إدارة المشتريات: تعريفها وأهميتها ووظائفها وعملياتها وفوائدها وكيفية عملها

إدارة المشتريات: تعريفها وأهميتها ووظائفها وعملياتها وفوائدها وكيفية عملها
إدارة المشتريات هي إجراء مسؤول عن الإشراف وإدارة جميع التقنيات المستخدمة للحصول على الإمدادات والسلع والأنشطة اللازمة للعمليات الفعالة. تعتبر إدارة المشتريات مهمة في معظم الشركات لأنها تسمح بخفض النفقات مع زيادة كفاءة الأعمال. فهي تتيح للمؤسسات إمكانية الوصول إلى بيانات البائعين والمنتجات الحيوية وتضمن انفتاح إجراءات استئناف طلب الشراء بالكامل، بدءًا من الاستئناف الأول وحتى الدفع النهائي. وهو يؤثر بشكل مباشر على كل من العمليات التجارية التكتيكية والنتائج الأساسية للشركة نتيجة لذلك.
الوجبات الرئيسية
أساسيات المشتريات: تعريف وشرح واضح لإدارة المشتريات وأهميتها الحاسمة في نجاح المشروع.
الوظائف والعمليات: نظرة تفصيلية على الوظائف والخطوات الرئيسية التي تنطوي عليها إدارة المشتريات، بدءاً من طلب الشراء وحتى الموافقة على الفواتير.
الأدوار والمسؤوليات: نظرة عامة على الموظفين الرئيسيين المشاركين في المشتريات، بما في ذلك مدراء المشتريات والمتخصصين والمحللين.
الفوائد والتحسينات: فهم فوائد الإدارة الفعالة للمشتريات ونصائح حول كيفية تحسين عمليات الشراء.
هناك خمس وظائف عامة تتألف منها إدارة المشتريات. تتكون هذه الوظائف من طلبات الشراء وأوامر الشراء والموافقة على الفواتير وإدارة البائعين وإدارة العقود. طلب الشراء هو نداء مكتوب يتم إرساله إلى قسم المشتريات لرعاية سلعة أو خدمة معينة. ويُطلق عليه لاحقًا اسم طلب الشراء بمجرد إرساله إلى البائع أو المورد، ويتضمن رقم التتبع واسم السلع المراد شراؤها والكمية المطلوبة. يتم استخدام الموافقة على الفاتورة بعد تأكيد أمر الشراء. ويضمن طلب الأصناف والخدمات المناسبة. علاوة على ذلك، يتم استخدام إدارة البائعين للمساعدة في العثور على الموردين، ومراقبة وتتبع كفاءة البائعين، والحصول على عروض الأسعار، ومناقشة الاتفاقيات والمواعيد النهائية، وإرسال المكافآت. يتم تنفيذ إدارة العقود للإشراف على الاتفاقيات وإدارتها.
تعمل إدارة المشتريات بنجاح عندما يتم إنشاء تقنية مشتريات قابلة للتطبيق. توجه مثل هذه التقنية فريق المشتريات بأكمله حول كيفية الحصول على العناصر أو الخدمات بفعالية من مختلف البائعين. يتطلب الأمر إقامة علاقة سليمة مع العديد من البائعين من أجل وضع خطة مشتريات ملائمة للميزانية ومنظمة بشكل جيد.
تتضمن العملية التي تنطوي عليها عادةً إدارة المشتريات التخطيط وتحديد ما يجب شراؤه، واختيار أفضل الموردين، ومفاوضات العقود، ووضع أول طلب شراء، وزيادة الطلب، والاستلام وتقييم الشراء، ودفع الفاتورة والمكافأة.
هناك فوائد من تنفيذ إدارة المشاريع. وتشمل بعض هذه الفوائد تحسين الكفاءة والدقة، وإدارة التكاليف بشكل سليم، وتقليل المخاطر. تساعد إدارة المشتريات في تطوير وترتيب اتفاقيات محددة تعزز الثقة في عيار السلع والخدمات المشتراة. تتحقق المعالجة السليمة للتكاليف من خلال استخدام إدارة المشتريات عن طريق تحديد أسعار المشتريات وتنظيم الرسوم الإضافية المرتبطة بالمشتريات. يتم تقليل أي تهديدات محتملة للمشتريات من خلال الشفافية فيما يتعلق بالبائعين ومواصفات العقود وجودة السلع والخدمات المشتراة.
ما هي إدارة المشتريات؟
يُطلق على إدارة المشتريات بدلاً من ذلك اسم عملية من المصدر إلى التسوية. وهي تشمل بعض المهام المرتبطة بطريقة الشراء، مثل التقييم والاختيار وتطوير العقود الرسمية. كما أنها تغطي ضمان استمرار علاقات الموردين للأعمال التجارية. تعد إدارة المشتريات جزءًا من عملية إدارة المشتريات، والتي تتفاعل مع الحسابات المستحقة الدفع لإكمال دورة من المصدر إلى التسوية من خلال توفير وثائق إضافية للمساعدة في إعداد فواتير البائعين لسدادها.
تشير عبارة “المشتريات” بشكل أساسي إلى جميع الإجراءات المتخذة للحصول على سلع وخدمات شركة ما في منشأة معينة، والتي تتطلب عادةً دعم عملياتها اليومية. عادةً ما تواجه الشركات عمليات مثل التوريد، والتفاوض على الشروط، وشراء السلع، والحصول على السلع وفحصها عند الاقتضاء، والاحتفاظ بسجلات لكل مرحلة من مراحل الإجراء. تعتبر المشتريات ضرورية لفهم سلاسل التوريد لأنها تمكّن الشركات من تحديد البائعين الذين يمكن الاعتماد عليهم والقادرين على تقديم منتجات عالية الجودة بأسعار معقولة بالنسبة للسوق.
تضمن إدارة المشتريات تقدم المشاريع والإجراءات بسلاسة وكفاءة من خلال التأكد من شراء جميع الإمدادات والمنتجات والسلع والخدمات بالطريقة الصحيحة. ونتيجة لذلك، تكتسب الشركات تأثيرًا إيجابيًا على العمليات التجارية التأسيسية والاستراتيجية.
ما أهمية إدارة المشتريات؟
تلعب أهمية إدارة المشتريات دورًا قيّمًا في نجاح عملية الاستحواذ على الموارد. لا يمكن إنكار أهمية إدارة المشتريات لأنها تمنح الشركات ميزة تنافسية على المنافسين من خلال تقليل التكاليف ومنع الأخطاء والانقطاعات والاستفادة من الموارد على أكمل وجه. إنها الجوهر الأساسي للتعامل مع المشتريات بشكل صحيح.
تتمثل بعض الأهمية الأخرى لإدارة المشتريات في القدرة على تقليل أعطال التواصل وضمان نجاح الأعمال. فهي تساعد في إدارة الاتصالات مع البائعين الخارجيين وتضمن الالتزام بقواعد وشروط العقود. تستطيع الشركات تحقيق أهداف المشروع، وإبرام صفقات العقود بنجاح، والتعامل مع لوجستيات سلسلة التوريد بمساعدة إدارة المشتريات. كما أنها تسهل ترتيب اتفاقات التصنيع والموردين المربحة، فضلاً عن أنها تدفع إلى تطوير إجراءات مبتكرة. إدارة المشتريات أمر بالغ الأهمية لتنمية العمليات التجارية. فهي تقود المسؤولية الاجتماعية للشركات ومبادرات التنوع من خلال التعاون الاستباقي مع مختلف البائعين في السوق.
تتساءل الكثير من الشركات عن “ما هي المشتريات؟ المشتريات هي نشاط يشمل المشتري والبائع حيث يتم الحصول على كمية معينة من الإمدادات أو الخدمات مقابل أصول مالية أو أموال. وهي تتعلق من الناحية الفنية بجميع الأنشطة المرتبطة بمشتريات المنتجات أو الخدمات الضرورية التي تعتبر ضرورية للمهام التشغيلية للشركة.
وتصف شركات أخرى المشتريات بأنها جميع الخطوات، بدءًا من جمع احتياجات العمل وتحديد مواقع البائعين إلى مراقبة استلام السلع وتعديل شروط المكافآت. ومن ناحية أخرى، تنظر بعض الشركات إلى المشتريات على أنها مجموعة متنوعة أكثر محدودية من المهام، مثل إصدار أوامر الشراء وإجراء المدفوعات.
ما هي وظائف إدارة المشتريات؟
توصف إدارة المشتريات بأنها عملية شراء السلع أو الخدمات أو الأعمال من مورد خارجي. وهي ضرورية لنجاح أي مؤسسة لأنها تضمن توفير منتجات وخدمات ممتازة بسرعة وبسعر مناسب، مع التخفيف من المخاطر وتحسين قيمة الأموال. تستطيع الكثير من الشركات الحفاظ على ميزة تنافسية وتحقيق أهدافها الاستراتيجية بمساعدة إدارة المشتريات الفعالة. ترتبط إدارة المشتريات بالوظائف التي تساعد الشركات على مواءمة أهدافها المؤسسية مع مواردها المكتسبة وتمويلها التجاري.
وفيما يلي بعض وظائف إدارة المشتريات:
–
طلب الشراء: إحدى وظائف إدارة المشتريات هي طلب الشراء، والمعروف باسم طلب الشراء. إعداد طلب الشراء هو بداية رحلة الشراء في الشركة. طلب الشراء هو طلب صريح من موظف أو قسم لرعاية منتجات أو خدمات معينة ضرورية للعمليات التجارية.
–
طلب الشراء: يعمل طلب الشراء كأساس لعقد المشتري والبائع. وهو صك قانوني ملزم ينشئه المشتري ويرسله إلى البائع. إن أمر الشراء هو في الأساس قائمة بالأشياء المراد شراؤها، على غرار “عربة التسوق” في المتجر الإلكتروني.
–
الموافقة على الفاتورة: وهو نشاط يتضمن فحص فواتير البائعين والتأكد منها قبل دفع التكلفة. وتبدأ عملية الموافقة على الفواتير عندما يتلقى المشتري فاتورة المورد، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو البريد أو غيرها من الوسائط الأخرى. ثم يتم تصنيف الفاتورة وإرسالها إلى الشخص المناسب للموافقة عليها.
–
إدارة الموردين: إدارة الموردين هي وظيفة أخرى بالغة الأهمية لإدارة المشتريات. إن تقييم أداء الموردين، وتحديد ووضع معايير التسليم والمنتجات، والحفاظ على الاتصالات، كلها أجزاء من إدارة الموردين. ويتمثل هدفها في ضمان أن يفي الموردون بمعايير المشتري الخاصة بالجودة والتوقيت المناسب والسعر أو يتجاوزونها.
–
إدارة العقود: تُعرف طريقة التعامل مع توليد الاتفاقيات وتنفيذها وتقييمها باسم إدارة العقود. ويتمثل الهدف من إدارة العقود في زيادة الأداء التشغيلي والمالي للمؤسسة مع تقليل الضائقة المالية. تتعرض الشركات لضغوط متزايدة باستمرار لتوفير التكاليف مع زيادة الإنتاجية.
1. طلب التوريد.
طلب الشراء هو الوظيفة الأساسية في إدارة المشتريات. وهو في الأساس عبارة عن مناشدة لرعاية بعض السلع وتطبيق الخدمات التي تحتاجها الشركة لعملياتها. ويُسمّى طلب الشراء أحياناً بطلب الشراء. ويكون طلب الشراء إما إنفاقاً مباشراً أو غير مباشر وفقاً لمواصفات المواد المطلوبة.
يعد طلب الشراء مهمًا لإدارة المشتريات لأن كل عملية شراء، سواء كانت كثيرة أو قليلة، باهظة الثمن أو رخيصة، تبدأ بطلب شراء. فهو يبدأ عملية الشراء ويضبط النفقات، ويحمي من الاحتيال، ويوفر سجلات حاسمة للتدقيق المحاسبي. ومن أغراضه الرئيسية وضع الميزانية والتخطيط والتفاعل وإدارة السجلات والمطابقة والوضوح. يُمكّن طلب الشراء الشركات من التأكد من أن إجراءات الشراء الخاصة بها منظمة بشكل جيد وميزانية وقانونية وواضحة.
عادةً ما يتم إنشاء طلب الشراء بواسطة موظف معين، بالنسبة للشركات الأصغر، أو قسم معين، بالنسبة للشركات الكبرى. ثم يتم تقديمه إلى فريق المشتريات المسؤول عن معالجة مثل هذه الالتماسات. يُسمح لقسم المشتريات بإجراء أبحاث السوق للعثور على البائعين المحتملين، والحصول على التقديرات، والمساومة على الصفقات. عادةً ما تتم الموافقة على طلب الشراء من قبل سلطة أعلى في فريق المشتريات أو الإدارة العليا. وهم مسؤولون عن فحص طلب الشراء والتأكد من أن الأصناف أو الخدمات المطلوبة مطلوبة، وأن التمويل كافٍ، وأن عملية الشراء تتوافق مع قواعد الشركة ولوائحها.
2. طلب الشراء.
من الوظائف المهمة الأخرى لإدارة المشتريات أمر الشراء. وهو عبارة عن صك قانوني ملزم بين المشتري والبائع يتألف من التفاصيل ذات الصلة بالمنتج أو الخدمات المطلوبة. وتتضمن هذه التفاصيل في المقام الأول رقم تتبع للطلب، واسم المنتج، وكمية الأصناف المطلوبة، وبيانات تكميلية أخرى. عادةً ما تستخدم الشركات الصغيرة التي تقدم طلبات شراء بالجملة للعناصر أوامر الشراء.
تعتبر أوامر الشراء ضرورية لإدارة المشتريات لأنها بمثابة الأساس لعقد المشتري والبائع. يوفر أمر الشراء حماية للمورد من عدم السداد لأن الطلب يتم تنفيذه قبل أن يتلقى المستهلك فاتورته. ويوافق العميل على شراء الأصناف أو الخدمات المحددة بالسعر المحدد من خلال تقديم طلب الشراء، مما يخلصه من المشتريات غير الضرورية وغير المصرح بها.
عادةً ما يتم إصدار أمر الشراء من قبل قسم المشتريات، وذلك وفقًا للتفاصيل المدرجة في طلب الشراء، مثل المواصفات والكميات وتواريخ تسليم الأصناف أو الخدمات التي يتم الحصول عليها. يتم إنشاء أمر الشراء بعد الموافقة على طلب الشراء. يقوم نفس الأشخاص بمعالجة أمر الشراء، وهو ما يستلزم التأكد من صحة المعلومات والتأكد من أن أمر الشراء يتوافق مع معايير وإجراءات الشركة. كما يتم التفاوض على شروط وأحكام أمر الشراء، مثل التكلفة وجدول التسليم وطريقة الدفع، من قبل قسم المشتريات مع البائع. يتم التصديق على أمر الشراء من قبل سلطة اعتماد مسؤولة، وعادة ما تكون لجنة المشتريات أو أحد كبار المديرين، حيث يجب التأكد من دقة أمر الشراء والتزام عملية الشراء بلوائح المنظمة.
3. الموافقة على الفاتورة.
الموافقة على الفواتير هي إجراء يتضمن فحص فواتير الموردين وقبولها قبل تسجيلها كتكاليف فعلية. الفاتورة هي ببساطة عبارة عن نموذج يشير إلى تكلفة الإمدادات المطلوبة من شركة معينة. وتتضمن اسم الأصناف المطلوبة وكميتها.
تُعد الموافقة على الفواتير مرحلة حيوية في إدارة المشتريات لأنها تضمن أن الشركة تدفع مقابل المنتجات والخدمات التي تم تسليمها والتي تلتزم بشروط الاتفاقية أو أمر الشراء. تساعد مرحلة المصادقة على الفواتير في عملية الحسابات المستحقة الدفع، وهي مرحلة حاسمة في عملية الحسابات المستحقة الدفع، الشركات على ضمان صحة الفواتير.
تبدأ الموافقة على الفاتورة عادةً عند استلام الفاتورة من المورد، والتي عادةً ما يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني والبريد وغيرها من المنصات الملائمة. يتم إرسال فاتورة المورد إلى قسم المحاسبة. وهم الأشخاص الملزمون بمعالجة الموافقات على الفواتير. عادةً ما تتضمن عملية الموافقة على الفاتورة تطوير فاتورة أخرى كمرجع للشركة حيث يجب جمع جميع البيانات ذات الصلة أو إدخالها يدويًا في حلقة الموافقة على الفاتورة الخاصة بالمؤسسة. يتم إجراء مطابقة لأمر الشراء لاحقًا لتحديد موقع مستندات الشراء الأخرى ذات الصلة وربطها، مثل طلبات الشراء وإيصالات الطلبات وغيرها من المستندات. يجب أن تكون الاستثناءات لاحقًا لتحديد عدم التطابق أو التفاصيل الناقصة. يتم توجيه الفاتورة إلى المراجعين المناسبين بمجرد فحصها. يتم إرسالها إلى أقسام الحسابات للدفع إذا تمت الموافقة على الفاتورة.
4. إدارة الموردين.
تعتبر إدارة الموردين وظيفة حاسمة في إدارة المشتريات. وهي إجراء يدور حول البائعين والبائعين. وتنطوي إدارة الموردين على تقييم أداء الموردين، والتعرف على معايير التسليم والجودة ووضعها، والحفاظ على الاتصالات ذات الصلة.
تأتي أهمية إدارة الموردين في العديد من المجالات الحاسمة. ويشير بعض هذه المجالات إلى أن إدارة الموردين تعزز تقديم المنتجات والخدمات بشكل أفضل، وتخفض التكاليف، وتبني علاقات أقوى مع الموردين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمشترين تقليل احتمالية حدوث انقطاعات في عملياتهم من خلال تنظيم أداء الموردين.
إن قسم المشتريات أو قسم التوريد هو المسؤول عن تحديد الموردين المحتملين، وإرسال مقترحات الطلبات، وترتيب الاتفاقيات، واختيار الأنسب منهم للأعمال التجارية. ومن المتوقع أن يتم تيسير عملية إدارة الموردين من قبل عدد من الإدارات أو الأشخاص المعنيين. بعض الأقسام الأكثر شيوعًا المشاركة في إدارة الموردين هي قسم الشؤون المالية، وقسم ضمان الجودة، والقسم القانوني، وقسم الإنتاج. ويتم ذلك للتأكد من أن المورد الذي يتم النظر فيه لديه مجموعة من الأهداف التجارية والمنتجات التي تتماشى مع تمويل الشركة ومعايير الجودة والشروط والأحكام والشروط ومواصفات التسليم. الإدارة العليا أو الفريق التنفيذي هو الذي يتخذ القرار النهائي ويوافق على عقود الموردين.
5. إدارة العقود
إدارة العقود هي وظيفة أخرى بالغة الأهمية في إجراءات المشتريات. إنها عملية التعامل مع تطوير العقود وتنفيذها وتقييمها لتحسين النتائج التشغيلية والمالية للمؤسسة مع تقليل المخاطر. ومما يسهل الحاجة إلى منصة موثوقة ومؤتمتة لإدارة العقود حقيقة أن إدارة العقود تميل إلى أن تكون عنصرًا مستهلكًا للوقت بشكل خاص في الشركة.
تساعد إدارة العقود الشركات في إدارة تفاعلاتها مع الشركاء والعملاء والموردين والموظفين. وهي تستلزم جميع مراحل صياغة العقود وترتيبها وتنفيذها والإشراف عليها. تعتبر إدارة العقود مهمة لعدة أسباب، منها تخفيف المخاطر، وتوفير التكاليف والكفاءة، ومراقبة الأداء، والامتثال، والعلاقات الصحية بين الأطراف، وحل النزاعات، واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
تبدأ إدارة العقود في إدارة العقود، حيث يتم تحديد الاحتياجات والقواعد والقيود المحددة للاتفاقية. وعادة ما يتم تنفيذ هذه المهام من قبل فريق المبيعات أو الفريق القانوني أو قسم المشتريات. إن مدير العقود هو الذي يقود معالجة العقود بمجرد إنشائها. هؤلاء الخبراء مسؤولون عن إدارة مدة العقد بالكامل، بدءاً من إنشائه وحتى إنهائه. وهم يتعاونون بشكل وثيق مع جميع الأطراف المعنية، مثل الفرق القانونية والشركاء التجاريين الآخرين ذوي الصلة، لضمان تنفيذ الاتفاقيات بعناية وتلبية متطلبات كل عميل. يمكن أن يكون مديرو العقود إما موظفين داخليين أو مستشارين خارجيين.
كيف تعمل إدارة المشتريات؟
تعمل إدارة المشتريات من خلال صياغة استراتيجية معقولة للمشتريات في البداية تتوافق مع سياسات وإجراءات مؤسسة معينة. يجب أن يكون فريق المشتريات قادرًا على بناء علاقة سليمة وشفافة مع أعضاء الفريق والعملاء والإدارة العليا لضمان تنفيذ رحلة المشتريات بشكل جيد ومنظم. إن بناء علاقات قوية داخل الشركة يعزز من سلاسة إجراءات المشتريات دون المساس بالجودة وحسن التوقيت.
عادةً ما يتم تكليف فرق المشتريات بأداء المهام التالية، وهي: تحديد مواقع البائعين، ومراقبة الطلبات، وزيادة تنوع الموردين، وتحديد شروط العقود والنفقات. بالإضافة إلى ذلك، يتعين عليهم البحث عن فرص لتوسيع خيارات الموردين، ووضع قائمة بالبائعين الموصى بهم للمتطلبات القادمة، والتأكد من التزام الجميع بواجباتهم. تشمل مواد المشتريات التي تنطوي عليها العملية المواد الخام والمكونات والتجميعات الفرعية والسلع التامة الصنع والمواد غير المباشرة والخدمات والسلع الرأسمالية ولوازم الصيانة والإصلاح والتشغيل واللوازم المكتبية.
هناك طرق مختلفة لتسهيل عملية شراء الموارد التي سيتم استخدامها في شركة أو شركة معينة، مثل المعدات المكتبية. وفيما يلي بيان موجز لطرق شراء المعدات المكتبية بإيجاز، وهي: الشراء المباشر من البائع، أو طلب الشراء من مندوبي الشركات المصنعة، أو المناقصة، أو الإيجار والاستئجار، أو الشراء من الأسواق العامة، أو المزاد العلني، أو الإنترنت، أو الموقع الإلكتروني.
يتم الشراء المباشر عندما يتم الطلب من البائع مباشرةً لتسليم المعدات شريطة أن تكون الشركة راضية عن عرض الأسعار وحالة الأصناف. يتم الطلب من أحد الممثلين من خلال أخصائي تقني يدعم تسويق المعدات أو وكيل بالعمولة يعمل مع ممثلي الشركة المصنعة ويساعد في تقديم طلب شراء معدات فعالة. أما المناقصة، من ناحية أخرى، فهي أمر للمقاولين بتقديم عروض مواتية لتوريد السلع. يكون التأجير والاستئجار مناسبًا عندما يفتقر المكتب إلى الموارد المالية اللازمة لإتمام عملية الدفع مقدمًا. وتوفر المناقصة من السوق العامة ضمانة لعدم ضياع الوقت في الشراء مع توفير مجموعة من الآلات التي يمكن الاختيار من بينها.
علاوة على ذلك، تُعد المزادات خيارات مفضلة عندما ترغب الشركة في شراء لوازم أو آلات مكتبية مستعملة بتكلفة أقل من المعدات الجديدة. يعد طلب معدات مكان العمل عبر الإنترنت طريقة معاصرة حيث يوفر الموقع الإلكتروني تفاصيل عن الجهاز وجدول التسليم. كما يوفر سهولة الدفع عبر الإنترنت أيضًا.
ما هي خطوات عملية إدارة المشتريات؟
تتعلق عملية إدارة المشتريات بالإجراءات المتبعة عند التعامل مع أنواع مختلفة من المشتريات في الشركات والمؤسسات بشكل فعال. إنها عنصر حاسم في إدارة التوريد في أي شركة، وهي مسؤولة عن التوريد الاستراتيجي للمنتجات والخدمات التي تلبي متطلبات الشركة. إن إدارة المشتريات هي عملية مفصلة مصممة لضمان حصول الشركة على أفضل السلع والخدمات بأفضل السلع والخدمات بأفضل الأسعار المعقولة.
من الضروري اتباع العملية خطوة بخطوة في إجراءات المشتريات لدعم المساواة وتشجيع الشفافية وضمان الامتثال للقانون. يتيح اتباع الخطوات بشكل صارم إدارة أفضل للموارد، وتخفيف المخاطر، وإدارة فعالة للموارد، ومراقبة الجودة، والتفاعل الشفاف مع العملاء. يتم التشجيع على اتخاذ قرارات أفضل من خلال طريقة شراء محددة بدقة لأنها تضمن أخذ جميع البيانات ذات الصلة في الاعتبار وتقييمها. يمكن للشركات تقييم مستوى السلع والخدمات التي يقدمها البائعون بدقة من خلال اتباع عملية منظمة، مما يضمن التزامهم باللوائح والمعايير اللازمة. يضمن الإجراء المنظم مراقبة الجودة ويسمح بتقييم الأداء، مما يؤدي إلى تحسين مستمر وقيمة مالية أفضل.
يتساءل الكثير من الناس “ما هي عملية الشراء؟ تتعلق عملية الشراء بالإجراء التدريجي الذي يحتاج الشخص أو الفريق إلى اتخاذه عند شراء منتج أو دفع ثمن خدمة الشركة. وهي عبارة عن مجموعة من التقنيات المستخدمة لتحسين نشاط المشتريات في الشركة مع تحقيق النتائج المتوقعة التي تكون موفرة للتكاليف ومحددة زمنيًا وذات مستوى عالٍ.
فيما يلي قائمة بالخطوات المتعلقة بكيفية إجراء عملية إدارة المشتريات.
–
التخطيط وتحديد المواد: وهي المرحلة الأولى في إجراءات الشراء، والتي تتضمن تحديد المواد أو المعدات اللازمة ومواصفاتها. يجب أن يكون تخطيط وتحديد المواد متوافقاً مع معلومات وتوقعات الشراء الحالية للشركة، مثل كيفية طلب المواد ومتى يتم شراؤها أو إعادة شرائها.
–
تحليل عروض أسعار الموردين: يجب أن يكون موظفو أو فريق المشتريات قادرين على تقييم عروض الأسعار التي صاغها الموردون. وهو جزء مهم من عملية الشراء يضمن طلب المواد بسعر معقول، مع الالتزام بالشروط التي يضعها الطرفان.
–
التفاوض مع الموردين: وهي الخطوة الثالثة في إجراءات الشراء حيث يقوم فريق أو موظفو المشتريات في الشركة بنقل مواصفاتهم وتوقعاتهم فيما يتعلق بالمواد التي يتم شراؤها. ويتم إتمام الصفقة وتوقيعها بمجرد الاتفاق على جميع الشروط.
–
إصدار أمر الشراء: يتم إصدار أمر الشراء بمجرد إبرام الاتفاق بين المورد والمشتري. وهو عبارة عن طلب مكتوب لمعدات أو مواد محددة تشير إلى تفاصيل المنتج والشروط والأحكام والشروط والتسعير الدقيق والكمية.
–
تسريع عملية الطلب: إن تسريع عملية الطلب يعني تسليم المواد قبل التاريخ والوقت المحددين. وهو اختبار مرونة الموردين وتحديد مدى مرونة الموردين وتحديد توقيت التسليم.
–
استلام وفحص المستلزمات المشتراة: وهي المرحلة في إجراءات الشراء حيث يتم تسليم المواد بالفعل وتخضع لفحص الجودة. يُكلَّف فريق المشتريات بالتأكد من أن المحتويات الواردة في طلب الشراء تتماشى مع الفاتورة والمواد التي يتم تسليمها.
–
تخليص الفاتورة والدفع: وهي الخطوة الأخيرة لإتمام عملية إدارة المشتريات. يجب على فريق المشتريات مطابقة مستند الشراء مع الحسابات المستحقة الدفع لتحديد التكلفة الإجمالية الدقيقة. يتم الدفع بمجرد تطابق الفاتورة والذمم الدائنة.
–
تسجيل ملف تعريف المورد: يجب الاحتفاظ بملفات تعريف الموردين وتوثيقها بشكل صحيح لأغراض الشركة مثل الضرائب والتدقيق واستمرار العلاقة معهم. من المهم إنشاء علاقة جيدة مع الموردين لتسهيل ضمان المنتج وإعادة الطلبات القادمة بشكل ملائم.
1. التخطيط وتحديد المواد.
الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها في عملية إدارة المشتريات هي تخطيط وتحديد المواد المطلوبة. ويتضمن ذلك تصميم تقنيات الشراء للحصول على السلع والخدمات الأساسية، وتفاصيل المنتجات والخدمات المطلوبة، وتحديد مواصفات المنتج. ويستلزم هذا الإجراء تحديد متطلبات المواد اللازمة من حيث الكمية والمتانة والمعايير ومواعيد التسليم.
يعد التخطيط واختيار المواد أمرًا ضروريًا لأنهما يضعان الأساس لإجراء شراء مثمر. من خلال تحليل مواصفات المشروع بعناية، يمكن للشركات أن تقلل من عوامل الخطر المرتبطة بالتخطيط غير الكافي، مثل تجاوز الميزانية والتعطيلات والمخاطر الأخرى. إن وجود فهم واضح للمواد المطلوبة يمكّن الشركات من تبسيط عملية الشراء واتخاذ قرارات مستنيرة وضمان تنفيذ المشروع بسلاسة.
يعد تحديد وتخطيط الإمدادات خطوة ضرورية من أجل الانتقال إلى المرحلة التالية في إجراءات الشراء، والتي تتعلق بعروض أسعار الموردين. يجب على فريق أو موظفي المشتريات اختيار أفضل استراتيجية للتوريد، مثل الشراء المباشر أو المناقصة المفتوحة أو التفاوض. من خلال اختيار الطريقة المناسبة، يمكن للشركات تحسين القيمة مقابل المال، وخفض النفقات، وضمان التسليم الفوري للسلع والخدمات. كما أنه يساعد في اختيار أفضل الموردين، وتقييم قدراتهم، وإقامة علاقات طويلة الأجل لضمان استمرار التوريد والمساعدة.
فيما يلي بعض الشروط الأساسية لتخطيط وتحديد المواد: أهداف المشروع المحددة جيدًا، وتحليل التمويل والتكاليف، وتحديد المواصفات. يجب تحديد أهداف المشروع وقيوده ونطاقه بشكل واضح لوضع أساس موثوق لتخطيط المشتريات. يحتاج فريق المشتريات إلى وضع ميزانية واقعية لعملية الشراء وحساب تكلفة الإمدادات، مع مراعاة تقلبات السوق وتكاليف التسليم وتكاليف النقل. كما يجب عليهم أيضًا تحديد المتطلبات الفنية ومعايير الجودة ومعايير الأداء للمنتجات والخدمات التي يتم شراؤها، مما يساعد في تحديد البائعين والمنتجات المناسبة.
2. تحليل عروض أسعار الموردين.
الخطوة التالية التي تنطوي عليها عملية إدارة المشتريات هي تحليل عروض أسعار الموردين. وعادةً ما يتم ذلك من خلال تقديم طلب عرض أسعار أو طلب عرض أسعار من مؤسسة معينة. عادة ما يتم تسليم طلب عرض الأسعار أو طلب عرض الأسعار من قبل فريق المشتريات إلى الموردين المحتملين للحصول على عرض أسعار. يجب أن يكون عرض الأسعار محددًا بحيث تكون الشركات قادرة على مقارنة عدة عوامل. وعادةً ما يكون هذا هو الوقت المناسب لاختيار المورد الذي يتمتع بأعلى جودة. يجب أن يراعي تقييم الموردين السمعة وسرعة الاستجابة والموثوقية والجودة بالإضافة إلى السعر.
تأتي أهمية مراجعة عروض أسعار الموردين من القدرة التي تمنحها للشركات على تحديد الموردين القادرين على تقديم منتجات وخدمات عالية الجودة بأسعار معقولة. كما أن تقييم مدى موثوقية المورد واستجابته وأدائه السابق، وهي معايير مهمة في عملية الاختيار، كلها عناصر مفيدة. من خلال دراسة عروض أسعار الموردين، يستطيع أخصائيو المشتريات العثور على الموردين الذين يمكنهم تقديم أفضل قيمة مقابل المال.
تتطلب الخطوة التالية في عملية إدارة المشتريات، وهي التفاوض مع الموردين، تحليلاً شاملاً لعروض أسعار الموردين. وتساعد البيانات التي يتم الحصول عليها خلال مرحلة التحليل أخصائيي المشتريات على فهم هيكل أسعار الموردين وتحديد المجالات التي يحتاجون فيها إلى التفاوض للحصول على شروط أكثر ملاءمة.
علاوة على ذلك، يجب أن يتمتع خبراء المشتريات بقدرات شخصية ممتازة للتفاعل مع الموردين وفهم عروضهم والتفاوض بنجاح. كما يجب على أخصائيي المشتريات أيضًا تنظيم واستخدام الأدوات التكنولوجية بفعالية لتقييم عروض أسعار الموردين.
3. التفاوض مع الموردين
تتضمن إجراءات المشتريات الحاجة إلى التفاوض مع الموردين. يجب أن يكون أصحاب الأعمال التجارية قادرين على الجلوس مع مورديهم وتبادل الأفكار بشأن الأسعار المقترحة والنفقات المتوقعة. ويُعد الحصول على ثلاثة تقديرات على الأقل من الموردين قبل اختيار أحد الموردين من أفضل الممارسات المتكررة. يجب على مسؤولي المشتريات أو الإدارة العليا فحص كل عرض أسعار بعناية وبذل الجهد للتوصل إلى اتفاق مناسب. وعليهم التأكد من إعداد بدائل قابلة للتطبيق في حالة الحاجة إلى الانسحاب من الصفقة. يجب على مسؤول المشتريات الحصول على الشروط النهائية على الورق بمجرد التوصل إلى اتفاق.
من الضروري التفاوض مع الموردين لأنه يمكّن الشركات من الحصول على صفقات أفضل على المنتجات والخدمات، بالإضافة إلى قدرة أكبر على المساومة. يؤسس التفاوض الفعال علاقات عمل قوية مع المورد، مما يعزز التنسيق والتعاون. يُعد التفاوض مع الموردين استراتيجية رائعة لخفض التكاليف وتقليل المخاطر وزيادة القيمة الإجمالية لعملية الشراء.
تتطلب الخطوة التالية في عملية إدارة المشتريات التفاوض مع الموردين. يحتوي العقد، وهو بمثابة الاتفاقية الرسمية التي تنظم العلاقة بين الشركة والمورد، على جميع الشروط المتفق عليها خلال هذه الخطوة. وبدون التفاوض بكفاءة، قد لا تفي شروط العقد وأحكامه باحتياجات المؤسسة، مما يؤدي إلى حدوث تضارب بل ومشاكل قانونية مكلفة.
يجب أن يكون أخصائيو المشتريات قادرين على بناء علاقات مع الموردين والحفاظ عليها على أساس الثقة والاحترام. إن معرفة اتجاهات السوق والصناعة، بالإضافة إلى الموردين المنافسين، أمر ضروري لأخصائيي المشتريات. ويجب أن يكونوا قادرين على تحليل البيانات وتطبيق الأدوات التكنولوجية لدعم مفاوضاتهم بفعالية.
4. إصدار أوامر الشراء
يحتاج ميسّرو المشتريات إلى إصدار أوامر الشراء لاحقًا. وهي واحدة من أهم النقاط في عملية الشراء لأن عملية الشراء لا تكتمل في غياب أمر الشراء. يحدث إصدار أمر الشراء عادةً عندما يتم إنشاء أمر الشراء من قبل موظفي المشتريات وتسليمه إلى البائع. يجب أن يكون أمر الشراء محددًا بما فيه الكفاية لتحديد الخدمات أو الأصناف المطلوبة بدقة ولجعلها في متناول المورد لتلبية الطلب.
يعد أمر الشراء أمرًا بالغ الأهمية لأنه بمثابة السجل الرسمي للمعاملة، مما يضمن أن يكون كل من المزود والشركة على دراية بمسؤوليات كل منهما. وبالتالي، يعمل أمر الشراء كوثيقة مرجعية تستخدمها الشركة للتحقق مما إذا كان المورد قد قدم العناصر أو الخدمات التي تلتزم بالاتفاق الذي تمت الموافقة عليه.
يُعد إصدار أمر الشراء نشاطًا حيويًا للمرحلة اللاحقة من عملية إدارة المشتريات. تستطيع الشركة أن تثبت حصولها على الخدمات أو البضائع المطلوبة من خلال أمر الشراء، والذي يعمل بمثابة تقييم للبضائع التي سيتم إرسالها.
هناك بعض الضروريات التي يجب الوفاء بها لإصدار أمر الشراء بشكل صحيح. وتشمل القدرة على إنشاء أمر شراء مفصل مع جميع البيانات ذات الصلة، ومعرفة تفاصيل التكلفة والنقل الخاصة بمقدمي الخدمات، وفهم كافٍ لمعايير المشتريات الخاصة بالشركة. يجب أن يكون أخصائيو المشتريات قادرين على التواصل بكفاءة مع مقدمي الخدمات لضمان أن يكون لديهم منظور واضح لنقاط ومواصفات أمر الشراء. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون أخصائيو المشتريات بارعين في استخدام الأدوات الرقمية لإنتاج أوامر الشراء والتعامل معها بنجاح.
5. تسريع عملية الطلب.
غالبًا ما تتضمن إجراءات الشراء ضرورة تسريع عملية الطلب. يجب تسريع طلب المنتج أو أمر الشراء في بعض الأحيان. وغالبًا ما يكون ذلك نتيجة لتغيير في الخطة أو تقادم المنتج مسبقًا. يعد فحص مدى سرعة إنتاج عمليات التسليم أثناء عملية التعجيل أحد الأساليب لمعالجة مثل هذه الصعوبات. فهو يسلط الضوء على أي مشاكل كامنة، مثل الغموض حول المواعيد النهائية للتسليم وجداول السداد وإنجاز المشروع.
تتمثل فائدة تسريع عملية الطلبات في أنها تجعل الشركات أكثر قدرة على التكيف وتقبل احتياجات العمل المتغيرة. يمكن للمؤسسات زيادة سعادة العملاء، وخفض النفقات، وتحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تقليل الوقت الذي يستغرقه طلب السلع والخدمات. تجعل إجراءات الطلب الأسرع من الشركات منافسين أقوى في السوق.
يجب استيفاء شروط معينة من أجل تسريع إجراءات الطلب. هذه الشروط هي