أهم 4 خطوات لمراقبة المشاريع |إدارة المشاريع | إدارة المشاريع

أهم 4 خطوات لمراقبة المشروع
تعتبر مراقبة المشروع عنصراً مهماً في دورة إدارة المشروع. وهو أحد المكونات الرئيسية في نجاح المشروع. يجب تضمين عنصر مراقبة المشروع خلال مرحلة بدء المشروع. مراقبة المشروع ليست مسألة لمرة واحدة، بل يجب أن تتم بشكل مستمر في مراحل مختلفة من المشروع. في معظم الشركات، عادة ما تتم مراقبة المشاريع من قبل مديري المشاريع أو قادة الفرق. ومن واجبهم الأساسي تصميم آلية مراقبة فعالة من شأنها أن تبقي عين الصقر على تقدم المشروع. ومن الملاحظ أن المؤسسات التي لا تطبق خطة مراقبة فعالة تجد صعوبات في فهم سبب فشل مشاريعها وسبب فشلها في إحداث الأثر المرجو منها، على الرغم من نجاحها.
يجب نقل المعلومات حول المشروع الجاري إلى المديرين والمشرفين وأعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة بشكل دوري. فالمعلومات التي يتم نقلها تعطيهم فكرة واضحة عن حالة المشروع. بصرف النظر عن مسؤولي الإدارة العليا، يجب أيضًا نقل المعلومات إلى أعضاء فريق المشروع وأيضًا إلى الموظفين الآخرين في الشركة. يتم الاهتمام بهذا النشاط بشكل عام من قبل منسقي المشروع أو المشرفين عليهم. فهم يتحملون مسؤولية تسجيل جميع التطورات التي تحدث في المشروع من وقت لآخر. ويمكنهم الاستفادة من مراقبة المشروع ذات التدفق المزدوج، والتأكد من تنفيذ المشروع بطريقة فعالة. وفيما يلي قائمة بالخطوات التي ستساعد قادة المشروع في مراقبة المشروع بفعالية وكفاءة.
الخطوة 1: تصميم خطة فعالة للمراقبة.
إن تصميم خطة فعالة هو النشاط الأكثر أهمية في عملية مراقبة المشروع. على الرغم من أن الأمر قد يبدو بسيطًا، إلا أن هناك الكثير من الجوانب التي يجب على قائد المشروع مراعاتها أثناء تصميم هذه الخطة. يجب عليهم تحديد المجالات الرئيسية في دورة حياة المشروع التي تحتاج إلى اهتمام مستمر. بعد تحديد المجالات الرئيسية، يجب على قادة المشروع تحديد الأهداف التي يجب تحقيقها. كما يجب على قادة المشروع أن يلاحظوا أنه لا يمكنهم الالتزام بهدف يصعب تحقيقه. يجب عليهم تحديد الأهداف التي يمكن لأعضاء الفريق تحقيقها. يجب على مديري المشاريع أيضًا أن يأخذوا في الاعتبار الموارد المتاحة لهم. يمكن أن تكون هذه الموارد بشرية وتكنولوجية. وإذا لزم الأمر يجب عليهم طلب المزيد من الموارد. بصرف النظر عن المخرجات، يجب على قادة المشروع أيضًا التركيز على كفاءة فريقهم وجودة المخرجات.
الخطوة 2: تصميم آلية فعالة لإدارة التقارير
يمكن لقادة المشروع عقد اجتماعات مع أعضاء الفريق بشكل منتظم. ويمكن أن يكون هذا اجتماعًا رسميًا أو غير رسمي. ويجب عليهم التأكد من عقد هذه الاجتماعات على فترات زمنية منتظمة، ومن خلال القيام بذلك، سيكون لدى قادة المشروع صورة واضحة حول تقدم المشروع، كما سيساعدهم ذلك في تحديد المشاكل التي قد تعيق تقدم أو سرعة عملية الإنتاج، ويمنحهم الوقت للتخطيط وفقًا لذلك. كما يجب عليهم أيضًا مراقبة الميزانية، وإذا شعروا أن المشروع قد يتجاوز الميزانية المخصصة، فعليهم نقل هذه المعلومات إلى الإدارة العليا. يجب على قائد المشروع أيضًا التأكد من أن الفريق يعمل وفقًا للموعد النهائي المحدد للمشروع.
الخطوة 3: توصيات لتحسين المشروع
هذا هو أحد الأنشطة المهمة في مراقبة المشروع. يجب على قائد المشروع تصميم آلية لإدارة التقارير التي تمرر المعلومات بشكل فعال بين أعضاء الفريق والإدارة العليا والأشخاص الآخرين المرتبطين بعملية المشروع. وهذا أمر مهم لأن قادة المشروع يحصلون على التغذية الراجعة والمشورة من فرق الإدارة العليا التي ستعطيه أفكارًا أفضل لعملية مراقبة المشروع.
الخطوة 4: التأكد من اتباع الإرشادات والتوصيات وفقًا لذلك
يجب على مديري المشروع أيضًا التأكد من أن الفريق يعمل وفقًا للمبادئ التوجيهية التي قدمها العميل ويجب أن يتأكدوا أيضًا من أن التوصيات التي يقدمها فريق الإدارة العليا يتم تنفيذها من قبل فريق الإنتاج. يمكن لمديري المشاريع أو القادة أيضًا الاستفادة من التكنولوجيا لتتبع أداء أعضاء فريقهم ومنح التقدير لأصحاب الأداء الأفضل في الفريق. سيؤدي ذلك إلى رفع الروح المعنوية لأعضاء الفريق وكذلك إلهام الأعضاء الآخرين في الفريق.