نحن نقاوم التغيير بشكل طبيعي ، ونحب أن تظل الأشياء كما هي لأن هذا هو المكان الذي نشعر فيه براحة أكبر. ومع ذلك ، في عالم الأعمال ، تتطور المنظمات وتظهر طرق جديدة للقيام بالأشياء.
التغيير يقع على عاتقنا قبل أن ندركه والحاجة إلى المزيد والمزيد من الانفتاح على التغيير واحتضانه ، لم يكن أكبر من أي وقت مضى.
على حد تعبير هيراقليطس “التغيير هو الثابت الوحيد في الحياة”.
عندما يحدث التغيير في منظمة ، فإنه يؤثر على أي شخص لديه مصلحة في المنظمة. هؤلاء الناس يصبحون أصحاب المصلحة ؛ الأفراد والجماعات والشركاء والجهات الراعية والموارد المتأثرة بالتغيير. يمكن لأصحاب المصلحة دعم المشروع أو إيقافه. أثناء أي مشروع تغيير ، يكون اشتراك أصحاب المصلحة هو المادة اللاصقة التي تربط عناصر المشروع معًا. ولكن كيف يمكنك إشراك أصحاب المصلحة في مشروعك؟
فيما يلي سبع خطوات حول كيفية الحصول على موافقة أصحاب المصلحة.
حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين:
خذ الوقت الكافي لتحديد الأشخاص أو المجموعات أو الرعاة أو الشركاء أو الموارد التي ستتأثر بالمشروع أو التغيير. تتمثل الخطوة الأولى في بناء أي خريطة لأصحاب المصلحة في تطوير قائمة مصنفة بأعضاء مجتمع أصحاب المصلحة. بمجرد اكتمال القائمة بشكل معقول ، يمكن عندئذٍ تحديد الأولويات بطريقة ما ، ثم ترجمة أصحاب المصلحة “ذوي الأولوية القصوى” إلى جدول أو صورة.
إجراء تخطيط أصحاب المصلحة:
إجراء تخطيط وتحليل لأصحاب المصلحة لتقييم كل صاحب مصلحة وتأثيره على مشروعك. يهدف تحليل أصحاب المصلحة أيضًا إلى تطوير التعاون بين أصحاب المصلحة وفريق المشروع ، مما يضمن نتائج ناجحة للمشروع.
ستتجاوز القائمة المحتملة لأصحاب المصلحة لأي مشروع الوقت المتاح للتحليل وقدرة أداة رسم الخرائط على عرض النتائج بشكل معقول ، ويتمثل التحدي في التركيز على “أصحاب المصلحة المناسبين” المهمين حاليًا واستخدام الأداة لتصور هذه المجموعة الفرعية المهمة للمجتمع الكلي.
تستخدم أنماط العرض الأكثر شيوعًا مصفوفة لتمثيل بعدين من الاهتمام مع بُعد ثالث في كثير من الأحيان يظهر من خلال لون أو حجم الرمز الذي يمثل أصحاب المصلحة الفرديين.
تتضمن بعض “الأبعاد” شائعة الاستخدام ما يلي:
القوة (عالية ، متوسطة ، منخفضة)
الدعم (إيجابي ، محايد ، سلبي)
التأثير (مرتفع أو منخفض)
حاجة (قوية ، متوسطة ، ضعيفة)
تحديد احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة
سيساعدك تحليل أصحاب المصلحة على تحديد احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة. لاحظ أن أصحاب المصلحة لديهم احتياجات مختلفة على سبيل المثال سيتتبع المدير المالي ميزانية المشروع وقد يبحث في الوفورات التي سيحققها المشروع للأعمال. سيرغب مدير تكنولوجيا المعلومات في التأكد من أن البرنامج في مشروع التنفيذ يعمل عند تثبيته. من المهم الاجتماع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لمناقشة احتياجاتهم والتأكد من أنهم يشعرون أن متطلباتهم قد تمت تلبيتها بشكل صحيح.
خذ وقتًا لتقييم خط الأساس “مستوى القبول” لأصحاب المصلحة في مشروعك من خلال إجراء استطلاعات الرأي. سيساعدك هذا أيضًا على فهم مخاوف أصحاب المصلحة وكذلك تحديد جيوب المقاومة المحتملة. إذا استطعت ، فمن الجيد محاولة تجميع المتطلبات العامة معًا. يضمن تخصيص اتصالاتك لكل مجموعة من أصحاب المصلحة التواصل بشكل فعال حول كيفية تأثير التغيير على كل صاحب مصلحة. طور استراتيجيات لكل من حلفائك وأعدائك في المشروع ، بحيث يمكنك إبقاء الجميع في صف واحد والتركيز على نتيجة إيجابية.
إشراك رأس أصحاب المصلحة والقلب والأيدي
إنها فكرة جيدة أن تحاول التعامل مع أصحاب المصلحة على مختلف المستويات وعبر المراحل المختلفة – الرأس والقلب واليدين.
تساعد الاتصالات الموجهة المتكررة الرأس على أن يفهم فكريا سبب ضرورة التغيير وما هي الفوائد
بعد ذلك ، يؤمن أصحاب المصلحة في قلوبهم بأن التغيير هو الشيء الصحيح الذي يجب القيام به للشركة ولأنفسهم شخصيًا. إذا تمكنوا من رؤية كيف سيفيد التغيير أنفسهم ، فمن المرجح أن يقبلوا التغيير
أخيرًا ، يجب أن تصبح الأيدي مؤهلة من خلال التدريب والممارسة لتحقيق التغيير
حاول تحديد شخص واحد على الأقل في فريقك “في مأزق” لتأييد أصحاب المصلحة. قد يكون لهذا الشخص خلفية في اتصالات الموظف أو إدارة التغيير أو إدارة البرامج واسعة النطاق.
الإدارة العليا
يحدث نقص الدعم من كبار المديرين التنفيذيين أحيانًا لأنهم يتعرضون لضغوط الوقت وليس لديهم الوقت الكافي لتكريسه لمشروعك. ومع ذلك ، يُشار إلى عدم قبول الإدارة العليا كأحد الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل المشاريع ، لذا فإن مساعدتهم على الانضمام إليها أمر بالغ الأهمية. تأكد من إجراء محادثات جيدة وصادقة والمشاركة بنشاط مع كبار القادة.
للمساعدة في دعم كبار القادة ، لماذا لا تسألهم كيف يمكنك مساعدتهم على توفير بعض من وقتهم ، أو إعداد قائمة بالإجراءات المحددة التي يمكنهم اتخاذها لضمان المشاركة على جميع مستويات المنظمة. تعد العروض التقديمية أو الاجتماعات على طراز “قاعة المدينة” طريقة رائعة لكبار المديرين التنفيذيين لتوصيل فوائد المشروع لبقية المؤسسة. إنه يبني الثقة ويظهر للناس أنهم مشتركون في المشروع.
تتبع وقياس التقدم:
لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح ، يمكنك إجراء مقابلات واستطلاعات رأي مع أصحاب المصلحة طوال فترة المشروع وتعديلها على طول الطريق.
على سبيل المثال ، أسئلة مثل “أود أن أسأل عن ملاحظاتك حول المشروع. أنا أقدر رأيك في الكيفية التي تعتقد بها أنه يمكننا العمل بشكل أكثر فعالية وتقديم منتج / خدمة أفضل لك. هل ذلك سوف يكون على ما يرام؟ هل هناك جوانب تشعر أننا أغفلناها؟ ما هي النصائح والاقتراحات الأخرى التي لديك حول كيفية تحسيننا؟ “
شارك بالتعليقات والتقدم مع مجموعات أصحاب المصلحة وقم بمعالجة أي قضايا قد تنشأ.
إجراء مراجعة مستمرة لمجتمع أصحاب المصلحة:
يتمتع أصحاب المصلحة بأكبر قدر من التأثير في المرحلة الأولى من المشروع ، ولكن يجب عليك إجراء مراجعة مستمرة لمواقف أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. هذا من شأنه أن يبقيك على المسار الصحيح ويحافظ على الشراء. يتطلب إنشاء ثقافة مدركة لأصحاب المصلحة في منظمة نهجًا منظمًا وإدارة ماهرة ووقتًا. كعملية تحسين مستمرة ، تتطلب إدارة أصحاب المصلحة الفهم والدعم ، أو الوعي ، من كل شخص في المؤسسة بدءًا من الرئيس التنفيذي إلى مقاول قصير الأجل.
