إتقان فن إدارة المشاريع المعقدة للحصول على أفضل النتائج

نعم، أنت محق في صعوبة إدارة المشاريع المعقدة. فهي نادراً ما تنجح. ومع ذلك، فهذا لا يعني أنها ستتحول إلى فشل تام. بالنسبة لمعظم المنظمات، تكون النتائج في الواقع بين بين. ومع ذلك، فهي ليست جيدة بما فيه الكفاية.
تنفق المنظمات الكثير على أدوات إدارة المشاريع. يفعلون ذلك لضمان قدرتهم على إدارة المشاريع المعقدة بسهولة. تقدم بعض المنظمات أيضًا تدريبًا مهمًا لموظفيها. البعض يجرب منهجيات مختلفة. بغض النظر عن المنظمة، فإن الهدف هو ضمان نجاح المشروع المعقد. ولسوء الحظ، لا يستطيعون الحصول على العوائد المتوقعة من إنفاقهم. دعونا نحصل على بعض الأفكار حول كيفية إدارة المشاريع المعقدة. ولكن، قبل أن نفعل ذلك، سنلقي أولاً بعض الضوء على ما يجعل المشروع معقدًا.
ما الذي يجعل المشروع معقداً؟
عندما تتحدث عن مشروع معقد، يجب أن تتذكر شيئًا واحدًا. ليس من الضروري أن تكون المشاريع الصعبة مشاريع معقدة. بسبب الأداء أو التكلفة، يمكن أن تكون المشاريع معقدة. ولكن، هذا لا يعني أنها معقدة. إذن، ماذا يعني مشروع معقد؟ هذا يعني أن المشاريع لديها الكثير من الشكوك المرتبطة بها. يتحول المشروع إلى مشروع معقد عندما يكون له ميزانية وقيود أخرى. أيضًا، يمكن أن يكون المشروع الذي يأتي مع جدول زمني محدود معقدًا. عندما يحتوي المشروع على العديد من الأجزاء المتحركة وعندما يحتاج إلى مشاركة العديد من أصحاب المصلحة والفرق، يمكن أن يكون معقدًا.
المهارات المطلوبة لإدارة المشاريع المعقدة:
قبل تعلم كيفية التعامل مع المشاريع المعقدة، يجب عليك مرة أخرى القيام بأمر آخر. يجب أن تسأل نفسك أولاً ما إذا كانت لديك المهارات المطلوبة للتعامل مع مثل هذا المشروع. يجب عليك وضع علامة في خانات المهارات التالية عند التعامل مع مشروع معقد: القيادة الخبرة في القيادة الخبرة التواصل التعاون التعاون القدرة على التكيف
القيادة:
يمكنك اكتساب مهارات القيادة من هذه التجربة. فهي ليست مهارة يمكنك تعلمها. ستطورها بمرور الوقت من خلال التحركات العملية وحياتك الواقعية عندما تعمل مع فريق. الأمر كله يتعلق بتحفيز وتوجيه فريقك لتقديم أفضل ما لديهم.
الخبرة
القيادة والخبرة مهارتان تعتمدان على بعضهما البعض. فإذا كنت تستطيع قيادة الفريق بفعالية، يمكنك تحقيق النتائج المتوقعة. وبصفتك قائدًا يتمتع بالخبرة، يجب أن تفهم شيئًا واحدًا: يجب أن تفهم كيف يساهم كل عضو من أعضاء فريقك في النجاح الكلي للمشروع المعقد.
التواصل:
يجب أن تكون جيدًا في التواصل ليس فقط للمشاريع المعقدة ولكن أيضًا لأي مشروع. يقضي معظم مديري المشاريع ما يقرب من 90% من وقتهم في التواصل. يجب عليهم التحدث لمساعدة الفريق على فهم أهداف المشروع وأفكاره ورؤيته. ولا يمكنك إعداد التقارير وإعداد العروض التقديمية إلا عندما تكون جيدًا في التواصل الكتابي والشفهي على حد سواء. يمكنك القيام بهذه الأمور بوضوح ودقة فقط عندما تكون جيدًا في التواصل.
التعاون:
يجب أن تتعاون مع فريقك كمدير مشروع أو قائد مشروع كفء. سيتعين عليك أيضًا التعاون مع عملائك. يجب أن تكون جسراً بين العميل والفريق. يجب أن تنقل إلى العميل المصاعب التي يواجهها فريقك. عندها فقط يمكنك الحصول على الحل المناسب.
القدرة على التكيف:
لقيادة الفريق بنجاح في أي مشروع، يجب أن تكون قادراً على التكيف. إذا كنت قد أدرت مشاريع في السابق، فأنت تعلم أنها تتطور باستمرار. لا يمكنك النجاح كمدير مشروع إلا عندما تتطور مع المشروع. يجب أن تكون مرنًا بما يكفي لتعديل أسلوبك في الإدارة عندما يتغير الوضع. هذا مهم بشكل خاص عندما تتعامل مع مشروع معقد.
كيف تدير المشاريع المعقدة؟
أنت الآن على دراية بالمهارات المطلوبة. لكنك ترغب في معرفة كيفية إدارة المشاريع المعقدة الكبيرة، أليس كذلك؟ إليك بعض النصائح لمساعدتك:
المكافأة والتحفيز والتقدم:
بصفتك مدير أو قائد مشروع، فأنت تعلم مدى أهمية الحفاظ على تحفيز فريقك. ويزداد هذا الأمر أهمية عندما تتعامل مع مشاريع معقدة. عندما تكون المهام معقدة، فمن السهل جدًا أن يفقد فريقك الأمل. ولكن، لا ينبغي أن يحدث هذا أبدًا. والسبب هو أنه يضر بأدائهم ونجاح المشروع بشكل عام. لذا، اتبع ممارسة التحفيز القائم على المكافأة.
يمكنك أن تلهم فريقك للمضي قدمًا عندما تحفزهم كلما أنجزوا مهمة عظيمة. قد تعتقد أن فريقك يتوق إلى المكافأة المادية. ولكن، أكثر من المكافأة المادية، فإن المكافأة على شكل تقدم سيحفزهم أكثر من المكافأة المادية. يتوق معظم الموظفين المتفانين إلى أن يكونوا جزءًا من عمل دائم وهادف. أنت مسؤول عن جعل فريقك يفهم كيف أن عملهم يحدث فرقًا. عندما تفعل ذلك بشكل صحيح، سيشعرون بأن المكافأة الداخلية تستحق أكثر بكثير من حفلة بيتزا أو يوم خارج المكتب. يمكنك أن تطمئن إلى أن فريقك سيظل متحمسًا عندما يعلمون أن مساهمتهم تحدث فرقًا.
الإدارة الفعالة للتكامل مهمة:
إدارة تكامل المشروع مهمة للإدارة الفعالة للمشاريع المعقدة. فهي ليست سوى فن وعلم الجمع بين جميع العمليات والوظائف المختلفة. وفي المقابل، يمكنك أن تجعلها فعالة ومتماسكة. عندما تأخذ حالة المشاريع المعقدة، هناك العديد من العناصر التي يمكنك الجمع بينها. سيكون لبعضها بالتأكيد مستويات عالية من عدم اليقين. حتى أن هناك فرصًا أكبر للاعتماد على قوى خارجية أو مشاريع أخرى. الآن، سيكون سؤالك هو كيفية الدمج.
أفضل شيء يمكنك القيام به هو التحدث إلى العديد من الأشخاص في مؤسستك. استمر في التواصل ومشاركة رؤية مشروعك. تأكد من أن يكتسب الأشخاص فهمًا أفضل لدورهم ويجب عليك إدارة التغيير بفعالية أيضًا. يمكن أن يكون للتغييرات تأثير كبير على المشروع. لذا، أينما قمت بإجراء تغيير، تأكد من إجراء التغيير بشفافية. في المقابل، يمكن أن يعرف الآخرون في فريقك أيضًا. ونتيجة لذلك، سيساهمون في عملية التكامل.
كن مرنًا:
الشيء الوحيد الثابت في المشاريع المعقدة هو التغيير. قد تعتقد أنك وضعت خطة مشروع مذهلة. ولكن، يمكن أن تتغير مع مرور الوقت. إذا لم تكن مستعدًا للتكيف من أجل عميلك، فهناك احتمالات أن تخسره. لذا، فإن إحدى النصائح المهمة لإدارة المشاريع المعقدة هي أن تظل مرنًا. من الأفضل أن تتأكد من وجود عمليات تسمح لفريقك بالبقاء سريعًا. وفي المقابل، يمكن للأعضاء الاستجابة بسرعة للمتطلبات المتغيرة.
تشجيع الاستخدام الواسع النطاق للممارسات الموحدة:
قد تكون تتبع نهج الشلال كمدير مشروع. أو قد تكون تتبع النهج الرشيق. وقد تستخدم مزيجًا من الاثنين معًا. بغض النظر عن النهج الذي تتبعه، يجب أن تتأكد من أن ما تتبعه منظم ومنهجي. وهذا أكثر أهمية في المشاريع المعقدة. وهذا يشمل استخدام وتطبيق قوالب وتقنيات وأدوات ومنظورات مختلفة. ويشمل أيضًا استخدام سباقات السرعة ومراجعات المراحل ودورات الحياة. مع استخدام الممارسات الموحدة، سيكون من الممكن خفض مخاطر المشروع بشكل عام. كما سيساعد ذلك على تحسين الإنتاجية. وفي المقابل، يمكنك توقع نتائج أفضل. أيضًا، تحتوي أشكال أجايل المختلفة على بعض الترتيبات والتكتيكات لتنفيذ المشروع. الشيء الذي يجب تذكره هنا هو أن أجايل ليست مجانية للجميع. إنها ليست رخصة لتجاهل النهج المنهجي لإنجاز العمل.
تعيين ومراقبة التقدم المحرز:
كما ترغب في معرفة كيفية إدارة المشاريع المعقدة، يجب عليك القيام بالإدارة الجزئية مع المديرين الأعلى مستوى. كما سيتعين عليك أيضًا مراقبة التقدم المحرز في المشروع. عندما تفعل ذلك، ستكون في وضع يسمح لك بمراقبة سير العمل وحتى حل المشكلات الفنية بسرعة. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع المعقدة، فإن الجودة مهمة. بصرف النظر عن التحديد الصحيح لتحسين المشروع، يجب عليك أيضًا تحديد العيوب. وفي المقابل، يمكنك اتخاذ خطوات لإصلاحها بسرعة حتى لا تؤثر على النتيجة الإجمالية.
خلق بيئة فريق عمل إيجابية:
عندما يدعم أعضاء الفريق بعضهم البعض ويثقون ببعضهم البعض، فإنهم يميلون إلى العمل بشكل أفضل. لذا، احرص على أن تكون بيئة العمل شفافة وإيجابية ومنفتحة على كل عضو. وبصفتك قائدًا أو مديرًا للمشروع، يجب أن تكون قدوة لفريقك. كن إيجابيًا حتى تتمكن من تحفيز فريقك على اتباع نفس النهج. في المقابل، يمكنك ضمان نتيجة ناجحة على الرغم من تعامل فريقك مع مشروع معقد.
استخدم أدوات التعاون:
التعاون مهارة مهمة مطلوبة لمدير المشروع الذي يُطلب منه التعامل مع المشاريع المعقدة. ولتسهيل الأمور، يمكنك الاعتماد على إحدى أدوات التعاون العديدة المتاحة هذه الأيام. قد يكون التعاون مع جميع أعضاء الفريق والبقاء منظماً أمراً سهلاً في المشاريع البسيطة. ولكن، قد يكون القيام بهذه الأمور صعباً في المشاريع المعقدة. بفضل الأدوات المستندة إلى الويب! ستمكن هذه الأدوات فريقك بأكمله من الوصول إلى المهام وتحديثها وتغييرها وإنشاء المهام.
الخلاصة:
ستساعدك البداية الجيدة في العثور على إجابة لسؤال كيفية إدارة المشاريع المعقدة الكبيرة. تقدم SPOTO دورات إدارة المشاريع التي تزودك بالمهارات والمعرفة اللازمة. لذا، اتبع هذه النصائح وابدأ بالصورة الكبيرة. قسّم المشروع إلى أجزاء يمكن إدارتها، مع التأكد من أن جميع أعضاء الفريق يحددون ويفهمون كل مرحلة بوضوح. استفد من قنوات التواصل الفعالة لإبقاء الجميع على نفس الصفحة، واستخدم أدوات إدارة المشروع لتتبع التقدم المحرز ومعالجة أي مشاكل على الفور. يمكنك أن ترى مشروعك يسير قدماً نحو النجاح بمساهمة كل عضو من أعضاء الفريق. تذكّر أن الجهد المنسق بشكل جيد والمراقبة المستمرة هما مفتاح تجاوز التعقيدات وتحقيق أهداف مشروعك.