إدارة أصحاب المصلحة: التعريف والأهمية والإسهامات والتحديات

إدارة أصحاب المصلحة: التعريف، والأهمية، والمساهمة والتحديات
إدارة أصحاب المصلحة هي طريقة تحديد الأفراد أو الشركات الذين لهم مصلحة في إنجاز مشروع أو خطة أو شركة والتفاعل معهم. تُعد إدارة أصحاب المصلحة أمرًا حيويًا لأنها تتأكد من أن الجميع على دراية بأهداف الشركة وغاياتها ومشاركتهم فيها ودعمهم لها. فهي تزيد من النجاح.
تساهم إدارة أصحاب المصلحة من خلال المساعدة في نمو الروابط القوية مع أصحاب المصلحة والحفاظ عليها، مما يعزز الدعم لجهود المنظمة. إن التعرف على كل صاحب مصلحة ذي صلة، وتحديد أولويات احتياجاتهم واهتماماتهم، وحل الخلافات، وجذب أصحاب المصلحة ذوي الصلة، هي صعوبات في إدارة أصحاب المصلحة.
يجب النظر في تفاعلات أصحاب المصلحة وإدارتها بعناية من أجل تحقيق إدارة ناجحة لأصحاب المصلحة، وهو أمر بالغ الأهمية لتحقيق أهداف ونوايا المؤسسة.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة؟
إدارة أصحاب المصلحة هي النهج المتبع في تحديد الأفراد أو الشركات الذين لديهم مخاطر في نجاح خطة أو برنامج أو جمعية ما والتفاعل معهم. يستلزم هذا الإجراء تصنيف المستثمر، وتقييم رغباتهم وتوقعاتهم ومخاوفهم، ووضع خطط لإشراكهم وإعلامهم بفعالية خلال المشروع أو البرنامج.
صاحب المصلحة هو شخص أو مجموعة أو منظمة مهتمة أو معنية بتقدم المشروع أو البرنامج أو المنظمة أو نتائجها. أصحاب المصلحة لديهم رأي كبير في ما إذا كان المشروع أو البرنامج أو المنظمة يزدهر أو ينهار، مما يجعل إدارة أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية.
فأصحاب المصلحة لديهم فرصة المشاركة في المشروع أو البرنامج، أو التأثر بنتائجه، أو لديهم القدرة على إحداث فرق في نجاحه أو فشله. يتم تقديم المشورة لأصحاب المصلحة وإشراكهم ودعمهم لأهداف المنظمة وغاياتها من خلال الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة، مما يرفع من الإنجاز.
تضيف إدارة أصحاب المصلحة قيمة من خلال المساعدة في نمو الروابط المتينة مع أصحاب المصلحة والحفاظ عليها، مما يعزز الدعم لجهود المنظمة. تعزز المنظمات رضا وثقة أصحاب المصلحة، مما يؤدي إلى دعم أفضل لأهداف المنظمة وغاياتها من خلال فهم احتياجات أصحاب المصلحة ومخاوفهم وحلها. وتساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة في اكتشاف النزاعات المحتملة وحلها قبل أن تتصاعد إلى مشاكل أكبر.
تنطوي إدارة أصحاب المصلحة على بعض الصعوبات. في بعض الأحيان تكون مهمة التعرف على جميع أصحاب المصلحة المهمين وفهم ظروفهم واهتماماتهم مهمة صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً.
وتتعرض عملية إدارة أصحاب المصلحة للإعاقة بسبب تعارض اهتمامات أصحاب المصلحة أو صعوبة إشراكهم. تستدعي الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة إجراء تقييم دقيق وإدارة علاقات أصحاب المصلحة من أجل معالجة متطلباتهم ومخاوفهم بنجاح.
كيف تعمل إدارة أصحاب المصلحة؟
تنطوي ممارسة إدارة أصحاب المصلحة على عدد من التقنيات الحاسمة التي تضمن المشاركة الفعالة والتواصل مع أصحاب المصلحة. تتمثل المرحلة الأولى في التمييز بين جميع الأطراف المهمة، بما في ذلك العملاء والموظفين والمساهمين ومقدمي الخدمات والمنظمات الحكومية والجوار.
يأتي بعد ذلك تقييم اهتمامات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم ومخاوفهم بعد تحديدهم. يتم استخدام هذه التفاصيل من قبل الشركات لإنشاء استراتيجيات التواصل والمشاركة مع أصحاب المصلحة، مثل الاجتماعات المنتظمة أو وسائل التواصل الاجتماعي. ثم يتم وضع الخطط بعد ذلك موضع التنفيذ، حيث تتحدث المؤسسات عن احتياجات واهتمامات أصحاب المصلحة بطريقة واضحة وشفافة ومتسقة.
تعد إدارة أصحاب المصلحة إجراءً مستمرًا يستلزم إجراء فحوصات منتظمة وتعديل الاستراتيجية استجابةً لمساهمات أصحاب المصلحة. تعمل المنظمات على تحسين التفاعلات وحل المشاكل وزيادة إمكانية النجاح في الوصول إلى أهدافها وغاياتها من خلال تنفيذ الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة.
ما أهمية إدارة أصحاب المصلحة؟
تكمن أهمية إدارة أصحاب المصلحة في حقيقة أن أصحاب المصلحة يؤثرون بشكل كبير على نجاح أو فشل المشروع أو البرنامج أو المنظمة. ويشمل أصحاب المصلحة الأفراد أو المجموعات التي لها مصلحة مالية في المشروع أو تتأثر بنتائج المشروع أو لديها القدرة على التأثير على نجاح المشروع أو فشله. تساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة على ضمان أن يكون أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركة ودعم لأهداف المنظمة وغاياتها، مما يؤدي إلى نجاح أكبر.
تساعد إدارة أصحاب المصلحة المنظمات على بناء علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة والحفاظ عليها، وهو أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح المؤسسي. تبني المنظمات علاقات إيجابية معهم من خلال التعامل مع أصحاب المصلحة بطريقة شفافة وشاملة.
ويؤدي ذلك إلى زيادة الثقة والدعم للمؤسسة، وهو أمر مهم بشكل خاص للشركات التي تسعى إلى بناء سمعة إيجابية وصورة إيجابية للعلامة التجارية. من المرجح أن يدعم أصحاب المصلحة الذين يشعرون بالتقدير والاحترام أهداف المنظمة وغاياتها، مما يزيد من احتمالية نجاحها.
تساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة المؤسسات على تحديد النزاعات المحتملة وإدارتها بشكل استباقي. تتخذ المؤسسات خطوات لإدارتها قبل أن تصبح مشكلة كبيرة من خلال تحديد النزاعات المحتملة في وقت مبكر. ويساعد ذلك على التخفيف من حدة النزاعات ومنعها من التصاعد، وهو أمر مهم بشكل خاص للشركات التي تسعى إلى تجنب الدعاية السلبية والحفاظ على علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة.
ومن الجوانب المهمة الأخرى لإدارة أصحاب المصلحة تحديد أولويات احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. حيث تقوم المؤسسات بتحديد أولوياتها ووضع استراتيجيات لمعالجتها من خلال فهم احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. ويؤدي ذلك إلى زيادة رضا أصحاب المصلحة ودعمهم لأهداف المنظمة وغاياتها. تعمل المؤسسات على تحسين علاقاتها مع أصحاب المصلحة وزيادة الدعم لمبادراتها من خلال تلبية احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم، كما تعمل المؤسسات على تحسين علاقاتها مع أصحاب المصلحة وزيادة الدعم لمبادراتها.
تساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة على زيادة دعم أصحاب المصلحة وتأييدهم. تعمل المؤسسات على زيادة دعم أصحاب المصلحة وتأييدهم لمبادراتها من خلال التواصل مع أصحاب المصلحة ومعالجة احتياجاتهم ومخاوفهم. فهي تساعد على ضمان نجاح المشروع أو البرنامج، لا سيما في الحالات التي يكون فيها دعم أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أهداف المنظمة وغاياتها.
ما هي مساهمة إدارة أصحاب المصلحة في نجاح المشروع؟
الإدارة القوية لأصحاب المصلحة هي العنصر الرئيسي لتحقيق خطة النتائج الإيجابية. تعزز المؤسسات من احتمالية تحقيق نتائج إيجابية والوصول إلى أهداف المشروع وغايته من خلال التعامل مع أصحاب المصلحة، ومعرفة مطالبهم واهتماماتهم، وتكوين الثقة والاطمئنان، وإدارة النزاعات بشكل استباقي، وتطوير نتائج المشروع.
تساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة في تحسين مشاركة أصحاب المصلحة من خلال إشراك أصحاب المصلحة في المشروع، وجعلهم على دراية بالتقدم والتغيير ومعالجة مخاوفهم واستجابتهم. وتؤدي إلى زيادة استثمار أصحاب المصلحة في المشروع ودعمهم لإنجازه. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة على تمييز العوائق والتحديات المحتملة التي تنشأ أثناء المشروع ووضع خطط للتغلب عليها.
تساعد إدارة أصحاب المصلحة على خلق الثقة والاطمئنان بين أصحاب المصلحة. تُظهر المؤسسات التزامها بالمشروع وتلبية احتياجات أصحاب المصلحة من خلال التواصل بشفافية ووضوح مع أصحاب المصلحة. تساعد الإدارة الاستباقية للنزاعات على تجنب التأخير والتعطيل والتأثيرات السلبية على المشروع. يبقى المشروع على المسار الصحيح وينتهي في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية من خلال تجنب النزاعات المحتملة.
تساعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة على تحسين مخرجات المشروع من خلال التركيز على احتياجات أصحاب المصلحة واهتماماتهم. تزيد المؤسسات من إرضاء أصحاب المصلحة ودعمهم للمشروع، مما يؤدي إلى زيادة الإنجاز في تحقيق أهداف المشروع وغاياته. تساعد الإدارة الفعّالة لأصحاب المصلحة على تحديد فرص التحسين والابتكار، مما يؤدي إلى تحسين نتائج المشروع. تُعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة أمرًا حيويًا لتحقيق نتائج إيجابية للمشروع، وهي تنطوي على نهج مدروس واستراتيجي لضمان التعرف على أصحاب المصلحة وإشراكهم بشكل صحيح ومعالجة مطالبهم بنجاح طوال فترة المشروع.
من يدير أصحاب المصلحة؟
عادةً ما تكون إدارة أصحاب المصلحة من مهام رئيس المشروع أو البرنامج، وهو المسؤول عن ضمان إنجاز الخطة أو البرنامج بنجاح. تحديد أصحاب المصلحة، وتقييم اهتماماتهم ومخاوفهم، ووضع نهج للمشاركة المثمرة والتواصل معهم، وتنفيذ تلك التكتيكات خلال كامل المشروع أو البرنامج. هذه كلها مهام تقع ضمن اختصاص مدير المشروع أو البرنامج.
يجب أن يعمل موظفو المشروع والمؤسسة معًا للتعامل مع المستثمرين بكفاءة. تقع مسؤولية إدارة أصحاب المصلحة في نهاية المطاف على عاتق مدير البرنامج، ولكن يجب أن يكون أعضاء المجموعة الآخرون على دراية بأصحاب المصلحة في المشروع وظروفهم ومشاكلهم. يجب أن يكرس الأفراد جهودهم للتفاعل مع أصحاب المصلحة بطريقة منفتحة وشاملة.
تقدم الفرق أو الأقسام داخل المؤسسة أفكارًا لإدارة أصحاب المصلحة. على سبيل المثال، يجب أن تمتلك فرق التسويق المعرفة بأساليب التواصل والتفاعل مع أصحاب المصلحة واستخدامها للتفاعل والتعاون مع أصحاب المصلحة بكفاءة.
يجب أن تمتلك الفرق المسؤولة عن العلاقات العامة علاقات مع المؤسسات الإعلامية التي تساعد في الترويج للمشروع وحسن النية بين أصحاب المصلحة. يجب أن تتمتع فرق التواصل مع المجتمع بخبرة في العمل مع المجتمعات المحلية القريبة وتقديم معرفة ثاقبة حول ظروف ومخاوف أصحاب المصلحة في المنطقة.
يجب أن يتعاون الفريق والجمعية ويتعاونان معاً للإشراف على أصحاب المصلحة بكفاءة. يأخذ مدير المشروع أو البرنامج زمام المبادرة لضمان معالجة مطالب أصحاب المصلحة ومشاكلهم بشكل مناسب خلال دورة حياة المشروع أو البرنامج.
يعتمد الأشخاص على معرفة ومساهمة زملائهم في الفريق والأقسام لتأكيد مشاركة أصحاب المصلحة والتواصل معهم بطريقة مؤثرة. ويضمن فريق المشروع تلبية مطالب أصحاب المصلحة ومشاكلهم وأن أصحاب المصلحة يحافظون على المشروع من خلال التعاون، مما يزيد من النجاح.
من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟
يُطلق على الأفراد أو الأشخاص أو المنظمات الذين يتأثرون بنتائج المشروع ولهم مصلحة أو مصلحة فيه اسم أصحاب المصلحة. يعد رعاة المشروع وأعضاء فريق المشروع والعملاء أو المستخدمين النهائيين والموردين والبائعين والمنظمين والوكالات الحكومية والمجتمع وحملة الأسهم وغيرهم من الأطراف المعنية من بين أولئك الذين يشاركون بشكل مباشر أو غير مباشر في المشروع.
تقر فكرة أصحاب المصلحة بأن المشروع يجب أن يدير تأثيره على الأفراد الذين يتأثرون به بالإضافة إلى تحقيق أهدافه. تستلزم إدارة أصحاب المصلحة تحديد وفهم مطالب أصحاب المصلحة واهتماماتهم، بالإضافة إلى إيجاد حلول للمشاركة وحل المشاكل.
تُعد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة ضرورية لنجاح أي مشروع من أجل تطوير الدعم والالتزام، وإدارة التوقعات، وتقليل المخاطر، وتعظيم المكافآت. يضمن مديرو المشاريع أن يكون المشروع متوافقاً مع احتياجات وأهداف أصحاب المصلحة وأن تكون مخرجات المشروع ذات مغزى وذات صلة من خلال إشراك أصحاب المصلحة في مراحل التخطيط وصنع القرار في المشروع.
أصحاب المصلحة مهمون جداً لأي مشروع لأن لهم رأي في نجاح المشروع أو فشله. من الضروري لمديري المشاريع فهم أصحاب المصلحة ومطالبهم واهتماماتهم من أجل التفاعل معهم بفعالية خلال مسار المشروع.
ما هي المهارات المطلوبة لإدارة أصحاب المصلحة بفعالية؟
فيما يلي قائمة بالمهارات المطلوبة لمشروع فعّال.
–
مهارات التواصل: إن القدرة على التحدث بوضوح وببساطة مع استخدام مجموعة متنوعة من قنوات وأساليب الاتصال مطلوبة لإدارة أصحاب المصلحة بفعالية. معرفة قنوات الاتصال المفضلة لأصحاب المصلحة تسمح لإدارة أصحاب المصلحة بتغيير استراتيجية التواصل الخاصة بهم. يجب أن يكون الأشخاص قادرين على توصيل المفاهيم التقنية إلى أصحاب المصلحة غير التقنيين، وكذلك تحويل متطلبات أصحاب المصلحة إلى لغة تقنية لفريق المشروع.
–
بناء العلاقات: يعد بناء العلاقات مع أصحاب المصلحة جزءًا مهمًا من إدارة أصحاب المصلحة. يجب أن يكون مدير أصحاب المصلحة قادرًا على بناء الثقة والعلاقات مع أصحاب المصلحة، بالإضافة إلى فهم احتياجاتهم ومشاكلهم والتعاطف معهم. ويتطلب ذلك الاستماع الفعال وطرح الأسئلة ذات الصلة والاستجابة لملاحظات أصحاب المصلحة.
–
حل النزاعات: تنشأ النزاعات بين أصحاب المصلحة نتيجة الاختلافات في التوقعات أو الأولويات أو الأهداف. يجب أن يكون المدير الكفء لأصحاب المصلحة قادرًا على تحديد مصدر النزاع، والتفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة، وإيجاد حلول مقبولة لجميع الأطراف المعنية. ويتطلب ذلك موقفًا تعاونيًا بالإضافة إلى القدرة على إدارة التوقعات.
–
التفكير الاستراتيجي: تستلزم الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة اتباع نهج استراتيجي يوازن بين متطلبات ومصالح أصحاب المصلحة وأهداف المشروع وحدوده. يجب على مدير أصحاب المصلحة أن يكون قادراً على الموازنة بين أولويات أصحاب المصلحة وأهداف المشروع والقيود المفروضة عليه واتخاذ القرارات التي تعود بالنفع على كليهما.
–
القيادة: القدرات القيادية القوية مطلوبة لإدارة أصحاب المصلحة بفعالية. يجب على مدير أصحاب المصلحة إلهام أصحاب المصلحة وتحفيزهم لدعم أهداف المشروع مع إدارة توقعاتهم وقيادة التغيير. تتطلب القيادة التواصل الفعال والذكاء العاطفي والقدرة على إقناع أصحاب المصلحة.
–
المرونة والقدرة على التكيف: تتغير مطالب أصحاب المصلحة وأولوياتهم بمرور الوقت، وتتطلب الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة نهجاً مرناً وقابلاً للتكيف للاستجابة لهذه التغييرات. يجب أن يكون مديرو أصحاب المصلحة قادرين على تعديل استراتيجيتهم استجابةً لملاحظات أصحاب المصلحة ومتطلبات المشروع المتغيرة.
–
القدرات التحليلية: تتطلب الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة تحليل بيانات ومدخلات ومعلومات أصحاب المصلحة من أجل اكتشاف الأنماط والاتجاهات. ويتطلب ذلك قدرات تحليلية ممتازة بالإضافة إلى القدرة على اتخاذ قرارات قائمة على البيانات. يجب أن يكون مدير أصحاب المصلحة قادرًا على جمع وتحليل ملاحظات أصحاب المصلحة، والتعرف على الاتجاهات والأنماط، واستخدام البيانات لإبلاغ قرارات المشروع.
ما هي تحديات إدارة أصحاب المصلحة؟
فيما يلي قائمة بتحديات إدارة أصحاب المصلحة.
–
العثور على جميع أصحاب المصلحة: يمثل العثور على جميع الأطراف العديدة المتأثرة بمشروع معين تحدياً كبيراً لإدارة أصحاب المصلحة. وتشكل مثل هذه المشاريع المعقدة واسعة النطاق صعوبات خاصة بسبب تعدد قطعها المتحركة وأولوياتها المتضاربة. يقوم مديرو المشاريع بتحديد جميع أصحاب المصلحة المعنيين بمساعدة أساليب مثل رسم خرائط أصحاب المصلحة والاستبيانات والمقابلات الشخصية.
–
تحليل احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم: من الأهمية بمكان تقييم متطلباتهم بعد تحديد أصحاب المصلحة. من الصعب وضع خطة إدارة أصحاب المصلحة التي تلبي مطالب الجميع لأن أصحاب المصلحة يختلفون عن بعضهم البعض ولديهم احتياجات وتوقعات متضاربة في بعض الأحيان. يجب أن يستخدم مديرو المشاريع الاستبيانات والمقابلات مع أصحاب المصلحة لتحديد مطالب أصحاب المصلحة.
–
إدارة تضارب أصحاب المصلحة: أصحاب المصلحة لديهم أولويات وأهداف مختلفة، مما يؤدي إلى حدوث نزاعات. يجب إدارة النزاعات بكفاءة، ويجب أن يكون مديرو المشروع قادرين على التوصل إلى توافق في الآراء حول الحلول مع جميع الأطراف. يجب تحكيم النزاعات التي تشمل أصحاب المصلحة والتفاوض بشأنها من قبل إدارة المشروع.
–
الحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة: يجب الحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع من أجل إنجاحه، ولكن من الصعب القيام بذلك. تتقلب أهداف أصحاب المصلحة واهتماماتهم على مدار الوقت، وهذا ينطبق بشكل خاص على المبادرات طويلة الأجل. يجب أن تشمل استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة في المشاريع عقد اجتماعات مع أصحاب المصلحة، والنشرات الإخبارية، والتقارير المرحلية.
–
إدارة توقعات أصحاب المصلحة: أصحاب المصلحة لديهم توقعات مبالغ فيها لأهداف المشروع وجدوله الزمني وتكلفته. يجب إدارة توقعات أصحاب المصلحة بمهارة، ويجب الإبلاغ عن أي تغييرات أو خروج عن الخطة الأولية. يجب على مديري المشروع وضع توقعات واقعية للتحكم في توقعات أصحاب المصلحة، والحد من زحف النطاق، وإبلاغ التغييرات.
–
إدارة توقعات أصحاب المصلحة: أصحاب المصلحة لديهم احتياجات لا يمكن تلبيتها بسبب محدودية المشروع من حيث الميزانية أو الموارد أو الوقت. يجب على مديري المشاريع أن يكونوا قادرين على تحقيق التوازن بين متطلبات أصحاب المصلحة والقيود المفروضة على المشروع من أجل اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات التي تصب في مصلحة المشروع. يجب على مديري المشاريع وضع توقعات واقعية للتحكم في توقعات أصحاب المصلحة، والحد من زحف النطاق، والتواصل مع التغييرات.
–
إدارة أصحاب المصلحة الصعبين: بعض أصحاب المصلحة يصعب التفاعل معهم أو يكون لهم تأثير سلبي على المشروع. وتتطلب الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة القدرة على التفاعل مع أصحاب المصلحة الذين يمثلون تحديًا والاستماع إلى مشاكلهم وتحديد الحلول مع تحقيق أهداف المشروع في الوقت نفسه. تصبح إدارة أصحاب المصلحة الصعبين أسهل من خلال الاستماع الفعال والتعاطف وحل النزاعات.
كيف تساعد إدارة التواصل في إدارة أصحاب المصلحة؟
تحتاج إدارة أصحاب المصلحة إلى إدارة فعالة للتواصل كعنصر أساسي. أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات لديهم مصلحة في عمليات المؤسسة أو يتأثرون بها. ويشمل أصحاب المصلحة العملاء والموظفين والموردين والشركاء والمساهمين وغيرهم ممن لهم مصلحة في عمليات المؤسسة أو يتأثرون بها. التواصل الفعال ضروري لتلبية المتطلبات والتوقعات المختلفة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة.
يبدأ بناء الثقة مع أصحاب المصلحة بالتواصل الواضح والمتسق. فمن الأرجح أن يثق أصحاب المصلحة في المؤسسة وقيادتها عندما يشعرون بأنهم على اطلاع وأن قضاياهم تؤخذ على محمل الجد. يعتمد كل من بناء علاقات دائمة وتحقيق أهداف الشركة على الثقة.
أحد المكونات الرئيسية لإدارة التواصل الفعال هو إدارة التوقعات. حيث يضمن التواصل الفعال أن تكون جميع الأطراف المعنية على دراية بما تقوم به المؤسسة ولماذا تقوم به وما هي النتائج المتوقعة. من غير المرجح أن يشعر أصحاب المصلحة بعدم الرضا أو الانزعاج، وهو ما يسبب النزاعات عندما تتم إدارة التوقعات بفعالية.
يتم مساعدة حل نزاعات أصحاب المصلحة من خلال إدارة التواصل الفعالة. فهي تساعد على الحفاظ على العلاقات الجيدة مع أصحاب المصلحة وتساعد على تجنب النتائج غير المواتية مثل الإضرار بالسمعة أو الخسائر المالية. تخفف إدارة التواصل من حدة التوترات وتعزز التوافق في الآراء من خلال توفير منتدى لأصحاب المصلحة للتعبير عن مشاكلهم والتعاون لاكتشاف الحلول.
كيف يمكن دمج إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشروع؟
فيما يلي طرق دمج إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشروع.
–
تحديد أصحاب المصلحة: تتمثل الخطوة الأولى في إدارة أصحاب المصلحة في فهرسة كل من سيخسر أو يكسب شيئاً من نتائج المشروع. تحليل أصحاب المصلحة هو عملية معرفة من له مصلحة خاصة في المشروع، ومدى تأثيرهم، ومدى مشاركتهم في المشروع.
–
تحديد أولويات أصحاب المصلحة: تحديد الأولويات بعد تحديد الأطراف العديدة التي لها مصلحة راسخة في نتيجة المشروع، من الضروري ترتيبهم من حيث مدى أهميتهم.
–
وضع خطة لإدارة أصحاب المصلحة: يعتمد نجاح المشروع على مدى جودة إدارة أصحاب المصلحة، وهذا بالضبط ما تقوم به خطة إدارة أصحاب المصلحة. يجب أن تتضمن استراتيجية تواصل، واستراتيجية لإشراك أصحاب المصلحة، واستراتيجية لإدارة المشاكل للتعامل مع أي مشاكل تظهر.
–
إشراك أصحاب المصلحة: إشراك أصحاب المصلحة يعتمد نجاح المشروع على مستوى التواصل بين جميع الأطراف المعنية. يعد الحفاظ على خطوط اتصال مفتوحة والمشاركة الفعالة مع أصحاب المصلحة أمرًا أساسيًا لكسب ثقتهم وتلبية توقعاتهم.
–
مراقبة وتقييم مشاركة أصحاب المصلحة: من الأهمية بمكان مراقبة وتقييم مشاركة أصحاب المصلحة من أجل ضمان رضا جميع الأطراف المعنية عن تطور المشروع ونتائجه النهائية. يتم تتبع سعادة أصحاب المصلحة من خلال الاستبيانات الدورية أو غيرها من أدوات التغذية الراجعة.
–
دمج ملاحظات أصحاب المصلحة: يتم ذلك من خلال إجراء تغييرات على خطة المشروع بناءً على ملاحظات أصحاب المصلحة. يساعد دمج ملاحظات أصحاب المصلحة في إدارة المشروع على ضمان تلبية المشروع لاحتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم.
–
إدارة توقعات أصحاب المصلحة: يعتمد نجاح أي مشروع على فهم جميع الأطراف المعنية لما هو موجود وما لا يتم تسليمه من قبل المشروع. يمكن تجنب فشل المشروع الناجم عن سوء التواصل والتوقعات العالية.
ما هو دور التكنولوجيا في إدارة أصحاب المصلحة؟
إن السماح للشركات بالتواصل مع أصحاب المصلحة هو الأفضل بفعالية وكفاءة أكبر؛ حيث تلعب التكنولوجيا دوراً حاسماً في إدارة أصحاب المصلحة. حيث تتواصل المؤسسات مع أصحاب المصلحة، وتتبادل المعلومات، وتتتبع ملاحظات أصحاب المصلحة باستخدام مجموعة من الأدوات والمنصات التي توفرها التكنولوجيا. تساعد استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة هذه المؤسسات على بناء الثقة وتعزيز سمعتها وتحسين مشاركة أصحاب المصلحة، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة نجاح الأعمال.
التواصل هو أحد أهم وظائف التكنولوجيا في إدارة أصحاب المصلحة. فالبريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، وروبوتات الدردشة الآلية، ومؤتمرات الفيديو ليست سوى عدد قليل من وسائل الاتصال العديدة التي توفرها التكنولوجيا لربط المؤسسات بأصحاب المصلحة. تساعد هذه القنوات المؤسسات على التواصل بشكل أكثر فعالية من خلال تمكينها من التواصل مع أصحاب المصلحة في الوقت الفعلي والوصول إلى جمهور أكبر.
تلعب التكنولوجيا دور جمع البيانات في إدارة أصحاب المصلحة. فمن خلال الاستطلاعات واستطلاعات الرأي واستطلاعات الرأي وتحليلات وسائل التواصل الاجتماعي عبر الإنترنت، تُمكِّن التكنولوجيا الشركات من جمع المعلومات حول آراء وتعليقات أصحاب المصلحة. ويتم استخدام المعلومات لفهم مطالب أصحاب المصلحة وتفضيلاتهم ومساعدة صانعي القرار.
ومن الأدوات التكنولوجية الأخرى المستخدمة لإدارة أصحاب المصلحة برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM). تُستخدم أنظمة إدارة علاقات العملاء لإدارة تفاعلات أصحاب المصلحة وتتبع بيانات أصحاب المصلحة في قاعدة بيانات. وتستخدمها المؤسسات لتتبع مشاركة أصحاب المصلحة وتخصيص اتصالات أصحاب المصلحة.
تسهل التكنولوجيا التعاون في إدارة أصحاب المصلحة. تسهل التكنولوجيا على أصحاب المصلحة التعاون، مما يسمح لهم بتبادل الأفكار والعمل معاً. يتم استخدام لوحات المناقشة عبر الإنترنت ومجموعات وسائل التواصل الاجتماعي وبرامج إدارة المشاريع. تلعب التكنولوجيا دور المراقب في إدارة أصحاب المصلحة. يتم تتبع آراء أصحاب المصلحة وملاحظاتهم باستخدام التكنولوجيا.
تلعب التكنولوجيا دوراً في إدارة أصحاب المصلحة عندما يتعلق الأمر بإمكانية الوصول. تعمل التكنولوجيا على تحسين إمكانية الوصول لأصحاب المصلحة من خلال توفير منصات إلكترونية يمكن الوصول إليها من أي مكان في العالم. يساعد في ذلك التأكد من وصول الجميع إلى نفس المعلومات وفرص التفاعل مع المؤسسة.
ما هي مشاركة أصحاب المصلحة خلال عملية المشاريع؟
تعد مشاركة أصحاب المصلحة ضرورية لإدارة المشروع لأنها تضمن تحقيق المشروع لأهدافه وإضافة قيمة للمؤسسة. أصحاب المصلحة هم الأشخاص أو المنظمات التي لها مصلحة راسخة في نجاح المشروع أو إنجازه. ويشمل ذلك رعاة المشروع أو العملاء أو المستخدمين النهائيين أو الموردين أو المنظمين أو الأطراف الأخرى.
تعتبر مشاركة أصحاب المصلحة ضرورية لعدد من الأسباب خلال عملية المشروع. فهي تساعد على التحكم في توقعاتهم من خلال إطلاع العملاء على حالة المشروع وأي تعديلات أو مشاكل تحدث. يتم ضمان فهم شامل لنطاق المشروع وجدوله الزمني وميزانيته، مما يسمح لأصحاب المصلحة باتخاذ قرارات مستنيرة وتقديم مدخلات بشأن أي مشاكل أو مخاطر محتملة.
يتيح إشراك أصحاب المصلحة تحديد وتخفيف المخاطر التي تؤثر على نجاح المشروع. يتلقى مديرو المشاريع رؤى مفيدة حول المخاطر المحتملة ويبتكرون طرقًا للتخفيف من حدتها من خلال إشراك أصحاب المصلحة في عملية تخطيط المشروع. يقلل ذلك من احتمالية حدوث إخفاقات أو تأخيرات مكلفة ويضمن اكتمال المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
يتم بناء العلاقات مع الأشخاص أو المنظمات المهمة والحفاظ عليها من خلال المشاركة الفعالة لأصحاب المصلحة. يقوم مديرو المشاريع ببناء الثقة وتشجيع التعاون من خلال التحدث مع أصحاب المصلحة بشكل متكرر وإشراكهم في عملية المشروع. وله تأثير إيجابي على المنظمة خارج نطاق المشروع الحالي، حيث يميل أصحاب المصلحة أكثر لدعم الجهود المستقبلية وتقديم الإحالات أو التوصيات.
ما هو الهدف من إدارة أصحاب المصلحة؟
الهدف من إدارة أصحاب المصلحة هو إيجاد أصحاب المصلحة وتحليلهم وإشراكهم بطريقة تعزز أهداف المشروع وتضمن نجاحه. تُعد إدارة أصحاب المصلحة عنصرًا حاسمًا في نجاح المشروع لأنها تمكّن مديري المشاريع من إقامة علاقات مع أصحاب المصلحة، وإدارة المخاطر، والتحكم في توقعات أصحاب المصلحة، وفي النهاية تقديم مشاريع ترضي مطالب جميع أصحاب المصلحة.
إن تحديد جميع الأطراف المشاركة في المشروع أو المتأثرة به هو الهدف الأول لإدارة أصحاب المصلحة. وهو يشمل الأشخاص أو الكيانات التي تتأثر بالمشروع، مثل رعاة المشروع والعملاء والمستخدمين النهائيين والموردين والمنظمين وأصحاب المصلحة الآخرين. إن تحديد أصحاب المصلحة مهم لأنه يمكّن مديري المشروع من تحديد الأشخاص الذين يجب التفاعل معهم في كل مرحلة من مراحل المشروع.
الهدف التالي لإدارة أصحاب المصلحة هو دراسة احتياجات أصحاب المصلحة واهتماماتهم وتوقعاتهم. ويستلزم ذلك إدراك احتياجات واهتمامات كل صاحب مصلحة، بالإضافة إلى النتائج المتوقعة للمشروع. ويستخدم مديرو المشاريع مجموعة من الأساليب، بما في ذلك الاستطلاعات والمقابلات ومجموعات التركيز، للحصول على البيانات.
ثم يقوم مديرو المشروع بعد ذلك بإنشاء طرق فعالة لإشراك أصحاب المصلحة بناءً على فهم متطلبات أصحاب المصلحة. ويستلزم ذلك وضع خطة تواصل تحدد كيفية إطلاع أصحاب المصلحة على حالة المشروع، وما هي المعلومات التي يتم توصيلها وكيفية مشاركتها. يتم تضمين منتديات إشراك أصحاب المصلحة وورش العمل والفعاليات الأخرى التي تهدف إلى تعزيز العلاقات وإدارة توقعات أصحاب المصلحة ضمن تقنيات المشاركة الأخرى.
تعد إدارة توقعات أصحاب المصلحة أحد أهم أهداف إدارة أصحاب المصلحة. ويضمن مديرو المشاريع أن يكون لدى أصحاب المصلحة فهم واضح لنطاق المشروع وإطاره الزمني وميزانيته من خلال إبقائهم على اطلاع دائم على تقدم المشروع وأي تغييرات أو مشاكل تحدث. يتم تقليل سوء التواصل والصدمات غير السارة التي تعرقل المشروع من خلال القيام بهذه العملية.
تحديد المخاطر والحد منها هو هدف آخر من أهداف إدارة أصحاب المصلحة. هذه المخاطر لها تأثير على نجاح المشروع. يتعرف مديرو المشاريع على المعلومات الأساسية حول المخاطر المحتملة ويضعون خططًا للتخفيف من حدتها من خلال إشراك أصحاب المصلحة في عملية تخطيط المشروع. ويساعد ذلك على تقليل احتمالية حدوث تأخيرات أو إخفاقات باهظة الثمن، بالإضافة إلى ضمان اكتمال المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
يعد تعزيز التعاون بين أصحاب المصلحة لتحقيق أهداف المشروع جانبًا مهمًا آخر من جوانب الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة. حيث يكون لمديري المشاريع تأثير إيجابي على الأعمال خارج نطاق المشروع الحالي من خلال إقامة العلاقات والثقة مع أصحاب المصلحة. وينتج عن ذلك تحسينات في العلاقات مع العملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين، بالإضافة إلى المزيد من الدعم للمبادرات القادمة.
هل يتعامل مدير المشروع مع أصحاب المصلحة؟
نعم، التعامل مع أصحاب المصلحة هو واجب مدير المشروع. يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا استباقيين وقادرين على التكيف والاستجابة للظروف المتغيرة لأن العمل مع أصحاب المصلحة مهمة صعبة ومستمرة. فمدراء المشاريع مسؤولون عن إدارة المشاريع والتأكد من إتمامها بنجاح ضمن النطاق والجدول الزمني والميزانية المحددة. يعد تصنيف وفهم ضرورات وهدف وتوقعات أصحاب المصلحة في كل خطة أمرًا ضروريًا لمدير المشروع.
يتطلب التحكم في أصحاب المصلحة اتصالاً واضحًا. يجب على مدير المشروع إنشاء قنوات اتصال فعالة مع جميع أصحاب المصلحة باستخدام التجمعات المنتظمة وتقارير التطوير وقنوات الاتصال الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، يجب على مدير المشروع أن يكون حريصًا على وجهات النظر والقضايا التي يطرحها أصحاب المصلحة والرد عليها بسرعة.
يعد التحكم في متطلبات أصحاب المصلحة عنصراً حاسماً آخر من عناصر إدارة أصحاب المصلحة. يجب أن تكون توقعات أصحاب المصلحة لغرض المشروع وجدول أعماله ونتائجه معقولة، وفقًا لمدير المشروع. التفاوض والحلول الوسط ضروريان للتوصل إلى حلول ذات قيمة متبادلة.
تستلزم إدارة أصحاب المصلحة إدارة المخاطر بالإضافة إلى التعامل مع التوقعات والاتصالات. تشمل مخاطر المشروع التي يقدمها أصحاب المصلحة التأخير أو التجاوزات المالية أو التعديلات على مواصفات المشروع. يجب التعرف على هذه المخاطر، ويحتاج مدير المشروع إلى وضع خطط للتخفيف من حدة هذه المخاطر. بالإضافة إلى ذلك، يستلزم الأمر وضع خطط احتياطية وإشراك أصحاب المصلحة في إجراءات إدارة المخاطر.
توزيع الموارد هو جزء من إشراف أصحاب المصلحة. يعتمد إنجاز المشروع على الممتلكات التي يساهم بها أصحاب المصلحة، بما في ذلك المال والموظفين والمعدات. يجب على مدير المشروع إشراك أصحاب المصلحة والتأكد من إدارتهم بشكل جيد، لضمان حصول المشروع على الموارد التي يحتاجها للنجاح.
هل القادة مسؤولون عن أصحاب المصلحة؟
نعم، القادة مسؤولون عن إرضاء أصحاب المصلحة. فمن المسؤولية الائتمانية للقادة أن يتصرفوا بما يحقق مصالح أصحاب المصلحة. وينتج هذا الالتزام من حقيقة أن المديرين التنفيذيين مؤتمنون على موارد المنظمة وأصولها التي تعود ملكيتها لأصحاب المصلحة. ويستفيد جميع أصحاب المصلحة في نهاية المطاف إذا استخدم القادة هذه الموارد بشكل صحيح واتخذوا إجراءات تعزز استمرارية المنظمة ونجاحها على المدى الطويل.
فالقادة مسؤولون أمام أصحاب المصلحة فيما يتعلق بآثار خياراتهم وأفعالهم. يحق لأصحاب المصلحة معرفة كيفية إدارة الشركة وكيفية تأثير قراراتها عليهم. يجب أن يتم إبلاغ أصحاب المصلحة بأنشطة الشركة وأدائها وخططها بدقة وسرعة من قبل القادة الذين يجب أن يكونوا منفتحين وشفافين في تعاملهم معهم.
عادةً ما يكون أداء الشركات التي تضع احتياجات أصحاب المصلحة في المقام الأول أفضل على المدى الطويل. وعادة ما تجذب الشركات التي تلتزم بالمسؤولية البيئية والاجتماعية المزيد من العملاء والمستثمرين الذين يشاركونها هذه المبادئ، مما يعزز النمو والربحية العالية.