إتقان إدارة الجدول الزمني للمشروع: استراتيجيات النجاح

تعتبر المشاريع وسيلة حاسمة لتوفير القيمة في كل الأعمال التجارية. إن تشغيل مؤسسة ما مع ندرة الأفكار وعدم وجود جداول زمنية مناسبة للمشروع سيؤدي إلى كارثة. ومهما كان حجم أو نطاق مشروعك، فإن إدارة الجدول الزمني للمشروع تلخص متى يجب إكمال كل عمل، وما تم إنجازه بالفعل، والترتيب الذي يجب أن يتم إكمال الأمور به. في عالم الشركات اليوم، يجب على كل شركة أن تكون قادرة على التنسيق والعمل بميزانيات ضيقة وموارد محدودة وأحدث الاتجاهات التكنولوجية. تتطرق هذه المقالة إلى إدارة الجدول الزمني للمشروع بشكل متعمق، حيث تشرح كيفية تخطيط الجدول الزمني لأي مشروع وإنشائه وإدارته ومراقبته.
إدارة الجدول الزمني هي طريقة تستلزم وضع سياسات وبروتوكولات للحفاظ على الجداول الزمنية والموارد اللازمة لإنجاز المشروع وإنشائها ومراقبتها وتنظيمها. يتميز إجراء إدارة الجدول الزمني بميزة استراتيجية تتمثل في مراقبة وإدارة الجدول الزمني طوال فترة المشروع.
يبدأ نهج الجدولة الزمنية بالمشاريع المتوقع إنجازها وفقًا لاحتياجات أصحاب المصلحة. تشمل إدارة الجدول الزمني العمل الفني الذي ينشئ المخرجات ويدخل التغيير، بالإضافة إلى قضايا مثل إدارة المخاطر وإدارة أصحاب المصلحة.
لماذا تحتاج إلى جدول زمني للمشروع؟
تعد جدولة المشروع في إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لأنها تلعب دورًا رئيسيًا في نجاح المشروع.
فيما يلي بعض فوائد إنشاء جدول زمني مناسب للمشروع:
عندما تتم جدولة المشروع في إدارة المشاريع بشكل صحيح، فإنها تجعل المشروع ككل يسير بشكل أكثر كفاءة
سيوفر لك الالتزام بعملية جدولة المشروع في بداية مشروعك صورة واضحة للاحتياجات التي تم وضعها أمامك
كما يتيح لك أيضًا اكتشاف المشاكل مبكرًا وإخطار العملاء إذا كان الموعد النهائي غير قابل للتحقيق
إن جدولة المشروع في إدارة المشاريع ليست مفيدة لك كمدير للمشروع فحسب، بل إنها مفيدة أيضًا لفرق المشروع
يفهم الجميع ما يجب توقعه ومتى يتوقعونه، وبالتالي يتحمل الجميع المسؤولية عن نفس المواعيد النهائية.
خطوات جدولة المشروع
فيما يلي الخطوات المتبعة في جدولة المشروع:
إدارة خطة الجدول الزمني للمشروع:
يوفر وضع الأساليب والقواعد المؤسسية ومتطلبات التوثيق التي ستنظم مشروعك الأساس لجدول زمني سليم للمشروع. تفصّل خطة إدارة الجدول الزمني موارد المشروع بالإضافة إلى أي احتمالات قد تتطور.
كما تتضمن أيضًا قائمة بأصحاب المصلحة في المشروع، وأولئك الذين يجب أن يأذنوا بالجدول الزمني، وأولئك الذين يجب أن يحصلوا على مسودة. كما تحدد هذه الوثيقة أيضًا من لديه القدرة على إجراء تعديلات على الجدول الزمني، والإجراء الذي يجب أن يستوفيه أعضاء الفريق من أجل طلب تعديل، واستراتيجية التواصل في المشروع لإبقاء الفريق على علم بالتعديلات التي يتم إدخالها على مدار مدة المشروع.
تحديد أنشطة المشروع:
يمكّن تحديد الأنشطة مديري المشروع من استخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) ومخطط النواتج لتحديد وبدء المهام المطلوبة لإكمال المشروع في الموعد المحدد. ونتيجة لذلك، سيتم إبلاغهم بالإجراءات التي يجب تضمينها في الخطة.
قد يكون هذا الأمر أساسيًا مثل إعداد قائمة بالأنشطة التي يجب القيام بها من أجل إنجاز المهمة. في حالة المشاريع الكبيرة، قد يكون من المفيد تنظيم هذه الأنشطة في شكل مخطط يصور مهام المشروع والمهام الفرعية المرتبطة بها من أجل الحفاظ على التنظيم في العمل.
يعد فهم كيفية فصل الأنشطة إحدى المسائل في هذه المرحلة من عملية جدولة المشروع. تخيل قاعدة 8/80، والتي تشير إلى أن المسعى الواحد يجب أن يتطلب ما بين ثماني وثمانين ساعة من العمل. يمكن دمج المهام التي تحتاج إلى أقل من ثماني ساعات مع غيرها في إدارة مهام الفريق ولكن المهام التي تحتاج إلى أكثر من ثمانين ساعة هي بالتأكيد مرهقة للغاية ويجب تقسيمها بشكل أكبر. يجب أيضًا أن تكون الأنشطة قابلة للرصد، ومحسوبة بوضوح، ومرتبطة بناتج المشروع، بالإضافة إلى خط أساس للتكلفة.
تحديد التبعيات:
بمجرد تحديد جميع مهام المشروع، راجع كل مهمة من مهام المشروع بدقة لمعرفة المهام التي تعتمد على مهام أخرى لإنجازها. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتشييد منزل، فلا يمكنك وضع السقف قبل الانتهاء من الأساسات. من الأهمية بمكان تحديد جميع التبعيات في المشروع بشكل مناسب من أجل وضع جدول زمني ناجح وتقليل التأخير في المشروع. من خلال التفاعل مع أصحاب المصلحة ومناقشة القيود المرتبطة بالتبعيات، يمكنك استخدام أفضل برامج إدارة المشاريع لمعالجة تبعيات مهام المشروع.
تسلسل الأنشطة:
يمكنك تسلسل أعمالك بعد بناء التبعيات بينها. لم تقم بتعيين أي وقت لمهامك من حيث ساعات العمل أو الأطر الزمنية النهائية في هذه المرحلة. بدلاً من ذلك، أنت تركز على التسلسل الذي يجب أن تكتمل فيه جميع مهام المشروع من أجل توليد التدفق الأكثر فعالية.
تقدير الموارد:
تحدد الموارد التي ستحتاجها لأداء المهام المعينة في الوقت المحدد. كفريق إدارة مشروع، يجب أن يكون لديك الموارد المناسبة، ويجب أخذ وقتها في الاعتبار أثناء التخطيط للمهام.
عندما ترغب في إنشاء جدول زمني للمشروع، اطلب مدخلات من إدارتك وقم بتنفيذ المراجعات اللازمة. قبل أن تبدأ في تنفيذ خطة المشروع، يجب عليك تقديرها. بمجرد بدء تنفيذ المشروع، ستتمكن من مقارنة التواريخ المتوقعة والفعلية. ضع في اعتبارك أهداف المهمة لمساعدتك في إنشاء جدول زمني بمجرد اكتمال الإجراء.
سيتطلب كل إجراء في مشروعك استخدام الموارد مثل الموظفين، وأتعاب المقاول من الباطن، والمعدات (الموارد المادية و/أو الرقمية مثل البرامج)، ومساحة العمل. استكشف المواد الأخرى ذات الصلة بعملك أو مشروعك. قدّر مقدار الوقت والموارد المطلوبة لكل نشاط من أنشطة المشروع. لاحظ أن تخصيص الموارد سيكون له تأثير على جدولك الزمني؛ إذا كان نفس عضو الفريق مسؤولاً عن العديد من أنشطة المشروع، فلا يمكن القيام بها في وقت واحد.
تقدير المدد الزمنية:
قام فريق المشروع بتحديد الأنشطة والمهام في هيكل تفصيلي؛ الخطوة التالية هي تحديد الوقت المستخدم لإنجاز العمل. لحساب الجدول الزمني، يجب أن يكون لديك تقدير لما يجب القيام به وكيفية إنجازه، وأهم عنصر في المعادلة هو المدة الزمنية التي يجب أن يستغرقها المشروع لإنجازه.
هذه خطوة واضحة إلى حد ما ولكنها حاسمة. كم من الوقت سيستغرق إنجاز كل مهمة من مهام المشروع؟ بطبيعة الحال، فإن التقليل من التقدير سيضعك متأخرًا عن الجدول الزمني وسيخيب ظن المستهلك في نهاية المطاف. قد تؤدي المبالغة في التقدير إلى ترك أعضاء الفريق والموارد الأخرى عاطلة عن العمل حتى يتم الانتهاء من المهام السابقة. استخدام البيانات من العمليات السابقة المماثلة هو أفضل أسلوب للتنبؤ بطول المدة. عندما لا يكون لديك أي معلومات للعمل بها ولا يوجد معيار صناعي تحتذي به، قم بتخمين مدروس بأخذ متوسط أفضل الاحتمالات وأقلها وأكثرها احتمالاً.
وضع الجدول الزمني للمشروع:
يجب أن يكون لديك الآن جميع التفاصيل التي تحتاجها لإنشاء الجدول الزمني لمشروعك. يمكنك تحديد تواريخ البدء والموعد النهائي لكل إجراء من خلال مراعاة الإطار الزمني ومتطلبات الموارد لكل إجراء وكذلك التبعيات والتسلسل الصحيح لها.
هناك العديد من الطرق والصيغ لإنشاء الجداول الزمنية للمشروع، مثل المسار الحرج، والسلسلة الأساسية، وتسوية الموارد، وغيرها. كل واحدة من هذه الاستراتيجيات تستحق مقالاً خاصاً بها، لذلك لن نخوض في تفاصيلها هنا. خذ الوقت الكافي لمعرفة النهج الأفضل بالنسبة لك.
على سبيل المثال، لا تتجاهل التقويم. قم بتقييم متطلبات إجازات أعضاء الفريق. لا تهمل حساب الأعياد الوطنية، واحتفالات الشركة، وتجمعات أصحاب المصلحة، وغيرها من الأنشطة التي قد تتداخل مع جدولك الزمني. إذا كانت شركتك بأكملها تغلق أبوابها في عطلة نهاية الأسبوع، فستحتاج إلى أخذ ذلك الوقت في الحسبان في مواعيدك النهائية وإدارة توقعات العملاء بشكل مناسب.
المراقبة والتحكم:
لقد انتهيت من جدولك الزمني، وبدأ المشروع. نظرًا لأن السقطات والمشاكل غير المتوقعة لا يمكن تجنبها، يجب أن تبقى على اطلاع دائم على التقدم المحرز في كل مهمة وهدف. إذا بدا لك أن هناك حاجة إلى إجراء تغييرات على جدولك الزمني، فقم بها في أقرب وقت ممكن لإبقاء الأمور على المسار الصحيح. يعد تنفيذ ضوابط ممتازة للمشروع أمرًا بالغ الأهمية هنا حتى تتمكن من الحفاظ على جدولك الزمني على المسار الصحيح حتى في مواجهة المشكلات الرئيسية.
هذه العملية مستمرة، على عكس مراحل الجدول الزمني الأخرى للمشروع. ستقوم بتتبع وتوجيه الجدول الزمني لمشروعك كمدير مشروع طوال فترة المشروع. تستلزم هذه المرحلة مراجعة تقارير المشروع وتقييم تقدم المشروع مقابل الجدول الزمني وإدارة الأداء والتفاعل مع المجموعة.
عندما تكون هناك حاجة إلى إجراء تعديلات على الجدول الزمني، يجب عليك التأكد من تنفيذها والإبلاغ عنها وفقًا للنهج الموضح في الخطوة الأولى. طوال فترة المشروع، يجب عليك التأكد من إنجاز كل مهمة في الوقت المحدد وتقييم ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي إجراءات تصحيحية إذا تأخرت المشاريع.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال تقديم الدورات التدريبية الاحترافية في العالم التي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة:
يمكن أن تحدث أشياء سيئة في أي مشروع معين إذا لم يتم اتباع البروتوكول المناسب لجدولة المشروع. والآن هو الوقت المناسب للتفكير في أي شيء يمكن تبسيطه وتتبع تطور مشروعك حسب الحاجة. علاوة على ذلك، على الرغم من أن الشركات التي تعمل على أكبر المشاريع وأكثرها تعقيدًا لديها الوسائل اللازمة لاستخدام أدوات جدولة معينة، إلا أن الشركات التي تعمل على مشاريع أصغر تواجه المزيد من عدم اليقين. ونتيجة لذلك، من المهم أن يكون لديك إدارة جدول زمني مناسب للمشروع لمساعدتك على التنظيم والبقاء منظمًا من خلال اتباع خطوات وضع جدول زمني للمشروع.