إتقان بيانات نطاق المشروع: نصائح أساسية لامتحان PMP

تعلّم كيفية تطوير بيان نطاق المشروع مع أهداف واضحة للمشروع كجزء من مجموعة أدواتك لإدارة نطاق المشروع بنجاح وكن جاهزاً لأسئلة نطاق المشروع في اختبار محترفي إدارة المشاريع (PMP).
إتقان بيان نطاق المشروع
بيان نطاق المشروع هو أساس جميع أنشطة تخطيط المشروع وتنفيذه. فهو يجسد أهداف المشروع والمخرجات والافتراضات والحدود والقيود ويجب أن تتم الموافقة عليه من قبل جميع أصحاب المصلحة للمضي قدماً في المشروع. كجزء من خطة إدارة المشروع، يضمن بيان نطاق المشروع فهماً مشتركاً للمشروع في المستقبل، بهدف إدارة التوقعات ومنع زحف النطاق وتحقيق أهداف المشروع ضمن المعايير المحددة.
نطاق المشروع في اختبار معهد إدارة المشاريع (PMI) واختبار محترفي إدارة المشاريع (PMP)
توصي إدارة المشاريع التقليدية ببيان نطاق المشروع كأداة لتوجيه أداء المشروع مقارنةً بالمتطلبات الأصلية للمشروع وميزانيته وجدوله الزمني.
ينصّ معهد إدارة المشاريع (PMI) ®المواضيع المميزة للتعلم على ما يلي “يحدث التغيير، وتتضمن إدارة نطاق المشروع عملية إدارة تغييرات النطاق وضمان استمرار المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.”
يصف دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) الإصدار السابع من معهد إدارة المشاريع (PMI) بيان النطاق بأنه الوثيقة التي توضح بالتفصيل “نطاق المشروع والمنجزات الرئيسية والافتراضات والقيود”.
ويتضمن مجال المعرفة الخاص بنطاق المشروع في دليل معارف معهد إدارة المشاريع عملية تحديد النطاق مع مخرجات بيان النطاق.
تُعد عملية صياغة بيان نطاق المشروع ومكوناته من الموضوعات المحتملة في اختبار PMP الخاص بمعهد إدارة المشاريع.
المكونات الرئيسية لبيان نطاق المشروع
من المرجح أن يتضمن نموذج بيان نطاق المشروع:
معايير القبول: الشروط التي يجب أن تستوفيها النواتج ليتم قبولها باعتبارها تفي بمتطلبات أصحاب المصلحة.
الموافقة: توقيع أصحاب المصلحة أو توقيعهم للإشارة إلى الموافقة.
افتراضات المشروع: الشروط التي يُفترض أن تكون صحيحة لخطة المشروع ويتم توثيقها ومراقبتها أثناء المشروع في حال أصبحت صحيحة.
قيود المشروع: القيود التي يحتمل أن تؤثر على أداء المشروع، مثل الموارد أو الوقت أو التحولات السياسية أو التغييرات التنظيمية أو الميزانية أو الوقت.
الاستثناءات: المتطلبات والمخرجات والموارد التي لا تقع ضمن نطاق المشروع والمستخدمة لوضع الحدود ومنع زحف النطاق.
المعالم: الأحداث أو الإنجازات الحاسمة ضمن الجدول الزمني للمشروع.
مخرجات المشروع: المخرجات الناتجة عن المشروع والتي قد تشمل الوثائق أو المنتجات أو البرمجيات، والتي يمكن أن تكون ملموسة أو غير ملموسة.
أهداف المشروع: الأهداف المحددة التي أُنشئ المشروع لتحقيقها، وتوفر توجيهاً وغرضاً واضحاً للمشروع.
وصف نطاق المشروع: وصف تفصيلي للعمل المطلوب لإكمال المشروع ضمن الحدود المحددة؛ ويتضمن ملخصًا للعمليات والمهام والموارد والميزانية والجدول الزمني.
يتم الجمع بين مكونات بيان نطاق المشروع لضمان فهم مشترك من قبل أصحاب المصلحة لما يبدو عليه نجاح المشروع.
أربع خطوات لإنشاء بيان نطاق المشروع
قم بإنشاء بيان نطاق المشروع من خلال أربع خطوات: جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة، وتحديد أهداف المشروع والمخرجات، وتحديد القيود والافتراضات، وتوثيق استثناءات النطاق ومعايير القبول.
1. جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة
يشمل أصحاب المصلحة جميع الأفراد أو المجموعات التي تؤثر على المشروع أو تتأثر به مثل: القيادة والعملاء والمستثمرين والبائعين وفريق المشروع. يقوم مدير المشروع بجمع متطلبات أصحاب المصلحة من خلال ورش العمل ومجموعات التركيز والاستطلاعات والمقابلات. من خلال توثيق متطلبات أصحاب المصلحة كجزء من تطوير بيان نطاق المشروع، من المرجح أن تتماشى متطلبات المشروع مع النتائج المرجوة من المشروع.
2. تحديد أهداف المشروع ومخرجاته
بعد ذلك، ينبغي على مدير المشروع توثيق أهداف المشروع ومخرجاته.
يجب أن توفر أهداف المشروع توجهاً واضحاً للعمل. وللقيام بذلك، يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا (SMART).
تتضمن مخرجات المشروع نتائج المشروع الملموسة وغير الملموسة. إذا كانت خطة إدارة المشروع ناجحة، فإن أصحاب المصلحة يعرفون ما هي المخرجات التي سينتج عنها المشروع.
وهذا يساعد الفريق وأصحاب المصلحة على معرفة سبب إنشاء المشروع (الأهداف) والنتائج المخطط لها (المخرجات).
3. تحديد القيود والافتراضات
بعد تحديد متطلبات المشروع وأهدافه ونواتجه، ينتقل مدير المشروع إلى تحديد قيود المشروع وافتراضاته.
القيود هي القيود، مثل الميزانية أو الوقت أو الموارد أو المتطلبات التنظيمية التي يمكن أن تؤثر على أداء المشروع. يساعد تحديد القيود كجزء من خطة الإدارة الفريق على معرفة الحدود بحيث تكون القرارات في جميع أنحاء المشروع ضمن النطاق.
الافتراضات هي الشروط التي يمكن أن تؤثر على المشروع. يتم التعامل معها على أنها صحيحة في خطة المشروع بحيث إذا حدثت يكون الفريق مستعدًا بشكل أفضل للاستجابة وفقًا لذلك.
يكون عمل إدارة المخاطر في وقت لاحق أكثر واقعية وفعالية عندما يتضمن بيان نطاق المشروع القيود والافتراضات.
4. توثيق الاستثناءات ومعايير القبول
أخيراً، يجب أن يتضمن بيان نطاق المشروع الاستثناءات ومعايير القبول.
وتساعد استثناءات النطاق على تحقيق الوضوح فيما يتعلق بمخرجات المشروع. ويؤدي توثيق استثناءات النطاق إلى تحديد توقعات أصحاب المصلحة ويقلل من خطر زحف النطاق.
أما معايير القبول فهي شروط الجودة والأداء التي يجب أن تستوفيها النواتج ليتم قبولها.
تُعد أقسام الاستثناءات ومعايير القبول في بيان النطاق أساسًا لتقييم مخرجات المشروع قبل قبولها.
فوائد بيان نطاق المشروع القوي
يفيد بيان النطاق الواضح والمحدد مدير المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة.
تخلق المواءمة أساسًا يتوافق فيه مدير المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة في الهدف وفهم المشروع في المستقبل.
تضع إدارة المخاطر حدودًا واضحة لما هو داخل النطاق أو خارج النطاق تساعد في إدارة التغييرات لتقليل المخاطر السلبية.
تكون إدارة التوقعات أسهل لأصحاب المصلحة حيث يتم تعيين المخرجات وتحديد حدود المشروع منذ بداية المشروع.
يتم تمكين قياس الأداء حيث يتم وضع خط أساس لمعايير القبول والمتطلبات والجداول الزمنية والنواتج التي يمكن قياس المشروع على أساسها.
يمكن الحصول على رضا أصحاب المصلحة من خلال التواصل المستمر حول أداء المشروع والتقدم المحرز في تحقيق الأهداف والغايات المعتمدة.
بيان نطاق المشروع مقابل ميثاق المشروع
هناك مكونات مشتركة بين بيان نطاق المشروع وميثاق المشروع، لكنهما يختلفان في مستوى التفاصيل والوظيفة.
ميثاق المشروع: نظرة عامة ثابتة لنطاق المشروع مع تفاصيل عالية المستوى.
بيان نطاق المشروع: وصف واضح ومفصل لمكونات المشروع يتم تحديثه عند الضرورة أثناء المشروع.
يتضمن كلاهما مدخلات أصحاب المصلحة ويتطلب الموافقة. يمكن أن يؤدي إنشاء الوثائق إلى إقامة علاقة قوية مع أصحاب المصلحة يمكن أن تعزز إدارة التوقعات بشكل أفضل.
أفضل الممارسات لكتابة بيان النطاق
يمكن لمدير المشروع تحسين بيانات النطاق باستخدام أفضل الممارسات التالية.
استخدم لغة واضحة وموجزة: تجنب اللغة الغامضة أو الغامضة لمنع سوء الفهم في وقت لاحق من المشروع. وهو بمثابة نقطة مرجعية للفريق أثناء المشروع لضمان توافق العمل مع الأهداف.
إشراك أصحاب المصلحة في عملية تحديد النطاق: يضمن إشراك أصحاب المصلحة منذ البداية أن يعكس بيان النطاق المتطلبات بدقة وأنه يمكن تحديد توقعات واقعية. استخدم المقابلات واستطلاعات الرأي والاجتماعات وجلسات التخطيط لجمع مدخلاتهم.
راجع بيان النطاق بانتظام لتقييم التغييرات حتى يمكن اتخاذ الإجراءات المناسبة.
سواء كنت تتقدم بطلب للحصول على شهادة PMP أو تحصل على وحدات تطوير مهني للحفاظ على شهادة PMP، يجب على مديري المشاريع تطوير بيانات واضحة وشاملة لنطاق المشروع لتقليل مخاطر زحف النطاق.
تحديات بيان نطاق المشروع الشائعة وكيفية التغلب عليها
يعد الحصول على شهادة PMP إنجازًا، ولكن هذا لا يعني أن بيان نطاق المشروع سيكون دائمًا سهل الإنشاء.
توقعات أصحاب المصلحة المتزايدة أو المتطورة أو التي لا تنتهي أبدًا
نهج التخفيف: قم بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة، ربما كجزء من ورشة عمل أو مجموعة تركيز لأصحاب المصلحة، لتوثيق التوقعات مع تنفيذ ممارسة بناء توافق في الآراء داخل المجموعة.
أهداف المشروع الغامضة أو غير الواقعية
نهج التخفيف: البحث عن وقت إضافي مع أصحاب المصلحة للحصول على تفاصيل الأهداف. يمكن أن يساعد تطبيق نموذج SMART (محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، ومحددة زمنياً) في وضع أهداف واقعية وقابلة للتحقيق.
زحف النطاق
نهج التخفيف: وضع الاستثناءات بشكل استباقي في بيان النطاق بحيث يعرف الجميع حدود المشروع قبل بدء المشروع. فرض عملية رسمية لإدارة التغيير يجب من خلالها تقديم أي طلب تغيير وفحصه والموافقة عليه قبل اتخاذ أي إجراء.
المتطلبات المتغيرة أو غير الواضحة:
نهج التخفيف: استخدام ورش العمل والاستطلاعات والمقابلات أثناء عمل نطاق المشروع للحصول على متطلبات واضحة والموافقة عليها. إجراء مراجعات منتظمة للمتطلبات أثناء المشروع للحفاظ على التوافق مع التوقعات وحدود المشروع.
صُممت الطبيعة الاستباقية لعمل نطاق المشروع للحصول على بيانات نطاق شاملة وواضحة لتوجيه عمل المشروع إلى نتيجة ناجحة.
أمثلة على بيانات نطاق المشروع
تتضمن أمثلة بيان نطاق المشروع التالية الأهداف والمخرجات والاستثناءات والميزانية ومعايير القبول.
بيان نطاق مشروع البناء الجديد
يقوم المشروع ببناء ملعب مجتمعي جديد بمساحة 3500 قدم مربع مع معدات لعب ومظلات شمسية وثلاث طاولات مع مقاعد ملحقة. سيتبع البناء ممارسات البناء الصديقة للبيئة وسيكتمل في 90 يوماً في حدود ميزانية قدرها 350,000 دولار أمريكي. تشمل التسليمات معدات اللعب وتجهيز الموقع ووضع الأساسات والأعمال الإنشائية والتركيبات الكهربائية وتنسيق الحدائق. لا تشمل أعمال الصيانة المستمرة. تتمتع المعدات بضمان على قطع الغيار لمدة عام واحد يتم تحويله إلى العميل عند اكتمال المشروع. جميع العمالة مرهونة ومؤمنة من قبل الشركة. تشمل معايير القبول اجتياز جميع عمليات التفتيش على المبنى واستكمال المشروع ضمن الجدول الزمني والميزانية المعتمدة.
بيان نطاق مشروع الحملة التسويقية
سنعمل على تحسين ثقافة الشركة من خلال مبادرة إشراك الموظفين بهدف تحقيق زيادة بنسبة 25% في مقاييس استطلاع رأي الموظفين، وزيادة بنسبة 15% في المشاركة الداخلية على وسائل التواصل الاجتماعي، وزيادة بنسبة 30% في حضور الموظفين لفعاليات الشركة على مدار 12 شهرًا. سيتم تخصيص ثلاثة موظفين بدوام كامل لعلاقات الموظفين من فريق الموارد البشرية وموظف بدوام كامل من فريق الفعاليات التسويقية بنسبة 75%. هناك إنفاق خارجي يصل إلى 250,000 دولار أمريكي لتغطية التكاليف التي تتطلبها الفعاليات. تشمل المنجزات تصميم استبيان لمشاركة الموظفين وتفعيله وتحليل البيانات قبل/بعد المبادرة، وفعالية شخصية واحدة لثقافة الموظفين (باستثناء تكاليف سفر الموظفين)، وفعاليتين افتراضيتين لثقافة الموظفين، و45 منشورًا على الأقل على قنوات التواصل الاجتماعي الداخلية باستخدام علامات الوسم الخاصة بالمبادرة لتتبعها.
يخدم بيان نطاق المشروع المصاغ بشكل جيد مدير المشروع ليس فقط لتخطيط المشروع ولكن لإدارة المشروع بشكل عام أيضاً.
الخاتمة
إن ميثاق المشروع (نظرة عامة) وبيان نطاق المشروع (التفاصيل) لهما أغراض مترابطة ولكن مختلفة. يضع بيان نطاق المشروع الحدود لما يتم تضمينه أو استبعاده من المشروع. يتضمن معهد إدارة المشاريع (PMI) إدارة نطاق المشروع وبيان نطاق المشروع كجزء من مخطط محتوى امتحان محترفي إدارة المشاريع (PMP).
وبوجود بيان واضح ومحدد لنطاق المشروع يتم إنشاؤه من خلال عملية منهجية لجمع المتطلبات وتحديد الأهداف والمخرجات وتحديد القيود والافتراضات وتوثيق استثناءات النطاق ومعايير القبول، يكون لدى مدير المشروع وفريق العمل أساس لنجاح المشروع.