إدارة القيمة المكتسبة – دليل لمديري المشاريع!

في سياق إدارة المشاريع، تعتبر بعض المقاييس الرئيسية مهمة لمراقبة التكلفة والوقت ونطاق المشاريع. إحدى الطرق الشائعة لمراقبة هذه المتغيرات هي إدارة القيمة المكتسبة، وهي استراتيجية لإدارة المشروع تغطي عوامل النطاق والوقت والتكلفة. لا غنى عن فهم إدارة القيمة المكتسبة إذا كان المرء يهدف إلى أن يكون مدير مشروع أو للتحكم في أداء المشاريع بكفاءة إذا كنت بالفعل مدير مشروع متمرس. في هذا الدليل، سنستكشف في هذا الدليل إدارة القيمة المكتسبة وكيف تبسّط عملية التحكم في المشروع لمدير المشروع.
ما هي إدارة القيمة المكتسبة (EVM)؟
إدارة القيمة المكتسبة هي أداة لإدارة المشروع يمكن استخدامها لتقييم تنفيذ المشروع وتقدمه بفعالية. على وجه التحديد، فهي تساعد مديري المشاريع على معرفة مدى العمل المنجز في وقت محدد مقارنة بالخطة والتكلفة. إدارة التقيم البيئي EVM هي دمج نطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة في إطار واحد يعطي تقييماً شاملاً للمشروع. يستطيع مديرو المشروع اتخاذ القرارات المتعلقة بالإجراءات المستقبلية. علاوة على ذلك، فهي توفر مقياساً موضوعياً لتقييم الحالة الصحية للمشروع ومشاركة هذه النتائج مع الأطراف المعنية لتعزيز الشفافية والمساءلة.
ما أهمية إدارة تقييم الأداء في إدارة المشاريع؟
يجب أن يكون أي مدير مشروع قادرًا على فهم جانب من جوانب المشروع من حيث الوقت والتكلفة للمشروع. وتساعد إدارة تقييم الأداء في إعطاء مدير المشروع رؤية واقعية لحالة المشروع في مرحلة زمنية معينة. وهذا يمكّن مديري المشروع من البحث عن الصعوبات التي قد تظهر في المستقبل لاحتوائها وبالتالي منعها من أن تصبح انتكاسات أكبر في المشروع لأن ذلك سيكون مكلفًا أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، تسهل إدارة تقييم الأداء التواصل الفعال لمديري المشروع مع أصحاب المصلحة لأن الأخيرين يمكنهم بسهولة فهم الأرقام التي يقدمها مديرو المشروع. كما أنها تزيد من مصداقية المشروع حيث أن الأنشطة المنفذة تتسم بالشفافية التامة ويطمئن الأعضاء وأصحاب المصلحة الآخرين إلى أن القرارات المتخذة تتعلق بمعلومات حقيقية.
1. مراقبة أداء المشروع
في إدارة تقييم الأداء EVM، تُظهر الخطة الإنجازات المخططة والفعلية للمشروع، ومدى التزامه بالجدول الزمني للمشروع، وما إذا كان مكلفًا أو اقتصاديًا. نظرًا لأن هذه الخطة تساعد في تحديد الأداء العام المتوقع للمشروع، فإن المقارنة مع الإنجاز الفعلي يمكن أن تشير إلى ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح أو إذا كانت هناك مشكلات يجب التعامل معها. كما أنها تسهل أيضًا وضع بدائل للبقاء على المسار الصحيح فيما يتعلق بالهدف والغايات؛ مما يوفر حلقة تغذية راجعة يمكن استخدامها لتحسين جودة المشروع.
2. تحسين عملية اتخاذ القرارات
لضمان أن يتمكن مديرو المشاريع من اتخاذ قرارات حكيمة بناءً على البيانات التي تم جمعها، يتحمل الموظفون مسؤولية أدائهم. وتوفر تطبيقات إدارة تقييم الأداء في مراقبة المشروع الوسيلة الكمية لقياس الأداء من حيث الكفاءة والفعالية والإبلاغ عنه، مما يسمح للمدراء باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الإجراءات التصحيحية أو تخصيص الموارد أو التغييرات في الجدول الزمني. أثناء استخدام الحدس أو استخدام البيانات الجزئية، توفر إدارة تقييم الأداء للمدراء معلومات دقيقة لدعم خياراتهم، مما يقلل من مخاطر الفشل في المشاريع.
3. التحكم في التكاليف
من المزايا الأخرى لإدارة تقييم الأداء أنها تساعد مديري المشاريع على تصحيح أي انحراف في التكاليف من خلال توفير التحكم في التكاليف في الوقت الفعلي. وهذا الأمر مهم بشكل خاص في المشاريع الكبيرة أو المعقدة حيث يمكن أن تتراكم التكاليف المتزايدة بسهولة وبسرعة. وتساعد إدارة القيمة المضافة مديري المشروع على معرفة المبلغ المتاح لتمويل المشروع أو المبلغ المطلوب لتمويل المشروع في أي وقت من الأوقات ومن ثم يستطيع مديرو المشروع تصحيح الوضع من خلال تحديد الحجم الصحيح للمشروع أو تقليص نطاقه أو غير ذلك قبل أن يتجاوز المشروع الحد المالي له.
المفاهيم الرئيسية لإدارة القيمة المكتسبة
قبل أن ندخل في تفاصيل تقييم إدارة القيمة المكتسبة، من الضروري شرح النماذج والمصطلحات الأساسية. فيما يلي الخطوات الأساسية للاستخدام الناجح لإدارة القيمة المكتسبة في مشاريعك والتي ستوفر نهج إدارة المشروع لحساب وتحليل البيانات الخاصة بمشروعك. جميعها جزء من أداء المشروع وفهم أوجه الترابط بينها أمر حيوي للتحكم في إدارة EVM.
1. القيمة المخططة (PV)
تشير إلى النقد المصرح به للعمل المخطط له حتى الوقت المخطط له. في نهاية المطاف، تحدد القيمة الكهروضوئية مقدار العمل المطلوب إنجازه في وقت معين. وهو يحدد المعيار لتقييم التقدم الفعلي الذي يتم إحرازه. عندما تفتقر القيمة الكهروضوئية إلى التعريف، يصبح من الصعب تحديد مدى تقدم المشروع.
2. القيمة المكتسبة (EV)
تمثل BCWP، أو التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز، التكلفة الفعلية للعمل المنجز مقارنة بالتقدير الأصلي. ومن ثم، فإن أحد الاستخدامات المهمة للقيمة المكتسبة هو السماح لمدير المشروع بتقييم النسبة المئوية التراكمية للعمل المنجز مقارنةً بإجمالي حجم العمل المقدر والمدرج في الميزانية. ونتيجة لذلك، فإنه يعطي فكرة عما يحدث في وقت معين، وما إذا كان المشروع يسير وفق الجدول الزمني المحدد أم لا، وهذا ينبه المديرين في حال لم تسر الأمور كما هو مخطط لها.
3. التكلفة الفعلية (AC)
يرمز AC إلى التكلفة الفعلية للعمل المنجز أو التكلفة الفعلية للعمل المنجز؛ وهي التكلفة الإجمالية الممتدة إلى نقطة زمنية معينة. تحدد AC التكاليف الفعلية AC التكاليف الحقيقية لإنفاق المشروع وهي ضرورية لتحليل التباين والأداء. ولذلك، فإن مراقبة AC تضمن وضوح تكاليف المشروع وتوفر مرجعًا مقابل القيم المخطط لها.
4. تباين التكلفة (CV)
يتم حساب فرق التكلفة (CV) من الفرق بين القيمة المتوقعة (EV) والتكلفة الفعلية (AC). وهو يساعد في تحديد ما إذا كان المشروع أكثر أو أقل تكلفة مقارنة بالمبلغ المتوقع أو المخطط له. وتكشف السيرة الذاتية ما إذا كان أداء التكلفة أفضل أو أسوأ من المتوقع من خلال مقارنة القيمة التي تم الحصول عليها بالتكاليف المتكبدة.
وتُعطى السيرة الذاتية بالمعادلة CV = EV – AC. وبعبارة أخرى، تشير السيرة الذاتية الأكبر من الصفر إلى تكلفة إجمالية أقل من التكلفة المعتمدة، في حين تشير السيرة الذاتية الأقل من الصفر إلى تكلفة إجمالية أعلى. ويساعد التقييم المستمر للسيرة الذاتية مديري المشروع على الإشراف على النتائج المالية وإجراء التغييرات اللازمة.
5. تباين الجدول الزمني (SV)
يتم تحديد التباين في الجدول الزمني (SV) بالصيغة التالية؛ SV = EV – PV. وبعبارة أخرى، فإنه يوفر طريقة لتحديد ما إذا كان المشروع يسير وفق الجدول الزمني أم أن هناك تأخيرًا. وبالمثل، كعنصر من عناصر TP، يساعد SV مديري المشروع على فهم ما إذا كان يتم تنفيذ المهام في وقت أكثر أو أقل مقارنة بالخطة.
وتعني قيمة SV الإيجابية أن المشروع متقدم على الجدول الزمني المحدد، بينما تشير قيمة SV السلبية إلى أنه متأخر. ويساعد فهم SV مديري المشروع على تعديل الجدول الزمني أو الموارد لمنع التأخير.
6. مؤشر أداء التكلفة (CPI)
مؤشر أداء التكلفة هو نسبة القيمة المكتسبة إلى التكاليف الفعلية ويوفر فهماً للأموال التي تم إنفاقها على المشروع. وهو واحد من أهم مقاييس إدارة التكلفة المُنجزة لأنه يُظهر مدى وفرة موارد المشروع. ويشمل ذلك مؤشر مشتريات العميل المرتفع الذي يشير إلى أن العميل يتلقى قيمة أكبر مقابل الأموال التي ينفقها على عكس مؤشر مشتريات العميل المنخفض الذي قد يعني أن العميل يبالغ في الإنفاق.
7. مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI)
يقيس مؤشر أداء الجدول الزمني النسبة المئوية للقيمة المكتسبة إلى القيمة المخطط لها. وهو يقيس فعالية إدارة الوقت. ويوضح أيضًا ما إذا كان المشروع يسير وفق الجدول الزمني المحدد وما إذا كان يتم تسليم المهام في الوقت المحدد.
8. التقدير عند الإنجاز (EAC)
EAC هي التكلفة التقديرية للمشروع ويتم حسابها بناءً على الأداء الحالي للمشروع. واعتمادًا على الافتراضات حول الأداء المستقبلي، هناك عدة طرق لتقدير تقدير التكلفة التقديرية عند الإنجاز. وهذا يساعد مديري المشاريع على تقدير التكلفة النهائية للمشروع ويتيح التخطيط وتخصيص الموارد بشكل أفضل.
كيفية تطبيق إدارة التكلفة الإيكولوجية في مشاريعك
الآن وبعد أن قمنا بتغطية أساسيات إدارة التكلفة الافتراضية، دعنا نتعرف على كيفية زرعها بفعالية في مشاريعك. يتضمن تخطيط إدارة EVM تحديد نطاق المشروع وميزانيته، ثم المراقبة والتعديل المستمر.
1. تحديد نطاق المشروع وتقسيمه
قبل تنفيذ إدارة التقيم البيئي EVM، يتمثل النشاط الأول في تحديد نطاق المشروع وإنشاء WBS. ويمكن القيام بذلك باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS). يقسم هيكل تقسيم العمل المشروع إلى مكونات، مما يسهل التحكم في التقدم المحرز وتخصيص الميزانيات. يعد هيكل تقسيم العمل التفصيلي أمرًا بالغ الأهمية لأنه يحدد جميع أنشطة المشروع. كما أنه يساعد في قياس الأداء والتكلفة.
2. إنشاء ميزانية وجدول زمني أساسي
ثم قم بوضع ميزانية أساسية وجدول زمني أساسي. خصص تكاليف حزمة العمل بناءً على ميزانية WBS وحدد مدة كل حزمة عمل. قم بتعيين PV عند خط الأساس للمشروع. وقارن أيضًا خط الأساس الكهروضوئي مقابل التقدم الفعلي.
من المهم وضع نقطة مرجعية لأنها تضع المبادئ التوجيهية التي يجب اتباعها عند قياس الأداء.
3. تتبع التكاليف الفعلية
خلال المشروع، قم بتسجيل النتائج وتكاليف الإنفاق لكل عمل تم إنجازه خلال المشروع. ستكون هذه هي التكلفة الفعلية (AC). يحتاج المرء أن يكون دقيقًا جدًا في تسجيل هذه القيم لأغراض تحليلية مفيدة. يضمن لك الاحتفاظ بسجلات مفصلة أنك تعمل بمعلومات دقيقة.
4. مراقبة تقدم المشروع وحساب القيمة المكتسبة
أثناء العمل، حدد النسبة المئوية لإنجاز كل مهمة مع استمرار العمل. هذه هي القيمة المكتسبة (EV). وتوفر مقارنة القيمة المكتسبة بالقيمة المكتسبة بالقيمة المكتسبة وتناوب العمل تقييمًا غير متحيز لأداء المشروع. ويمكن أن تساعد مديري المشروع على التعرف على المهام التي قد تسبب مشاكل ناشئة وتمنع خروج المشروع عن مساره.
5. حساب التباينات ومؤشرات الأداء
استخدم PV و EV و AC لتقدير التباين في التكلفة وتباين الجدول الزمني ومؤشر أداء التكلفة ومؤشر أداء الجدول الزمني. تساعد هذه المقاييس في تحديد ما إذا كان مشروعك يسير على المسار الصحيح أو يحتاج إلى تعديلات. قم بحسابها بشكل متكرر لتنفيذ تدابير التحكم قبل أن تتحول المشكلات إلى مشاكل كبيرة.
6. اتخاذ الإجراءات التصحيحية
إذا تأخر المشروع عن الجدول الزمني أو تجاوزت التكاليف التقديرات الأولية، قم بإجراء تغييرات. وقد يستلزم ذلك إعادة تنظيم الموارد، أو تعديل الحجم، أو إجراء تغييرات في الجدول الزمني للمشروع. الإجراءات التصحيحية ضرورية أيضًا لإعادة تحديد هدف المشروع وأهدافه وإعادته إلى المسار الصحيح.
إدارة EVM وشهادة PMP
باختصار، بالنسبة لمديري المشاريع الذين يهدفون إلى الحصول على شهادة PMP، من المهم جداً فهم وتقدير إدارة القيمة المكتسبة. يعترف معهد إدارة المشاريع (PMI) بإدارة القيمة المضافة كأداة مهمة في مجال المعرفة الشاملة لإدارة تكاليف المشروع. قد تظهر العديد من الصيغ والمفاهيم في اختبار PMP ويجب أن يكون المرشحون على دراية بمفاهيم وصيغ ومقاييس إدارة القيمة المضافة التي يتم استخدامها في هذا المجال. كما أن كيفية حساب وتحليل مقاييس إدارة التكلفة الإجمالية أمر بالغ الأهمية لاجتياز الاختبار.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم العديد من البرامج التدريبية لمحترفي إدارة المشاريع سيناريوهات لحالات يتم فيها استخدام إدارة التكلفة المقيمة، وبالتالي يكتسب المرشحون خبرة عملية في إدارة المشاريع.
يمكن لمديري المشاريع استخدام إدارة التقيم الافتراضي كأداة مهمة للحفاظ على مشاريعهم في الجدول الزمني المحدد وفي حدود الميزانية. تجمع إدارة تقييم الأداء بين النطاق والجدول الزمني والتكلفة، وتقدم بيانات واضحة ونتائج في الوقت المناسب لتحديد المشاكل وتحسين استخدام الموارد. تُعد إدارة التقيم الافتراضي مجالاً مهماً يجب على المرشحين لاختبار PMP أن يحفظوه جيداً للنجاح في اختبار الشهادة. في حال كنت ترغب في الحصول على المزيد من المعلومات حول مفاهيم إدارة المشاريع بما في ذلك إدارة التكلفة الافتراضية EVM، سيكون من المفيد لك أن تتلقى تدريباً على شهادة PMP عبر الإنترنت وتستعد لتشهد مستقبلاً من المشاريع الناجحة.