إدارة المشاريع… الكلمات مهمة…

الكلمات مهمة. حتى في إدارة المشاريع.
يمكن أن تحمل الكلمات معنى يتجاوز تعريفاتها الرسمية. يمكن أن يكون للدلالة والتصور عواقب غير مقصودة.
حتى المصطلحات الأساسية لإدارة المشاريع يمكن أن تخلق سوء فهم يمكن أن يعطل المشروع أو يعرقله. في هذه المقالة، أكشف بعض المزالق اللغوية التي تؤثر على المهنة.
المشروع
التعريف الرسمي لمعهد إدارة المشاريع للمشروع هو “مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها.” ولديه تعريف ثانوي هو “خلق قيمة من خلال منتجات وخدمات وعمليات فريدة من نوعها” – وهو فرق دقيق ولكنه مهم.
المشاريع مؤقتة. يجب أن يكون لها بداية ونهاية. والكثير منها ليس لها بداية ونهاية.
المشاريع فريدة من نوعها. العديد من الأشياء التي نسميها مشاريع تفشل في هذا الشرط.
خلق القيمة هو هدف طموح كبير. ومن الصعب تحديده. وتحقيقه أصعب.
المنتجات يسهل فهمها. فهي ملموسة.
أما الخدمات فيصعب تحديدها لأن النتيجة ليست مادية.
النتائج هي نتائج – أفضل وأسرع وأرخص هي نتائج شائعة. نريد أن نكون أكثر كفاءة. تقليل التكاليف. زيادة الإيرادات. أن نكون أكثر مرونة.
لأكون صريحًا، أنا في حيرة من التعريف الثاني. لماذا تم حذف “النتائج” وإضافة “العمليات”؟
إذن، هل كل ما نسميه “مشاريع” يستوفي التعريف؟ ربما لا.
إدارة المشاريع الهجينة
أعترف أنني متحيز. فأنا لا أحب كلمة “هجين”.
منذ سنوات، أردت شراء دراجة ثانية لجر ابني الصغير (آنذاك) في مقطورة. طلبت النصيحة من أحد الأصدقاء. قال لي: “لديك دراجة السباق الثلاثي للسباق. إذا اشتريت دراجة جبلية، فالأمر أشبه بامتلاكك دراجة جيب – خشنة ووعرة. إذا اشتريت دراجة هجينة، فالأمر أشبه بامتلاك سيارة شيفروليه. لا يوجد شيء رائع في ذلك.” اشتريت دراجة جبلية.
تشير تسميات الشلال والرشاقة والهجين إلى ثلاثة خيارات واضحة ومنفصلة. لكنها ليست كذلك. إنها نطاقات على سلسلة متصلة أطول. يمكننا وصف سمات الشلال والرشاقة. لكن الهجين يتحدى التعريف الواضح.
فقد وصف مقال في مجلة معهد إدارة المشاريع الهجين بأنه “نهج يجمع بين النهجين التقليدي والرشيق… في مستواه الأكثر عمومية، يجمع نهج إدارة المشاريع الهجين بين منهجيات وممارسات من أكثر من نهج لإدارة المشاريع.” يبدو رائعاً، ولكنه ليس مفيداً جداً.
تصف “ديسيبلند أجايل” نفسها بأنها “مجموعة أدوات هجينة تسخر المئات من الممارسات الرشيقة.” توفر مجموعة أدوات أجايل المنضبطة قائمة رائعة ومنسقة لأفضل الممارسات.
كان عنوان مقال شبكة مديري المشتريات “يمكن للمقاربات الهجينة أن تزرع الارتباك؛ ولكن إذا تم تطويرها بعناية، فإنها ستوفر قيمة”. أتفق مع العنوان. لسوء الحظ، لم تكن التوجيهات قابلة للتنفيذ.
يعجبني مفهوم إدارة المشاريع الهجينة. أعتقد أن مديري المشاريع العظماء لديهم فهم شامل للمبادئ والعمليات والممارسات. ومع ذلك، أود أن تكون التسمية غير اختبار رورشاخ.
مدير مشروع
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، فإن مدير المشروع “يقود الفريق المسؤول عن تحقيق أهداف المشروع”.
يُفهم هذا التعريف بشكل عام على أنه يعني أن مدير المشروع مسؤول عن نجاح المشروع. يقول البعض أن مدير المشروع “كبير ومسؤول” ويعتبرون ذلك وسام شرف. وبالنسبة للآخرين، فإنه يحمل دلالة تحقيرية لكونه متسلطًا أو متعجرفًا.
نادرًا ما ينطبق معيار المساءلة. وكما غنى بوب ديلان “عليك أن تخدم شخصًا ما”. وفي أفضل الأحوال، فإن معظم مديري المشاريع هم وكلاء عن الشخص (الأشخاص) المسؤول (المسؤولين).
في الإصدارات السابقة من دليل PMBOK® Guide، ميّز معهد إدارة المشاريع بين أدوار إدارة المشروع ومستويات المسؤولية – مدير المشروع والمنسق والمسرّع. اختفت هذه الفروق منذ عقد من الزمن. لذلك، لم يعد لدينا إرشادات رسمية في هذا المجال.
كما أن المسميات الوظيفية مقابل أدوار المشروع تخلق الارتباك. الألقاب ثابتة وتحدد المكانة في التسلسل الهرمي التنظيمي. أما الأدوار فهي ديناميكية وتصف المسؤوليات في مشروع معين.
من السهل فهم سبب وجود الكثير من الارتباك. بشكل عام، من السهل تصنيف شخص ما كمدير مشروع، لكن تحديد التوقعات في كوكبة أصحاب المصلحة في المشروع هو الذي يحددها.
سكروم ماستر
يستحق لقب Scrum Master أيضًا التدقيق.
أطلق جيف ساذرلاند وكين شوابر على قائد فريق سكرم لقب “سيد سكرم”. كلمة “سيد” لها تعريفات متعددة. كصفة، فهي تشمل شخصًا ماهرًا أو بارعًا. وكاسم، يمكن أن تكون حرفياً مؤهلاً لتعليم المتدربين. كلا هذين التعريفين مناسبان.
فقد وصفت النسخة الأولى من دليل سكروم Scrum Master Scrum بأنه يقود الفريق ويدربه، و “[كونه] مسؤولاً عن ضمان تطبيق وتطبيق قيم وممارسات وقواعد Scrum”. على الرغم من أن التعريف قد تحول على مر السنين، إلا أنه لا يزال متسقًا مع القصد الأصلي.
من وجهة نظري، أصبح من السهل جدًا أن تصبح سيد سكروم. فمعظم أطر العمل لا تتطلب سوى فصل دراسي لمدة يومين وامتحان سهل نسبيًا لتصبح “معتمدًا”. غالبًا ما تكون هذه الفصول الدراسية مقدمات جيدة جدًا لـ Agile و Scrum وغالبًا ما تكون ممارسات. ومع ذلك، فهي ليست إعدادًا كافيًا لتكون أستاذًا.
كما ينص دليل Scrum، من السهل فهم Scrum ولكن من الصعب إتقانها. يكتسب أساتذة سكروم الاستثنائيون هذا التميز بالطريقة الصعبة – من خلال التجربة والخطأ. فهم يدركون أن كل فريق ومشروع فريد من نوعه ويتخذون قرارات حساسة للسياق عند اختيار الأطر والممارسات.
لقد أصبح Scrum Master اسمًا تجاريًا لوظيفة عامة، مثل Kleenex، وهو مرادف لمناديل الوجه. في الآونة الأخيرة، بدأت بعض أطر العمل باستخدام ألقاب مختلفة لوصف الدور. اعتمدت SAFe التسمية الهجينة “Scrum Master / Team Coach”. وتسميهم أجايل المنضبطة “قادة الفرق”. حتى لا يتم استبعادهم، يمكن للأشخاص أيضًا أن يكونوا “مديري تدفق كانبان”.
بغض النظر عن نهج المشروع – أجايل أو الهجين أو الشلال. بغض النظر عن إطار العمل أو المنهجية-كروم، كانبان، كانبان، لين، ووترفول. أحب تسمية الشخص الذي يقود المشروع “قائد المشروع” أو “قائد الفريق”. في هذه المرحلة الزمنية، تحمل كلمة “القائد” دلالات تحقير أقل من الألقاب الأخرى، وهي تصف بشكل عام ما يجب القيام به.
نجاح المشروع
عندما ننتهي من مشروع ما، غالبًا ما نستدعي كلمة “نجاح”.
وعادةً ما يتم قياس نجاح المشروع مقابل “القيد الثلاثي”. هل أنجز المشروع النطاق المتوقع ضمن الميزانية والجدول الزمني المخطط له؟ في ظاهر الأمر، يبدو هذا المقياس المثالي. ومع ذلك، فإن الأداء التاريخي مقابل هذه الأهداف مخيب للآمال في عام 2021:
73% من المشاريع حققت الهدف الأصلي للمشروع، و12% من المشاريع اعتُبرت فاشلة;
تم تسليم 62% من المشاريع في حدود الميزانية، و
55% تم تسليمها في الوقت المحدد.
لم تحدث تغيرات كبيرة في هذه المقاييس والمقاييس المماثلة على مدار الثلاثين عاماً الماضية. إذا كانت هذه هي الحالة التاريخية للصناعة، فهل نحن نقيس الأشياء الصحيحة؟ أم أن قدرنا أن نكون متواضعين في أدائنا؟ ربما يجب أن نبتكر تسمية مختلفة لوصف إنهاء المشروع. ربما البقاء على قيد الحياة؟
© 2023، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
فهم مفهوم أجايل و DevOps
أطر عمل المشروع: فهم الخيارات
إدارة المشاريع: المبادئ والممارسات والسياق
يجب أن يكون مدير المشروع ومدير مشروع سكروم صديقين
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، قم بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/