP)، هي مقياس يوضح مقدار الأموال التي تم إنفاقها على المشروع حتى الآن. يعكس التباين في التكلفة (CV) ما إذا كانت التكلفة المتوقعة للمشروع أعلى أو أقل من خط الأساس المحدد. يتم عرض الميزانية المعتمدة لأنشطة المشروع المنجزة حتى وقت محدد في القيمة المكتسبة (EV)، والمعروفة أيضًا باسم التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز (BCWP). تُعرف التكلفة المتوقعة لأنشطة المشروع المخططة/المجدولة اعتبارًا من تاريخ إعداد التقارير بالقيمة المخططة (PV)، والمعروفة أيضًا باسم التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المقرر (BCWS). يقيس العائد على الاستثمار (ROI) مدى ربحية المشروع وما إذا كانت الفوائد تفوق النفقات.
يجب تحديث مؤشرات الأداء الرئيسية عندما تتغير الظروف لضمان تسجيل البيانات الصحيحة وقياسها لاتخاذ القرارات. التعرّف على المتطلبات والرغبات الحقيقية لأصحاب المصلحة –
إن ما يقول أصحاب المصلحة أنهم يحتاجونه أو يريدونه في المشروع ليس دائمًا واضحًا كما يبدو. فقد يؤدي ذلك إلى أهداف وتوقعات غير محددة على جانبي الطاولة، وقد يؤدي ذلك إلى أهداف وتوقعات غير محددة. لنفترض أن مدير المشروع والرعاة وأعضاء الفريق والبائعين لديهم فهم ضعيف للرغبات الحقيقية لأصحاب المصلحة. في هذه الظروف، يكون من المستحيل تقريبًا معرفة متطلبات المشروع. تأكد من تخصيص أكبر قدر ممكن من الوقت اللازم لاكتساب فهم شامل لتوقعات أصحاب المصلحة. إن توقعات أصحاب المصلحة والمخرجات والمتطلبات الأخرى تحدد في النهاية كل شيء، حتى الميزانية. لضمان تحديد متطلبات المشروع بدقة وتوثيقها وتأكيدها مع جميع أصحاب المصلحة – وإبلاغ جميع الأطراف المعنية بها – تتمثل الخطوة الأولى لإدارة ميزانية المشروع بفعالية في ضمان تحديد متطلبات المشروع بدقة وتوثيقها وتأكيدها مع جميع أصحاب المصلحة. وقبل تحديد الميزانيات، يجب القيام بهذه المرحلة الحاسمة. لقد تم البدء في العديد من المشاريع مع وضع الضروريات في الاعتبار، ولكن تم إكمالها مع وضع الرغبات في الاعتبار، مما يعرضها لخطر التجاوزات المالية التي تجعل الجميع غير راضين. إعادة النظر، وإعادة الفحص، وإعادة المشروع –
إن المشروع الذي يُسمح له بالعمل دون مراقبة الميزانية أو إعادة التنبؤ بالميزانية سيفشل. الإشراف على الميزانية أمر بالغ الأهمية في تجنب خروج الميزانيات عن السيطرة. إن تجاوز الميزانية بنسبة عشرة في المائة أسهل بكثير من تجاوزها بنسبة خمسين في المائة، ومع ذلك إذا لم تراقب ميزانيتك وتعيد التنبؤ، فإن هذا التجاوز بنسبة عشرة في المائة يمكن أن يتطور بسرعة إلى تجاوز بنسبة خمسين في المائة. من خلال المراجعات المتكررة للميزانية، يكون لديك فرصة أفضل بكثير للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح مما لو توقعت مرة واحدة ونسيت الأمر. نظرًا لأن الأشخاص الذين يعملون في المشروع يساهمون في تكلفته، يجب فحص استخدام موارد المشروع بشكل منتظم لإبقائه على المسار الصحيح. على أساس أسبوعي، يجب على مديري المشاريع تقييم عدد الأشخاص الذين يعملون بالفعل في المشروع بالإضافة إلى متطلبات المشروع المحتملة من الموارد. سيضمن لك ذلك تحقيق أقصى استفادة من مواردك وأن لديك الموارد الصحيحة المتوفرة للفترة المتبقية من المشروع. حافظ على ميزانية مشروعك من خلال فحص توقعات الموارد والمتطلبات الحالية بشكل منتظم. أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لتجاوزات المشروع هو زحف النطاق. أكدت جائحة كوفيد-19 أن قدرًا كبيرًا من العمل غير المجدول دخل العديد من المشاريع حول العالم، مما أدى إلى ارتفاع ساعات العمل المدفوعة الفواتير وميزانيات المشاريع الخارجة عن السيطرة. يجب إدارة أوامر التغيير للأعمال التي لا تغطيها المتطلبات الأولية للمشروع بشكل صحيح من قبل مديري المشاريع. تسمح أوامر التغيير للمشروع بالحصول على المزيد من الأموال لتغطية تكلفة العمل الإضافي، مما يبقي المشروع على المسار الصحيح مع ميزانيته المعدلة.
الخلاصة
ونتيجة لذلك، فإن إدارة تكاليف المشروع هي إحدى أهم ركائز إدارة المشاريع، وهي تنطبق على كل الصناعات، بما في ذلك التصنيع وتجارة التجزئة والتكنولوجيا والبناء وما إلى ذلك. فهي تساعد في إنشاء خط أساس مالي يمكن لمديري المشاريع على أساسه تقييم الوضع الحالي لتكاليف مشاريعهم وإعادة تنظيم مسار المشروع إذا لزم الأمر.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدربين وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدربين للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: شهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) دورات تدريبية للحصول على الشهادة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.