إتقان الكفاءة: الأدوات الأساسية لإدارة مشاريع سكرم

مقدمة
في المشهد المتطور باستمرار لإدارة المشاريع، برز Scrum كإطار عمل ديناميكي وفعال. ويكمن في صميم التطبيق الناجح لسكروم استخدام أدوات قوية لإدارة المشاريع. في هذه المقالة، سوف نتعمق في هذه المقالة في أدوات إدارة مشاريع سكروم، ونستكشف أهميتها واللاعبين الرئيسيين في هذا المجال والميزات التي تميزها.
ما هو سكروم؟
قبل أن نتعمق في الأدوات التي تجعل سكروم يتألق، دعنا نتأكد من أن لدينا فهمًا قويًا لما هو سكروم.
مبادئ سكروم
يعمل سكروم على ثلاثة مبادئ أساسية
الشفافية
تخيل نافذة زجاجية يمكنك من خلالها مشاهدة كل جانب من جوانب مشروعك. يتطلب Scrum الشفافية في جميع المهام والعمليات، مما يسهل تحديد التحديات وإيجاد الحلول.
الشفافية في Scrum هي بمثابة الانفتاح والصدق التام في المشروع. يبدو الأمر كما لو كنت تشارك جميع تفاصيل المشروع على لوحة إعلانات ليراها الجميع. تمامًا كما هو الحال في Scrum، حيث يكون لديك “Product Backlog” يوضح جميع المهام والأهداف، فإن الشفافية تعني أن كل شيء واضح ومرئي.
وهذا يساعد الجميع، بما في ذلك الفريق وأصحاب المصلحة، على فهم ما يجري دون أي مفاجآت خفية. إنه يشبه وجود خارطة طريق واضحة لمشروعك، تمامًا مثل الخريطة التي تساعدك على معرفة إلى أين أنت ذاهب في رحلة.
التفتيش
من خلال الفحص المستمر، يضمن Scrum أن كل شيء يسير على المسار الصحيح. إنه مثل فحص محرك سيارتك بانتظام للتأكد من أنه يعمل بسلاسة.
في Scrum، يعني الفحص في Scrum فحص العمل بانتظام للتأكد من أنه يسير على المسار الصحيح. إنه يشبه النظر إلى لوحة عدادات سيارتك لمعرفة ما إذا كان كل شيء يعمل كما ينبغي. في Scrum، هناك عمليات تدقيق يومية تسمى “Daily Scrums” حيث يقوم الفريق بفحص تقدمهم.
وهذا يشبه الطريقة التي قد تتفقد بها قائمة مهامك كل يوم للتأكد من أنك تنجز الأمور. الأمر كله يتعلق باكتشاف أي مشاكل في وقت مبكر، حتى تتمكن من إصلاحها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
التكيف
يدور سكروم حول القدرة على التكيف. تمامًا مثل الحرباء التي تغير ألوانها لتندمج مع محيطها، يتكيف سكرم مع احتياجات المشروع المتغيرة.
في Scrum، يشير التكيف إلى القدرة على إجراء تغييرات على المشروع أثناء تقدمه. إنه يشبه امتلاك المرونة لتعديل مسار مركبك الشراعي استجابةً للرياح المتغيرة. يقر هذا المبدأ بأنه خلال المشروع، قد تظهر معلومات أو تحديات أو فرص جديدة أثناء المشروع.
يشجع Scrum الفرق على الانفتاح على هذه التغييرات وتعديل خططهم أو أهدافهم إذا لزم الأمر. تضمن هذه القدرة على التكيف أن يظل المشروع متوافقًا مع أهدافه ويمكنه الاستجابة بفعالية للظروف المتطورة.
أدوار سكروم
في فريق سكروم، هناك ثلاثة أدوار أساسية:
مالك المنتج
مالك المنتج هو شخصية محورية في إطار عمل سكروم، وغالبًا ما تتم مقارنته بقبطان السفينة. وتتمثل مسؤوليته الأساسية في توجيه المشروع في الاتجاه الصحيح، تمامًا مثل القبطان الذي يبحر بسفينة في المياه الصعبة.
يعمل مالك المنتج كجسر بين فريق التطوير وأصحاب المصلحة. وهو مكلف بالمهمة الحيوية المتمثلة في الحفاظ على “تراكمات المنتج” وتحديد أولوياتها. تشبه هذه الأعمال المتراكمة كنزًا من المهام والميزات، ويضمن مالك المنتج توافق محتوياتها مع أهداف العمل الشاملة.
ويتخذ قرارات حاسمة بشأن ما سيتم تطويره بعد ذلك، بناءً على عوامل مثل طلب السوق، وملاحظات العملاء، والأهداف الاستراتيجية للمشروع. في الأساس، يتمثل دور مالك المنتج في إبقاء المشروع في مساره الصحيح، متجهًا نحو النجاح.
مدير سكروم
فكر في Scrum Master على أنه الملاك الحارس للفريق في عالم Scrum. يدور هذا الدور حول تمكين الفريق وتمكينه من تحقيق إمكاناته الكاملة. تمامًا مثل الملاك الحارس الذي يزيل العقبات ويوفر التوجيه، يزيل Scrum Master العوائق التي تعيق تقدم الفريق.
يمكن أن تتراوح هذه العوائق من العقبات الإدارية إلى النزاعات داخل الفريق. يضمن Scrum Master أيضًا اتباع ممارسات ومبادئ Scrum بجدية. إنهم مثل مدرب الفريق الرياضي، حيث يقومون بتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
يقوم Scrum Masters بتسهيل أحداث Scrum المختلفة، مثل تخطيط السبرينت والوقوف اليومي والوقوف اليومي واستعراضات إعادة النظر، لضمان فعاليتها وإنتاجيتها. إنهم الشخص الذي يتم اللجوء إليه للإجابة عن الأسئلة المتعلقة بسكروم ولهم دور فعال في تعزيز بيئة الفريق التعاونية وذاتية التنظيم.
فريق التطوير
يشكل فريق التطوير العمود الفقري لسكروم، على غرار محرك السيارة الذي يدفعها إلى الأمام. هؤلاء هم الأفراد المهرة الذين يبثون الحياة في المشروع. إنهم مسؤولون عن تحويل العناصر من تراكمات المنتج إلى زيادة في المنتج أثناء كل سباق سريع.
فريق التطوير ذاتي التنظيم ومتعدد الوظائف، مما يعني أنهم يمتلكون جميع المهارات المطلوبة لإكمال المهام في كل سباق سريع. التعاون هو المفتاح؛ فهم يعملون معًا بشكل وثيق لتقديم أفضل النتائج الممكنة.
وعلى عكس الأدوار التقليدية في طرق إدارة المشاريع الأخرى، لا يحمل فريق التطوير ألقابًا مثل “مصمم” أو “مبرمج” – فالجميع يساهمون حسب الحاجة للوصول إلى هدف السباق السريع. هذه المرونة والمسؤولية الجماعية هي ما يجعل من فريق التطوير حجر الزاوية في نجاح Scrum، مما يضمن تقدم المشروع مع كل سباق سريع نحو وجهته النهائية.
تبادر إلى ذهني مصطلح آخر للتو، وهو نوع الفريق المطلوب لفريق التطوير. أثناء بناء فريق سكروم، يجب أن نركز دائمًا على فريق على شكل حرف “T”.
ما هو الفريق على شكل حرف T؟
في Scrum، يجمع فريق “على شكل حرف T” بين الخبرة المتخصصة في مجال واحد مع فهم أوسع لمجالات متعددة. تخيل الشريط العمودي على شكل حرف “T” كخبرة عميقة في مجال معين – وهذا يضمن عملًا عالي الجودة في تخصصهم الأساسي.
أما الشريط الأفقي فيمثل قدرتهم على التعاون وفهم المجالات ذات الصلة، مما يعزز ثقافة العمل المشترك بين الوظائف. ويعزز هذا النهج المرونة والعمل الجماعي، حيث يمكن لأعضاء الفريق دعم بعضهم البعض، ومعالجة الاختناقات بفعالية أكبر، والتعامل بشكل جماعي مع مجموعة واسعة من المهام.
في الجوهر، يزيد الفريق على شكل حرف “T” من عمق واتساع المعرفة إلى أقصى حد، مما يجعلهم قادرين على التكيف والإنتاجية في بيئة سكروم سريعة الوتيرة.
فوائد الفريق على شكل حرف “T” / الفريق العام متعدد المهارات في حل المشكلات: وجود أخصائيين عموميين ضمن فريق التطوير يعني أن لديك أفرادًا يمكنهم التعامل مع مجموعة واسعة من المهام. إنهم مثل سكاكين الجيش السويسري، مزودين بمهارات مختلفة، مما يسمح لهم بالتكيف بسرعة مع احتياجات المشروع المتغيرة. تحسين التعاون: يعزز المتخصصون العامون التعاون من خلال كسر الصوامع. فبدلاً من أن يقتصر الخبراء على مجالاتهم المتخصصة، يكون لديك أعضاء الفريق الذين يمكنهم التعاون بسلاسة في جوانب مختلفة من المشروع، مما يعزز تماسك الفريق بشكل عام. زيادة الكفاءة: في سباقات سبرينغات سكروم سريعة الوتيرة، يُترجم وجود أخصائيين عموميين إلى سرعة اتخاذ القرار وحل المشكلات. تعد هذه السرعة أمرًا حيويًا لتحقيق أهداف العدو السريع وتقديم القيمة للعميل على الفور.
في Scrum، يستفيد فريق التطوير من المتخصصين العموميين لأنهم يزدهرون في بيئة تكون فيها القدرة على التكيف والتعاون والكفاءة أمرًا بالغ الأهمية.
أدوات سكروم
يستخدم سكروم ثلاث قطع أثرية رئيسية:
تراكم المنتج
هذا يشبه قائمة مهام مشروعك. يحتوي على جميع المهام والميزات التي يجب معالجتها.
في Scrum، فإن تراكم المنتج هو أقرب إلى قائمة المهام الديناميكية للمشروع، حيث تتطور باستمرار مع تقدم المشروع. إنه مستودع مرتب حسب الأولوية لجميع الميزات والتحسينات والمهام التي يجب معالجتها لتحقيق أهداف المشروع.
فكر في الأمر كوثيقة حية تلتقط متطلبات المشروع المتطورة، مثل كتاب وصفات الطهاة الذي يسرد جميع المكونات اللازمة لتحفة فنية في الطهي. يتم الاحتفاظ بتراكمات المنتج من قبل مالك المنتج، الذي يضمن أن تكون العناصر الأكثر قيمة وأهمية في الأعلى، وجاهزة لتناولها في السباق التالي.
تجعل هذه الشفافية وتحديد الأولويات من تراكم المنتجات أداة أساسية لإدارة المشروع بفعالية في Scrum، وتوجيه الفريق نحو تقديم أقصى قيمة للعميل.
تراكمات سبرينت
قائمة أصغر حجمًا وأكثر قابلية للإدارة مأخوذة من Product Backlog لسباق محدد. إنها مثل قائمة مكونات الطاهي لطبق معين.
في Scrum، القائمة المتراكمة السريعة هي مجموعة فرعية مركزة من العناصر من قائمة المنتجات المتراكمة التي يلتزم فريق التطوير بإكمالها خلال سباق محدد، وعادةً ما يستمر من أسبوعين إلى أربعة أسابيع. تخيلها على أنها المكونات المختارة من كتاب الوصفات (تراكمات المنتج) لطبق معين (سباق السرعة).
وهي تمثل خطة الفريق لسباق السرعة، وتحدد المهام وقصص المستخدمين والأهداف التي يهدفون إلى إنجازها. تُعد الأعمال المتراكمة للسباق السريع أداة حاسمة لتنسيق الفريق، حيث توفر الوضوح بشأن ما يجب القيام به وتعمل كدليل يومي خلال السباق السريع.
مع تقدم السباق، يعمل الفريق بشكل تعاوني من خلال العناصر الموجودة في الأعمال المتراكمة في السباق، بهدف تقديم زيادة محتملة للمنتج قابلة للشحن بحلول نهاية السباق.
الزيادة
الزيادة هي الناتج الملموس للسباق السريع.
في Scrum، تشير الزيادة في Scrum إلى منتج قابل للشحن أو جزء من المنتج الذي يتم إكماله خلال سباق السرعة. فكر في الأمر على أنه لبنة بناء للمنتج النهائي. بعد كل سبرنت، يجب أن يكون فريق التطوير قد أنتج زيادة ملموسة تضيف إلى وظائف المنتج أو ميزاته الإجمالية.
يشبه هذا الأمر تجميع أجزاء من أحجية؛ فمع كل سبرنت، تضيف المزيد من القطع حتى تظهر الصورة الكاملة (المنتج الكامل). تعتبر الزيادة مفهومًا أساسيًا في Scrum لأنها تضمن أن المشروع يقدم قيمة مستمرة لأصحاب المصلحة، حتى لو لم يكن المنتج قد اكتمل بعد.
وهو يسمح بالفحص والتكيف المتكرر، بما يتماشى مع نهج سكروم التكراري والتدريجي لتطوير المنتج.
أحداث سكروم
يحتوي Scrum على سلسلة من الأحداث لإبقاء المشروع على المسار الصحيح:
تخطيط السبرينت
تخطيط السبرينت هو أقرب إلى تخطيط رحلة الطريق لمشروعك. إنها اللحظة التي يقرر فيها فريق سكروم أين يريدون الذهاب وكيف سيصلون إلى هناك، وما الذي يحتاجون إلى إحضاره معهم.
تمامًا كما يخطط المسافرون لطريقهم ويقدرون وقت السفر ويحزمون المستلزمات الأساسية، يتعاون فريق سكرم لتحديد العناصر من تراكمات المنتج، وإنشاء هدف العدو السريع، وتحديد المهام اللازمة لتحقيق هذا الهدف خلال العدو القادم.
يحدد هذا الحدث مسار السباق السريع، مما يضمن فهم الجميع لما يجب إنجازه وكيف سيعملون معًا للوصول إلى وجهتهم.
فعالية “سكروم اليومية
إن Daily Scrum هو عبارة عن اجتماع يومي مدته 15 دقيقة مثل الاجتماع اليومي في فريق رياضي. إنه اجتماع موجز ومركّز يُعقد كل يوم خلال السباق السريع. تمامًا كما يجتمع الرياضيون لمناقشة استراتيجية اللعبة وتقديم تحديثات حول أدائهم، يجتمع فريق سكروم لمشاركة التقدم المحرز والتخطيط ليومهم.
يجيب كل عضو في الفريق بإيجاز على ثلاثة أسئلة: ماذا أنجزت بالأمس؟ ماذا سأفعل اليوم؟ هل هناك أي عقبات في طريقي؟ يعزز هذا الحدث التواصل، ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة، ويمكّن الفريق من إجراء تعديلات سريعة، مثل فريق رياضي يستعد لمباراته التالية.
المراجعة السريعة
فكر في المراجعة السريعة على أنها الكشف الكبير عن تحفة فنية. إنها تتويج لعمل السباق، حيث يعرض فريق سبرينت ما أنجزه فريق سكرم.
هذا الحدث أشبه بفنان يكشف عن لوحة منتهية أو طاهٍ يقدم وجبة شهية. أثناء مراجعة سبرينت ريفيو، يعرض الفريق الزيادة في المنتج الذي طوروه، ويسلط الضوء على قصص المستخدمين المكتملة والميزات الجديدة لأصحاب المصلحة.
إنها فرصة للتغذية الراجعة والمناقشة والتعاون، مثل افتتاح معرض فني، حيث يتسنى للجمهور تقدير العمل وتقديم مدخلات لمزيد من التحسينات.
سبرينت ريتروسبيكتكشن
سبرينت ريتروسبكت ريتروسبكت هو جلسة التحسين الذاتي للفريق، على غرار الفريق الرياضي الذي يراجع أداءه في المباراة ويضع استراتيجيته للمباراة التالية.
إنه وقت مخصص في نهاية كل سباق لفريق سكروم للتفكير في عملياتهم وتعاونهم وأدائهم العام. يناقشون ما الذي سار بشكل جيد، وما الذي كان يمكن القيام به بشكل أفضل، وتحديد التحسينات القابلة للتنفيذ.
هذا الحدث مهم للنمو المستمر والتحسين المستمر، مما يضمن تطور الفريق ويصبح أكثر كفاءة مع كل سبرنت، تمامًا مثل فريق رياضي يقوم بضبط استراتيجياته ومهاراته للتفوق في المباراة التالية.
أدوات لإدارة مشروع سكرم
الآن بعد أن أصبح لدينا أساس متين في Scrum، دعنا نستكشف الأدوات التي يمكن أن تعزز مشاريع Scrum الخاصة بك.
جيرا
مميزاتها
إنها أول أدوات إدارة مشاريع Scrum التي أوصي بها. جيرا مثل سكين الجيش السويسري لفرق سكروم. إنه يقدم: إدارة الأعمال المتراكمة: تنظيم المهام دون عناء. مهام سير العمل القابلة للتخصيص: صممه حسب احتياجات فريقك الفريدة. التقارير ولوحات المعلومات: تصور التقدم المحرز في المشروع. التكامل: تواصل بسلاسة مع الأدوات الأخرى.
المزايا
يمكّن تعدد استخدامات Jira الفرق من: زيادة الإنتاجية: تبسيط سير العمل وإزالة الاختناقات. تعزيز التعاون: إبقاء الجميع على نفس الصفحة. تتبع التقدم المحرز: رؤى في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل.
تريللو
الميزات
Trello هي اللوحة الافتراضية الافتراضية التي يحتاجها فريقك دائماً، وتقدم لوحات كانبان: تصور العمل باستخدام البطاقات والأعمدة. التعاون: إضافة التعليقات والمرفقات وتواريخ الاستحقاق. الأتمتة: تبسيط المهام المتكررة. التكامل: تواصل مع تطبيقات أخرى لعمل سلس.
المزايا
بساطة Trello تؤدي إلى: الكفاءة: إدارة المهام والمشاريع بسهولة. الوضوح: الجميع يعرف ما يحدث. المرونة: تكييف Trello مع سير عملك.
أسانا
الميزات
أسانا هو منظم المهام الرقمي الخاص بك مع: إدارة المهام: إنشاء المهام وتعيينها وتتبعها. عرض التقويم: التخطيط باستخدام تقويم مرئي. محافظ المشاريع: إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد. النماذج: جمع المعلومات المنظمة.
الفوائد
أسانا تجلب: التنظيم: الحفاظ على المشاريع مرتبة ومنظمة. الإنتاجية: التخلص من فوضى البريد الإلكتروني وجداول البيانات. قابلية التوسع: مثالي للفرق الصغيرة والمؤسسات الكبيرة.
Monday.com
الميزات
Monday.com هي المنصة التعاونية التي: تصور العمل: استخدام اللوحات والجداول الزمنية والمخططات. الأتمتة: تبسيط العمليات. التكامل: الاتصال بالأدوات التي تستخدمها بالفعل. التخصيص: اجعلها خاصة بك.
المزايا
عروض Monday.com: الوضوح: معرفة المسؤول عن ماذا بسهولة. الكفاءة: أتمتة المهام المتكررة. قابلية التوسع: النمو دون فقدان السيطرة.
الخلاصة
يضع Scrum، بمبادئه وأدواره وأدواته وأحداثه، أساسًا قويًا لإدارة المشاريع الفعالة. ومع ذلك، يمكن أن تكون أداة إدارة المشروع الصحيحة هي الريح تحت أجنحة Scrum. وسواء اخترت Jira أو Trello أو Asana أو Monday.com، فإن هذه الأدوات مصممة لتعزيز التعاون والشفافية والقدرة على التكيف. اختر الأداة التي تتماشى بشكل أفضل مع احتياجات فريقك، وشاهد مشاريع Scrum الخاصة بك وهي تحلق عالياً.