إدارة الموردين في خدمات تكنولوجيا المعلومات: ماذا، ولماذا، وكيف

تعد إدارة الموردين جزءًا مهمًا من إطار التدريب على شهادة تأسيس ITIL. قد يشارك الموردون طوال دورة حياة خدمة ITIL ويجب تطبيق إدارة الموردين من مرحلة استراتيجية الخدمة وصولاً إلى مرحلة التحسين المستمر للخدمة. تصف دورات ITIL عبر الإنترنت أهمية إدارة الموردين في إدارة خدمات ITIL.
بناءً على أعمال المؤسسة أو الشركة، قد يحتاج مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات إلى استخدام خدمات الشركاء أو الموردين. على سبيل المثال، من أجل توفير وظيفة البحث داخل تطبيقات الشركة، توفر Google خدمات المؤسسات للشركات. وتدفع الشركات أو المؤسسات أموالاً مقابل الخدمات المقدمة لهؤلاء الموردين والشركاء. تعد إدارة الموردين ضرورية لتسهيل التفاعل بين مقدمي خدمات تكنولوجيا المعلومات ومورديهم. ستصف هذه المقالة أهداف وغايات وأنشطة إدارة الموردين.
ما هو الهدف؟
يتمثل الهدف الرئيسي من عملية إدارة الموردين في إدارة الموردين وخدماتهم لتوفير جودة سلسة لخدمات تكنولوجيا المعلومات للأعمال أولاً، وثانياً ضمان الحصول على القيمة مقابل المال. بناءً على اتفاقيات مستوى الخدمة الموقعة بين الشركة ومزود خدمة تكنولوجيا المعلومات، قد يحتاج مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات إلى استخدام خدمات خارجية من الشركاء أو الموردين.
لنفترض أن قسم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة يهدف إلى توفير تفاصيل الموظفين لقسم الموارد البشرية في الشركة. ويتم تزويد هذه الخدمة بوظيفة بحث حيث كلما بدأ موظف إدارة الموارد البشرية في كتابة أكثر من 3 أحرف في مربع البحث، يتم إدراج جميع التطابقات في قاعدة البيانات في وضع الاقتراح التلقائي. ولنفترض أن وظيفة البحث والاقتراح التلقائي هذه سيتم توفيرها بواسطة خادم بحث Google الذي سيتم وضعه في شبكة الشركة. في هذه الحالة، أثناء عملية إدارة المورد، يجب التفاوض على أهداف مستوى الخدمة ورسوم الخدمة بين موفر خدمة تكنولوجيا المعلومات و Google، وهو المورد في هذه الحالة. على سبيل المثال، يجب تحديد الوقت المتوقع لنتائج البحث، وشروط وأحكام تقديم هذه الخدمة، وسعر الخدمة. يتم التفاوض على كل هذه الأمور والتعامل معها في نطاق عملية إدارة الموردين.
الأهداف
ضمان التعاون مع عملية إدارة مستوى الخدمة
تعمل عملية إدارة الموردين بشكل وثيق مع عملية إدارة مستوى الخدمة، لأنه من أجل تحقيق أهداف مستوى الخدمة تجاه الشركة أو العميل، يجب أن تفي الخدمات الخارجية التي يقدمها الموردون بأهدافها أيضًا. في هذا الصدد، تعمل عملية إدارة الموردين على مواءمة احتياجات العمل الخاصة بالعميل من خلال العقود الأساسية التي يتم توقيعها بين المورد ومقدم خدمات تكنولوجيا المعلومات. وهذا يضمن أيضاً دعم الأهداف المتفق عليها في متطلبات مستوى الخدمة واتفاقيات مستوى الخدمة.
لاحظ أن مقدم خدمة تكنولوجيا المعلومات يوقع على اتفاقيات مستوى الخدمة مع الشركة أو العميل. ومن أجل تحقيق أهداف مستوى الخدمة المتفق عليها في اتفاقيات مستوى الخدمة، إذا كان مقدم خدمة تكنولوجيا المعلومات يستخدم خدمات خارجية للموردين، يتم توثيق أهداف مستوى الخدمة التي يجب الوفاء بها في الخدمة الخارجية في العقود الأساسية. وهذا جزء من إدارة الموردين.
إدارة أداء الموردين
كنتيجة طبيعية للتفاوض والاتفاقيات مع الموردين فإن إدارة العلاقات مع الموردين وكذلك أداء الموردين هو الهدف من عملية إدارة الموردين أيضاً. لننظر إلى مثالنا السابق. لقد اتفقت مع جوجل على أن يقوم خادم البحث الخاص بجوجل بإرجاع النتائج في أقل من مائة جزء من الثانية، وستعمل وظيفة الاقتراح التلقائي بعد كتابة الحرف الثالث وما إلى ذلك. هذه كلها أهداف على مستوى الخدمة للخدمة التي تقدمها Google، وبعد توقيع العقد الأساسي، سيقوم مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات بمراقبة النتائج الفعلية وأداء Google خلال فترة العقد، وهو هدف من أهداف عملية إدارة الموردين.
التفاوض والاتفاق مع الموردين
والهدف الأخير من عملية إدارة الموردين هو التفاوض والاتفاق مع الموردين من خلال العقود، وإدارة هذه العقود خلال دورة حياتها. بعد التفاوض على الشروط والأحكام وأهداف مستوى الخدمة في العقود الأساسية، تتم إدارة هذه العقود طوال دورة حياتها. يتم توقيع العقود بشكل عام لفترة من الزمن. وخلال فترة العقد، تتم مراقبة التزامات وأداء المورد كهدف من أهداف عملية إدارة الموردين.
إدارة الموردين: قاعدة بيانات الموردين والعقود
يتم تخزين جميع العقود المبرمة مع الموردين والشركاء المتعاونين في قاعدة بيانات الموردين والعقود الخاصة بالمؤسسة. تحتوي قاعدة بيانات الموردين والعقود على تفاصيل عن الموردين فيما يتعلق بالعقود والمنتجات و/أو الخدمات. اعتمادًا على حجم المؤسسة والخدمات الخارجية التي يقدمها الموردون والشركاء المختلفون، يمكن أن تكون العقود الأساسية التي يجب أن يديرها مزود خدمات تكنولوجيا المعلومات كثيرة جدًا. من أجل تخزين وتنسيق وإدارة جميع العقود الأساسية في مكان مركزي، يتم تخزين العقود الأساسية وإدارتها من خلال قاعدة بيانات الموردين والعقود.
الروابط في قاعدة بيانات الموردين والعقود
يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بتفاصيل الشراء والعقود المرتبطة جزءًا من قاعدة بيانات الموردين والعقود. ضع في اعتبارك مثال شراكة البحث في جوجل. قد يحصل موفر خدمة تكنولوجيا المعلومات على برنامج البحث من Google ولكن الخادم الذي سيقوم بتشغيل برنامج البحث يمكن أن يوفره بائع أجهزة مثل Oracle. في هذه الحالة، سيتم ربط العقود الأساسية مع Google وOracle لأن خدمة البحث الخارجية ستعتمد على كل من برنامج البحث والأجهزة التي ستشغل البرنامج. يتم تخزين هذه الأنواع من الروابط وتفاصيل معلومات الشراء في قاعدة بيانات الموردين والعقود.
علاقتها مع إدارة التغيير
يجب أن تشكل قاعدة بيانات الموردين والعقود جزءاً لا يتجزأ من نظام إدارة التهيئة أو نظام إدارة المعرفة بالخدمة في مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات. على الرغم من أن أهداف مستوى الخدمة والشروط والأحكام والشروط يتم التفاوض بشأنها والاتفاق عليها مع المورد، إلا أنه قد تكون هناك حاجة إلى مزيد من المراجعات أو التحديثات على العقود في المستقبل. في حالة إجراء تغييرات على العقود، يتم إجراء تغييرات في قاعدة بيانات الموردين والعقود عبر عملية إدارة التغيير. تنتمي عملية إدارة التغيير إلى مرحلة انتقال خدمة ITIL من دورة حياة خدمة ITIL. إدارة التغيير هي أيضاً جزء من عملية إدارة الموردين.
أنشطة عملية إدارة الموردين
يلخص هذا الشكل أنشطة عملية عملية إدارة الموردين. تحدد استراتيجية وسياسة الموردين حدود وقيود إدارة الموردين. على سبيل المثال، إذا كان هناك منافسون في السوق يمكنهم تقديم خدمات لمؤسستك كمورد، وإذا كانت استراتيجية وسياسة الموردين في مؤسستك لا تقبل الحصول على خدمات خارجية من أحد المنافسين، فلا يمكنك الاتفاق مع هذا المورد. استناداً إلى الأسوار التي ترسمها استراتيجية وسياسة الموردين الخاصة بالمؤسسة، يقوم مزود خدمات تكنولوجيا المعلومات بتقييم الموردين الجدد والتعاقد معهم.
يمكن استخدام العديد من المعايير لاختيار المورد أثناء إدارة الموردين. الأداء في المشاريع السابقة مراجع من الشركات الكبرى، وسعر الخدمة وما إلى ذلك كلها أمثلة شائعة للمعايير الرئيسية أثناء تقييم الموردين في المؤسسات. بعد التقييم، يتم اختيار المورد الأمثل للحصول على الخدمة ويتم توقيع العقد. يتم تخزين هذا العقد وإدارته بمساعدة قاعدة بيانات الموردين والعقود. وخلال فترة العقد، تتم مقارنة الأداء الفعلي للمورّد خلال فترة العقد مع أهداف مستوى الخدمة المتفق عليها في العقد. بناءً على المراقبة، إذا حقق المورد هدفه وإذا كان مقدم خدمة تكنولوجيا المعلومات راضٍ عن الخدمة المقدمة، يتم تجديد العقد. وفي الحالة المعاكسة، يتم إنهاء العقد. أثناء إدارة العقد، يتم تخزين تقارير المورد والمعلومات المتعلقة بالخدمة المقدمة في قاعدة بيانات عقد المورد أيضاً.
مراجعة من قبل: كريستين بارنز