إدارة الوقت لتحقيق النجاح في المشروع |إدارة الوقت لتحقيق النجاح في المشروع |إدارة المشاريع

إدارة الوقت لتحقيق النجاح في المشروع
الإدارة الفعالة للوقت، وهي إحدى الوظائف الأساسية لفريق الإدارة أو مدير المشروع، تضمن تنفيذ جميع المهام ذات الصلة ضمن نطاقات زمنية محددة لتحقيق نجاح أكبر. إدارة الوقت هي تحليل الطرق التي يتم من خلالها تحديد أولويات المهام وقضاء ساعات العمل لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في مكان العمل. قد يؤدي عدم وجود خطط فعالة لإدارة الوقت إلى منع العمل/المشروع من الوصول إلى أقصى إمكاناته.
إدارة الوقت – الأمر مهم!
تشمل المجالات التي تتطلب اهتماماً دقيقاً أثناء القيام بعمليات إدارة وقت المشروع ما يلي
اتخاذ القرارات بشأن الأولويات;
تنفيذ الأنشطة المرتبطة بتلك الأولويات;
تقليل الوقت المستغرق في المهام التي تصنف على أنها غير ذات أولوية;
الجدولة الفعالة للمهام;
مطابقة أعباء العمل مع الموارد المتاحة;
وضع خطط لمقدار الوقت المخصص لأنشطة محددة;
تهيئة البيئة المناسبة لتحقيق الكفاءة المثلى، وهكذا دواليك
تعزيز فرص النجاح
لتعزيز فرص نجاح نتائج المشروع الناجحة، يصبح من الضروري لجميع المشاركين تعزيز فهمهم لـ
تقنيات جدولة المسار الحرج، ومواصفات الجدولة المرتبطة بها، ومعرفة البرمجيات المعنية;
أي تأخيرات وكيفية حدوثها
إيجابيات وسلبيات الجداول الزمنية المختلفة ومنهجيات التأخير التي يتم استخدامها من قبل المشاركين/ الخبراء في المشروع;
المبادئ التأسيسية الأساسية التي توجه منهجية تحليل التأخير أو أي جدول زمني ناجح
أهمية أن تكون قويًا وحازمًا
لكي يكون مشروع إدارة الوقت المحدد للمشروع ناجحًا، من المهم أن يلتزم المدير وجميع أعضاء الفريق بالخطة. فبدلاً من أن ينحرفوا عن مسارهم أو يسمحوا للمشروع بالتأخر، عليهم أن يكونوا أقوياء بما يكفي ليقولوا “لا” وألا يتأثروا بأي تشتيت عشوائي أو تدخلات عشوائية في المشروع بأي شكل من الأشكال.
أدوات إدارة الوقت
إدارة الوقت مفيدة لزيادة الكفاءة والفعالية والإنتاجية؛ ولها تقنيات وأدوات للمساعدة. على مر السنين، تم استخدام العديد من الأساليب القياسية لغرض تعزيز مهام جدولة المشاريع، وهي
تحليل ABC
أثناء اتباع هذه الطريقة، يتم تصنيف جميع المهام/المهام الفرعية المتاحة في مجموعات تحمل الرموز A أو B أو C. هنا,
أ يمثل المهام المهمة والعاجلة
B يعرض المهام غير العاجلة ولكنها مهمة
ج تمثل المهام التي ليست عاجلة ولا مهمة
بعد ذلك يتم تنفيذ المهام وفقًا لمستوى أولوية المجموعة. يتم استخدام طريقة ABC مع تحليل باريتو للحصول على نتائج أفضل.
تحليل باريتو
الأساس الأساسي لتحليل باريتو هو أن 80 في المئة من المهام يمكن إنجازها في 20 في المئة من الوقت، بينما تستغرق الـ20 في المئة الأخرى من المهام 80 في المئة من الوقت. يتم فرز جميع المهام إلى أي من هاتين الفئتين، حيث تُعطى الفئة الأولى أولوية أعلى.
طرق أخرى
يستخدم عالم الأعمال أيضًا طرقًا أخرى لتصنيف الوظائف والتأكد من كفاءة مشروع إدارة الوقت. وتشمل هذه الطرق
تنفيذ الأهداف
طريقة أيزنهاور
تنظيم قائمة المهام
طريقة بوسيك
تطبيقات البرمجيات
في الوقت الحاضر، تستفيد إدارة الوقت من عدد من خيارات البرامج المتاحة على الرفوف. في حين أن بعض البرامج تحتوي على تسلسل هرمي مدمج للمهام يقوم بترتيبها ومواءمتها بالترتيب، بينما تسمح برامج أخرى بالوصول إلى عدة مستخدمين بحيث تجد الإدارة سهولة في تمرير المهام إلى الموظفين الآخرين في الوقت المناسب. من المهم الإشارة إلى أن ما يعمل بشكل جيد لمؤسسة معينة قد لا يخدم غرض مؤسسة أخرى. يصبح التحليل المناسب لمختلف الأدوات والتقنيات المتاحة أمرًا ضروريًا في هذه المرحلة، ويجب اختيار الأداة المفيدة بما فيه الكفاية لتحقيق مستويات النجاح المناسبة.
التخلص من المهام غير الضرورية
أحد العناصر المهمة في إدارة الوقت تتضمن قيام مديري المشاريع بالتخلص من جميع المهام غير المهمة – خاصة تلك التي يُطلب القيام بها بسبب التقاليد وليس الضرورة – والتركيز فقط على المهام التي تعتبر أساسية لنجاح المشروع. وبصرف النظر عن توفير الوقت الثمين والموارد المالية، يساعد هذا الإجراء في دمج جميع المهام بطريقة أكثر إحكامًا ويضمن إنجاز المشروع في الوقت المناسب.
الخاتمة
يمكن أن تكون إدارة عوامل الوقت مكلفة وخاضعة لعدم اليقين ومحفوفة بالضغوطات. تؤثر هذه العوامل على الجداول الزمنية الناجحة لتسليم المشروع وتشمل استخدام مواصفات الجدولة المعقدة، والأخطاء والسهو، واختلاف ظروف العمل، وعدم كفاية التمديدات الزمنية، وتغييرات المستخدم. بالإضافة إلى ذلك، من المحتمل أن تتفاقم هذه العوامل بسبب التأثيرات التراكمية، وحقوق التأخير، وتجنب التنازلات المحتملة عن المواعيد. لقد زادت أدوات الجدولة الذكية والتطبيقات والبرمجيات من إمكانية تحسين قدرات الجدولة وعززت من فرص نجاح المشاريع – وبأكثر من طريقة!
المؤلف : أوما داغا
التاريخ
نبذة عن المؤلف
أوما داغا
الفئة