إدارة المخزون: التعريف، والعناصر الرئيسية، والأنواع، والفوائد

ما هي إدارة المخزون؟ التعريف، والأنواع، والعناصر والمكونات الرئيسية
تنطوي إدارة المخزون على تتبع وإدارة المواد الخام للشركة والمواد الخام والبضائع المستهلكة والسلع التامة الصنع. وهي تعني التأكد من تقديم المنتجات المناسبة بالكميات المناسبة وفي الوقت والمكان المناسبين وبالسعر المناسب. والهدف من إدارة المخزون هو الاحتفاظ بالكمية المناسبة من المخزون في متناول اليد لتلبية احتياجات العملاء، والحفاظ على انخفاض الأسعار، وتحقيق أكبر قدر ممكن من المال.
هناك بعض الأجزاء الرئيسية لإدارة البضائع التي تعتبر مهمة لنجاحها. بعض هذه العوامل هي التنبؤ بالطلب، وتخطيط المخزون، وتتبع المخزون والتحكم فيه، وتحسين المخزون. التنبؤ بالطلب هو عملية معرفة ما سيرغب العملاء في شرائه في المستقبل. وهو يساعد الشركة على معرفة عدد السلع التي يجب الاحتفاظ بها في متناول اليد.
تخطيط المخزون هو عملية معرفة كمية المخزون التي يجب طلبها أو صنعها بناءً على الطلب المتوقع وعوامل أخرى. ينطوي تتبع المخزون والتحكم فيه على مراقبة مستويات المخزون والتأكد من التعامل معها بشكل جيد، في حين أن تحسين المخزون ينطوي على التأكد من أن إدارة المخزون فعالة ومربحة.
يمكن للشركة استخدام أنواع مختلفة من أساليب إدارة المخزون بناءً على احتياجاتها وأهدافها. وتشمل هذه الأنواع إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT)، وإدارة المخزون بالكمية الاقتصادية (EOQ)، وإدارة المخزون بالكمية الاقتصادية (EOQ)، وإدارة المخزون بتخطيط متطلبات المواد (MRP)، وغيرها. لكل نوع من أنواع إدارة المخزون فوائده الخاصة، مثل خفض أسعار المخزون وتحسين التدفق النقدي وزيادة الإنتاجية.
جدول المحتويات
ما هي إدارة المخزون؟
تتضمن إدارة المخزون إدارة مخزون الشركة من المستلزمات الخام، والعمل الجاري، والسلع التامة الصنع. الحفاظ على كمية المخزون ووضعه وتوقيته. تُستخدم لتزويد العملاء بالمنتجات المناسبة في التوقيت والكمية والسعر المناسبين. هدفها الرئيسي هو تلبية طلب العملاء مع تقليل التكاليف وتوفير المال.
تشمل إدارة المخزون التنبؤ والتخطيط والمشتريات والتتبع والتحسين. يتنبأ التنبؤ بالطلب بمشتريات العملاء. يساعد الشركات على تحديد المخزون. يحدد تخطيط المخزون كمية المخزون التي يجب شراؤها أو تصنيعها بناءً على الطلب والمهلة الزمنية والمخزون الآمن ودورة الطلب. توفر المشتريات المخزونات لتلبية الطلب. يتضمن اختيار البائع والطلب والاستلام. يتضمن تتبع المخزون إدارة مستويات المخزون. تحسين المخزون يزيد من الكفاءة والأرباح.
يتطلب بيع السلع المادية إدارة جيدة للمخزون. فهي تساعد المؤسسات على مطابقة أسعار المخزون مع طلب المستهلكين، وتجنب نفاذ المخزون، وتعظيم الاستفادة من المخزون. تعمل إدارة المخزون على تحسين التدفق النقدي ورأس المال العامل والإنتاجية. يتسبب سوء إدارة المخزون في نفاد المخزون والإفراط في التخزين وارتفاع نفقات الحفظ وخسارة المبيعات، مما يؤثر على أرباح الشركة.
كيف تعمل إدارة المخزون؟
إدارة المخزون هي عملية معقدة تتضمن العديد من الخطوات والوظائف. التنبؤ بالطلب هو الخطوة الأولى. وهي معرفة عدد السلع التي يريدها العملاء في المستقبل. ثم تُستخدم البيانات بعد ذلك لإنشاء خطة المخزون التي تحدد مستويات المخزون المستهدفة ومستويات المخزون الآمن ونقاط إعادة الطلب.
تبدأ الشركات عملية الشراء بمجرد وضع خطة المخزون. ويستلزم ذلك الحصول على أشياء المخزون اللازمة لتلبية طلب العملاء. تتضمن إدارة المشتريات شراء الأشياء من الموردين أو صنع الأشياء داخليًا أو المزج بين الاثنين معًا. يجب على الشركات بناء علاقات قوية مع مورديها، ومراقبة المهل الزمنية للمشتريات، وتتبع مستويات المخزون لضمان سير عملية الشراء بسلاسة.
يعد تتبع البضائع جزءًا أساسيًا من إدارتها. وهو يعني مراقبة مستويات المخزون للتأكد من بقائه بالكميات المناسبة. تستخدم الشركات أدوات مختلفة مثل برامج إدارة المخزون وأنظمة التشفير الشريطي وتقنية تحديد الهوية بالترددات الراديوية (RFID). تسمح هذه الأدوات للشركات بتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي، والعثور على التناقضات في المخزون، وتغيير مستويات المخزون وفقاً لذلك.
وأخيراً، فإن تحسين المخزون يجعل إدارة المخزون فعالة ومربحة. وهو ينطوي على البحث عن طرق لخفض تكاليف المخزون، مثل استخدام إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) أو تقصير المهل الزمنية. ويتألف من إيجاد طرق لنقل المزيد من البضائع، مثل تشغيل المبيعات أو تحسين عملية الإنتاج.
بشكل عام، توفر الإدارة الفعالة للمخزون العديد من الفوائد للشركات. حيث تعمل الشركات على تقليل التكاليف وتقليل نفاد المخزون وتحسين رضا العملاء من خلال الحفاظ على مستويات المخزون المثلى. علاوةً على ذلك، تكتسب الشركات رؤى قيّمة حول عمليات المخزون لديها، مما يسمح لها باتخاذ قرارات قائمة على البيانات تؤدي إلى تحسين الربحية والنمو باستخدام أدوات إدارة المخزون.
ما أهمية إدارة المخزون في إدارة المشاريع؟
تُعد إدارة المخزون عنصرًا أساسيًا في إدارة المشاريع لأنها تضمن توافر جميع المكونات، بما في ذلك الموارد البشرية والمواد المادية، اللازمة لإنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تمكّن الإدارة الفعالة للمخزون مديري المشاريع من تحقيق التوازن بين الحاجة إلى مستويات مقبولة من المخزون ومتطلبات التحكم في التكلفة وتجنب نفاد المخزون والتأخير والصعوبات الأخرى التي تؤثر على إنجاز المشروع.
تعد إدارة المخزونات جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشروع لأنها تساعد على ضمان إمكانية الوصول إلى جميع الميزات والموارد اللازمة في أي وقت معين. وهي تشمل كل شيء، من المواد والأدوات غير المجهزة إلى السلع المكتملة والمكونات البديلة. يمكن لمديري المشاريع تجنب التأخير وتقليل خطر نفاد المخزون أو النقص، وكلاهما له فائدة في التأثير على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته إذا حافظ على مستويات المخزون المثالية.
يؤدي الافتقار إلى الإدارة الفعالة للمخزون إلى الإفراط في التخزين أو نفاد المخزون، وكلاهما يؤدي إلى نفقات الاحتفاظ غير الضرورية أو فوات الإيرادات. تساعد الإدارة الفعالة للمخزون الشركات في خفض نفقات التشغيل، وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد، وتعزيز مستوى خدمتها للعملاء.
ما هو الغرض من إدارة المخزون؟
تهدف إدارة المخزون إلى ضمان أن يكون لدى الشركة الكمية المناسبة من المخزون في الموقع المناسب وفي الوقت المناسب وبالسعر المناسب. الهدف الأساسي هو الاحتفاظ بالكمية المناسبة من المخزون في متناول اليد لتلبية طلب العملاء مع تقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون إلى الحد الأدنى وتحسين الربحية.
تحتاج الشركات التي تبيع الأشياء الملموسة إلى إدارة مخزونها بشكل جيد لأن لها تأثيرًا مباشرًا على سعادة العملاء والإيرادات والفعالية الإجمالية. تلبي الشركات طلبات العملاء مع الحد من نفقات الاحتفاظ بالمخزون من خلال الحفاظ على مستويات المخزون المثلى، إلى جانب ضمان حصولها على الإمدادات والموارد اللازمة للقيام بذلك.
بالإضافة إلى ذلك، فإن مراقبة المخزون أمر حيوي للتشغيل الفعال لعملية الإنتاج. حيث تتجنب الشركات نفاد المخزون وتقلل من الهدر وتقلل من المهل الزمنية من خلال التحكم في مستويات المخزون بشكل صحيح. تساعد إدارة المخزون الشركات على تبسيط إجراءات الإنتاج، وتعزيز رضا العملاء، وزيادة الإيرادات.
يتم فهم سلسلة التوريد الخاصة بالشركة بشكل أفضل من خلال إدارة المخزون، مما يمكّنها من تحديد مناطق المشاكل وتبسيط عملياتها. تقوم الشركات بتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي، واكتشاف التناقضات في المخزون، وتعديل مستويات المخزون حسب الضرورة من خلال استخدام برامج إدارة المخزون وغيرها من الأدوات. يؤدي اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات باستخدامها إلى زيادة الربحية والنمو.
ما هي الأنواع المختلفة لطرق إدارة المخزون؟
فيما يلي الأنواع المختلفة لطرق إدارة المخزون.
–
تحليل ABC: يصنف بنود المخزون وفقًا لقيمتها ودرجة أهميتها للشركة. المجموعات الثلاث (أ) و(ب) و(ج) هي المجموعات الثلاث التي يتم تقسيم العناصر إليها، حيث تكون العناصر (أ) هي الأكثر قيمة والعناصر (ج) هي الأقل قيمة. يسمح هذا التصنيف للشركات بالتركيز على منتجات المخزون الأكثر أهمية وتحديد أولويات أنشطة إدارة المخزون.
–
المخزون المُدار من قبل المورد (VMI): يتحكم المورد في مستويات مخزون العميل. يراقب المورد مستويات المخزون ويزيدها حسب الضرورة، مما يساعد الشركات على خفض النفقات المرتبطة بالحفاظ على السلع في متناول اليد وتعزيز فعالية سلسلة التوريد.
–
تخطيط الاحتياجات المادية (MRP): تستخدم هذه التقنية نظامًا محوسبًا لتخطيط وإدارة المخزون اللازم للإنتاج. يتم تحديد مستويات المخزون المثالية المطلوبة لتلبية طلب المستهلكين من خلال النظر في المتغيرات، بما في ذلك جداول الإنتاج، والمهل الزمنية ومستويات المخزون.
–
كمية الطلب الاقتصادي (EOQ): تحدد هذه التقنية كمية الطلبات المثالية المطلوبة لتقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون مع ضمان وجود مخزون كافٍ في متناول اليد لتلبية طلب العملاء. يتم اختيار كمية الطلب المثالية لمراعاة رسوم الحمل ومعدلات الطلب وتكاليف الطلب.
–
إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT): تتخلى هذه الاستراتيجية عن تخزين المخزون الإضافي بدلاً من طلب ما هو مطلوب. يجب أن يعمل الموردون والشركات معًا بعناية لضمان توفير المخزون في الوقت المحدد وبالكمية المناسبة. تساعد هذه الاستراتيجية الشركات في خفض نفقات الاحتفاظ بالمخزون وتعزيز فعالية سلسلة التوريد.
1. تحليل ABC
تتضمن إحدى تقنيات إدارة المخزون المعروفة باسم التحليل الأبجدي (ABC) تصنيف أصناف المخزون وفقًا لقيمتها ومستوى أهميتها بالنسبة للشركة. ويعتبر مبدأ باريتو الذي يدعي أن ما يقرب من 80% من النتائج تنتج عن 20% من الأسباب، هو أساس هذا النهج. وهو يعني أن جزءًا صغيرًا من منتجات المخزون يمثل جزءًا كبيرًا من النفقات المرتبطة بإدارة المخزون.
يصنف تحليل ABC سلع المخزون إلى ثلاث فئات، أ، ب، ج، وفقًا لقيمتها ودرجة أهميتها بالنسبة للشركة. غالبًا ما تشكل الأشياء الأكثر قيمة وأهمية، أو الأصناف (أ)، جزءًا ضئيلًا من أصناف المخزون ولكنها مسؤولة عن جزء كبير من نفقات المخزون. تشكل البنود (ب) جزءًا أكبر من بنود المخزون والنفقات وهي ذات قيمة وأهمية متوسطة. الأصناف (ج) ليست ذات قيمة أو أهمية كبيرة، وهناك الكثير منها، ولكنها لا تكلف سوى جزء صغير من أسعار المخزون.
إن القدرة على تركيز جهود إدارة المخزون على أصناف المخزون الأكثر أهمية تجعل من تحليل ABC أسلوبًا فعالاً لإدارة المخزون. تتأكد الشركات من أنها تحافظ على مستويات المخزون المثلى للمنتجات الأكثر أهمية لعملياتها من خلال تركيز جهود إدارة المخزون على عنصر. فهو يساعد المؤسسات على خفض نفقات الاحتفاظ بالمخزون وتقليل نفاد المخزون وزيادة رضا العملاء.
شركة Walmart هي إحدى الشركات التي تستخدم تحليل ABC. توظف وول مارت هذه الطريقة للتحكم في مستويات المخزون وتضمن أن السلع الأكثر أهمية في المخزون باستمرار. تقلل وول مارت من نفاد المخزون وترفع من سعادة العملاء وتخفض النفقات المرتبطة بالحفاظ على المخزون من خلال التركيز على السلع الأساسية. وتساعد وول مارت في تحسين الربحية واكتساب ميزة في السوق.
تحليل ABC هو أسلوب مفيد لإدارة المخزون يمكّن الشركات من تصنيف عناصر المخزون وفقًا لقيمتها ومستوى أهميتها. حيث تعمل الشركات على تحسين مستويات المخزون وخفض النفقات وتعزيز رضا العملاء من خلال التركيز على منتجات المخزون الأكثر أهمية. وول مارت هي إحدى الشركات التي تستخدم تحليل ABC. وقد استخدمت هذه التقنية بنجاح لتعزيز إجراءات إدارة المخزون والحصول على ميزة تنافسية في السوق.
2. المخزون المُدار من قبل البائعين (VMI)
يشير المخزون المُدار من قِبل البائعين (VMI) إلى طريقة للتحكم في المخزون يدير فيها المورد مستويات مخزون المستهلك. وهو نظام يسمح للموردين بمراقبة مستويات المخزون في مواقع عملائهم ومن ثم شحن البضائع البديلة حسب الحاجة. وهو يساعد المؤسسات على تقليل النفقات التي ينطوي عليها الاحتفاظ بالمخزون وتقليل احتمالية نفاد المخزون وزيادة كفاءة سلاسل التوريد الخاصة بها.
إن نظام إدارة المخزون الافتراضي قادر على العمل لأنه ينشئ اتصالاً قويًا بين العميل والمورد. تقع على عاتق المورد مسؤولية تتبع كمية المخزون المملوكة في موقع العميل وإعادة تخزينها حسب الحاجة. ويعني ذلك أن الشركات لديها مجموعة أصغر من المنتجات لأنها تعتمد على مورديها لتتبع مستويات المخزون لديهم. يستطيع نظام إدارة حركة المخزون الافتراضي مساعدة الشركات في زيادة فعالية سلاسل التوريد الخاصة بها من خلال تقليل المهل الزمنية وتحسين دقة الطلبات وتقليل مخاطر نفاد المخزون أو وجود مخزون زائد.
يعد نظام إدارة المخزون الافتراضي أسلوبًا فعالاً لإدارة المخزون لأنه يقلل من نفقات الاحتفاظ بالمخزون مع ضمان توفر القائمة المناسبة في الوقت نفسه. يقلل من التكاليف المرتبطة بإدارة المخزون عندما تعتمد الشركات على مورديها للحفاظ على مستويات المخزون. وتشمل هذه التكاليف التخزين والمناولة والتأمين. تشهد الشركات زيادة في الربحية وتكتسب ميزة على منافسيها.
إحدى الشركات التي تستخدم إدارة المخزون الافتراضي هي شركة بروكتر آند غامبل. تستخدم شركة بروكتر آند غامبل نظام إدارة المخزون الافتراضي لتنظيم مستويات المخزون وضمان توفر منتجاتها باستمرار للعملاء. تستطيع شركة Procter & Gamble خفض النفقات المرتبطة بإدارة المخزون مع تعزيز كفاءة سلسلة التوريد الخاصة بها في الوقت نفسه من خلال العمل عن كثب مع مورديها لتحديد مستويات المخزون المناسبة. وقد شهدت شركة بروكتر آند جامبل تحسناً في رضا العملاء بشكل عام واكتسبت ميزة تنافسية في السوق نتيجة لذلك.
3. تخطيط متطلبات المواد (MRP)
تُستخدم هذه الطريقة للتعامل بفعالية مع المواد والمكونات وضمان توافرها لأغراض الإنتاج. حيث تقوم بحساب المواد والمكونات اللازمة لكل منتج من خلال النظر في جدول الإنتاج وفاتورة المواد. بعد ذلك، تقوم بإنشاء خطة مواد تحدد كمية وتوقيت كل مادة يجب طلبها أو تصنيعها.
يتميز هذا النظام بعدة مكونات أساسية، بما في ذلك استخدام جدول الإنتاج الرئيسي (MPS) لتحديد الكمية المطلوبة من كل منتج، وفاتورة المواد (BOM) لتعداد المكونات والمواد الخام اللازمة لإنتاج كل منتج، وبيانات المخزون لتقديم تفاصيل عن مستويات المخزون الإجمالي لكل مكون ومادة خام.
يعمل النظام من خلال تحليل الجدول الزمني للإنتاج وقائمة المواد (BOM) للتأكد من المواد المطلوبة وكمياتها والتوقيت المناسب لشرائها. ومن ثم يقوم نظام تخطيط الرصد والتخطيط والإدارة والإنتاج (MRP) بإنشاء خطة شاملة للمواد تحدد التوقيت والكميات المحددة لكل مادة يجب شراؤها أو تصنيعها. وهو مصمم لمراقبة وتنظيم مستويات المخزون ومن ثم تعديل خطة المواد استجابةً للطلب أو تقلبات مستوى المخزون.
وتتوقف فعالية نظام تخطيط الرصد والتخطيط والإدارة على متغيرات متعددة، مثل دقة الجدول الزمني للإنتاج وقائمة المواد، وموثوقية معلومات المخزون، وقدرة المؤسسة على التكيف الفوري مع التقلبات في الطلب. يؤدي التنفيذ الناجح لنظام تخطيط الرصد والمراقبة والإدارة والتخطيط إلى تعزيز كفاءة الإنتاج، وانخفاض نفقات المخزون، ورفع مستويات خدمة العملاء للشركات.
تُعد شركة Apple مثالاً على المؤسسات التجارية التي تستخدم تخطيط متطلبات المواد (MRP). تستخدم شركة Apple تخطيط المتطلبات المادية (MRP) لإدارة سلسلة التوريد المعقدة الخاصة بها بفعالية وضمان توافر المواد والمكونات المناسبة لتلبية متطلبات الإنتاج. وقد تمكنت شركة Apple من تعزيز كفاءة التصنيع لديها، وتقليص نفقات المخزون، وزيادة استجابتها للتقلبات في طلب المستهلكين من خلال تطبيق نظام تخطيط متطلبات المواد.
4. كمية الطلب الاقتصادي (EOQ)
هي طريقة للإشراف على المخزون تحدد أفضل عدد من الأصناف التي يجب شراؤها للحفاظ على انخفاض التكاليف مع الحفاظ على وجود ما يكفي لتلبية احتياجات العملاء. وهي تنظر في أشياء مثل تكاليف الطلب وتكاليف الحمل ومعدلات الطلب لمعرفة أفضل كمية للشراء. يحدد رقم الطلب الأمثل للحفاظ على انخفاض تكاليف المخزون مع ضمان وجود مخزون كافٍ لتلبية طلب العملاء. يبحث في أشياء مثل تكاليف الطلبات وتكاليف الحمل ومعدلات الطلب لمعرفة أفضل كمية للشراء. تقوم الشركات بخفض تكاليف الاحتفاظ بالمخزون مع ضمان وجود ما يكفي لتلبية طلب المستهلكين من خلال تقدير كمية الشراء المثالية.
ويتأثر حسابها بعدة عوامل حاسمة، وهي الطلب السنوي على المنتج وتكلفة الوحدة والتكلفة المتكبدة لكل طلب. تقوم المعادلة بحساب كمية المخزون الأكثر ملاءمة للطلب، مع الأخذ في الاعتبار العوامل ذات الصلة، بما في ذلك تكلفة الاحتفاظ لكل وحدة. تشير تكلفة الاحتفاظ إلى النفقات المتكبدة في تخزين القائمة.
تحدد منهجية EOQ الكمية الأكثر ملاءمة من الطلبات التي تقلل من نفقات المخزون الإجمالية، والتي تشمل كلاً من التكاليف المتكبدة في الاحتفاظ بالمخزون والرسوم المتكبدة في تقديم الطلبات. يؤدي طلب الكمية الأكثر كفاءة إلى خفض تكاليف حمل المخزون واحتواء التكاليف بالنسبة للشركات، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف.
تتوقف فعالية نموذج كمية الطلبات الاقتصادية (EOQ) على عوامل مختلفة، مثل دقة توقعات الطلب، واتساق نفقات الطلب والاحتفاظ بالمخزون، ومرونة المؤسسة في التكيف مع التقلبات في الطلب. يؤدي التطبيق العملي لنموذج كمية الطلبات الاقتصادية (EOQ) إلى خفض تكاليف المخزون وتحسين ربحية الأعمال التجارية.
تُعد شركة Walmart مثالاً لمؤسسة تجارية تستخدم نموذج كمية الطلبات الاقتصادية (EOQ). تستخدم وول مارت أنظمة متقدمة لإدارة المخزون لتحسين توافر المنتجات للعملاء وتقليل نفقات المخزون. إن شركة Walmart قادرة على شراء الكمية الأكثر فائدة من البضائع للحد من التكاليف الإجمالية للمخزون، مما يؤدي إلى تحقيق فوائد مالية كبيرة من خلال استخدام حسابات EOQ.
إن كمية الطلبات الاقتصادية (EOQ) هي منهجية بارعة لإدارة المخزون تسهل على الشركات تبسيط مستويات مخزونها وتقليص النفقات. تخفف الشركات من التكاليف المتعلقة بالاحتفاظ بالمخزون وتقديم الطلبات، مما يعزز الربحية من خلال حساب أفضل كمية من البضائع التي يجب طلبها. تُعد شركة Walmart مثالاً على إحدى المؤسسات التجارية التي نفذت بكفاءة نموذج كمية الطلبات الاقتصادية (EOQ)، مما أدى إلى تخفيضات كبيرة في التكاليف وتحسين إدارة المخزون.
5. إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT)
هي منهجية استراتيجية تسعى إلى تقليل مستويات المخزون من خلال توليد ونقل المنتجات بدقة عند الحاجة إليها لتلبية طلب العملاء. وقد وجدت منهجية “فقط في الوقت المناسب” (JIT) مفهوم تصنيع الكمية المناسبة من السلع بالضبط عندما وأينما كانت مطلوبة لتقليل الفاقد وتقليص المهل الزمنية وتعزيز الفعالية الكلية لسلسلة التوريد.
السمة الأساسية لمنهجية (JIT) هي تركيزها على التحسين الدائم والقضاء على أوجه القصور. ويتم تحقيق هذا الهدف من خلال تطبيق مفاهيم التصنيع اللين، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر العمل الموحد والإدارة البصرية والتدفق المستمر. تستخدم منهجية “فقط في الوقت المناسب” (JIT) نظامًا قائمًا على السحب يعتمد على الطلب الفعلي للعملاء لبدء الإنتاج بدلاً من الطلب المتوقع. يعد التنسيق والتواصل الفعال بين الموردين والعملاء أمرًا ضروريًا لضمان التوافر الأمثل للمواد والمنتجات في الوقت المناسب.
وتتوقف فعالية إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) على عوامل مختلفة، مثل موثوقية سلسلة التوريد، ودرجة التعاون بين الموردين والعملاء، وسرعة المؤسسة في التكيف السريع مع التقلبات في الطلب. إن التنفيذ السليم لمنهجية “فقط في الوقت المناسب” (JIT) لديه القدرة على تحقيق تخفيضات ملحوظة في النفقات، وتحسينات في تميز المنتجات، ومستويات عالية من رضا العملاء.
تويوتا هي مثال على مؤسسة تجارية تستخدم إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT). نظام تويوتا للإنتاج (TPS) هو نظام إنتاج شهير طورته شركة تويوتا، وهو قائم على مبادئ إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT). وقد تم الاعتراف بهذا النظام على نطاق واسع لقدرته الرائعة على تقليل الهدر وتعزيز الكفاءة التشغيلية. تويوتا قادرة على إنتاج السيارات وتسليمها للعملاء بسرعة وفعالية من خلال استخدام نظام JIT مع خفض مستويات المخزون والإنتاج الزائد.
تُعد إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) استراتيجية فعالة للشركات التي تسعى إلى خفض مستويات المخزون وتقليل الهدر وزيادة كفاءة سلسلة التوريد. يؤدي تطبيق مبادئ الوقت المناسب إلى تحسين عمليات الإنتاج، وتقليل المهل الزمنية للإنتاج، وتمكين الاستجابة السريعة لتقلبات طلب العملاء من الشركات. تمثل تويوتا مثالاً على تطبيق إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) بنجاح، مما أدى إلى تخفيضات ملحوظة في التكاليف وتعزيز الفعالية التشغيلية.
ما هو نوع إدارة المخزون المستخدم في إدارة المشاريع؟
يشار عادةً إلى منهجية إدارة المخزون المستخدمة في إدارة المشاريع باسم إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT). تُظهر منهجية JIT توافقًا إيجابيًا مع إدارة المشاريع نظرًا لتركيزها على إنتاج البضائع وتسليمها في الوقت المناسب، مما يسهل الوفاء بمتطلبات المشروع. ولديها القدرة على خفض التكاليف المرتبطة بالاحتفاظ بالمخزون وتحسين كفاءة سلسلة التوريد.
يعمل نظام JIT على أساس نموذج قائم على السحب، حيث يتم تصنيع السلع ونقلها بناءً على المتطلبات الحقيقية للمستفيدين بدلاً من الطلب المتوقع. كما أنه يسهل الحد من الهدر ويعزز كفاءة إدارة المشروع من خلال شراء المواد والمكونات ونقلها حصريًا حسب الحاجة.
يبدو أن دمج نظام JIT فعال في إدارة المخزون المتعلق بالمشروع من المواد والمعدات على حد سواء. بافتراض أن مشروعًا معينًا يتطلب تصنيفًا محددًا من الأدوات أو المعدات. ويضمن نهج “في الوقت المحدد” تسليم المعدات إلى موقع المشروع على وجه التحديد عند الحاجة إليها، بدلاً من تخزينها في المخزون إلى حين استخدامها.
هناك إجماع على أن أسلوب إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) هو أسلوب فعال للغاية لإدارة المخزون لإدارة المشاريع لأنه يعطي الأولوية لتلبية متطلبات المشروع مع تقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون والإفراط في العرض في الوقت نفسه. يعمل مديرو المشاريع على تحسين كفاءة سلسلة التوريد وتقليل النفقات وتعزيز فعالية المشروع من خلال تطبيق منهجية “في الوقت المناسب” (JIT).
هل يمكن استخدام جميع أنواع إدارة المخزون في إدارة المشاريع؟
نعم، يمكن استخدام جميع أشكال إدارة المخزون في إدارة المشاريع. ويتوقف تحديد المنهجية المثلى لمشروع معين على عدة متغيرات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر فئة المشروع وحجمه وتعقيده وجدوله الزمني وخصائص المخزون.
يعد تخطيط الاحتياجات المادية (MRP) أفضل استراتيجية لإدارة المخزون إذا كان المشروع يتطلب العديد من المواد والمكونات. تخطيط الاحتياجات المادية (MRP) هو أداة تساعد في توفير المواد والمكونات المناسبة في الوقت المناسب لتلبية احتياجات المشروع. يُعتبر المخزون المُدار من قبل البائعين (VMI) نهجًا مناسبًا لإدارة المخزون للمشاريع التي تتضمن العديد من الموردين والبائعين. يساعد تطبيق المخزون المُدار من قبل البائعين (VMI) في مزامنة وتبادل المعلومات بين الموردين والبائعين، مما يضمن توافر المواد والمكونات في الوقت المناسب.
تُعد كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) أفضل طريقة لإدارة المخزون لمشروع ذي مساحة تخزين صغيرة. يساعد نموذج كمية الطلبات الاقتصادية (EOQ) في تقليل مستويات المخزون، وبالتالي التخفيف من متطلبات مساحة التخزين والنفقات ذات الصلة. تُعد إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) أفضل استراتيجية لمشروع ذي جدول زمني قصير وجدول زمني قصير. يسهّل تطبيق منهجية إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) تسليم المواد والمكونات في الوقت المناسب، مما يفي بمتطلبات المشروع.
تُعد منهجية إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) هي المنهجية المفضلة لإدارة المخزون المستخدمة في إدارة المشاريع. ومع ذلك، يتم استخدام تقنيات بديلة لإدارة المخزون بناءً على المتطلبات الخاصة بالمشروع. يتوقف تحديد المنهجية المثلى لإدارة المخزون لمشروع معين على اعتبارات مختلفة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر مواصفات المشروع والجدول الزمني وخصائص المخزون.
ما هي العناصر الخمسة لإدارة المخزون؟
فيما يلي العناصر الخمسة لإدارة المخزون.
–
التنبؤ بالطلب: التنبؤ بالطلب هو ممارسة تقدير الطلب على المنتجات الاستهلاكية في المستقبل، مما يساعد الشركة في تحديد مستويات مخزونها.
–
تخطيط المخزون: تخطيط المخزون هو عملية تحديد كمية المخزون التي يجب طلبها أو تصنيعها، مع الأخذ في الاعتبار المهل الزمنية ومخزون الأمان ودورات الطلب، بالإضافة إلى توقعات الطلب.
–
تتبع ومراقبة المخزون: تتبع ومراقبة المخزون هي عملية تتبع مستويات المخزون وضمان التعامل معها بشكل صحيح. ويستلزم ذلك مراقبة تحركات المخزون واكتشاف المخالفات وتعديل مستويات المخزون حسب الحاجة.
–
المشتريات: تُعرف عملية الحصول على مخزون المنتجات المطلوبة لتلبية طلب المستهلكين باسم المشتريات. وهي تشمل الطلب من الموردين وكذلك التسليم.
–
تحسين المخزون: تُعرف الكفاءة وتعظيم الأرباح باسم تحسين المخزون. وهو اكتشاف كيفية خفض النفقات المرتبطة بالاحتفاظ بالمخزون في متناول اليد، على سبيل المثال، من خلال تنفيذ إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT) أو تقليل المهل الزمنية. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يستلزم معرفة كيفية زيادة معدل دوران المخزون، مثل تنفيذ العروض الترويجية أو تبسيط إجراءات التصنيع.
كيف يمكن لإدارة المخزون التعاون مع إدارة الجودة؟
يهدف التعاون بين إدارة المخزون وإدارة الجودة إلى تحديد مجالات التحسين المحتملة في عملية إدارة المخزون من خلال استخدام البيانات والتحليلات. تتيح مراقبة مستويات المخزون واستخدامه للشركات تحسين مستويات المخزون وتقليل نفقات الاحتفاظ بالمخزون وزيادة معدل دوران المخزون. وبالتالي، تتمتع الشركات بالقدرة على تعزيز إنتاجها الإجمالي ومكاسبها المالية.
من الضروري الانخراط في عمليات تدقيق متكررة، ومراقبة جودة منتجات المخزون الواردة، وملاحظة أي عيوب أو عدم مطابقة لضمان الامتثال لمعايير الجودة. إن القيام بذلك يساعد الشركات في الحد من الهدر والمرتجعات، وتعزيز رضا العملاء، وتقليل احتمالية ظهور مشكلات الجودة أثناء مرحلة الإنتاج.
وعلاوةً على ذلك، تدعم إدارة الجودة إدارة المخزون من خلال التوصية بأصناف المخزون المناسبة المطلوبة لاستيفاء معايير الجودة. تساعد إدارة الجودة في تحديد النوع المناسب وعيار المواد الخام المطلوبة لإنتاج سلع تامة الصنع ذات جودة عالية. وتساعد إدارة المخزون المؤسسات في الحفاظ على مستويات المخزون المثلى وتقليل الفاقد والتخفيف من مخاطر نفاذ المخزون أو الإفراط في التخزين.
يتطلب تحقيق النجاح في أي مؤسسة التنسيق الفعال بين إدارة المخزون والجودة. إن دمج بروتوكولات مراقبة الجودة في إدارة المخزون يخفف من مخاوف الجودة المتعلقة بالإنتاج، ويقلل من الهدر والمرتجعات، ويعزز رضا العملاء. يؤدي تحسين مستويات المخزون بشكل تعاوني وتحسين الأداء العام لإجراءات إدارة المخزون إلى زيادة الربحية والميزة التنافسية للشركات في السوق.
كم مرة يجب على الشركات إجراء إدارة المخزون؟
يعتمد عدد المرات التي تقوم فيها الشركة بإجراء إدارة المخزون على عدد من الأمور، مثل نوع الشركة والصناعة وطلب العملاء ومهل الموردين. بشكل عام، يجب على الشركات إجراء إدارة المخزون بانتظام للتأكد من أن لديها الكمية المناسبة من المخزون وتقليل نفاد المخزون والتخزين الزائد والمشاكل الأخرى المتعلقة بالمخزون.
تقوم معظم الشركات بإدارة المخزون يومياً، أو كل أسبوع، أو كل شهر، بناءً على ما يناسبها. معظم الشركات التي لديها الكثير من العملاء والعناصر التي تباع بسرعة تستخدم إدارة المخزون اليومي. تحتاج هذه الشركات إلى مخزون ثابت ويجب أن يكون لديها دائماً الكمية المناسبة من المخزون في متناول اليد لمواكبة طلب العملاء.
الشركات التي لديها عدد أقل من العملاء والأشياء التي تتحرك بسرعة أقل تستخدم إدارة المخزون الأسبوعية في معظم الأوقات. تتحمل هذه الشركات القيام بإدارة المخزون بوتيرة أقل، ولكن لا تزال هناك حاجة إلى ذلك للتأكد من أن لديها الكمية المناسبة من المخزون لتلبية احتياجات العملاء والبقاء على إمدادهم.
عادةً ما تستخدم الشركات ذات الطلب المنخفض من العملاء والمخزون البطيء الحركة إدارة المخزون الشهري. هذه الشركات تقوم بذلك بشكل أقل عادةً لأن مخزونها يبقى في الغالب كما هو، ولتخطيط احتياجاتها من المخزون بشكل أفضل.
يجب أن تتأكد من امتلاكها للأدوات والأنظمة المناسبة للقيام بذلك بنجاح، بغض النظر عن عدد المرات التي تحتاج فيها الشركة لإدارة مخزونها. ويستلزم ذلك برامج إدارة المخزون وأنظمة التشفير الشريطي وتقنية RFID، التي تساعد الشركات على مراقبة مستويات المخزون في الوقت الفعلي، والعثور على التناقضات في المخزون، وضبط مستويات المخزون وفقاً لذلك.
ما هي فوائد إدارة المخزون؟
فيما يلي قائمة بفوائد إدارة المخزون.
–
تحسين التدفق النقدي: تتمثل إحدى المزايا الأساسية لإدارة المخزون في تعزيز التدفق النقدي. تساعد الإدارة الفعالة للمخزون على تحرير الأموال التي تُستخدم لتمويل جوانب أخرى من عمليات الشركة من خلال خفض تكاليف حمل المخزون وتجنب الإفراط في التخزين.
–
تعزيز الكفاءة: تعمل إدارة المخزون بشكل جيد على تحسين الإنتاجية بأكثر من طريقة. فهي تؤدي إلى أوقات أسرع في معالجة الطلبات، ومهل زمنية أقصر، وأداء أفضل في التسليم في الوقت المحدد. تساعد الإدارة الأكثر كفاءة للمخزون الشركات على توفير المال، وتقديم خدمة أفضل للعملاء، وكسب المزيد من المال.
–
توفير التكاليف: تساعد الإدارة الفعالة للمخزون على خفض التكاليف من خلال تجنب الإفراط في التخزين ونفاد المخزون وتقادم المخزون.
–
زيادة رضا العملاء: تساعد على ضمان وصول المنتجات عند حاجة العملاء إليها، مما يعزز رضا العملاء وولاءهم.
–
اتخاذ قرارات أفضل: يمنح الشركات معلومات ورؤى مفيدة حول خيارات الشراء والإنتاج والمبيعات.
–
تقليل الهدر: تساعد الإدارة الفعالة للمخزون في الحد من الهدر من خلال ضمان استخدام الأشياء قبل انتهاء صلاحيتها أو تقادمها.
–
زيادة القدرة التنافسية: تساعد المؤسسات على أن تصبح أكثر تنافسية من خلال تعزيز الإنتاجية وخفض النفقات وتعزيز رضا العملاء.
ما هي حدود إدارة المخزون؟
فيما يلي قائمة بقيود إدارة المخزون.
–
التكلفة: يترتب على تنفيذ نظام إدارة المخزون تكاليف كبيرة، بما في ذلك النفقات الجارية للصيانة والتدريب. لمعرفة المزيد حول استراتيجيات إدارة التكاليف الفعالة، يمكنك قراءة مقالتنا حول إدارة التكاليف.
–
التعقيد: تنطوي إدارة المخزون على مستوى كبير من التعقيد، لا سيما بالنسبة للمؤسسات التي تمتلك محافظ منتجات واسعة ومتنوعة أو شبكات توريد معقدة.
–
التنبؤ غير الدقيق: تتوقف فعالية إدارة المخزون على التنبؤ الدقيق بالطلب، وهي مهمة تثبت أنها صعبة. ويرجع ذلك إلى القدرة على عدم الدقة في عملية التنبؤ. تؤدي التنبؤات غير الدقيقة للطلب إلى وجود فائض أو نقص في المخزون، مما يؤدي إلى ارتفاع النفقات وانخفاض مستويات رضا العملاء.
–
المخزون المتقادم: يشكل صعوبات عند التعامل مع الأصناف ذات العمر التخزيني المحدود أو المعرضة للتقادم.
–
مساحة التخزين المحدودة: تشكل إدارة المخزون تحديًا للشركات التي لديها سعة تخزين محدودة، حيث أن المخزون الفائض لديه القدرة على شغل المساحة المتاحة بسرعة.
–
موثوقية الموردين: تؤثر موثوقية الموردين والبائعين على إدارة المخزون، حيث أن أي انقطاع في سلسلة التوريد بسبب التأخير أو مشاكل في الجودة يؤثر على إدارة المخزون.