إدارة المشاريع والذكاء الاصطناعي: أرني ما لديك

سيحدث الذكاء الاصطناعي تحولاً في إدارة المشاريع. قدرت مؤسسة Gartner أن الذكاء الاصطناعي قد يحل محل 80% من أنشطة إدارة المشاريع بحلول عام 2030. وقد وصف مقال نُشر مؤخرًا في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو “كيف سيحول الذكاء الاصطناعي إدارة المشاريع”.
وأنا أقول، “هات ما عندك!” إنني أتطلع إلى هذه الفرصة.
فالذكاء الاصطناعي قوي، ومن المحتمل أن يُحدث تغييراً جذرياً وسيغير ما يقوم به مديرو المشاريع وكيفية عملهم. هذه ليست قصة جديدة.
فقد وعد “منزل المستقبل” في الخمسينيات من القرن الماضي بالقضاء على الأعمال المنزلية الشاقة. وقد تحقق ذلك بالفعل. لكن الوقت الإجمالي الذي يقضيه في الأعمال المنزلية بالكاد انخفض.
غيرت أجهزة الكمبيوتر الشخصية مكان العمل في الثمانينيات. كانت أنشطة مثل كتابة تقرير أو إنشاء جدول بيانات ورقي شاقة للغاية ومعرضة للأخطاء. أما الحواسيب الشخصية فقد جعلت هذه الأنشطة “سهلة”. لذا انتهى بنا الأمر إلى العمل لساعات أكثر بدلاً من ساعات عمل أقل.
لا يزال يوم مدير المشروع مستهلكاً في العمل الشاق. يوفر الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الفرصة لتغيير شكل المهنة. ستتم أتمتة الأنشطة الدنيوية، مما يسمح لنا بالتركيز على المزيد من الأعمال ذات القيمة المضافة – مثل إشراك أصحاب المصلحة. تذكّر أن المهارات “الناعمة” هي التي تميز مديري المشاريع العظماء، ولا يمكن أتمتة ذلك.
في هذا المقال، أتناول كيف يمكن أن تؤثر الاتجاهات الناشئة على المهنة. لقد أشعل فيلم “الروبوت روزي” لـ “جيتسون” خيالنا. وأثار فيلم كوبريك HAL-9000 الخوف.
سام.ai، المجدول الآلي
شهدت جدولة المشاريع أول لحظة تحول قبل 40 عامًا عندما تم تقديم برنامجي Primavera وMicrosoft Project. قبل ذلك الوقت، كانت جداول المشاريع إما مرسومة باليد أو تم إنشاؤها على أجهزة الكمبيوتر المركزية ذات الوصول المحدود. كانت القدرة على إنشاء جدول زمني وحساب المسار الحرج وإدارة خطوط الأساس على جهاز كمبيوتر شخصي تقدمًا كبيرًا. وبغض النظر عن ذلك، فإن معظم الجداول الزمنية مبنية بشكل سيء، ونصف المشاريع يتم تسليمها في وقت متأخر.
الأدوات متاحة بالفعل لتحليل جداول المشاريع. SmartPM هي أداة لتحليل الجداول الزمنية الإنشائية التي تصنف الجدول الزمني وتحدد الثغرات والمشاكل المحتملة. يمكن للمرء أن يتصور بسهولة توسيع نطاق هذه القدرات من خلال تطبيق الذكاء الاصطناعي التوليدي على صناعات ومجالات أخرى.
في المستقبل، يمكن أن يأخذنا روبوت في المستقبل من خلال سلسلة من أسئلة المقابلات وبناء جدول زمني للمشروع بناءً على قاعدة بيانات واسعة من الأداء المكتسب. كما يمكن إنشاء قوائم المنجزات وقوائم الأنشطة. يمكن إنشاء التبعيات تلقائياً وتحديد المسارات البديلة.
يمكن لـ Sam.ai تبسيط إنشاء الجدول الزمني للمشروع وتوثيق الافتراضات والقيود والمخاطر الأساسية. ومع ذلك، لا يزال يتعين على مدير المشروع ومديري الموارد وأعضاء الفريق مراجعة الخطة والتحقق من صحتها. عند نشرها في بيئة المؤسسة، سيخلق Sam.ai اتساقًا أكبر و(نأمل) إمكانية التكرار عبر المشاريع.
من المحتمل أن تكون المشاريع التي تعتمد على الجهد، مثل البناء، أول المشاريع المرشحة لأتمتة الذكاء الاصطناعي. تميل مشاريع العمل المعرفي إلى أن تكون أكثر تفرداً وتتطلب المزيد من العمل للنمذجة. كما قد يمثل توليد البيانات لتغذية محرك الذكاء الاصطناعي تحدياً أيضاً.
ملاحظات من Listen.bot
إن تدوين محاضر الاجتماعات ونشرها وتحديث سجلات المشكلات والمخاطر وبنود العمل هو عمل شاق للغاية. أنا أستمتع بتيسير الاجتماعات، لكنني أكره أعمال المتابعة. قاعدتي الأساسية هي أن الاجتماع الذي يستغرق ساعة واحدة يولد ما لا يقل عن ساعة ونصف الساعة من جهد التوثيق.
وقد أدخلت العديد من الشركات روبوتات “تستمع” إلى الاجتماع وتنتج محاضر الاجتماع مع بنود العمل والنقاط الرئيسية التي تم استدعاؤها. لقد جربت بعض هذه التطبيقات. إنها جيدة ولكنها لا تزال في طور النضج. إن أتمتة تدوين الملاحظات يقلل من المجهود المبذول، ولكن…
لا يزال الجهد مطلوبًا لمراجعة الملاحظات والتحقق من السياق وإجراء المراجعات؛ و
يجب تحديث سجلات المشكلات والمخاطر وعناصر الإجراءات يدويًا.
لا يمكن أتمتة التحدي الأكبر في إدارة الاجتماعات – المشاركة والمتابعة. أخشى أن تقلل محاضر الاجتماعات التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي من المشاركة. سيغمر الناس بالوثائق أو سيتجاهلونها. أو قد يطلبون من الروبوتات الخاصة بهم كتابة ملخصات لـ Listen.bot. ألن يكون ذلك مضحكاً؟
دون.ai، مولد المستندات
يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي أن تستهلك مليارات المستندات وتُنشئ إدخالات جيدة بشكل معقول تشبه الموسوعة حول أي موضوع. لقد استخدمت روبوت الذكاء الاصطناعي لإنشاء وصف قياسي للمقرر الدراسي. أبلغ زملائي عن استخدام الأدوات في مهام عادية مماثلة أو أعمال توليد الأفكار.
لذا تخيل المستقبل. ما الذي يمكن أن يفعله Don.ai؟
ميثاق المشروع ليس مرشحًا جيدًا للذكاء الاصطناعي. الميثاق فريد من نوعه للمشروع، ويصف بيان المشكلة والحل المقترح.
يمكن أن تكون وثائق النطاق والمتطلبات بمساعدة الذكاء الاصطناعي. يمكن للأدوات إنشاء قائمة شاملة بالمتطلبات القياسية. يمكن لأصحاب المصلحة ومالكي المنتجات بعد ذلك مراجعة العناصر وتحديد أولوياتها.
يمكن أن يستفيد الاختبار أكثر من الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة. تخيل أداة تأخذ المتطلبات وتضع شروط الاختبار وتنفذ الاختبارات تلقائياً.
يمكن للذكاء الاصطناعي توليد كميات كبيرة من الوثائق بسرعة. ومع ذلك، فإن ذلك لا يحل المشكلة الأساسية المتمثلة في إنتاج وثائق جيدة. إن أدوات الذكاء الاصطناعي تهلوس وتنتج معلومات غير دقيقة أو غير قابلة للتحقق منها ثلث الوقت.
كتجربة، طلبت من ChatGPT إنشاء مقال من 500 كلمة حول تأثير الذكاء الاصطناعي على إدارة المشاريع. وعلى الرغم من أن المقال “كُتب” في ثوانٍ معدودة، إلا أنه كان غامضاً بأفكار مثيرة للاهتمام ولكنها غير مفصلة.
Robb.ai، معالج التقارير
أتوق إلى اليوم الذي يتم فيه إنشاء تقارير الحالة ولوحات المعلومات تلقائيًا. يمكن لأدوات التعاون مع قدرات إعداد التقارير الذاتية أن تزيل مدير المشروع من العملية. لكن الحلقة الضعيفة في سلسلة إعداد التقارير لا تزال موجودة، ألا وهي الأشخاص. يجب أن يشارك أعضاء فريق المشروع بنشاط في العملية ويقدموا المعلومات، وهو ما لا يفعلونه في كثير من الأحيان.
يتطلب التواصل الفعال فهم أصحاب المصلحة واحتياجاتهم من المعلومات، وهي مهارة ناعمة يتم تطويرها من خلال الخبرة. الحالة ذاتية. يوجد في المشاريع دببة “بووه-بيرز” (المتفائلون الأبديون) ودببة “إيورز” (المتشائمون). يقلل مديرو المشاريع الجيدون من نسبة الإشارة إلى الضوضاء للعثور على “الحقيقة”.
وقد وعد مؤيدو لوحة القيادة التنفيذية بإعداد تقارير الخدمة الذاتية والتحليل. يتصور مقال HBR المذكور سابقًا أن يقوم الرئيس التنفيذي بالاطلاع على المبادرات الاستراتيجية للشركة من خلال تطبيق على الهاتف الذكي واتخاذ القرارات. يبدو الأمر رائعًا، ولكن! هل نريد من الرؤساء التنفيذيين اتخاذ قرارات المشاريع التكتيكية؟ يجب أن يركزوا على الاستراتيجية. ألا نريد تمكين فرق العمل من اتخاذ القرارات؟
تصوير الاحتمالات
تولد المشاريع الكثير من البيانات. تأتي البيانات من مصادر غير متجانسة. معظمها نوعي، وغالباً ما تتطلب البيانات الكمية تحليلاً لوضعها في سياقها. سيكون من المدهش أن تتمكن أدوات الذكاء الاصطناعي من تحليل هذه المعلومات وتوليفها في السياق الفريد للمشروع. تخيل الاحتمالات وفكر في الآثار المترتبة على ذلك.
إشراك أصحاب المصلحة
يمكن لـ Spook.ai، مراقب أصحاب المصلحة، إنشاء ملفات تعريفية لأصحاب المصلحة بناءً على رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات ووسائل التواصل الاجتماعي و”الملاحظة” الخاصة بهم. ويمكنه توليد رؤى حول اهتمامات أصحاب المصلحة، وقوتهم، وتأثيرهم، ومشاركتهم. يمكن للأداة أن تنبه مدير المشروع بشكل استباقي عندما يكون هناك خطأ ما.
تخيل هذا المستقبل. يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي أن تولد تحليلاً خاصاً بأصحاب المصلحة حول الاهتمامات والمشاركة والتأثير. يمكن تطوير رسائل مخصصة، ويمكن اختيار الطريقة والتكرار المفضلين. يمكن مراقبة التغييرات في المواقف والسلوكيات، ويمكن إنشاء الإجراءات التصحيحية تلقائيًا.
هذا مخيف. هل تتذكر توم كروز وهو يمشي في مركز التسوق في فيلم Minority Report؟
الافتراضات والقيود والمخاطر
تخيل أن التكنولوجيا المستخدمة لتوجيه مركبة ذاتية القيادة تم استخدامها لإدارة مشاريعنا. يمكن إنشاء الافتراضات والقيود والمخاطر وتوثيقها وحلها دون تدخل بشري.
يمكن إنشاء الافتراضات والتحقق من صحتها تدريجياً مع تقدم المشروع.
يمكن إنشاء سجل المخاطر تلقائيًا. يمكن تسجيل المخاطر وتحديد أولوياتها وتوثيق استراتيجيات الاستجابة لها. يمكن تحديث البيئة بشكل مستمر من خلال “أجهزة استشعار” متعددة تقوم بمراجعة سطح التهديد. يمكن إجراء تحديثات على تغييرات المشروع “المرصودة”. ستصدر تحذيرات آلية عند الحاجة إلى اتخاذ إجراء ما.
تخيل كم سيكون ذلك رائعاً! يمكن تحديث كل شيء تلقائيًا. ولكن هل سنكون (الناس) مشاركين؟
© 2023، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/