أهم 7 مبادئ لـ PRINCE2 لإدارة المشاريع الفعالة |PM

أهم 7 مبادئ أساسية من مبادئ PRINCE2 للإدارة الفعالة للمشاريع
PRINCE2 ومبادئها السبعة الأساسية لإدارة المشاريع الفعالة
في الآونة الأخيرة، أدرك عدد متزايد من الشركات وبيوت الأعمال قيمة وأهمية الإدارة الناجحة للمشاريع، كمنظمة واستراتيجية تواصل. ومع ذلك، هناك شركات تتردد في تقييم أسباب فشل مشاريعها وكيف يمكن “للدروس المستفادة” أن تمنعها من ارتكاب نفس الأخطاء مرة أخرى. وهنا يأتي دور منهجيات إدارة المشاريع الفعالة أو الجديدة مثل PRINCE2.
تعريف PRINCE2
ببساطة، PRINCE2 (المشاريع في البيئات الخاضعة للرقابة) هي منهجية لإدارة المشاريع تساعد في تنفيذ جميع المشاريع التي تكلف بها الحكومة. وهي توفر إرشادات ومجموعة من أفضل الممارسات التي تهدف جميعها إلى الإدارة الفعالة للمشروع، بدءاً من مرحلة البداية وحتى مرحلة التسليم النهائي للمشروع.
المبادئ السبعة الأساسية لمنهجية PRINCE2 التي يجب الالتزام بها
تحتاج أي شركة ترغب في تطبيق منهجية PRINCE2 إلى تطبيق جميع مبادئها الأساسية السبعة.
مبرر العمل المستدام: يشير هذا إلى أن كل مشروع له سبب وجيه لبدء المشروع ويبقى كما هو طوال دورة حياة المشروع. وعلاوة على ذلك، يجب توثيق هذا التبرير في دراسة الجدوى والموافقة عليه. يؤدي هذا التوثيق إلى اتخاذ قرارات فعالة ويضمن أن تظل المشاريع متزامنة مع أهداف وفوائد أعمال الشركة.
تحديد الأدوار والمسؤوليات: تحدّد مشاريع PRINCE2 الأدوار والمسؤوليات التي تشمل جميع عناصر المؤسسة الداخلية والخارجية، أي المستخدم والأعمال التجارية وكذلك المورد. ولتحقيق النجاح يجب تقديم جميع اهتمامات أصحاب المصلحة الثلاثة إلى فريق إدارة المشروع. يمكن تحديد الأدوار وهيكل الفريق من خلال الإجابة على سؤال بسيط “ما هو المتوقع من كل فرد من أفراد الفريق”
للتعلم من التجربة: يجب أن تتعلم الفرق في مشاريع PRINCE2 من التجارب السابقة. ويتم تسجيل هذه الدروس والبحث عنها والاستجابة لها عبر دورة حياة المشروع. يمكن تطبيق الدروس المستفادة من المشاريع السابقة لتكون قادرة على تعزيز تقنيات إدارة المشروع وتنفيذه. يستلزم نظام PRINCE2 أن يتم توثيق جميع هذه الدروس في سجل الدروس وهو جزء من تقرير الدروس الذي يصدره مدير المشروع في نهاية كل مرحلة من مراحل المشروع.
المراقبة بالاستثناء: تحدّد مشاريع PRINCE2 التفاوتات المسموح بها للتكلفة والنطاق والوقت والجودة والفوائد والمخاطر من أجل إنشاء قيود السلطة المخولة على جميع مستويات الإدارة. وهذا يؤدي إلى اتخاذ القرارات الفعالة والمساءلة، وبالتالي تطبيق نظرية “الإدارة بالاستثناء”.
الإدارة بالمراحل: عادةً ما يتم التخطيط لمشاريع PRINCE2 في مستويات الإدارة التي تولد نقاط تحكم عبر المشروع. وهذا يتيح التحكم في المشاريع وإدارتها حسب مراحلها. وقرب نهاية كل مرحلة، يتم تقييم المشروع للتحقق مما إذا كان المشروع لا يزال في طريقه لتنفيذ دراسة الجدوى. ويتم ذلك من خلال تخطيط “الموجة المتجددة” وباستخدام مرحلتين من الخطة، باستخدام خطة مرحلة مفصلة وخطة مشروع كاملة للمرحلة الحالية التي يتم فيها إنجاز العمل.
التركيز على المنتجات: تركز أفضل ممارسات PRINCE2 على تحديد وتقديم المنتجات التي تلبي معايير الجودة المحددة. وهذا يشمل أن المنتج النهائي إلى جانب المنتجات المتخصصة والإدارية الأساسية الأخرى التي يتم إنشاؤها طوال دورة حياة المشروع. وتؤدي هذه الطريقة القائمة على المخرجات في المشاريع إلى تحديد سلسلة من “المشاريع المتفق عليها” ومن ثم وضع استراتيجية لتحقيق ذلك، أي من خلال توصيف المنتج وإجراءات التخطيط الموجهة نحو المنتج.
مخصص لتلبية احتياجات بيئة المشروع: يجب أن يتم تخصيص PRINCE2 بطريقة تتناسب مع حجم المشروع وبيئته وأهميته وتعقيداته ومخاطره وقدراته. وهنا، من المهم عدم إلغاء أي جانب حيث يتم تصميمها كأجزاء مترابطة على شبكة الإنترنت. والهدف النهائي هنا هو التأقلم مع طريقة بيئتك وشركتك وتجنب إنشاء عملية إدارة مشروع “مدفوعة بالنماذج” حيث يتم تنفيذ كل شيء دون أي مخاوف. يركز برنامج PRINCE2 على القرارات والتفاصيل، بدلاً من الاجتماعات والوثائق
يضمن الالتزام بجميع المبادئ السبعة لتقنية إدارة المشاريع PRINCE2 نجاح المشروع وتحسينه.
ملخص: PRINCE2 هو خارطة الطريق لبدء المشروع بنجاح وإكماله بشكل مثالي أيضاً. ومع ذلك، فإن تطبيق تقنيات PRINCE2 يعني الالتزام بمبادئها السبعة التي تضمن فعالية المشروع ونجاحه.