إدارة أصحاب المصلحة: مفتاح نجاح المشروع

شكراً جزيلاً لأحد مدربي سبوتو الخاصين بنا، آلان زوكر، على إنشاء محتوى هذه المدونة. يمكنك الاشتراك في مدونته والاطلاع على مصادر هذا المحتوى باتباع هذا الرابط: http://pmessentials.us/blog/
إدارة أصحاب المصلحة: مفتاح نجاح المشروع
من المرجح أن تكون المشاريع التي يشارك فيها أصحاب المصلحة أكثر نجاحًا. لكن العديد من المشاريع تعاني من ضعف مشاركة المديرين التنفيذيين والمستخدمين وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
وقد وجد استطلاع نبض المهنة الذي أجراه معهد مديري المشتريات أن المشاريع التي تحظى بدعم تنفيذي كبير كانت أكثر احتمالاً للنجاح بنسبة 40% من تلك التي تنطوي على مشاركة منخفضة. ومع ذلك فإن 60% فقط من المديرين التنفيذيين كانوا منخرطين بشكل فعال.
وأورد تقرير CHAOS الصادر عن مجموعة ستانديش نتائج مماثلة. تعد المشاركة العالية لأصحاب المصلحة والمستخدمين من العوامل الحاسمة في نجاح المشاريع. وبالمثل، فإن المشاركة المنخفضة هي السبب الرئيسي للفشل.
هذه النتائج منطقية. عندما يشارك أصحاب المصلحة، تكون التوقعات محددة بشكل جيد. وتكون المتطلبات واضحة. يتم حل المشكلات بسرعة. هناك تعاون منتظم وبنّاء.
تفتقر المشاريع ذات المشاركة المنخفضة إلى الإحساس بالهدف. الهدف وتعريف الإنجاز غير واضح. النطاق مائع. يتم تفويت المعالم الرئيسية وتتصاعد التكاليف.
إن إدارة أصحاب المصلحة مهمة جدًا لدرجة أن لها الآن مجالًا معرفيًا خاصًا بها في دليل إدارة المشاريع في الإصدار الخامس من دليل إدارة المشاريع. فيما يلي اقتراحات لتحسين إدارة أصحاب المصلحة واحتمالية نجاح مشروعك:
تحديد أصحاب المصلحة
الخطوة الأولى هي تحديد أصحاب المصلحة في المشروع. أصحاب المصلحة هم أي شخص يتأثر بالمشروع. وهذا يشمل الأفراد والمنظمات. ويشمل أيضًا أولئك الذين لديهم تأثير متصور.
ومن أمثلة أصحاب المصلحة المتأثرين بشكل مباشر العملاء والجهات الراعية والعاملين في المشروع. غالبًا ما يتأثر الموردون من الدرجة الثانية والتطبيقات النهائية بشكل غير مباشر. تذكر أن تضع في اعتبارك الامتثال والحوكمة ومؤسسات الدعم مثل: الشؤون القانونية والمشتريات والموارد البشرية والمالية وغيرها.
وغالبًا ما يتم نسيان أولئك الذين لهم تأثير متصور. وبالتالي، قد يشعرون بالإهمال ويصبحون تهديدًا غير مقصود. عندما تكون في شك، من الأفضل أن تكون شاملاً بشكل مفرط بدلاً من استبعاد شخص ما من القائمة.
سجل أصحاب المصلحة
يجب أن يشمل سجل أصحاب المصلحة جميع أصحاب المصلحة في المشروع. يجب أن يتضمن السجل كلاً من المعلومات الرسمية/العامة وغير الرسمية/الخاصة. المعلومات الرسمية في السجل تتضمن
اسم صاحب المصلحة;
المنصب الرسمي في المؤسسة;
معلومات الاتصال، مثل البريد الإلكتروني أو الهاتف أو مقبض Slack؛ و
الدور في المشروع بما في ذلك التعيينات في مجموعات العمل واللجان والاجتماعات، إلخ.
قد تكون هناك سمات غير رسمية قد تكون ذات قيمة لمدير المشروع ولكن قد لا يتم تضمينها في السجل المنشور، بما في ذلك
أسلوب التواصل والتفضيلات;
تخطيط مصفوفة النفوذ والسلطة;
الدور في عملية اتخاذ القرار؛ و
التذكيرات الشخصية التي تساعدك على بناء علاقة مع أصحاب المصلحة.
سجل أصحاب المصلحة الرسمي هو قطعة أثرية رسمية للمشروع. يجب أن يكون السجل غير الرسمي جزءًا من أوراق العمل الشخصية لمدير المشروع. يجب أن تكون السجلات الرسمية وغير الرسمية وثائق حية. وبعبارة أخرى، يجب الحفاظ عليها بشكل نشط وعدم اعتبارها “أدوات على الرفوف”.
فهم أصحاب المصلحة
لا يكفي مجرد تحديد أصحاب المصلحة. فالقيمة تأتي من فهمهم: أدوارهم الرسمية وغير الرسمية في المشروع، وأفضل طريقة للعمل معهم والتأثير عليهم، وما إلى ذلك.
الأدوار الرسمية وغير الرسمية
أصحاب المصلحة لديهم أدوار رسمية وغير رسمية في المشروع. وغالباً ما يرتبط الدور الرسمي بمكانتهم الرسمية في المنظمة. ويستند الدور غير الرسمي إلى نفوذهم وسلطتهم داخل المشروع.
قد لا يكون للخبير في مجال الأعمال لقب رسمي مهم، ولكنه قد يكون الشخص الوحيد في المؤسسة الذي يفهم عملية الأعمال المهمة لمشروعك. وعلى العكس من ذلك، قد يكون لنائب الرئيس التكنولوجي سلطة تنظيمية رسمية ولكنه قد يلعب دورًا هامشيًا فقط في هذا المشروع.
هناك العديد من المتغيرات لخريطة النفوذ والسلطة. جميعها أدوات قيّمة لفهم وإدارة أصحاب المصلحة لديك. فهي تساعد في تصنيف أصحاب المصلحة وتحديد احتياجاتهم وتساعد مدير المشروع على وضع استراتيجيات للتعامل مع مصالحهم. توفر الخريطة نظرة ثاقبة حيث يحتاج مدير المشروع إلى استثمار وقته وجهده.
قوة العلاقة هي أكثر أشكال القوة فعالية ودواماً. وهي تستند إلى القدرة على بناء الروابط والعلاقة والثقة مع أصحاب المصلحة. استخدم السجل غير الرسمي لإدخال المعلومات التي تساعد في الحفاظ على هذه الروابط. على سبيل المثال: ما هي أسماء أطفالهم وما هي الرياضات التي يمارسونها؟ هل يحبون السفر وأين كانت آخر رحلة لهم؟
أنماط التواصل والتفضيلات
يتمحور التواصل حول المستمع (المتلقي). يوضح نموذج المرسل والمستقبل أهمية التواصل بأسلوب وطريقة تتوافق مع المتلقي. يفهم مدراء المشاريع الفعالون تفضيلات التواصل لدى أصحاب المصلحة وكيفية تعديل أسلوبهم الطبيعي ليكون متوافقاً. وهذا يحسن من جودة التواصل ويزيد من احتمالية سماع الرسالة بالفعل.
هناك عدة نماذج وأساليب مختلفة لفهم كيفية التواصل الفعال. نموذج DISC سهل الاستخدام وفعال في تحسين التواصل.
مؤتمر أدوات المديرين للتواصل الفعّال هو دورة قيّمة مدتها يوم واحد. فهو يعلّمك كيفية تحديد الأنماط السلوكية الأربعة لنموذج DISC وكيفية تكييف اتصالاتك لتكون أكثر توافقاً مع المستقبلين.
تفضيلات التواصل المهمة التي يجب معرفتها وملاحظتها هي:
هل يفضل أصحاب المصلحة التواصل الكتابي أم الشفهي؟
ما مقدار التفاصيل التي يريدون معرفتها؟
هل يحبون الدردشة أم أن ذلك يزعجهم؟
هل هم مهتمون بمشاعر الفريق أم أن تركيزهم الأساسي على التنفيذ؟
بناء استراتيجية الاتصالات
توجّه استراتيجية وخطة الاتصالات مشاركة مدير المشروع مع أصحاب المصلحة. إن فهم أهداف أصحاب المصلحة ونفوذهم وسلطتهم وأساليب تواصلهم هي مدخلات قيمة لاستراتيجية التواصل.
وينبغي أن تركز الاستراتيجية على المعلومات التي يجب إيصالها والوسيلة التي يجب إيصالها وانتظامها. كما يجب أن تقسم الاستراتيجية أصحاب المصلحة إلى مجموعات مكونة لهم. قد يتم تقسيم أصحاب المصلحة على أساس تخطيط النفوذ والسلطة والتنظيم والدور وما إلى ذلك. يجب أن تكون الاتصالات مصممة خصيصًا لشرائح أصحاب المصلحة بناءً على احتياجاتهم.
سيحدد حجم المشروع ومدى تعقيده وأهميته انتظام ووسيلة التواصل في المشروع. يجب أن تكون الاتصالات على إيقاع منتظم لإدارة التوقعات. تساعد طرق التسليم المتداخلة أيضًا على ضمان تلقي الرسائل.
على سبيل المثال، قد تعقد مبادرة استراتيجية كبرى اجتماعًا شهريًا مع أصحاب المصلحة التنفيذيين على مستوى الرؤساء التنفيذيين، واجتماعًا أسبوعيًا مع أصحاب المصلحة الرئيسيين (أصحاب المصلحة ذوي التأثير الكبير والسلطة العالية) واجتماعات أقل تواترًا مع الآخرين. كما ينبغي استكمال هذه الاجتماعات بمناقشات غير رسمية وتقارير مكتوبة ورسائل إذاعية.
تقديم طلبات أصحاب المصلحة
يحتاج مديرو المشاريع إلى أشياء من أصحاب المصلحة، قد تكون التمويل أو الموارد أو الموافقات أو الدعم. كن مستعدًا لذكر احتياجاتك بوضوح وطلب الإجراءات المطلوبة من أصحاب المصلحة. لا تفترض أنهم سيطلقون الحاجة أو يختارون الإجراء المفضل.
عند إعداد الطلب، ضع في اعتبارك أسلوب تواصل أصحاب المصلحة. هل يرغبون في “التسلسل من الأسفل إلى الأعلى” أم يفضلون الاطلاع على التحليل أولاً؟ هل يفضلون مراجعة الطلب قبل مناقشته؟ ضع في اعتبارك النهج الذي من المرجح أن يؤدي إلى نتيجة إيجابية.
من الأفضل بشكل عام عدم تقديم طلب رسمي إلى أصحاب المصلحة دون مناقشته أولاً. يساعد “التمهيد المسبق” للقرارات والمناقشات المهمة على ضمان نتيجة إيجابية. على سبيل المثال، اجتمع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين قبل اجتماع الحوكمة التنفيذية. تأكد من استعدادهم لدعم طلبك.
وجود أصحاب مصلحة مشاركين وفاعلين هو عامل رئيسي في تحديد نجاح المشروع. إن بذل الجهد لإشراك أصحاب المصلحة بشكل فعال وبنّاء هو جزء أساسي من دور مدير المشروع. إن بناء العلاقات وفهم تطلعات أصحاب المصلحة ودورهم وتفضيلات التواصل معهم هي استثمارات تؤتي ثمارها المثمرة.
© 2017، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.