إدارة اتصالات المشروع: استراتيجيات النجاح

تشير إدارة اتصالات المشروع إلى العمليات اللازمة لضمان تطوير معلومات المشروع وجمعها ونشرها وحفظها والتخلص منها في نهاية المطاف في الوقت المناسب وبالشكل الأمثل.
يتمتع مديرو المشاريع في عصر المعلومات هذا بإمكانية الوصول إلى معلومات أكثر من أي وقت آخر في التاريخ. سوف تغمرنا كمية متزايدة باستمرار من البيانات التي ستصلنا بشكل أسرع مما يمكنكم حتى البدء في فهمه مع استمرار توسع التكنولوجيا وتقدمها في القرن القادم. ونظرًا لطبيعة هذه المدخلات السريعة، سيحتاج مديرو المشاريع إلى امتلاك القدرة على التعامل مع الحمل الزائد للمعلومات، والذي يمكن أن ينتج عن تلقي الكثير من المعلومات، والمعلومات المتناقضة مع بعضها البعض، والفشل في التعبير عن البيانات بشكل مناسب. هذه الصعوبات هي مخاوف ناشئة عن إدارة التواصل في إدارة المشاريع. يعد التواصل الفعال موهبة أساسية في الإدارة العامة، ويحتاج إليها مدراء المشاريع. يجب عليهم إدارة اتصالات المشروع بشكل صحيح. صُممت الخطوات الخمس لإدارة التواصل الفعال لمساعدة مدراء المشاريع في الاستماع الفعال للعملاء وزملاء العمل ومن ثم دمج هؤلاء الأفراد في تطوير حلول لتحقيق أهداف المشروع. ستتعمق هذه المقالة في ما تستلزمه إدارة التواصل في إدارة المشاريع.
مهارات التواصل
التواصل القوي ضروري لنجاح المشروع. التواصل غير الفعال هو أحد العوامل الحاسمة التي تساهم في فشل المشروع. تضمن إدارة التواصل في المشروع عدم حدوث ذلك.
يستخدم مديرو المشاريع الفعالون مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال، بما في ذلك الطرق الرسمية وغير الرسمية. وهذا يزيد من إمكانية تلقي الرسائل. ولتقليل مخاطر انهيار التواصل، استخدم لغة سهلة الفهم، وركز على المواضيع الأساسية، واجعل الاتصالات موجزة، واجمع كل المعلومات ذات الصلة في مكان واحد.
بالإضافة إلى ذلك، فقد ثبت أن المهارات التالية المتعلقة بإدارة التواصل تزيد من فرصة مدير المشروع في النجاح القدرة على المشاركة اليقظة في عملية الاستماع القدرة على الكتابة التي لا مثيل لها مهارات تواصل ممتازة الاستفسار عن المعلومات الإضافية ومحاولة الحصول على مزيد من المعلومات عملية تحديد التوقعات ودعمها إلهام الناس للمشاركة، سواء في البداية أو مع مرور الوقت مواهب إدارة النزاعات القدرة على التذكر والتلخيص الموجز للمعلومات التي تم تلقيها
بالإضافة إلى تطوير المهارات، يجب على مدير المشروع الالتزام بأفضل الممارسات والأدلة الإرشادية، مثل إعداد خطة تواصل للمشروع، كما هو موضح أدناه.
التخطيط لتواصل أفضل في المشروع
إنها مهمة شاقة لإبقاء جميع أصحاب المصلحة المعنيين في المشروع على اطلاع دائم بالحالة المتغيرة للمشروع دون وجود خطة تواصل شاملة للمشروع. تؤدي عوائق التواصل وانعدام الانفتاح في نهاية المطاف إلى قرارات مهدرة وغير منتجة تعيق أهداف المشروع. مع وجود اتصالات ممتازة، من السهل الحفاظ على الشفافية في جميع جوانب إدارة المشروع، مما يسمح باتخاذ أفضل القرارات، مما يؤدي إلى تنفيذ المشروع بكفاءة. على سبيل المثال، إذا كان منتدى واحد مثل البريد الإلكتروني هو الوسيلة الوحيدة التي يتواصل من خلالها أعضاء المؤسسة مع بعضهم البعض، فقد يضيع وقت أساسي في التواصل، وسيكون من الحكمة أن يقوم مدير المشروع بإدخال طرق تواصل أسرع. وبالمثل، إذا كانت قنوات الاتصال غير رسمية للغاية، فقد يكون أمن المعلومات المشتركة في خطر. وبالتالي، يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على إيجاد توازن دقيق.
يجب على مديري المشاريع تقديم تفسيرات محددة لكيفية تعاملهم مع إدارة الاتصالات في جميع مساعيهم. يجب وضع استراتيجية لإدارة الاتصالات تكون واضحة للمشروع. وعند وضع الخطة، يجب على مدراء المشاريع العمل على كل مرحلة من المراحل الخمس التالية تحديد الأهداف: ما الذي تأمل تحقيقه من خلال هذا التواصل؟ قد تستخدم أساليب التواصل مثل تقرير الحالة لتعزيز الوعي. وقد يدعو البعض الآخر إلى اتخاذ إجراء، مثل الطلب من أحد الرعاة أن يأذن بالإنفاق أو من العميل الموافقة على اختبار المشروع. هذان مثالان على الأمور التي قد تتطلب اتخاذ إجراء. تحديد الجمهور المستهدف: هؤلاء الأشخاص لهم مصلحة في المشروع. يجب على مدير المشروع أن يتأكد من أن لديك قائمة كاملة بجميع المشاركين في المشروع. يجب أن يأخذ بعين الاعتبار كل من سيتأثر بالمشروع أو من ستحدد مشاركته مستوى نجاحه. في هذه القائمة، يجب على مدير المشروع ألا يدرج في هذه القائمة أعضاء الفريق فحسب، بل يجب أن يدرج أيضًا الرعاة والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين الذين قد يكونون مهتمين. سيعتمد نوع الرسائل المرسلة على طريقة التواصل. ستكون هذه هي المعلومات التي يتم توفيرها للمستخدمين. يجب إبلاغ العديد من الجوانب الأساسية للمشروع، بما في ذلك النطاق والأهداف والمخاطر والميزانية والجداول الزمنية للمشروع والمخرجات النهائية. من الضروري عرض المحتوى، والإطار الزمني، والميزانية، والأهداف، وفرص المشروع، والمخرجات النهائية. اختيار المنتدى: في هذه المرحلة، يجب أن يتم تحديد الأسئلة المتعلقة بكيفية نقل التواصل بالضبط. وعلاوة على ذلك، سيتعين على مدير المشروع أن يقرر ما إذا كان هذا تقريرًا رسميًا يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى جميع الأطراف المعنية أو سيكون هناك تبادل حواري حول هذا الموضوع في إطار أقل تقليدية خلال اجتماع الفريق. كما سيتعين أيضًا تحديد ما إذا كان مدير المشروع سينظم استخلاصًا شفهيًا للمعلومات خلال الاجتماع مع الفريق. تحديد الجداول الزمنية: يجب أن يتم في هذه المرحلة تحديد الأسئلة المتعلقة بموعد عرض رسالة مدير المشروع على الجمهور المعني. علاوة على ذلك، سيتعين على مدير المشروع تحديد ما إذا كان ينبغي أن يحصل أصحاب المصلحة على التقارير بشكل دوري وما هي الفترة الزمنية. وعلاوة على ذلك، إذا كان هناك موعد نهائي صارم، فيجب ابتكار الطريقة الأكثر فعالية وشفافية لتجنب الالتباس. سيتعين على مدير المشروع مراعاة المناطق الزمنية المختلفة والجداول الزمنية للأشخاص المشاركين في المشروع.
يجب أن تكون خطة مدير المشروع لإدارة اتصالات المشروع مفصلة بما فيه الكفاية لوصف سبب إرسال الرسالة، وإلى من، وما هي المعلومات المحددة التي سيتم تسليمها، وكيف سيتم إرسالها، ومتى سيتم إرسالها.
ومن الضروري إشراك جميع أصحاب المصلحة المعنيين في وضع هذه الاستراتيجية. يجب أن يفهم مدير المشروع تفضيلات التواصل الخاصة بهم ومتطلباتهم. إذا أعطى مدير المشروع معلومات أكثر من اللازم وأطال دون داعٍ، فقد يفقد الناس الاهتمام بما سيقوله. ومع ذلك، وكما نوقش أعلاه، قد يؤدي التواصل غير الكافي إلى سوء فهم، مما قد يتسبب في حدوث مشاكل.
إنها حقيقة عالمية أنه لكي يكون المرء متواصلًا عظيمًا؛ يجب أن يثبت أولًا أنه مستمع يقظ. ووفقًا للعديد من العلماء، فإن الإصغاء هو أحد أساليب القيادة التي غالبًا ما يتم تجاهلها في كثير من الأحيان، على الرغم من أنها قد تبدو واضحة ومباشرة. عند تصميم استراتيجية إدارة التواصل لمشروعك، من الضروري مراعاة جميع الجوانب ووجهات النظر ذات الصلة. إدارة التواصل: بعد أن يتم وضع عملية إدارة الاتصال للمشروع وصياغة خطة إدارة الاتصال وإعطائها الموافقة النهائية، يمكن القول إن من واجب مدير المشروع ضمان تنفيذها بنجاح. وهذا يشير إلى أنه يجب تقييم الخطة وتعديلها باستمرار للنظر في أي تغييرات قد تطرأ على المشروع أو أصحاب المصلحة المعنيين.
وبالإضافة إلى هذه المسؤولية، يشرف مدير المشروع على تنفيذ استراتيجية إدارة التواصل. وهذه هي التالية: جمع المعلومات وفحصها إنتاج رسائل للتواصل عملية نقل أو نشر الاتصالات حفظ جميع سجلات الاتصالات والبيانات والوثائق في المخازن استرجاع جميع الاتصالات التي تم حفظها التخلص من أي اتصالات قديمة عند الانتهاء من المشروع أو في تاريخ محدد مسبقاً
بالإضافة إلى ذلك، الإشراف على التواصل بين الفرق وأصحاب المصلحة، تشمل مهام مدير المشروع مراقبة جميع اتصالات المشروع والحفاظ على النظام في جميع اتصالات المشروع طوال فترة وجود المشروع. وستحتاج هذه المهمة إلى التحقق مما يلي تم إجراء الاتصالات حسب الخطة أقر الأشخاص المناسبون باستلامها تم تحديد أن الرسائل قد تم استيعابها، وتم توزيع أي ملاحظات ضرورية على المشاركين المناسبين في المشروع يجب أن تحدد خطة إدارة اتصالات المشروع نوع المراقبة التي ستتم ومدى تواتر القيام بها.
الخاتمة
بعض مدراء المشاريع هم بطبيعتهم متواصلون جيدون في التواصل. مهارة التحدث بوضوح وإيجاز مفيدة للآخرين أيضًا. في أي ظرف من الظروف، يتم تخصيص قدر كبير من الوقت للتواصل المنطوق والمكتوب. خلال هذه الاجتماعات، تتمثل مهمة مدير المشروع في ضمان تقديم المعلومات بشكل فعّال وفهم جميع الحاضرين لها.
يمكن لمدير المشروع أن يمنع المفاهيم الخاطئة فيما يتعلق بأهداف المشروع وغاياته من خلال استخدام تقنيات وعمليات التواصل المناسبة. وكنتيجة مباشرة، سيكون هناك عدد أقل من حالات النزاع. سيكون لدى جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة نفس الفهم. يعد فهم تفضيلات التواصل الخاصة بأصحاب المصلحة في مرحلة مبكرة من إنشاء المشروع إحدى الخطوات الأولى في وضع خطة تواصل للمشروع. وهذا يدل على أنهم أكثر إخلاصاً لنجاح المشروع ومشاركتهم بفعالية أكبر.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم سبوتو دورات في إدارة المشاريع لتعزيز مهارات إدارة المشاريع وفعالية التواصل بشكل أكبر. توفر هذه الدورات تدريباً شاملاً على مبادئ إدارة المشاريع واستراتيجيات التواصل وتقنيات إشراك أصحاب المصلحة. من خلال التسجيل في دورات إدارة المشاريع التي تقدمها “سبوتو”، يمكن للأفراد اكتساب المعرفة والمهارات اللازمة للتفوق في أدوارهم في إدارة المشاريع والمساهمة بفعالية في نجاح المشروع.