إحدى عشرة عادة من عادات مدراء المشاريع الفعالة للغاية

11 عادة من عادات مديري المشاريع ذوي الكفاءة العالية
الحصول على الأشخاص المناسبين للتعامل مع مشاريع الأعمال هو الخطوة الأولى في رحلة الوصول إلى القمة. لا تدخر الشركات أي جهد لتوظيف أفضل المواهب في هذا المجال. يتمتع هؤلاء المدراء بالمهارات والخبرة اللازمة لإنجاز المهام المعقدة. وهذا هو أحد الأسباب التي تجعلهم يوظفون موظفين جيدين على المدى الطويل.
يحمل بعضهم شهادات PMP و ITIL و PRINCE2. وهذا دليل على التزامهم بالتميز في إدارة المشاريع. فهم يضعون الأهداف ويحققون النتائج ضمن إطار زمني محدد.
يتبع مديرو المشاريع الجيدون مجموعة من العادات الصحية في مكان العمل. نقدم لك إحدى عشرة صفة تجعلهم يتميزون عن البقية:
1. إعداد نطاق المشروع:
أول شيء يجب عليك القيام به قبل بدء العمل في المشروع هو إعداد نطاق المشروع. فهو يحدد جميع أنواع العمل الممكنة لمشروع معين. ويغطي مجالات من موارد العمل والجداول الزمنية والبنية التحتية. ويشار إليه أحيانًا باسم الكتاب المقدس لمديري المشاريع. إذا تم الانتهاء من نطاق المشروع والحفاظ عليه، فلا بد أن يكون المشروع ناجحًا. ويؤدي أي انحراف في نطاق المشروع إلى تغييرات في جميع مستويات العمل ويسبب الإجهاد.
2. إدارة جداول العمل:
الخطوة التالية هي إنشاء جداول عمل واقعية. تحتاج المشاريع المختلفة إلى نهج مختلف للعمل. فما ينطبق على مشروع ما قد لا ينطبق على مشروع آخر. فالبنية التحتية والموارد هما الركيزتان اللتان تقوم عليهما المشاريع. يضمن مدير المشروع الجيد الالتزام بنطاق المشروع عند تخصيص العمل. يساعد وجود أدوار محددة بشكل جيد لفريق العمل ووضع المخاطر في الحسبان على وضع جدول عمل جيد.
3. وضع ميزانية المشروع:
تعد التكلفة التي ينطوي عليها إنشاء المشروع وتشغيله جزءًا حيويًا من إدارة المشاريع. فهو يتضمن إنشاء البنية التحتية والاستعانة بخدمات طرف ثالث. في بعض الشركات، يقرر أعضاء مجلس الإدارة على مستوى مجلس الإدارة الميزانية التي يجب أن تكون ميزانية المشروع. وهو قيد يحتاج إلى الكثير من العناية أثناء التخطيط للمشاريع. يضع المديرون أهدافًا واقعية عند تخصيص ميزانيات للمشاريع. ويحسبون المخاطر المرتبطة بالمشروع ويتخذون جميع الاحتياطات اللازمة لضمان استمرارية العمل.
4. توظيف الأشخاص المناسبين:
من مصلحة الشركة توظيف الأشخاص المناسبين في فريق العمل. فهم يتفهمون أخلاقيات العمل ويوائمون أفكارهم مع رؤية مشتركة. وينتهي الأمر بهؤلاء الأشخاص إلى أن يصبحوا مصدر قوة للشركة ويمكن أن تنعكس عاداتهم على بقية أعضاء الفريق. يجب ألا ينضموا إلى الفريق لمجرد التوظيف، بل يجب أن يضيفوا قيمة إلى العمليات الحالية.
5. تحقيق الامتثال للعمليات:
يعتبر النهج القائم على العمليات في التعامل مع المشاريع فعالاً للحصول على أفضل النتائج. فهو يساعد أعضاء الفريق على فهم ديناميكيات المشروع. تضمن الشهادات المهنية أن يكون المدراء على دراية بالنماذج المختلفة لنهج العمليات. فهم يطبقون الأساسيات التي يتم تدريسها في هذه الدورات ويضعون وحدات للامتثال للعملية. وهي تساعد المديرين على تحديد العيوب في العملية وجعلها أكثر كفاءة.
6. تقبّل الأخطاء:
تتمثل إحدى السمات المميزة للمدير الجيد في قبول أن الأخطاء جزء من الحياة. فنحن نعمل مع الناس في العمل، ونتفاعل مع العملاء. تحدث الأخطاء أحيانًا ويجب التعامل معها بطريقة دقيقة. يجب ألا يكون هناك سوء نية تجاه الفريق أو العملاء. وهذا يدل على أنك كمدير تتحلى بالرزانة والودّ.
7. التواصل مع الفريق:
تعتمد ثقافة العمل في الفريق على مستويات التواصل الجيدة. كمدير، إذا كنت على اتصال دائم مع أعضاء الفريق بشأن القضايا المتعلقة بالعمل، فستتعلم الكثير. ستتمكن من فهم كيف يفكر أعضاء الفريق وما هي الأفكار التي لديهم حول مشاريعهم. يمكن أن تساعدك هذه الأفكار في صياغة القرارات لتحسين العملية بشكل أكبر.
8. تجنب اللوم:
من السهل جدًا إلقاء اللوم على الآخرين عندما يكون احتمال الفشل وشيكًا. في مثل هذه الحالة، يمارس المدراء الجيدون ضبط النفس ويحرصون على عدم وجود ثقافة إلقاء اللوم. إذا ألقى أحدهم اللوم على الآخر أثناء العمل، فقد يؤدي ذلك إلى خلاف غير مرغوب فيه داخل الفريق. وهذا بدوره سيؤثر على العمل ويؤدي إلى ارتفاع مستويات التوتر. سيساعد تجنب اللوم في مكان العمل على خلق جو إيجابي.
9. التعامل مع الإخفاقات:
بسبب ظروف غير متوقعة، من الممكن أن يواجه المشروع الفشل بسبب ظروف غير متوقعة. في مثل هذه الحالة، يجب على المديرين أن يأخذوا زمام المبادرة وأن يكونوا قدوة من خلال تحليل الخطأ الذي حدث. ستكون معنويات الفريق منخفضة عندما يفشل المشروع. إذا استخدم المدير كلمات مشجعة ووضع خطة للتعافي من الفشل، فهذه خطوة في الاتجاه الصحيح. يتم تحفيز أعضاء الفريق على اتخاذ مبادرات للعمل في المستقبل. يجب أن يكون الفشل بمثابة نقطة انطلاق ويجب على المرء أن ينتقل بأسرع ما يمكن إلى المشروع التالي.
10. استخدام التكنولوجيا:
يجب على المدراء الاستفادة المثلى من التكنولوجيا في مشاريعهم حسب الحاجة. يجب استخدام الأتمتة فقط في أبسط المهام وليس في الأعمال التي تحتاج إلى الحنكة في العمل. يجب أن تكون هناك حدود للتكنولوجيا أثناء التعامل مع المشاريع. فهي لديها القدرة على تسهيل الأمور وكذلك تعطيل العمل. يجب دائمًا إعطاء الأولوية للموارد والبنية التحتية على التكنولوجيا. وهذا يضمن أن يكون لديك المزيد من التحكم وإجراء التغييرات حيثما كان ذلك قابلاً للتطبيق.
11. مهارات التفاوض الفعال:
أهم مهارة لأي مدير هي التفاوض بطريقة ذكية مع العملاء للحصول على المشاريع. ستكون مطالب العميل دائمًا المزيد من العمل بميزانية أقل. يجب على المديرين أن يكونوا حذرين من احتياجات العميل والعمل حولها لتوسيع حجم العمل. إن إقناع العميل بالموافقة على عملية أقل حجماً لمشروع ما هو فن لا يمتلكه إلا القليلون. تعتمد سمعة الشركة على كيفية تسليم مشاريعها في الوقت المناسب. فإذا تم التفاوض على الصفقة بشكل جيد في المقام الأول، يتم إنجاز نصف العمل في الوقت المحدد.
تمكن هذه المهارات الإحدى عشرة المديرين من إنشاء عمليات مبسطة. يضيف المديرون الجيدون قيمة للشركة ويطورون استراتيجيات جديدة لتحقيق النمو. فهم يجلبون أفكارًا مبتكرة جديدة إلى الطاولة ويساعدون في بناء فرق عمل ذات مخرجات عالية الجودة.