إجراء اجتماع عصف ذهني ناجح

جلسات العصف الذهني الميسرة بشكل جيد مدهشة. يتم بناء جو من الإبداع والمشاركة. يتم توليد العديد من الأفكار. يشعر المشاركون بالإنتاجية والتقدير والحماس. وعلى النقيض من ذلك، فإن الاجتماعات التي تدار بشكل سيء تكون مروعة. لا يتم إنجاز الكثير. يشعر الناس بالإحباط وأنهم أضاعوا وقتهم.
العصف الذهني أداة قيّمة ولها عدد لا نهائي من الاستخدامات: جمع متطلبات المستخدمين، وتطوير بيانات المهمة، ووضع قواعد سلوك المجموعة، وإجراء عمليات ما بعد الوفاة، على سبيل المثال لا الحصر. تعمل هذه العملية بشكل جيد في جميع البيئات بما في ذلك: الشركات والمؤسسات الحكومية وغير الربحية.
إن تيسير اجتماع عصف ذهني جيد ليس أمرًا سحريًا. إنها مسألة اتباع العملية. يساهم مبدآن في تحقيق النجاح: أولاً، فصل توليد الأفكار (الإبداعية) عن تقييم الأفكار (التحليلية). ثانيًا، التقليل من المناقشات التي تؤدي إلى التفكير الجماعي وتخنق المشاركة وتعرقل تدفق الأفكار.
على مر السنين، قمت بتطوير تقنية تستفيد من العديد من أفضل الممارسات في هذا المجال. فيما يلي توصياتي لقيادة فعالية عصف ذهني ناجحة:
التخطيط لورشة العمل
تتطلب الاجتماعات الناجحة التخطيط.
فنحن نريد أن ينخرط المشاركون بنشاط، لذلك نريد خلق تجربة إيجابية منذ البداية. أولاً، ابحث عن مكان جيد للاجتماع. يفضل أن تكون الغرفة مضاءة جيدًا مع مساحة كبيرة من الجدران.
يجب ألا تزيد مدة الاجتماع عن ساعتين، وغالباً ما تكون ساعة واحدة كافية.
أفضل وقت لعقد الاجتماع هو أول شيء في الصباح أو بعد الغداء مباشرة. تشير الدراسات إلى أن أدمغتنا تتعب في وقت متأخر من الصباح وبعد الظهر. اطلب المرطبات. يمكن للوجبات الخفيفة أن تواجه إرهاق الدماغ.
قيّم المساحة. يحتاج المشاركون إلى طاولات للكتابة عليها. قم بتهيئة المقاعد لخلق بيئة تعاونية. سنقوم بوضع ملاحظات لاصقة على الجدران، لذا اختبر مدى جودة التصاق الملاحظات. تحتوي العديد من مرافق المؤتمرات على أغطية قماشية وغالباً ما ترفرف الملاحظات بعيداً. ويتمثل أحد الخيارات في لصق أوراق كبيرة على الحائط.
قبل ورشة العمل، قم بالمتابعة مع المشاركين الرئيسيين. تأكد من حضورهم الاجتماع. إذا كان المشاركون بحاجة إلى إحاطة أو يحتاجون إلى اهتمام خاص، تحدث معهم قبل الحدث. على سبيل المثال، إذا كان أحد المشاركين عادة ما ينتقد أفكار الآخرين، اطلب منه إعادة صياغة أفكار الآخرين من خلال توضيح أن هذا الأمر يخنق الإبداع.
في يوم ورشة العمل، كن مستعدًا. قم بإعداد الغرفة مسبقًا. يجب على الميسّر وراعي ورشة العمل تحية الناس عند دخولهم. خلق بيئة ترحيبية.
المستلزمات
ستحتاج إلى المستلزمات التالية:
– ملاحظات لاصقة: استخدم الملاحظات اللاصقة فائقة اللزوجة ذات اللون الأصفر الأساسي مقاس 4 × 6 بوصة للعصف الذهني. خطط لما لا يقل عن 10-20 ملاحظة لكل مشارك. من المفيد أحياناً أن يكون لديك دفتر ملاحظات كبير الحجم أيضاً.
– دفاتر ملاحظات Post-it® Easel Pads أو ورق الرسم البياني القلاب: تُعد وسادات الملاحظات اللاصقة جيدة لالتقاط: عناصر موقف السيارات، وقواعد المشاركة، وتلخيص النتائج، وما إلى ذلك.
– أقلام Sharpie® Sharpie سوداء دقيقة الطرف أو أقلام مشابهة: توفر أقلام Sharpies® Sharpies السوداء تباينًا عاليًا على أقلام Post-Its® الصفراء. احصل على قلم واحد لكل مشارك.
– شريط لاصق أو شريط لاصق: لا تعرف متى تحتاج إلى عصا إضافية أو تحتاج إلى تعليق شيء ما.
– نقاط أو نجوم: سنستخدم إما النقاط الملونة أو النجوم لتفضيلات التصويت.
– الحلوى: أحضر كيساً من الحلوى صغيرة الحجم.
– ألعاب صغيرة: أحضر بعض الألعاب الصغيرة مثل كرات الكوش والكرات الرغوية ومنظفات الأنابيب وغيرها. فهي تساعد في العملية الإبداعية.
استخدام مُيسّر
يلعب الميسر دورًا حاسمًا. حيث يحافظ الميسر على سير الاجتماع على المسار الصحيح، ويضمن اتباع المجموعة للعملية، ويحافظ على تركيز المشاركين.
يجب ألا يكون الميسر مشاركًا أيضًا. فدوره هو إدارة الاجتماع وتنظيمه.
تجنب أن يكون الميسر هو المدير أو شخص ذو سلطة تنظيمية رسمية. قد يؤدي وجود مدير يقوم بالتيسير إلى إضعاف المشاركة المفتوحة.
اجعلها ممتعة
العصف الذهني عملية إبداعية. صمم حدثًا يكسر قيود وهياكل بيئات العمل.
– ضع الحلوى والألعاب الصغيرة على الطاولات للمشاركين. يمكن لجرعة صغيرة من السكر أن تحفز نشاط الدماغ. يحب البالغون وجود شيء يعبثون به.
– قم بتشغيل موسيقى مرحة وحيوية في الخلفية عندما يدخل الناس إلى الغرفة.
– بالنسبة للمقدمات، اجعل الناس يصطفون بصمت بناءً على شيء ما على أساس سنوات الخبرة، أو سنوات العمل في الشركة، أو المسافة إلى المكتب، أو أي شيء. الفكرة هي أن تجعلهم يقفون وينهضون من مقاعدهم. فالتعارف وقوفاً يتم بسرعة أكبر. قم بطرح سؤال سريع وممتع لكسر الجليد.
حدد السياق
في بداية الاجتماع، يقوم الميسّر بتحديد السياق:
ما هو الهدف من الاجتماع؟ تحديد الهدف والنطاق أمر بالغ الأهمية. يجب أن يكون الجميع واضحين بشأن سبب وجودهم هناك وما هو “المنجز”.
إذا كان النطاق بحاجة إلى تحديد أو تنقيح النطاق، خذ بضع دقائق للتوضيح. على مخطط ورقي، ارسم خطًا في منتصف الصفحة وقم بتسمية أحد الأعمدة “ضمن النطاق” والآخر “خارج النطاق”. اطلب من المشاركين اقتراح العناصر. يمكن للميسّر أو الراعي أن يشير إلى ما إذا كانت هذه العناصر داخل أو خارج النطاق. يجب وضع الموضوعات المهمة، ولكن خارج نطاق هذه الجلسة، في قائمة “في موقف السيارات” ليتم تناولها لاحقًا.
كيف سيدار الاجتماع. سيكون شكل الاجتماع جديداً بالنسبة لمعظم المشاركين. أخبرهم بسرعة أنك ستستخدم تقنيات العصف الذهني المنظم وسيتم تنفيذ معظم هذه العمليات بصمت. اشرح لهم أننا نستخدم هذا النهج لأنه ثبت نجاحه. لا تقدم الكثير من التفاصيل، فقط أخبرهم أن الأمر سيكون مختلفًا.
أزل المشتتات الإلكترونية. تعتبر أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة مشتتات للانتباه. اطلب من المشاركين إبعاد أجهزتهم. أحب أن أستشهد باستطلاع للرأي أجراه مركز بيو للأبحاث أظهر أن نصف المشاركين اعترفوا بأنهم اصطدموا بشيء ما وهم مشتتون بهواتفهم.
ضع قواعد أساسية. ضع قواعد السلوك المقبول والمعياري. ركز على السلوكيات الإيجابية. أحب أن أطلب من المشاركين أن يكونوا متفاعلين ومبدعين ومنفتحين.
توليد الأفكار بشكل فردي
أولاً، تأكد من أن المشاركين لديهم ملاحظات لاصقة وقلم Sharpie®. أخبرهم أننا سنجري العصف الذهني كتمرين صامت. أكد على كلمة “صامت”.
اشرح لهم أن العصف الذهني هو عملية إبداعية ومتباينة. الهدف هو توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار. في هذه المرحلة، الكمية أهم من النوعية. يجب كتابة كل فكرة على ورقة لاصقة خاصة بها (بطاقة).
اطلب من المشاركين القيام بالعصف الذهني حتى يتوقفوا عن توليد الأفكار التي عادة ما تستغرق حوالي 10 دقائق. يمكنك توقع توليد ما لا يقل عن 5-10 أفكار لكل مشارك. يجب على الميسر مراقبة المجموعة. ذكّرهم:
– أن يولدوا أكبر عدد ممكن من الأفكار – لا تتوقفوا حتى يستنفدوا جميع الخيارات,
– التزام الهدوء أثناء تفكير زملائهم,
– كتابة فكرة واحدة لكل ملاحظة، و
– ترك أجهزتهم الإلكترونية وشأنها.
مشاركة الأفكار مع المجموعة
سيشارك المشاركون الآن أفكارهم؛ اطلب منهم:
1. قراءة الأفكار. اطلب من المشاركين قراءة أفكارهم بصوت عالٍ. يمكنك البدء في أي مكان في الغرفة. اطلب من المشاركين قراءة فكرة واحدة ثم تابع القراءة في جميع أنحاء الغرفة. استمر حتى تتم مشاركة جميع الأفكار.
2. انشر الفكرة على الحائط. عندما يقرأ المشاركون أفكارهم، قم بنشرها على الحائط. يجب وضع الأفكار بشكل عشوائي. يجب أن تبدو مثل السحابة بدلاً من الصفوف والأعمدة الخطية. إذا كانت هناك أفكار مكررة، ضع البطاقات بجانب بعضها البعض.
3. توليد أفكار جديدة. أثناء عملية التلاوة، قد يحصل الأشخاص على فكرة جديدة. اطلب منهم كتابة ملاحظة جديدة.
تشغل عملية المشاركة الحواس السمعية والبصرية وتمنح الناس فرصة للتحرك. نريد تقليل الأحاديث الجانبية والتعليقات خلال هذه العملية.
إذا كان أحد القادة أو المديرين حاضرًا، اطلب منهم مشاركة أفكارهم في النهاية. فهذا يقلل من احتمالية التحيز. إذا كانت هناك حاجة لإخفاء الهوية، اطلب من الميسر أو المتطوع جمع الأفكار وقراءتها ونشرها.
تنظيم الأفكار في مجموعات
بمجرد نشر جميع الأفكار على الحائط، قم بدعوة المشاركين لتنظيمها. التنظيم هو عملية متقاربة تصل إلى تفكيرنا التحليلي. اقترح عليهم البدء بإيجاد بطاقتين أو ثلاث بطاقات ذات موضوع مشترك ووضعها معًا. قم بزيادة عدد البطاقات المترابطة حتى يتم وضع جميع الأفكار في مجموعة.
اعتمادًا على عدد المشاركين والأفكار التي تم توليدها، يمكنك دعوة مجموعات صغيرة أو الفريق بأكمله إلى الحائط.
يمكن وضع بطاقات مكررة فوق بعضها البعض. إذا تم توليد أفكار إضافية، يمكن إضافتها.
بمجرد تنظيم جميع الأفكار، سنقوم بتصنيف المجموعة. يقرأ الميسر القائمة ثم يسأل المشاركين كيف ينبغي تسمية العمود؟ ما هو الموضوع المشترك؟ قم بتمييز بطاقة التسمية عن البطاقات الأخرى؛ استخدم لونًا أو حجمًا مختلفًا أو ارسم حدًا حول البطاقة.
إذا كانت إحدى البطاقات لا تبدو مناسبة في المجموعة، فانقلها إلى مجموعة أكثر انسجامًا. إذا لزم الأمر، قم بإنشاء مجموعة جديدة.
تحديد أولويات الأفكار
ستكون المجموعة قد ولدت الكثير من الأفكار. والآن حان الوقت لتصفية أعمالهم وتحديد أولوياتها. سنستخدم أسلوب التصويت “النقطي” أو “النجمي” لتحديد الأفكار وترتيب أولوياتها بسرعة.
يتم التصويت بصمت. يقوم الميسر بإعطاء كل مشارك 3-5 نقاط أو نجوم، ثم يطلب منهم التصويت على ما يفضلونه بوضع نقطة على البطاقة الأكثر أهمية. يمكن للمشاركين إما توزيع نقاطهم أو تركيزها على بطاقة واحدة إذا كان لديهم تفضيل قوي.
تلخيص النتائج
بمجرد أن يضع المشاركون جميع نقاطهم على البطاقات، يقوم الميسر بتلخيص النتائج. ابدأ بالأفكار التي حصلت على أكبر عدد من الأصوات (النقاط). اقرأ الفكرة بصوت عالٍ. ثم اسأل المجموعة عما إذا كانت الفكرة واضحة. إذا لم تكن كذلك، اغتنم الفرصة لمراجعة البطاقة.
يجب أن يركز الميسر على الأفكار التي تم عرض تفضيل قوي لها. قد لا يحتاجون إلى مراجعة البطاقات التي تحتوي على عدد قليل من الأصوات.
اعتمادًا على نوع الحدث ومستوى طاقة المشاركين والوقت المتبقي، قد يختار الميسر تجميع النتائج مع المشاركين.
على سبيل المثال: إذا كنا نقوم بتحديد قواعد السلوك المعياري، لخص النتائج على مخطط ورقي. ابدأ بالبطاقات التي تحتوي على أكبر عدد من النقاط، واقرأها بصوت عالٍ ثم أعد صياغتها في شكل جملة. إذا كانت إحدى البطاقات تقول: “ابدأ في الوقت المحدد”، فيمكن توثيق ذلك على النحو التالي: “سنبدأ جميع الاجتماعات في الوقت المحدد”.
اختتام الجلسة
عندما يتم تلخيص الأفكار وتجميعها، يقوم الميسر بإغلاق الجلسة رسميًا. والهدف من ذلك هو ضمان التوافق وترك انطباع إيجابي لدى المشاركين. يجب على الميسر
– تلخيص الهدف من جلسة العصف الذهني بسرعة ومراجعة النتائج. اسأل المشاركين عما إذا كانت الأهداف قد تحققت؟ اسأل عما إذا كان هناك أي شيء آخر ذو أهمية يجب إضافته؟
– راجع موقف السيارات واسأل عما إذا كانت هذه العناصر لا تزال بحاجة إلى معالجة؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجب تحديد موعد لاجتماع متابعة.
– وصف التوقعات المستقبلية للمشاركين. على سبيل المثال، قد يُطلب من المشاركين مراجعة الملاحظات التي تلخص نتائج الجلسة.
– شكر الجميع على مساهمتهم في الجلسة. يساعد شكر المشاركين على خلق انطباع إيجابي دائم.
عند رفع الجلسة، يجب على الميسّر أن يبقى في غرفة الاجتماع للرد على أي أسئلة فردية.
بعد أن تفرغ الغرفة، يجب أن يحتفظ الميسّر بأوراق الرسم البياني وبطاقات الأفكار. قم بإنزال كل بطاقة من البطاقات داخل عمود ورصها مع وضع بطاقة الفئة في الأعلى.
التوثيق والمراجعة
بعد الاجتماع، يجب على الميسر توثيق النتائج. تعتبر عملية التوثيق مراجعة ثانوية وتتيح الفرصة للتأكد من أن الأفكار واضحة وتدعم الأهداف. وهذا بمثابة قطعة أثرية تخلد ذكرى الاجتماع وتشكل أساس العمل اللاحق. يجب أن تتضمن الوثيقة ما يلي
– هدف الاجتماع,
– خلاصة العصف الذهني,
– ملخص الأفكار المهمة، و
– ملحق مع إدراج جميع البطاقات مع عدد الأصوات التي تم تلقيها.
غالبًا ما يتم إرسال ملخص الاجتماع إلى المشاركين لمراجعته. المراجعة هي “غسيل بارد” حيث تتاح الفرصة للمشاركين للتفكير في النتائج.
© 2018، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.