إدارة المخاطر في المشاريع الرشيقة

وفقاً لمخطط محتوى امتحان PMI-RMP الجديد الذي تم نشره في أبريل/نيسان 2022، سيتم العثور على المناهج التنبؤية والرشيقة والهجينة في جميع مجالات المجال الخمسة لامتحان PMI-RMP، ولن يتم عزلها عن أي مجال أو مهمة معينة.
أيضًا، المهمة الثانية من المجال الأول في مخطط محتوى امتحان PMI-RMP، تتعلق بتقييم بيئة المشروع بحثًا عن التهديدات والفرص، والتي تتضمن تحديد منهجية OPA / EEF / منهجية المشروع المطلوبة (على سبيل المثال، رشيقة، شلال، هجين وما إلى ذلك). وبناءً على هذه المعلومات، أثناء التحضير لامتحان شهادة PMP®، أو امتحان شهادة PMI-RMP®، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار الممارسات والأدوات والتقنيات المستخدمة في إدارة المخاطر ضمن بيئة رشيقة.
المخاطر هي مضادة للقيمة، وبالتالي، فإن إدارة المخاطر أمر بالغ الأهمية للتسليم القائم على القيمة. ونتيجة لذلك، تحتاج فرق العمل الرشيقة إلى الموازنة بين أهداف تقديم قيمة الأعمال وتقليل المخاطر في كل مرة يختارون فيها مجموعة جديدة من الميزات أو القصص للعمل عليها.
ومع استمرار المشروع، سيحتاج الفريق أيضًا إلى تقييم شدة تهديدات المشروع باستمرار ومراقبة ملف مخاطر المشروع بشكل عام. تدير فرق أجايل التهديدات والمشكلات من خلال فحص ثلاث أدوات – التراكم المعدل للمخاطر، وشدة المخاطر، والرسوم البيانية للمخاطر المتراكمة. ضع في اعتبارك أن “المخاطر” في أجايل تشير عمومًا إلى التهديدات والمشكلات التي يمكن أن تؤثر سلبًا على المشروع. على عكس تعريف دليل PMBOK، الذي يتضمن المخاطر الإيجابية أو “الفرص”.
1. الأعمال المتراكمة المعدلة حسب المخاطر
عند التخطيط لكل عملية تكرار، تسعى فرق العمل الرشيقة إلى الموازنة بين تقديم الميزات الأعلى قيمة والتخفيف من أكبر المخاطر التي لا تزال قائمة في المشروع. ويقومون بذلك عن طريق نقل العناصر ذات القيمة الأكبر والمخاطر الأكبر إلى أعلى قائمة الأعمال المتراكمة.
قد تبدأ قائمة الأعمال المتراكمة كمجرد قائمة بميزات العمل المتضمنة في المشروع، مقسمة إلى حزم عملية من العمل – ولكن بمجرد إضافة أنشطة الاستجابة للمخاطر وترتيب أولوياتها (بناءً على قيمتها المضادة)، يمكن الإشارة إليها على أنها “قائمة الأعمال المتراكمة المعدلة للمخاطر”. ستساعد هذه القائمة فريق العمل الرشيق على التركيز على كل من أنشطة تقديم القيمة وأنشطة الحد من المخاطر. تشعر معظم فرق المشروع بالراحة في تصنيف متطلبات العملاء على أساس قيمة الأعمال ومستوى المخاطر.
ستبدأ فرق أجايل في بناء قائمة المتطلبات المتراكمة المعدلة حسب المخاطر باستخدام العائد على الاستثمار لكل ميزة. بعد أن يقوم ممثلو الأعمال بإسناد قيمة بالدولار لكل ميزة من ميزات المنتج، يمكننا تحديد أولويات تلك الميزات بناءً على قيمة العمل. فيما يلي مثال على ميزات المنتج المتراكمة التي تم تحديد أولوياتها حسب القيمة.
بعد ذلك، نحتاج إلى طريقة ما لاستثمار أنشطة تجنب المخاطر وتخفيف المخاطر. وللحصول على هذا الرقم، يمكننا حساب القيمة النقدية المتوقعة لكل خطر من خلال ضرب احتمال المخاطرة (%) في التأثير المحتمل للمخاطر (بالدولار).
بعد تحديد أولويات البنود المتراكمة مع المخاطر، يمكنك الحصول على الأعمال المتراكمة المعدلة حسب المخاطر الموضحة أدناه.
2. شدة المخاطر
يتم تقييم المخاطر بشكل عام من خلال مقياسين – احتمال المخاطرة (مقياس لمدى احتمال حدوث الخطر) وتأثير الخطر (مقياس للعواقب المترتبة على المشروع في حالة حدوث الخطر بالفعل).
تحتاج فرق العمل الرشيقة إلى الاستمرار في مراقبة المخاطر وتتبع فعالية جهود الحد من المخاطر. هناك عيب في استخدام EMV. فقد يكون من المغري التركيز بشكل كبير على المبالغ الدقيقة بالدولار بدلاً من التركيز على القيمة النسبية للمخاطر.
لمساعدتنا على تجنب هذه المشكلة، هناك مقياس آخر يمكننا استخدامه لتصنيف المخاطر وتحديد أولويات الاستجابة للمخاطر – شدة المخاطر. ولحساب شدة المخاطر، بدلاً من استخدام النسبة المئوية لاحتمالية المخاطر وتأثيرها بالدولار، نقوم بدلاً من ذلك بترتيب احتمالية المخاطر وتأثيرها على مقياس بسيط – مثل منخفض (1)، متوسط (2)، مرتفع (3). ثم نضرب تصنيفات الاحتمالية والتأثير هذه لحساب شدة المخاطر. شدة الخطر = تأثير الخطر * احتمال الخطر.
على سبيل المثال، لنفترض أننا قررنا تصنيف احتمالية المخاطر وتأثيرها على مقياس من ثلاث درجات، منخفضة (1) أو متوسطة (2) أو عالية (3). باستخدام هذا المقياس، فإن الخطر الذي له احتمال كبير وتأثير كبير سيكون له شدة مخاطر تبلغ 3*3=9. من ناحية أخرى، فإن الخطر الذي له احتمال كبير وتأثير منخفض ستكون شدة الخطر 3*1=3.
نبدأ بإجراء تحليل للمخاطر حتى نتمكن من تعيين درجة احتمال وتأثير لكل منها.
ثم نستخدم هذه الدرجات لحساب شدة كل خطر. مع تقدم المشروع، يمكن للفريق توسيع التحليل الأولي لتسجيل كيفية عمل محاولاتهم لإدارة مخاطر المشروع. يوضح الرسم البياني التالي تقدم المخاطر خلال الأشهر الأربعة الأولى من المشروع.
خلال هذه الأشهر الأربعة، تم تخفيف العديد من مخاطر المشروع أو تجنبها. على سبيل المثال، انتهى المطاف بالمخاطرة الأولى إلى عدم وجود مشكلة وانخفضت شدة المخاطر من 6 إلى 0.
3. المخططات البيانية للمخاطر
نظرًا للقوائم الطويلة للمخاطر التي تم تحديدها، ولتسهيل فهم البيانات في لمحة، يمكننا تحويل الأرقام إلى رسم بياني للمخاطر المتراكمة. الرسوم البيانية للمخاطر المتراكمة هي في الأساس رسوم بيانية لمخاطر المشروع التراكمية. يتم رسم درجات الشدة لكل خطر واحدًا فوق الآخر لإظهار ملف الشدة التراكمي للمشروع.
عندما يتم عرض المخاطر وتاريخ شدتها بهذا الشكل، يكون من الأسهل بكثير تفسير الحالة العامة للمخاطر واتجاهات المشروع. تُعلم الرسوم البيانية للمخاطر المتراكمة أصحاب المصلحة بسرعة ما إذا كانت المخاطر تتحرك في الاتجاه الصحيح (تنازلياً)، أو إذا كانت المخاطر تتصاعد.
على الرغم من أن مخاطر المشروع ليست مقياسًا أساسيًا مثل الميزات التي تم تسليمها، إلا أنه من المفيد تتبعها. تحتاج فرق العمل الرشيقة إلى التحكم بفعالية في مخاطرها، لأن فعالية جهود الحد من المخاطر تؤثر في نهاية المطاف على ما إذا كانت تنجح في تعظيم القيمة.
هذه هي الأدوات والتقنيات الثلاث التي يمكنك الاعتماد عليها بشكل كبير أثناء إدارة المخاطر في بيئة رشيقة. يجب أن تتوقع 3-5 أسئلة في امتحان PMI-RMP حول الأدوات والتقنيات المذكورة أعلاه.
إذا كنت تستعد لامتحان شهادة PMI-RMP، ننصحك بشدة بالاطلاع على ورشة عمل التحضير لامتحان PMI-RMP: 30 ساعة اتصال.