غالبًا ما أدهشني كيف ستنفق المؤسسات آلافًا إن لم يكن ملايين الدولارات لمتابعة التفكير الإبداعي والمبتكر ، وبعد ذلك أتساءل لماذا يتعين عليهم خفض الموارد أو الخدمات الأساسية. تظهر أهمية التفكير الإبداعي في قادة السوق ، الذين يمكن أن يكونوا مرنين في نهجهم للتحولات والتكيف مع التغييرات. انظر عن كثب وسترى تلك المنظمات التي تعزز الإبداع لديها أيضًا عمليات تغيير ومعايير إدارة مشاريع متسقة. يظهر العمل العظيم عندما يكون هناك سقالات قوية للعمليات الموثقة. أعلم مما رأيته في شركتي الخاصة وما رأيته في الشركات العميلة لدينا ، أن التفكير خارج الصندوق مع عدم وجود بنية تحتية ، وعدم التفكير في الاستدامة ، وعدم وجود وسيلة للتكرار ، يؤدي إلى ضياع الوقت والمال حتى في أفضل الأحوال.
التغيير يؤثر على المعايير والعمليات
تعد إدارة المشاريع ، مع المعايير والعمليات التي تم فحصها في جميع أنحاء العالم في صناعات متنوعة ، طريقة لتعزيز هذا التفكير الإبداعي المراوغ والقيِّم. إذا حصلت على نتيجة رائعة – من منتج أو عملية أو خدمة – وتعرف العناصر التي دخلت في تحقيقها ، فأنت في وضع أفضل للحفاظ عليها أو تكرارها. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان موظفوك يعلمون أن التغيير يتم تحقيقه في العملية ويمكن أن يؤدي إلى نتائج أفضل ، فمن المرجح أن يتكيفوا بسرعة ويحافظوا على اهتمامهم بالنتائج المرجوة. تضع معايير إدارة المشروع المؤسسة لتضع طاقة حقيقية نحو عمل رائع ، بدلاً من إهدار الميزانية لدفع موظفيك لمعرفة كيفية القيام بالأساسيات.
خبرة في إدارة التغيير
من مؤسستي الخاصة ، وهي شركة تدريب وطنية ، نستخدم إدارة المشاريع للإشراف على برنامج تدريب المدربين لدينا. لدينا قوائم مراجعة وعمليات مراقبة الجودة وجداول زمنية بمهام محددة وجلسات تغذية راجعة. باستخدام عملية قياسية ، يمكننا إعداد مدربين جدد بسرعة لضمان الجودة العالية لعملائنا. إذا كنا نفتقر إلى هيكل العمليات المصبوبة في إدارة المشروع ، فسيكون لديّ مصروفات أعلى لكل توظيف وجودة أقل لأداء كل موظف. تعكس عملية الإعداد الموجهة لإدارة المشروع أيضًا إدارة التغيير – كل تدريب جديد يمثل تغييرًا بطريقة ما. سيأتي المدربون بخبراتهم العملية وتوقعاتهم. يجب أن يكون لدينا عملية توفر ، من خلال الاتساق والمعايير ، عملية عادلة وغير متحيزة يمكن تخصيصها حسب الاحتياجات المحددة لكل موظف.
التغيير في إدارة المشروع أمر أساسي
أحد أسباب استخدامنا لمعايير وعمليات معهد إدارة المشاريع (PMI) كما هو موثق في دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) ، هو البحث القوي عن البيانات والتحقق من صحتها وراء كل إصدار. يعكس إصدار دليل PMBOK® – الإصدار السابع ما رأيته في شركتي الخاصة. الارتقاء بأهمية العمل الجماعي والقيادة ، مع موازنة تلك المهارات بالمهارات الفنية. تؤثر الشركات من جميع أنحاء العالم على تطور معايير وعمليات إدارة المشاريع. لماذا تتغير معايير إدارة المشروع؟ لأن التغيير ثابت والشركات التي تفشل في إدارة التغيير تكافح. أعرف هذا من المحادثات مع زملائي من قادة الأعمال ، ومن أبحاث الصناعة ، وفي المنتجات التي يبحث عنها عملاؤنا لقوى العمل لديهم. يمكن أن يساعد الجمع بين إدارة المشروع المتسقة مع مكونات إدارة التغيير المخبوزة في تقليل المخاطر السلبية المحتملة والتصرف بناءً على المخاطر الإيجابية.
نصائح للموازنة بين البقاء على المنافسة والإبداع
كيف يمكن للمؤسسة تضمين إدارة التغيير في إدارة المشاريع الخاصة بهم؟ يتطلب القيادة والاتساق والمعايير الموضوعة بوضوح. فيما يلي بعض النصائح التي أشاركها مع المحترفين الذين يسعون إلى تحقيق التوازن بين البقاء في المنافسة والإبداع والبنية التحتية للأعمال المستدامة:
عوامل الثقافة التنظيمية
دمج استراتيجية العمل مع الثقافة وأدوات التغيير
التأكيد على الحاجة إلى مواءمة المشروع وعملية العمل مع أهداف المؤسسة
قم بتعيين مديري المشاريع والاحتفاظ بهم ممن يمكنهم تدريبهم وإلهامهم ، وليس فقط تتبع العمل
ممارسات الاتصال والتغيير
استخدم خطط الاتصال لضمان الحصول على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لجميع أصحاب المصلحة
التعرف على وجهات النظر المختلفة فيما يتعلق بكسب بيئة الثقة
كن صريحًا بشأن التغييرات والأسباب التي تجعل التغيير والتأثير المحتمل
مكونات إدارة المشروع
كن متسقًا وقابلًا للتنبؤ ، حتى في مواجهة التغيير
ابحث عن مدخلات من الآخرين واظهر كيف يتم تطبيقها
الاستفادة من مهارات الذكاء العاطفي لخلق بيئة عمل تتسم بالثقة والاحترام
دمج معايير الصناعة والأدوات والعمليات لتبسيط العمل
ملخص
حتى لو كان عملك ملكية فردية ، إذا لم تتمكن من إدارة المشاريع ، فسوف يعاني عملك (ودخلك!). تمامًا كما يمكن لمعايير إدارة المشروع القوية التي تعكس اعتبارات إدارة التغيير أن تضع أي عمل تجاريًا في النجاح ، يجب أن تتكيف إدارة المشروع كمهنة لتلبية احتياجات الأعمال. يتحدث دليل PMBOK® اليوم عن الاقتصاد العالمي والفرق الافتراضية والمخرجات التكنولوجية ؛ يعكس دليل PMBOK® لعام 2021 احتياجات الشركات التي لديها منهجيات مختلفة لإدارة المشاريع من أجل إدارة مسارات العمل المختلفة بشكل أفضل. إنه بعيد كل البعد عن تقرير أوائل الثمانينيات الذي هو أصل دليل PMBOK® ؛ تطور التقرير (1981) إلى “التقرير النهائي للجنة الأخلاقيات والمعايير والاعتماد” (1983) ، وتحول إلى وثيقة مرجعية “هيئة إدارة المشروع للمعرفة” (1987). كان كل تكرار يرتكز على الحاجة إلى تعزيز تطوير مهنة إدارة المشروع.
تفاصيل الأدوات والعمليات المستخدمة في إدارة المشروع الرسمية تتطور وستستمر. التغيير هو ما يجعل هذه المهنة مثيرة وذات صلة. التحدي الذي أواجهه هو الحفاظ دائمًا على مهارات إدارة مشروع فريقك في صدارة لعبتهم ، حتى يستفيد عملك ويتمتع موظفوك بالنجاح المهني.
