إدارة المشاريع وإدارة التغيير – موارد أكاديمية إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

كثيرًا ما يدهشني كيف أن المؤسسات تنفق آلاف إن لم يكن ملايين الدولارات في السعي وراء التفكير الإبداعي والابتكاري، ثم تتساءل بعد ذلك عن سبب اضطرارها إلى خفض الموارد أو الخدمات الأساسية. تتجلى أهمية التفكير الإبداعي في قادة السوق، الذين يتسمون بالمرونة في التعامل مع التحولات والتكيف مع التغيرات. انظر عن كثب وسترى تلك المنظمات التي تعزز الإبداع لديها أيضًا عمليات تغيير متسقة ومعايير إدارة المشاريع. يظهر العمل الرائع عندما تكون هناك سقالات قوية من العمليات الموثقة. أعرف من خلال ما رأيته في شركتي الخاصة وما رأيته في شركات عملائنا، أن التفكير خارج الصندوق بدون بنية تحتية وبدون التفكير في الاستدامة وبدون وسائل للتكرار، يؤدي إلى إهدار الوقت والمال حتى في أفضل الحالات.
في هذه الصفحة
التغيير يؤثر على المعايير والعمليات
إن إدارة المشاريع، مع المعايير والعمليات التي تم فحصها في جميع أنحاء العالم في مختلف الصناعات، هي وسيلة لتعزيز ذلك التفكير الإبداعي المراوغ والقيّم. إذا حصلت على نتيجة رائعة – من منتج أو عملية أو خدمة – وكنت تعرف العناصر التي ساهمت في تحقيقها، فأنت في وضع أفضل للحفاظ عليها أو تكرارها. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان موظفوك يعلمون أن التغيير مدمج في العملية ويمكن أن يؤدي إلى نتائج أفضل، فمن المرجح أن يتكيفوا بسرعة ويحافظوا على تركيزهم على النتائج المرجوة. إن معايير إدارة المشاريع تضع المؤسسة في وضع يسمح لها بوضع طاقة حقيقية نحو عمل رائع، بدلاً من إهدار الميزانية لدفع موظفيك لمعرفة كيفية القيام بالأساسيات.
الخبرة في إدارة التغيير
من مؤسستي الخاصة، وهي شركة تدريب وطنية، نستخدم إدارة المشاريع للإشراف على برنامج تأهيل المدربين لدينا. لدينا قوائم مراجعة، وعمليات مراقبة الجودة، وجداول زمنية بمهام محددة، وجلسات تغذية راجعة. وباستخدام عملية قياسية، يمكننا تأهيل المدربين الجدد بسرعة لضمان جودة عالية لعملائنا. إذا افتقرنا إلى هيكل العمليات التي تسترشد بإدارة المشاريع، فستكون لدينا نفقات أعلى لكل موظف، وجودة أقل لأداء كل موظف. كما تعكس عملية التهيئة الموجهة من قبل إدارة المشروع أيضًا إدارة التغيير، فكل تدريب جديد هو تغيير بطريقة ما. سيأتي المدربون بخبراتهم وتوقعاتهم في العمل. يجب أن يكون لدينا عملية توفر من خلال الاتساق والمعايير عملية عادلة وغير متحيزة يمكن تخصيصها لتلبية الاحتياجات الخاصة بكل موظف.
التغيير في إدارة المشاريع أمر ضروري
إن أحد الأسباب التي تجعلنا نستخدم معايير معهد إدارة المشاريع (PMI) ®PMI وعملياته كما هي موثقة في دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide)، هو البحث القوي للبيانات والتحقق من صحة كل إصدار. يعكس إصدار دليل PMBOK® Guide – الإصدار السابع ما رأيته في شركتي الخاصة. إعلاء أهمية العمل الجماعي والقيادة، مع تحقيق التوازن بين تلك المهارات والمهارات التقنية. تؤثر الشركات من جميع أنحاء العالم على تطور معايير وعمليات إدارة المشاريع. لماذا تتغير معايير إدارة المشاريع؟ لأن التغيير أمر ثابت، والشركات التي تفشل في إدارة التغيير لديها تعاني. وأنا أعرف ذلك من خلال المحادثات التي أجريتها مع زملائي من قادة الأعمال، ومن أبحاث الصناعة، وفي المنتجات التي يبحث عنها عملاؤنا للقوى العاملة لديهم. يمكن لمزيج من إدارة المشاريع المتسقة مع مكونات إدارة التغيير المدمجة أن يساعد الأعمال التجارية على التخفيف من المخاطر السلبية المحتملة والتصرف بناءً على المخاطر الإيجابية.
هل تدرس لامتحان PMP؟
نصائح لتحقيق التوازن بين الحفاظ على التنافسية والإبداع
كيف يمكن للمؤسسة تضمين إدارة التغيير في إدارة مشاريعها؟ يتطلب الأمر القيادة والاتساق والمعايير الموضوعة بوضوح. فيما يلي بعض النصائح التي أشاركها مع المهنيين الذين يسعون إلى تحقيق التوازن بين الحفاظ على التنافسية والإبداع مع بنية تحتية مستدامة للأعمال:
عوامل الثقافة التنظيمية
دمج استراتيجية العمل مع الثقافة وأدوات التغيير
التأكيد على ضرورة مواءمة عمل المشاريع والعمليات مع أهداف المؤسسة
توظيف مديري المشاريع الذين يمكنهم التدريب والإلهام، وليس فقط تتبع العمل والاحتفاظ بهم
ممارسات التواصل والتغيير
استخدام خطط التواصل لضمان توفير معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لجميع أصحاب المصلحة
الاعتراف بوجهات النظر المختلفة مع الاحترام لكسب بيئة الثقة
كن صريحًا بشأن التغييرات وأسباب التغيير والأثر الذي يمكن أن يكون عليه التغيير
مكونات إدارة المشروع
أن تكون متسقة وقابلة للتنبؤ، حتى في مواجهة التغيير
التماس المدخلات من الآخرين وإظهار كيفية تطبيقها
استفد من مهارات الذكاء العاطفي لخلق بيئة عمل تتسم بالثقة والاحترام
دمج معايير الصناعة والأدوات والعمليات لتبسيط العمل
ملخص
حتى لو كان عملك هو ملكية فردية، إذا لم تتمكن من إدارة المشاريع، فإن عملك (ودخلك!) سيعاني. تمامًا كما يمكن لمعايير إدارة المشاريع القوية التي تعكس اعتبارات إدارة التغيير أن تضع أي عمل تجاري في موضع النجاح، يجب أن تتكيف إدارة المشاريع كمهنة لتلبية احتياجات الشركات. ويتحدث دليل PMBOK® اليوم عن الاقتصاد العالمي والفرق الافتراضية والتسليمات التكنولوجية؛ ويعكس دليل PMBOK® لعام 2021 احتياجات الشركات التي لديها منهجيات مختلفة لإدارة المشاريع لإدارة مسارات العمل المختلفة على أفضل وجه. إنه بعيد كل البعد عن تقرير أوائل الثمانينيات الذي يعد أصل دليل PMBOK®؛ فقد تطور التقرير (1981)، وتطور إلى “التقرير النهائي للجنة الأخلاقيات والمعايير والاعتماد” (1983)، وتغير إلى الوثيقة المرجعية “هيئة معارف إدارة المشاريع” (1987). وقد استند كل تكرار إلى الحاجة إلى تطوير مهنة إدارة المشاريع.
وقد تطورت تفاصيل الأدوات والعمليات المستخدمة في إدارة المشاريع الرسمية وستستمر في التطور. التغيير هو ما يبقي هذه المهنة مثيرة وملائمة. التحدي الذي أواجهه لك هو أن تحافظ دائمًا على مهارات إدارة المشاريع لدى فريقك في أعلى مستوياتها، حتى تستفيد أعمالك ويتمتع موظفوك بالنجاح المهني.
-جايسون كاسيدي، الرئيس التنفيذي لأكاديمية إدارة المشاريع