إن إدارة تسليم المشروع عملية معقدة تتطلب مزيجًا من المهارات والمعرفة والخبرة لضمان إتمام المشروع. وهي تتضمن مراقبة دورة حياة المشروع بالكامل، بدءًا من التخطيط والتنفيذ حتى تسليم المشروع وإغلاقه، مع الحفاظ عليه في الموعد المحدد، وفي حدود الميزانية، وتلبية توقعات أصحاب المصلحة.
تتضمن الجوانب الأساسية لإدارة تنفيذ المشروعات تحديد نطاق المشروع وتخصيص الموارد وإدارة التغيير وقياس الأداء. في هذه المقالة، سنناقش مراحل وعمليات إدارة تنفيذ المشروعات وبعض النصائح المفيدة لتنفيذ المشروعات بنجاح. بمساعدة التدريب في إدارة المشروعات وتطوير الخبرة في هذه المجالات، يمكن للمحترفين إدارة المشروعات بفعالية وتقديم القيمة لمنظماتهم المعنية. دعنا نبدأ.
ما هي إدارة تسليم المشاريع؟
إدارة تسليم المشروع هي عملية تتضمن التخطيط والتنظيم والتحكم في الموارد لتسليم المشروعات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وتلبية توقعات أصحاب المصلحة. إنها جانب بالغ الأهمية من إدارة المشروعات التي تضمن إكمال المشروعات بنجاح. الهدف الأساسي لإدارة تسليم المشروع هو ضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية مع تلبية أهداف المشروع.
ما هو دور مدير تسليم المشروع؟
إن دور مدير تنفيذ المشروعات أمر بالغ الأهمية لضمان إتمام المشروعات بنجاح. فهم يشرفون على جميع جوانب تنفيذ إدارة المشروعات، بما في ذلك التخطيط والتنفيذ والإغلاق. توفر دورات إعداد شهادة PMP للأفراد المهارات اللازمة ليصبحوا مديري تنفيذ مشروعات فعالين.
يجب أن يتقن مدير تنفيذ المشروع الفروق الدقيقة لإدارة المشاريع بشكل فعال، وضمان نجاح المشروع، وتقديم القيمة لمؤسساته. بالإضافة إلى ذلك، من المتوقع أن يمتلك خبرة عملية في إدارة تنفيذ المشروع، مما يمكنه من تطبيق معرفته ومهارات إدارة التنفيذ الرشيقة في سيناريوهات العمل الواقعية. تعد هذه المجموعة الشاملة من المهارات ضرورية للتنقل بين تعقيدات تنفيذ المشروع وتحقيق النتائج المرجوة.
أنواع طرق تنفيذ المشروع
يجب أن نفهم أن المنتج/الخدمة المتعاقد عليها لا يعتبر قد تم تسليمها بنجاح إلا إذا تسلمها العميل في الوقت المحدد وبالتكلفة المتفق عليها. في الممارسة العملية، تتوفر عدة طرق لتسليم المشروع، ولكل منها إيجابيات وسلبيات. فيما يلي بعض أكثر طرق تسليم المشروع شيوعًا:
theconstructor.org
- التصميم والبناء
التصميم والبناء هو أسلوب لتسليم المشروع حيث يتعاقد المالك مع كيان واحد لتقديم خدمات التصميم والبناء. إنه نهج تعاوني حيث يعمل فريق التصميم والبناء معًا لتسليم المشروع.
الايجابيات:
- نقطة اتصال واحدة فقط لكل من التصميم والبناء
- وقت تسليم أسرع بسبب تداخل مراحل التصميم والبناء
سلبيات: - سيطرة محدودة للمالك على قرارات التصميم والبناء
- احتمالية وجود تضارب في المصالح بين فريق التصميم وفريق البناء
- التصميم – العطاء – البناء
التصميم-العطاء-البناء هو أسلوب تقليدي لإدارة المشاريع حيث يتعاقد المالك مع كيانات منفصلة لخدمات التصميم والبناء. يستعين المالك بمهندس معماري أو مهندس لتصميم المشروع، ثم يقوم المقاولون بتقديم عطاءاتهم للمشروع. يستخدم هذا النهج في تسليم المشاريع الرأسمالية لمشاريع البناء واسعة النطاق.
الايجابيات:
- يتمتع المالك بقدر أكبر من التحكم في عملية التصميم
- يتنافس المقاولون على المشروع، مما قد يؤدي إلى انخفاض التكاليف
سلبيات: - وقت تسليم أطول للمشروع بسبب مراحل التصميم والبناء المنفصلة
- تعاون محدود بين فريق التصميم وفريق البناء
- إدارة البناء المعرضة للمخاطر
إدارة البناء المعرضة للمخاطر هي طريقة لتسليم المشروع حيث يتعاقد المالك مع مدير البناء لتقديم خدمات ما قبل البناء والبناء. يتحمل مدير البناء مسؤولية تكلفة المشروع وجدوله الزمني وجودته.
الايجابيات:
- المشاركة المبكرة لمدير البناء تؤدي إلى تقديرات أكثر دقة للتكاليف
- تعاون أكبر بين المالك والمصمم ومدير البناء
سلبيات: - احتمالية وجود تضارب في المصالح بين مدير البناء والمالك
- يتمتع المالك بسيطرة محدودة على عملية التصميم
- التعاقد على أوامر العمل (JOC)
إن التعاقد على أوامر العمل هو أسلوب لإدارة المشاريع حيث يتعاقد المالك مع مقاول بشأن مجموعة من أوامر العمل المحددة مسبقًا. وهو يستخدم عادة في مشاريع الصيانة والإصلاح.
الايجابيات:
- وقت تسليم أسرع للمشروع بسبب أوامر العمل المحددة مسبقًا
- فعالة من حيث التكلفة للمشاريع الصغيرة
سلبيات: - مرونة تصميم محدودة
- احتمالية حدوث نزاعات حول التسعير ونطاق العمل
- إدارة البناء متعدد العناصر (CMMP)
إدارة البناء Multi-Prime هي طريقة لتسليم المشروع حيث يتعاقد المالك مع العديد من المقاولين الرئيسيين لأجزاء مختلفة من المشروع. ينسق مدير البناء عمل المقاولين الرئيسيين.
الايجابيات
- تعاون أكبر بين المالك والمصمم والمقاولين الرئيسيين
- تعزيز السيطرة على عملية التخطيط والبناء
سلبيات - يمكن أن يصبح التنسيق أكثر تعقيدًا نظرًا لأن المالك يجب أن يدير العديد من المقاولين والمقاولين من الباطن.
- إذا كانت هناك أي نزاعات، فقد يكون من الصعب تحديد المسؤول عن المشكلة.
- قد لا يكون CMMP مناسبًا للمشاريع الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة.
- تسليم المشروع المتكامل (IPD)
إن أسلوب التسليم المتكامل للمشروع هو أسلوب تعاوني لتسليم المشروعات، حيث يعمل المالك والمصمم والمقاول معًا كفريق واحد. وغالبًا ما يستخدم أسلوب التسليم المتكامل للمشروع (IPD) أيضًا في إدارة التسليم الرشيقة. ويُستخدم هذا الأسلوب في المشروعات المعقدة ذات الميزانيات والجداول الزمنية الكبيرة.
الايجابيات:
- إن المشاركة المبكرة لجميع الأطراف يمكن أن تؤدي إلى تحسين التعاون والتواصل واتخاذ القرار.
- إن زيادة الشفافية وتقاسم المخاطر بين جميع الأطراف يمكن أن يؤدي إلى نتائج أفضل للمشروع.
- يمكن أن يؤدي التطوير المهني المستمر إلى خفض التكاليف ووقت تسليم المشروع.
سلبيات: - يتطلب التطوير المهني المستمر مستوى عاليًا من الثقة والتعاون بين جميع الأطراف المعنية، وهو ما قد يكون من الصعب تحقيقه.
- قد لا يكون IPD مناسبًا للمشاريع ذات الميزانيات المحدودة أو الجداول الزمنية الضيقة.
- إن تعقيد عملية التنمية البشرية قد يؤدي إلى ارتفاع التكاليف الإدارية.
من هم المشاركون في إدارة تسليم المشاريع؟
يتطلب تنفيذ إدارة المشروع التعاون بين العديد من أصحاب المصلحة الرئيسيين، حيث يلعب كل منهم دورًا حاسمًا في ضمان نجاح المشروع. ويحمل هؤلاء الأفراد خبرات ومسؤوليات مختلفة إلى الطاولة، وينسقون الجهود لتحقيق أهداف المشروع. دعونا نلقي نظرة على كل من هذه الأدوار: - مدير المشروع: مدير المشروع مسؤول عن إدارة دورة حياة المشروع بالكامل من البداية إلى النهاية. فهو يدير الموارد وينظم أنشطة الفريق ويتأكد من إكمال المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية ومع وضع الأهداف المحددة في الاعتبار. كما أنه يحدد الأهداف ويراقب التقدم ويضمن التوافق مع أهداف العمل. ويلعب دوره دورًا حاسمًا في موازنة نطاق المشروع ووقته وتكلفته وجودته مع حل المشكلات ودفع المشروع إلى الاكتمال الناجح.
- مالك المنتج: يلعب مالك المنتج دورًا حاسمًا في إدارة المشروعات الرشيقة باعتباره الشخص المسؤول عن إنشاء رؤية المنتج وإدارة سجل المنتج. ويضمن أن يعمل فريق التطوير جنبًا إلى جنب مع الأهداف التجارية من خلال العمل كحلقة وصل بين الفريق وأصحاب المصلحة. كما أنه مسؤول عن تحديد الميزات التي يجب إعطاؤها الأولوية، وتحديد نطاق المنتج، والتأكد من تلبية احتياجات المستهلك.
- أعضاء فريق المشروع: يتكون فريق المشروع من أفراد يتمتعون بمهارات وخبرات متنوعة مطلوبة لإكمال مهام المشروع. وقد يشمل ذلك المطورين والمصممين والمختبرين وخبراء الموضوع وغيرهم من المتخصصين. وهم يعملون تحت قيادة مدير المشروع وهم مسؤولون عن إكمال مهام وأنشطة محددة ضمن نطاق المشروع.
- محلل الأعمال: محلل الأعمال مسؤول عن سد الفجوة بين احتياجات العمل والحلول التقنية داخل المؤسسة. يلعبون دورًا حاسمًا في تحديد متطلبات العمل وتحليل العمليات واقتراح استراتيجيات لتحسين العمليات وخفض التكاليف ودفع نمو الأعمال. يعمل محللو الأعمال بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة، بما في ذلك الإدارة وفرق المشروع والمستخدمين النهائيين، للتأكد من تحقيق أهداف العمل.
- مهندس ضمان الجودة: المسؤول عن ضمان أن المنتجات النهائية للمشروع تلبي معايير الجودة المحددة. ويقومون بتطوير حالات الاختبار وتنفيذها، وتحديد العيوب، والعمل مع فريق التطوير لحل مشكلات الجودة.
- أصحاب المصلحة: أصحاب المصلحة هم الأفراد أو المجموعات التي لديها مصلحة في نتائج المشروع. وقد يشملون العملاء والمستخدمين النهائيين والرعاة والأطراف الأخرى ذات الصلة. يقدم أصحاب المصلحة المدخلات والملاحظات والدعم طوال دورة حياة المشروع.
4 مراحل رئيسية لتسليم المشروع
سواء كان تسليم مشروع تكنولوجيا المعلومات أو تسليم مشروع هندسي أساسي، فإن المراحل الأساسية لتسليم إدارة المشروع تظل كما هي. يتضمن تسليم المشروع عادةً أربع مراحل رئيسية: التخطيط، والبناء، والتنفيذ، وإغلاق المشروع. تلعب كل مرحلة من مراحل المشروع دورًا حاسمًا في ضمان نجاح المشروع. دعونا نلقي نظرة فاحصة على هذه المراحل بالتفصيل.
- التخطيط
تتضمن مرحلة التخطيط خطوات متعددة بما في ذلك تحديد نطاق المشروع وأهدافه والمنتجات النهائية. ومن المتوقع أن يضع مدير المشروع خطة للمشروع، بما في ذلك هيكل تقسيم العمل (WBS)، وجدول المشروع، وميزانية المشروع، وخطة موارد المواد والقوى العاملة. - البناء
تتضمن مرحلة الإعداد تجميع فريق المشروع بالمهارات ذات الصلة، وتحديد الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق، وإنشاء قنوات اتصال ليتمكن الفريق من التعاون. ومن المفترض أن يقوم مدير المشروع بوضع اللمسات الأخيرة على خطة المشروع، والحصول على الموافقات اللازمة، وتأمين الموارد اللازمة لتسهيل التنفيذ الناجح لإدارة المشروع. - التنفيذ
تتضمن مرحلة التنفيذ تنفيذ خطة المشروع ومراقبة تقدم المشروع وإدارة التغييرات في المشروع. يجب على مدير المشروع أيضًا إدارة المخاطر والقضايا وتوقعات أصحاب المصلحة. - التصفية
تتضمن مرحلة الإغلاق استكمال تسليمات المشروع وإجراء عمليات التفتيش النهائية والحصول على الموافقات النهائية للمشروع. يجب على مدير المشروع إجراء مراجعة متعمقة للمشروع وإعداد تقرير عن الدروس المستفادة.
تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
نصائح لإدارة تسليم المشروع
إن إدارة تسليم المشروعات بشكل فعال أمر مهم في تسليم المشروعات قبل الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. وفيما يلي بعض النصائح التي سنناقشها بهدف مساعدة مديري المشروعات في تسليم المشروعات بنجاح: - تطوير بيان النطاق
تعد عملية تطوير وثيقة نطاق العمل إحدى الخطوات الرئيسية في إدارة التسليم في إدارة المشاريع. تحدد وثيقة النطاق الأهداف والمخرجات وحدود المشروع، مما يوفر فهمًا واضحًا للإنجازات المطلوبة للمشروع. تساعد وثيقة النطاق في إدارة توقعات المشروع ومنع التوسع في النطاق. - إجراء تحليل أصحاب المصلحة
إن تحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم يعد جانبًا أساسيًا آخر من جوانب إدارة تنفيذ المشروع. فالأصحاب المصلحة، سواء كانوا أفرادًا أو مجموعات، سيكونون مهتمين بالمشروع أو متأثرين بنتائجه. ويساعدنا إجراء تحليل لأصحاب المصلحة في تحديد أصحاب المصلحة وفهم توقعاتهم وإدارة مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع. - وضع خطة المشروع وتوصيلها
خطة المشروع هي وثيقة تحدد أهداف الجداول الزمنية للمشروع وموارده والمنتجات التي سيتم تسليمها. يعد إنشاء خطة المشروع وتوصيلها كجزء من إدارة تسليم المشروع أمرًا بالغ الأهمية. فهي تساعد في إبقاء جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع على نفس الصفحة من خلال توفير الوضوح والتوجيه لفريق المشروع. - مراجعة هيكل تقسيم العمل (WBS)
هيكل تقسيم العمل (WBS) هو تقسيم هرمي لمخرجات المشروع والعناصر الفردية للمشروع. يساعدنا هيكل تقسيم العمل على تقسيم المشروع إلى أجزاء يمكن إدارتها من خلال تسهيل إدارة المشروع وتتبع تقدمه. تساعدنا مراجعة هيكل تقسيم العمل على تحديد المشكلات والمخاطر المحتملة، وبالتالي معالجتها بشكل استباقي. - متابعة الإجراءات والقضايا والمخاطر
تتضمن إدارة تسليم المشروع تتبع الإجراءات والمشكلات والمخاطر التي تحدث أثناء تقدم المشروع. يساعد هذا النشاط في تحديد المشكلات المحتملة في مسار المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية لمنع تفاقمها. من خلال تتبع الإجراءات والمشكلات والمخاطر، يمكن لمديري المشروع التأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح وتسليمه بنجاح.
باختصار، يتطلب تحقيق النجاح في إدارة تنفيذ المشروعات الجمع بين التخطيط الفعال والتواصل وإدارة أصحاب المصلحة وإدارة المخاطر. اتبع هذه النصائح واستفد من أساليب تنفيذ المشروعات المناسبة لتسليم المشروعات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وتحقيق أهداف المشروع، وتحقيق توقعات أصحاب المصلحة.
خاتمة
إن إدارة تسليم المشروعات تشكل عنصراً أساسياً في إدارة المشروعات، وإتقان هذه المهارة يساعد المحترفين على تسليم المشروعات بنجاح في الوقت المحدد وضمن الميزانية في مختلف الصناعات. ويمكن للمرء أن يختار من بين مجموعة متنوعة من دورات إدارة المشروعات وبرامج التدريب التي تزود الأفراد بالمعرفة والمهارات اللازمة ليصبحوا مديري تسليم مشروعات فعالين. من فهم أساليب تسليم المشروعات إلى إتقان المراحل الأربع الرئيسية لتسليم المشروعات، توفر هذه الدورات تدريباً متعمقاً على إدارة تسليم المشروعات.
من خلال التسجيل في دورات التدريب في إدارة المشاريع وبرنامج PRINCE2 وشهادة SPOTO، يمكنك تعلم كيفية وضع بيان نطاق المشروع، وإجراء تحليل لأصحاب المصلحة، وإنشاء خطة المشروع والتواصل بشأنها، ومراجعة هيكل تقسيم العمل، ومراقبة الإجراءات والقضايا والمخاطر. من خلال الحصول على التدريب والتوجيه المناسبين، يمكن للمرء أن يصبح مديرًا ناجحًا لتسليم المشروعات وتقديم قيمة لمنظمته.
الأسئلة الشائعة - لماذا تعد إدارة تسليم المشروع مهمة؟
إن إدارة تسليم المشروعات ضرورية لضمان إتمام المشروعات في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وتلبية توقعات أصحاب المصلحة. وتتضمن إدارة تسليم المشروعات الفعّالة التخطيط والمراقبة والتحكم في جميع جوانب المشروع لضمان نجاحه. كما تساعد المؤسسات على تحسين الموارد وزيادة إنتاجية الفريق وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. - كيف يمكن لمديري المشاريع تحسين إدارة تسليم المشاريع؟
يستطيع مديرو المشاريع تحسين إدارة تنفيذ المشاريع من خلال التركيز على مجالات بالغة الأهمية مثل التخطيط والتواصل وإدارة المخاطر وإشراك أصحاب المصلحة. فهم يساعدون في وضع خطط شاملة للمشروع والتواصل بشكل فعال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
يمكنهم تحديد المخاطر والتخفيف منها بشكل استباقي والتواصل مع أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع لضمان تلبية احتياجاتهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمديري المشاريع استخدام تحليلات البيانات لتتبع التقدم واتخاذ قرارات مستنيرة. - ما هي بعض الأدوات المستخدمة في إدارة تسليم المشاريع؟
تتوفر العديد من الأدوات في السوق لإدارة تسليم المشاريع:
- برامج إدارة المشاريع: تُستخدم أدوات مثل Microsoft Project، وAsana، وTrello، وJira بشكل شائع للتخطيط وتتبع وإدارة مهام المشروع.
- أدوات التعاون والتواصل: يتم استخدام Slack وMicrosoft Teams وZoom على نطاق واسع للتعاون الجماعي، مما يسهل التواصل السلس بين أعضاء المشروع.
- أدوات تحليلات المشروع: توفر أدوات مثل Tableau وPower BI رؤى قيمة حول أداء المشروع، مما يساعد في تحديد مجالات التحسين وضمان نجاح المشروع.
