إدارة الاستثناءات | إدارة الاستثناءات

إدارة الاستثناءات هي عنصر أساسي في منهجية مشروع PRINCE2. وهي تتضمن تحديد وتقييم ومعالجة الانحرافات عن معايير المشروع المتفق عليها. في PRINCE2، هذه العملية ضرورية للحفاظ على التحكم في المشروع وتحقيق نتائج ناجحة.
تنبع أهمية إدارة الاستثناءات في PRINCE2 من قدرتها على:
تحسين استخدام وقت الإدارة العليا
تشجيع الحل الاستباقي للمشاكل
تحسين حوكمة المشروع.
ستغطي هذه المقالة:
مبدأ “الإدارة بالاستثناء
مناهج التنفيذ
جوانب الأداء السبعة
أسلوب إدارة الاستثناءات في PRINCE2
أساليب التنبؤ
الممارسات الفعالة.
يساعد فهم إدارة الاستثناءات مديري المشاريع على تجاوز التحديات والحفاظ على المشاريع في مسارها الصحيح. هذه المعرفة قيّمة لأولئك الذين يهدفون إلى تحقيق النجاح في بيئات المشاريع القائمة على PRINCE2 وتحقيق نتائج إيجابية باستمرار.
مبدأ “الإدارة بالاستثناء
فهم الإدارة بالاستثناء
“الإدارة بالاستثناء” هو مبدأ أساسي في PRINCE2 يركز على الإدارة الفعالة للمشروع. ويحدد هذا المبدأ تفاوتات محددة مسبقاً لأهداف المشروع، مما يسمح بتفويض السلطة ضمن هذه الحدود. يمكّن هذا النهج مديري المشاريع من التعامل مع العمليات اليومية بشكل مستقل، وتصعيد المشكلات فقط عندما يتم تجاوز الحدود المسموح بها.
وتشمل مزايا هذا المبدأ ما يلي:
الاستخدام الفعال لوقت الإدارة العليا
المساءلة الواضحة على كل مستوى من مستويات المشروع
اتخاذ القرارات وحل المشاكل في الوقت المناسب.
التفاوتات المسموح بها في PRINCE2
التفاوتات المسموح بها هي الانحرافات المسموح بها عن أهداف الخطة دون الحاجة إلى تصعيد الأمر إلى الإدارة العليا. وهي ضرورية لتنفيذ “الإدارة بالاستثناء” بفعالية.
تحدد PRINCE2 سبعة جوانب للأداء تتطلب تفاوتات في التحمل:
الوقت
التكلفة
الجودة
النطاق
المخاطرة
الفوائد
الاستدامة.
يتم تحديد هذه التفاوتات على مستوى المشروع والمرحلة والفريق. وهي توفر إطارًا لمراقبة التقدم المحرز وتحديد المشكلات المحتملة في وقت مبكر. من خلال وضع حدود واضحة، تساعد تفاوتات التحمل في الحفاظ على التحكم في المشروع مع السماح بالمرونة في التنفيذ. ويضمن هذا التوازن تركيز اهتمام الإدارة على المكان الذي تشتد الحاجة إليه، مما يعزز كفاءة المشروع بشكل عام.
تنفيذ إدارة الاستثناءات
تحديد التفاوتات المسموح بها
يبدأ التنفيذ الفعال لإدارة الاستثناءات بتحديد مستويات تفاوت واضحة. ويتم تحديد هذه المستويات على ثلاثة مستويات مختلفة:
مستوى المشروع: تحدده إدارة الشركة أو إدارة البرنامج
مستوى المرحلة: يحدده مجلس إدارة المشروع
مستوى الفريق: يحدده مدير المشروع.
ومن الأمثلة على تحديد التفاوت المسموح به للجوانب المختلفة ما يلي:
الوقت: ± 2 أسبوع لإنجاز المشروع
التكلفة: ± 5% من الميزانية المتفق عليها
الجودة: الامتثال بنسبة 98-100% للمواصفات
النطاق: تسليم جميع الميزات الإلزامية، مع مرونة في الميزات الاختيارية.
تفويض السلطة
تسهّل التفاوتات التفويض الفعال من خلال تحديد الحدود التي يمكن لكل مستوى إداري العمل ضمنها بوضوح. يسمح هذا النهج بـ
مديري المشروع باتخاذ القرارات ضمن حدود التفاوتات المرحلية
مدراء الفرق للتعامل مع انحرافات حزمة العمل ضمن الحدود الموضوعة.
يحتفظ مجلس إدارة المشروع بالسيطرة الشاملة، ولا يتدخل إلا عند تجاوز الحدود المسموح بها. يعزز هذا الهيكل الاستقلالية مع الحفاظ على الرقابة.
عملية الإبلاغ عن الاستثناءات
يتم تشغيل عملية الإبلاغ عن الاستثناءات عند توقع حدوث خرق لحدود التفاوت المسموح به أو عند حدوثه. تتبع العملية عادةً الخطوات التالية
تحديد الخرق المحتمل أو الفعلي لمستوى التفاوت المسموح به
إنشاء تقرير الاستثناءات من قبل مدير المشروع
التقديم إلى مجلس إدارة المشروع للمراجعة
اتخاذ القرار بشأن الإجراءات التصحيحية أو إعادة توجيه المشروع.
التواصل في الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية في الإبلاغ عن الاستثناءات. فهو يتيح الاستجابة السريعة للمشاكل، مما يقلل من تأثيرها على المشروع. تساعد عمليات المراجعة المنتظمة وتقييمات التقدم المحرز في تحديد الاستثناءات المحتملة في وقت مبكر، مما يسمح بالإدارة الاستباقية.
من خلال تنفيذ هذه الممارسات، يمكن لفرق المشروع إدارة الاستثناءات بفعالية، مما يضمن بقاء المشاريع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافها ضمن معايير محددة.
الجوانب السبعة للأداء في إدارة الاستثناءات
يحدّد برنامج PRINCE2 سبعة جوانب رئيسية للأداء تتطلب تحديد التفاوتات لإدارة الاستثناءات بفعالية. يعد فهم هذه الجوانب أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على التحكم في المشروع وضمان تحقيق نتائج ناجحة.
1. الفوائد
يركز هذا الجانب على التحسينات القابلة للقياس الناتجة عن المشروع. قد تسمح التفاوتات المسموح بها للفوائد بدرجة معينة من عدم التسليم أو الإفراط في التسليم.
مثال على ذلك: قد يكون لمشروع تحسين المبيعات نسبة تحمل ± 2٪ على زيادة توليد الدخل.
2. التكاليف
تتعلق التفاوتات المسموح بها للتكاليف بالنفقات الزائدة أو الناقصة المسموح بها مقابل الميزانية المتفق عليها.
مثال: قد يكون للمشروع نسبة تحمل ± 5% من إجمالي الميزانية.
3. الوقت
تحدد التفاوتات الزمنية الانحراف المقبول عن تواريخ الإنجاز المخطط لها.
مثال على ذلك: قد يكون للمرحلة ± 2 أسبوع من تاريخ انتهائها المقرر.
4. الجودة
تحدد تفاوتات الجودة التفاوت المقبول عن معايير القبول المتفق عليها.
مثال على ذلك: قد يسمح مشروع برمجيات بالامتثال بنسبة 98-100% للوظائف المحددة.
5. النطاق
تحدد تفاوتات النطاق التباين المسموح به في منتجات المشروع أو مخرجاته.
مثال على ذلك: قد يتطلب المشروع تسليم جميع الميزات الإلزامية ولكنه يسمح بالمرونة في 20% من الميزات الاختيارية.
6. الاستدامة
يتعلق هذا الجانب بمدى إمكانية انحراف أنشطة المشروع أو نتائجه عن أهداف الاستدامة.
مثال: قد يكون لدى مشروع إنشائي تسامح بنسبة ± 5% من أهداف انبعاثات الكربون.
7. المخاطر
تضع تفاوتات المخاطر حدوداً للمخاطر المجمعة للمشروع وتأثيرات المخاطر الفردية.
مثال: يجب أن تظل التكلفة الإجمالية للمخاطر أقل من 10% من الميزانية، مع عدم تجاوز أي تهديد فردي نسبة 5%.
من خلال وضع تفاوتات واضحة لهذه الجوانب السبعة، يمكن لمدراء المشروع:
وضع حدود واضحة لاتخاذ القرارات
تحديد المشكلات المحتملة في وقت مبكر
ضمان التصعيد المناسب للاستثناءات
الحفاظ على التوازن بين المرونة والتحكم.
تساهم الإدارة الفعالة لجوانب الأداء هذه بشكل كبير في نجاح المشروع، مما يسمح باتخاذ قرارات مستنيرة وإجراءات تصحيحية في الوقت المناسب عند الضرورة.
تقنية إدارة الاستثناءات في PRINCE2
عملية إدارة الاستثناءات المكونة من ست خطوات
تستخدم PRINCE2 تقنية منظمة من ست خطوات لإدارة الاستثناءات بفعالية:
التنبؤ: يقوم مدير الفريق بالتنبؤ بحدوث خرق في حزمة العمل.
رفع المشكلة: يتم تسجيل مشكلة في سجل المشكلات لإطلاع مدير المشروع عليها.
التصعيد: إذا كانت المشكلة تؤثر على تفاوتات المرحلة، يقوم مدير المشروع بإنشاء تقرير استثناء.
خيارات المراجعة: يقوم مجلس إدارة المشروع بتقييم تقرير الاستثناء والحلول المحتملة.
إنشاء خطة استثناء: إذا لزم الأمر، يقوم مدير المشروع بوضع خطة مفصلة لمعالجة الاستثناء.
التنفيذ: عند الموافقة، تصبح خطة الاستثناء خطة المرحلة الجديدة.
الأدوار والمسؤوليات:
مدير الفريق: التنبؤ بالاستثناءات وإثارة المشكلات
مدير المشروع: تقييم المشكلات وإنشاء تقارير الاستثناءات والخطط
مجلس إدارة المشروع: يراجع تقارير الاستثناءات ويتخذ قرارات بشأن الإجراءات التصحيحية.
خطط الاستثناءات
تُعد خطط الاستثناءات بمثابة خرائط طريق مفصلة لمعالجة الانحرافات الكبيرة عن التفاوتات المتفق عليها. وتتمثل أغراضها الأساسية في:
تحديد إجراءات محددة لإعادة المشروع إلى حدود التفاوت المسموح به
توفير خط أساس منقح لأداء المشروع.
عملية الإنشاء:
تحليل تأثير الاستثناءات على المشروع
تطوير مسارات عمل بديلة
اختيار الحل الأنسب
تفصيل نهج التنفيذ.
بمجرد الموافقة عليها، تحل خطة الاستثناء محل خطة المرحلة الحالية، وتصبح خط الأساس الجديد لتنفيذ المشروع وقياس الأداء. وهذا يضمن تكيّف المشروع مع التغييرات مع الحفاظ على أهداف واضحة وآليات تحكم.
من خلال اتباع هذا النهج المنظم، يمكن لمشاريع PRINCE2 إدارة الاستثناءات بفعالية وتقليل تأثيرها والحفاظ على زخم المشروع.
التنبؤ في إدارة الاستثناءات
أهمية التنبؤ
يلعب التنبؤ دورًا حاسمًا في إدارة الاستثناءات من خلال تمكين التحديد الاستباقي للمشكلات المحتملة. فهو يسمح لفرق المشروع بما يلي:
توقع الانحرافات عن التفاوتات المسموح بها
تنفيذ التدابير الوقائية في وقت مبكر.
الحد من تأثير الاستثناءات على نتائج المشروع
يعتمد التنبؤ الفعال على أنواع مختلفة من البيانات، بما في ذلك:
الأداء التاريخي للمشروع
مقاييس المشروع الحالية
العوامل الخارجية التي تؤثر على المشروع
تقييمات المخاطر وتحليلات الاحتمالات.
أدوات وتقنيات التنبؤ
قد يعني التنبؤ في PRINCE2 اليوم الاستفادة من التقنيات المتقدمة والنهج القائمة على البيانات:
أنظمة الإدارة الرقمية
برمجيات إدارة المشاريع المتكاملة
أدوات جمع البيانات وتحليلها في الوقت الحقيقي
التحليلات التنبؤية:
خوارزميات التعلم الآلي لتحديد الاتجاهات
نمذجة السيناريوهات لتقييم المخاطر
صناديق البيانات:
مستودعات البيانات المشتركة للمقارنة المعيارية
مقاييس الأداء الخاصة بالصناعة.
تمكّن هذه الأدوات مديري المشاريع من إجراء تحليلات “ماذا لو”، مما يعزز عمليات اتخاذ القرار. من خلال الجمع بين البيانات التاريخية ومعلومات المشروع الحالية والنماذج التنبؤية، يمكن للفرق توليد توقعات دقيقة. ويدعم هذا النهج تحديد الاستثناءات في الوقت المناسب ويسهل الإدارة الفعالة لتفاوتات المشروع.
الممارسات الفعالة لإدارة الاستثناءات
يتطلب تنفيذ الإدارة القوية للاستثناءات الالتزام بالعديد من الممارسات الرئيسية:
قنوات اتصال واضحة
يعد إنشاء مسارات تواصل شفافة أمرًا ضروريًا لإدارة الاستثناءات بفعالية:
تحديد إجراءات تصعيد واضحة
التأكد من فهم جميع أعضاء الفريق لخطوط الإبلاغ
استخدام برنامج إدارة المشروع للحصول على تحديثات في الوقت الفعلي
إجراء جلسات إحاطة منتظمة للفريق بشأن حالة التحمل.
المراقبة المنتظمة وإعداد التقارير
الإشراف المستمر على أداء المشروع أمر بالغ الأهمية:
تنفيذ أنظمة تتبع آلية للمقاييس الرئيسية
إجراء مراجعات أسبوعية لمستويات التحمل
إنشاء تقارير موحدة لسهولة المقارنة
استخدام لوحات المعلومات المرئية لتسليط الضوء على الاستثناءات المحتملة.
التعلم والتحسين المستمر
تعزيز عمليات إدارة الاستثناءات بمرور الوقت
الاحتفاظ بسجل مفصل للدروس المستفادة طوال فترة المشروع
إجراء مراجعات ما بعد الاستثناءات لتحديد مجالات التحسين
مشاركة الرؤى عبر المؤسسة لمنع تكرار حدوث المشكلات
تحديث إجراءات إدارة الاستثناءات بانتظام بناءً على الدروس المستفادة.
من خلال دمج هذه الممارسات، يمكن لفرق المشروع تحسين قدرتها على تحديد الاستثناءات وإدارتها والتعلم منها بشكل كبير. ويعزز هذا النهج ثقافة الإدارة الاستباقية والتحسين المستمر، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى نتائج أكثر نجاحًا للمشروع وتعزيز القدرات المؤسسية في التعامل مع الاستثناءات.
الخلاصة
تُعد إدارة الاستثناءات حجر الزاوية في الإدارة الفعالة للمشروع في PRINCE2. من خلال تطبيق مبدأ “الإدارة بالاستثناءات”، ووضع تفاوتات واضحة واتباع عمليات منظمة، يمكن لفرق المشروع
تحديد المشكلات ومعالجتها على الفور
تحسين تخصيص الموارد
الحفاظ على التحكم في المشروع مع السماح بالمرونة.
توفر جوانب الأداء السبعة إطار عمل شامل لمراقبة سلامة المشروع. إلى جانب تقنيات التنبؤ القوية والممارسات الفعالة، تعزز إدارة الاستثناءات نتائج المشروع بشكل كبير.
في نهاية المطاف، تمكّن الكفاءة في إدارة الاستثناءات مديري المشاريع من تجاوز التحديات بكفاءة. فهي تضمن بقاء المشاريع متوافقة مع الأهداف، والتكيف مع التغييرات، وتقديم القيمة باستمرار. هذه المهارة لا غنى عنها لتحقيق النجاح المستدام للمشروع في البيئات المعقدة.
الأسئلة الشائعة
ما هو الهدف الرئيسي لإدارة الاستثناءات في PRINCE2؟
الهدف الأساسي هو الحفاظ على التحكم في المشروع من خلال تحديد الانحرافات عن التفاوتات المتفق عليها ومعالجتها على الفور.
كيف يمكن مقارنة “الإدارة بالاستثناء” بمناهج إدارة المشاريع الأخرى؟
يركز على تفويض السلطة ضمن حدود التفاوتات المحددة، مما يقلل من الإدارة التفصيلية ويعزز الكفاءة مقارنةً بالنهج الهرمية التقليدية.
ما هي الجوانب السبعة للأداء في إدارة الاستثناءات في PRINCE2؟
الجوانب السبعة هي: الوقت والتكلفة والجودة والنطاق والمخاطر والفوائد والاستدامة.
كم مرة يجب على الفرق مراجعة التفاوتات المسموح بها خلال المشروع؟
يجب على الفرق مراجعة التفاوتات المسموح بها بانتظام، عادةً عند حدود المرحلة وأثناء عمليات التحقق من التقدم الدورية.
ما هو دور مجلس إدارة المشروع في إدارة الاستثناءات؟
يحدد مجلس إدارة المشروع التفاوتات المسموح بها على مستوى المشروع، ويراجع تقارير الاستثناءات، ويتخذ قرارات بشأن الإجراءات التصحيحية عند تجاوز التفاوتات المسموح بها.
كيف تساعد إدارة الاستثناءات في استخدام وقت الإدارة العليا بكفاءة؟
من خلال تفويض السلطة في حدود الحدود المسموح بها، لا تحتاج الإدارة العليا إلى التدخل إلا عند ظهور مشكلات كبيرة، مما يؤدي إلى تحسين تخصيص وقتهم.
ما هي خطة الاستثناء، ومتى تقوم الفرق بإنشاء خطة استثناء؟
خطة الاستثناء هي استراتيجية مفصّلة لمعالجة خروقات التفاوتات المسموح بها. تنشئ الفرق خطة عندما يُتوقع أن تتجاوز مرحلة ما حدودها المسموح بها.
كيف يساهم التنبؤ في الإدارة الفعالة للاستثناءات؟
يمكّن التنبؤ من التحديد الاستباقي للانتهاكات المحتملة لمستوى التحمل، مما يسمح للفرق بتنفيذ التدابير الوقائية في وقت مبكر وتقليل التأثيرات على نتائج المشروع.
إنفوجرافيك