إتقان التواصل الكتابي

تخيّل أن تكون لديك القدرة على تحويل كلماتك المكتوبة إلى رسائل واضحة ومؤثرة لا تنقل المعلومات فحسب، بل تلهمك على اتخاذ الإجراءات.
هذا هو بالضبط ما ناقشه روب أشتون في الحلقة 149 من بودكاست Manage This. أشتون هو كاتب متمرس ومؤسس شركة Emphasis، وهي شركة تعليمية عالمية مكرسة لتحسين مهارات التواصل الكتابي.
لقد منحته رحلة أشتون الفريدة من عالم أبحاث إلى محرر، وأخيرًا إلى مُعلّم، نظرة ثاقبة حول سبب فشل التواصل الكتابي في كثير من الأحيان وكيف يمكننا إنجاحه.
أهمية التواصل الكتابي
في ظل تزايد القوى العاملة عن بُعد، لم يكن التواصل الكتابي أكثر أهمية من أي وقت مضى. فمع تحول أدوات المراسلة الفورية مثل Slack و Teams و Skype إلى جزء قياسي من مجموعة أدوات الشركات، أصبحت القدرة على التواصل الفعال كتابياً أمراً ضرورياً. ومع ذلك، ليست كل أدوات التواصل الكتابي متساوية، واختيار الأداة المناسبة لرسالتك يمكن أن يُحدث فرقاً بين الوضوح والارتباك.
ويؤكد أشتون أن سهولة المراسلة الفورية غالباً ما تؤدي إلى سوء التواصل. وفي حين أن هذه الأدوات رائعة للتبادل السريع للمعلومات، إلا أنها قد لا تفي بالغرض عند نقل المعلومات المعقدة أو المشحونة عاطفياً. يتطلب التواصل المكتوب دراسة متأنية للوسيلة والرسالة. سوء الفهم شائع عندما تضيع النبرة والسياق في النص.
لقد مررنا جميعًا بهذا الموقف: ترسل رسالة تبدو بريئة على ما يبدو، ولكن يساء تفسيرها تمامًا من الطرف الآخر. يشير أشتون إلى هذه الحالات باسم “الرسائل الخاطئة”. وهي شائعة في الإعدادات الشخصية والمهنية على حد سواء. تكمن جذور المشكلة في الاختلافات بين التواصل المنطوق والمكتوب.
ففي المحادثة، نعتمد في المحادثة على نبرة الصوت ولغة الجسد والتعليقات الفورية لنقل رسالتنا بدقة. يتم تجريد هذه العناصر في التواصل الكتابي، مما يترك مجالاً لسوء التفسير. كما يوضح أشتون أن أدمغتنا ليست مهيأة بشكل طبيعي للقراءة والكتابة، فهذه مهارات طورناها حديثًا نسبيًا في تاريخ البشرية. هذا النقص في التكيف التطوري يعني أن الكلمات المكتوبة يمكن أن يساء فهمها بسهولة، خاصة عندما نكون بالفعل في حالة عاطفية متصاعدة.
ومن السيناريوهات الشائعة تلقي إجابة مقتضبة على سؤال بسيط، مما يؤدي إلى توتر لا داعي له. إن إدراك حدود التواصل المكتوب هو الخطوة الأولى نحو تجنب هذه المزالق.
استراتيجيات التواصل الفعال
يقدم أشتون رؤى قيّمة حول وقت التحول من المحادثة النصية إلى المحادثة الشفهية. أحد المؤشرات الرئيسية هو وجود توتر أو تعقيد في التبادل. إذا بدأت تشعر بالتوتر في المحادثة أو إذا وجدت نفسك بحاجة إلى إضافة الكثير من التحذيرات والتفسيرات، فهذه علامة واضحة على أن المكالمة الهاتفية أو الاجتماع وجهاً لوجه قد يكون أكثر فعالية.
من الحكمة أن تكون استباقياً في هذه المواقف. يشاركنا أشتون مثالاً على موقف تصاعد فيه طلب بسيط لحالة المشروع على تطبيق Slack بسرعة إلى تبادل ساخن. ولم يتم التوصل إلى حل إلا عندما اقترح زميله مناقشة الأمر شخصيًا، مما أدى على الفور إلى نزع فتيل التوتر وسمح بإجراء محادثة مثمرة أكثر.
تقدم المؤلفة والمتحدثة جولييت فونت إطارًا ممتازًا يصف هذا التحول من التواصل النصي إلى التواصل اللفظي. تصف جولييت نهج التواصل ثنائي الأبعاد مقابل التواصل ثلاثي الأبعاد في هذا الفيديو عند علامة 3 دقائق تقريبًا.
ينطوي التواصل الفعال أيضًا على التفكير الاستراتيجي في متلقي رسالتك. بالنسبة لمديري المشاريع، هذا يعني التفكير دائمًا في منظور القارئ. وينصح أشتون بالتركيز على ما يهتم به القارئ وتكييف رسالتك وفقًا لذلك. فتزويد القارئ بالكثير من المعلومات يمكن أن يؤدي إلى حمل معرفي زائد، مما يجعل من الصعب عليه اتخاذ القرارات.
وكلما كانت الرسالة أسهل في القراءة والفهم، زاد احتمال قبولها وتصديقها. من خلال تبسيط كتابتك وتقديم المعلومات بوضوح وإيجاز، يمكنك التواصل بشكل أكثر فعالية. يوصي أشتون بتجنب استخدام النقاط، وبدلاً من ذلك تطوير سرد متماسك للحفاظ على السيطرة على الرسالة والحفاظ على تفاعل القارئ. (مرة أخرى، هذه هي نصيحة أشتون… بعضنا يحب استخدام النقاط، ولكن باعتدال!)
نصائح عملية في الكتابة
بالإضافة إلى تحديد المبادئ الأساسية، يقدم أشتون أيضًا نصائح عملية في الكتابة يمكن لمديري المشاريع استخدامها. إليك بعض الأشياء الرائعة التي يجب وضعها في الاعتبار:
صياغة مقدمة فعالة هي المفتاح لجذب انتباه القارئ. يوصي أشتون بالبدء بعبارة تلقى صدى لدى القارئ – شيء يمكن أن يوافق عليه أو يجده مرتبطاً به. هذا النهج يخلق إحساسًا بالتوافق ويهيئ القارئ للمعلومات التي تلي ذلك.
يعد اختصار SCRAP أداة مفيدة لتنظيم كتابتك:
الموقف: وصف الوضع الحالي أو السياق الحالي.
التعقيد: شرح سبب كون الوضع الحالي إشكاليًا أو سبب ضرورة التغيير.
القرار: حدد الحل المقترح أو النتيجة المرجوة.
الإجراء: حدد الإجراءات المطلوبة لتحقيق الحل.
التهذيب: حافظ على نبرة مهذبة ومحترمة خلال تواصلك.
يضمن استخدام SCRAP أن تكون كتابتك منظمة ومقنعة وسهلة المتابعة. يساعدك على تقديم أفكارك بشكل منطقي ومقنع، مما يسهل على القارئ فهم رسالتك والتفاعل معها.
إن تحقيق التوازن بين الطابع الرسمي وغير الرسمي في تحيات البريد الإلكتروني هو مجال آخر يعاني فيه العديد من مديري المشاريع. ينصح أشتون بعكس نبرة المراسلات السابقة. فإذا كان المتلقي رسميًا، ابدأ ب “عزيزي”؛ وإذا كان المتلقي غير رسمي، فقد يكون من المناسب أن تقول “مرحبًا” أو حتى حذف التحية. يُظهر هذا الأسلوب المرن الاحترام ويساعد على بناء علاقة.
تلعب سطور الموضوع دورًا حاسمًا في مساعدة المستلمين على ملاحظة وقراءة رسالتك الإلكترونية. يجب أن تكون واضحة وموجزة وذات صلة باهتمامات القارئ أو مخاوفه. تجنّب العناوين المثيرة أو المثيرة بشكل مفرط، لأنها قد تقوّض مصداقيتك. وبدلاً من ذلك، ركز على تقديم إشارة واضحة لمحتوى البريد الإلكتروني وأهميته للقارئ. إذا تحول موضوع البريد الإلكتروني من موضوع إلى آخر، ففكر في تغيير سطر الموضوع ليتماشى مع موضوع المناقشة الجديد. هذا التغيير يسهّل على الجميع تتبع الموضوع ويحافظ على اختلاف المواضيع.
جرّب استراتيجيات الكتابة هذه في مشاريعك الخاصة. ستساعدك على جعل رسائلك أكثر وضوحاً وجاذبية وتأثيراً!
إتقان الكلمة المكتوبة: مفتاحك لإدارة المشاريع بفعالية
كما يشاركنا روب أشتون في بودكاست “إدارة هذا”، من خلال التركيز على القارئ، وإدراك حدود الكلمة المكتوبة، واختيار الوسيلة المناسبة لرسالتك بشكل استراتيجي، يمكنك تحسين تواصلك بشكل كبير. لا يؤدي التواصل الواضح والموجز الذي يركز على القارئ إلى تحسين الفهم فحسب، بل يعزز أيضًا اتخاذ القرارات والتعاون بشكل أفضل.
للاستمرار في التطوير المهني وإضافة إلى مهاراتك في إدارة المشاريع، نوصي بشدة باستكشاف دورات سبوتو ذات الصلة. إذا وجدت أن مناقشة أشتون حول التواصل الكتابي مثيرة للاهتمام، ففكر في دورة إعداد التقارير الفعالة عن حالة المشروع والبرنامج إلى جانب دورة التميز في التواصل: دورة قيادة نجاح المشروع. توفر هذه الدورات أدوات وتقنيات عملية لمساعدتك في التواصل في المشروع بثقة ووضوح.
للحصول على موارد إدارة المشاريع والرؤى وفرص التطوير المهني، فإن سبوتو هو متجرك الشامل. حافظ على مشاركتك واستمر في التعلّم واستمر في التفوق في رحلتك في إدارة المشاريع!