إدارة المشاريع الهجينة: الجزء 4، اختيار الممارسات

لا تتقيد المشاريع المختلطة بمنهجية واحدة أو إطار عمل محدد جيدًا. فهي بحكم تعريفها مزيج من الممارسات. وتصاحب هذه الحرية غير المحدودة في الاختيار مسؤولية كبيرة. إذ يجب على مديري المشاريع أن يصفوا بوضوح كيف سيتم تنفيذ المشروع ليكون ناجحًا.
التنصل من هذه المسؤولية ضار. تُظهر الأبحاث أن النضج والاتساق يحسنان نتائج المشروع. وبدون أي عملية، فإننا ندعو إلى الفوضى.
يجب النظر في مئات الخيارات ونقاط القرار عند وصف خطة إدارة المشروع أو خطة التنفيذ. تصف مجموعة أدوات Agile المنضبطة الرشيقة أكثر من 150 قراراً (خياراً) لتنظيم وتنفيذ المشروع. تسرد Capterra أكثر من 1500 أداة برمجية لإدارة المشاريع.
يجب على مديري المشاريع الهجينة التخطيط عن قصد. تحدد هذه المقالة بعض الممارسات الأساسية التي يجب استخدامها في كل مشروع. سيتم تصميم تطبيق هذه الممارسات وفقًا لسياق المشروع.
ميثاق المشروع
يحدد ميثاق المشروع اتفاقية التشغيل. فهو يحدد التوقعات والتفاهمات الأولية بين أصحاب المصلحة وفريق المشروع. ويوثق الأهداف والمتطلبات والقيود عالية المستوى، ودور مدير المشروع، والعديد من المكونات الأخرى. يعتمد مستوى الشكلية والمكونات على المتطلبات التنظيمية ومتطلبات المشروع.
قد يكون خلق التوافق والاتفاق بين أصحاب المصلحة في المشروع أمرًا صعبًا. تنشئ عملية وضع الميثاق منتدى لإبراز ومعالجة النزاعات والمصالح غير المتوافقة، مما يقلل من التأخير ويمنع الحاجة إلى إعادة العمل لاحقًا.
إنشاء خطة إدارة
توثق خطة إدارة المشروع كيفية تنفيذ المشروع. وينبغي أن تكون مصممة خصيصاً لسياق المشروع. تعد خطة إدارة المشروع المحددة جيدًا أمرًا بالغ الأهمية للمشاريع المختلطة نظرًا لعدم وجود معيار تشغيلي.
تحدد الخطة التوقعات وتبني التفاهم داخل فريق المشروع. وهي تحدد وتصف الأدوار والمسؤوليات والعمليات. يجب أن يكون شكل ومستوى التفاصيل مصمماً خصيصاً لسياق المشروع. تزيد الخطة الجيدة من احتمالية نجاح المشروع وتقلل من أوجه القصور والتعارض.
تحديد النطاق وبناء الجدول الزمني
عنصرا التخطيط الأكثر أهمية هما تحديد ما سيتم تسليمه (النطاق) ومتى (الجدول الزمني). فبدون ذلك، تتخبط المشاريع مثل سفينة بلا دفة. يؤثر نوع المشروع وبيئة التشغيل على الممارسات والأدوات المستخدمة.
تحتوي المشاريع التقليدية على مواصفات مفصلة، وتستخدم بشكل عام جدولاً زمنيًا قائمًا على جانت، ولديها عملية صارمة لإدارة التغيير.
أما المشاريع الرشيقة فلها نطاق ناشئ. يتم توثيق الميزات وقصص المستخدمين وترتيبها حسب الأولوية في تراكمات المنتج. يتم تسليم الوظائف في عمليات تكرارية قصيرة غالباً ما تكون لمدة أسبوعين. تستخدم الفرق لوحة كانبان لإدارة تدفق العمل.
المشاريع الهجينة حرة في تحديد ممارسات التخطيط الخاصة بها. قد يتبعون الخطوط العامة للمشاريع التقليدية أو الرشيقة، أو يجمعون بين أفضل الممارسات، مثل تقنية Milestone-Kanban، أو يتبعون عملية مخصصة.
قد تحتاج المشاريع البسيطة فقط إلى خارطة طريق عالية المستوى وقائمة مرجعية لإبقاء الفريق منسقًا والمشروع على المسار الصحيح.
تصور العمل
المشاريع هي مساعٍ معقدة تولد عددًا كبيرًا من البيانات. قد يكون الربط بين البيانات وفهمها واتخاذ قرارات مستنيرة أمرًا صعبًا. وعلى الرغم من أفضل نوايانا، فإننا غالبًا ما نغفل أو نفشل في ملاحظة علامات الإنذار المبكر.
الناس بصريون. نتعرف على الأنماط البيانية بسرعة. تعمل أدوات إدارة المشاريع المرئية على تعزيز قدرة مدير المشروع وفريق العمل بشكل كبير على فهم المشروع وتقدمه وتحدياته. يمكن أن تكون هذه الأدوات معقدة، ولكن غالبًا ما يكون الأبسط هو الأفضل.
خرائط الطريق ولوحات كانبان ولوحات المعلومات سهلة الاستخدام وتنقل المعلومات القيمة بسرعة. من السهل بناء وتعديل الإصدارات المادية من هذه الأدوات المصنوعة من شريط لاصق وملاحظات لاصقة على الحائط. يمكن استخدام الأدوات التعاونية للفرق الافتراضية وتعزيز الشفافية والمساءلة والتعاون.
إدارة المخاطر والإجراءات والمشكلات
تعد الإدارة الاستباقية للمخاطر والإجراءات والمشكلات نشاطًا أساسيًا. يجب على مدير المشروع إجراء مسح منتظم للبيئة وتسجيل وتتبع ومعالجة البنود المفتوحة. يجب أن يكون هناك إيقاع منتظم وعملية منتظمة على مستوى الفريق والإدارة، مع ملكية ومساءلة واضحة. وهذا يضمن عدم إغفال أو نسيان فريق المشروع للبنود الهامة التي يمكن أن تعرقل المشروع.
يجب أن تكون تفاصيل وعمق هذه الممارسات مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات المشروع. يمكن أن تكون الأداة الأساسية هي جدول بيانات بسيط. يمكن للتطبيقات الأكثر تطوراً دمج العناصر وترتيب أولوياتها عبر مسارات عمل متعددة، وإنشاء تقارير لوحة التحكم، وتوفير التنبيهات.
تبني التحسين المستمر
لا توجد “طريقة واحدة صحيحة” لإدارة جميع المشاريع. فالمشاريع كائنات حية. يجب أن تتكيف العمليات والممارسات وتتبنى التحسين المستمر مع نضوج الفريق ومؤسساته والتكيف مع أحداث العمل الخارجية.
يجب أن تتبنى جميع المشاريع نسخة من نظام “أجايل” (Agile) الخاص بالفريق بأثر رجعي. يقوم الفريق بانتظام بمراجعة أدائه وتحديد التحسينات وتنفيذها. بعد ذلك، يؤكد الفريق أن التغييرات كانت مفيدة.
تخفيف العملية
جميع المؤسسات الكبيرة لديها هدر. فهناك تأخيرات مفرطة، وعمليات تسليم، وأعمال غير ضرورية. إذا أردنا أن نتحسن، يجب أن نسهل على فرقنا تقديم القيمة والحلول بسرعة أكبر.
غالبًا ما تكون عمليات مؤسستنا ومعاييرنا الرسمية مصممة لحل المشاكل السابقة. وقد تم تطبيق الرقع والضمادات بشكل عشوائي لمعالجة المشاكل الآنية بدلاً من استخدام التفكير المنهجي وتصور طريقة أفضل لممارسة الأعمال.
تغيير العمليات راجع ما تقوم به بشكل نقدي. هل تضيف العمليات قيمة؟ إذا لم تكن كذلك، فقم بإلغائها. إذا كانت مطلوبة، اجعلها أقل عبئاً.
تمكين الفريق
تتفوق الفرق الممكّنة في حل المشاكل المعقدة. تحقق الفرق نتائج أفضل من الأفراد وحدهم. يتم النظر في وجهات نظر متعددة ودمجها في الحل. إن إطلاق العنان للقوة الإبداعية للفرق المتحمسة والمشاركة أمر رائع.
نحن ننشئ فرقًا متمكنة من خلال دفع عملية صنع القرار إلى أدنى مستوى من المسؤولية. فأولئك الأقرب إلى العمل هم الأكثر دراية بالعملية والأقرب إلى المعلومات. وعندما يتخذون قراراتهم بأنفسهم، فإنهم يتحملون المسؤولية ويخضعون للمساءلة.
القول بالتمكين أسهل من الفعل. وغالبًا ما يتطلب إعادة ضبط ثقافة الفريق والمؤسسة وقواعدها ومعاييرها. كما يجب استبدال الإدارة التفصيلية بعقلية أفضل النية والتدريب. عندما نعاقب الأخطاء، فإنها لا تتوقف. بل تصبح خفية، ويصبح تأثيرها أسوأ.
امتلك عمليات متسقة وقابلة للتكرار
لا تدفع للتوحيد القياسي. المشاريع فريدة من نوعها. نحن لا ننتج أدوات. احرص على الاتساق والتكرار. طوّر ممارسات إدارة المشاريع المراعية للسياق التي تسمح بالتخصيص وحسّنها باستمرار. بناء أنماط تسليم تعزز الكفاءة والاستدامة والتكرار.
© 2024، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
ميثاق المشروع يضع الأساس
أطلق العنان لقوة خطة إدارة المشروع
إدارة المشاريع الهجينة: الجزء 1، ما هو الهجين؟
إدارة المشاريع الهجينة: الجزء 3، اختيار النهج
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.