أهم 21 كلمة طنانة لإدارة المشاريع يجب معرفتها في عام 2021

21 كلمة طنانة في إدارة المشاريع لتتعلمها من خلال معسكر تدريبي لبرنامج محترفي إدارة المشاريع
ما مدى أهمية إدارة المشاريع للمؤسسة؟ في حين أن البعض يعتقد أنها عبء لا داعي له ومسؤولية مالية، إلا أن الإدارة الجيدة للمشروع هي الصمغ الذي يربط فريق المشروع والعملاء معًا. يتعلق الأمر كله ببناء رؤية للمشاريع وإبقاء أعضاء الفريق على نفس الصفحة لإنجاز الأمور.
للتحدث بنفس اللغة التي يتحدث بها أعضاء فريقك والبقاء على اطلاع على آخر المستجدات في مجال عملك، يحتاج مدير المشروع الطموح إلى أن يكون على دراية بالكلمات الطنانة الشائعة في إدارة المشاريع.
قد يعجبك أيضًا: أهم 57 سؤالاً وإجاباتها في مقابلات إدارة المشاريع
أفضل 21 كلمة طنانة لإدارة المشاريع يجب تعلمها في عام 2021
فيما يلي أهم 21 كلمة طنانة يجب أن تعرفها في عام 2021.
1) طريقة رسم المخططات السهمية (ADM)
طريقة تخطيط السهم هي طريقة تخطيط شبكة الجداول الزمنية المستخدمة في إدارة المشروع. تعمل هذه الطريقة كأداة لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد واستخدام الموارد بشكل صحيح.
المصدر: منطقة العمل
كيف يتم استخدام الأسهم في هذه الطريقة؟
تمثل قاعدة السهم بداية كل نشاط.
تمثل النهاية المدببة نهاية نشاط الجدول الزمني.
يمثل طول السهم الإطار الزمني.
ترتبط الأنشطة في نقاط مختلفة تسمى العقد.
2) زحف النطاق
بغض النظر عن مدى بساطة أو تعقيد المشروع، فإن تحديد النطاق له أهمية قصوى في إدارة المشروع. يشير زحف النطاق أو زحف الميزات في إدارة المشروع إلى الطريقة التي تميل بها متطلبات المشروع إلى البناء بمرور الوقت. على سبيل المثال، قد ينتهي الأمر بالمشروع الذي يهدف إلى إصدار ناتج واحد إلى إصدار ثلاثة نواتج أخرى.
المصدر: ميديوم
تشمل الأسباب الرئيسية التي تُعزى إلى تطور زحف النطاق المتطلبات المتغيرة لأصحاب المصلحة، وتطور احتياجات العملاء واتجاهات السوق. يمكن إدارة زحف النطاق بفعالية من خلال مراقبة حالة المشروع عن كثب ومقارنة العمل المنجز بالمتطلبات الأساسية. كما أن تحليل التغييرات وأسبابها وخطورتها أمر بالغ الأهمية في معالجة زحف النطاق.
3) المهمة الحرجة
تشير المهمة الحرجة في إدارة المشروع إلى نظام أو برنامج أو عملية أو إجراء يمكن أن يؤدي فشلها إلى عرقلة المشروع بأكمله. من حيث الجوهر، فإن المهمة الحرجة للمهمة أمر لا مفر منه لتقدم المشروع؛ فهي تحتاج إلى مساعدة العمليات والممارسات المعنية دون انقطاع. يمكن أن يتسبب فشل الخدمة ذات المهام الحرجة في تعطيل الخدمات والتحديات المالية. من الأمثلة على المهام الحرجة للمهام الحرجة نظام SaaS (البرمجيات كخدمة)، ونظام التحكم الموزع، ونظام مراقبة المعاملات ذات الأداء العالي، والنظام الذي يتحكم في المعدات في المستشفيات مثل أجهزة الموجات فوق الصوتية، ونظام محاسبة وفوترة المكالمات الهاتفية.
4) سبرينت
المصدر: أسانا
يشير مصطلح سبرينت إلى فترة زمنية قصيرة ومجدولة يقوم خلالها فريق إدارة المشروع بإنجاز مهمة معينة موكلة إليه. وهو عبارة عن دورة عمل قابلة للتكرار ومرتبطة بوقت محدد. يتم استخدامه في تطوير البرمجيات لتنفيذ خفة الحركة والمرونة. تساعد سباقات السرعة فريق التطوير على التكيف مع التغييرات. باستخدام سباقات السرعة، يتم تقسيم المشروع المعقد إلى مهام فردية صغيرة الحجم. وتستمر أقل من شهر ويتم تعزيزها من خلال دورات التغذية الراجعة الصارمة. وكلما كانت فترة السباق أقصر، كلما كان تقديم الملاحظات أسرع.
قد يعجبك أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع المهمة
5) تحسين العملية
باختصار، إدارة المشاريع هي مزيج من العمليات البسيطة والمعقدة. هذه العمليات لا غنى عنها في إنشاء منتج نهائي يقدم القيمة الموعودة. تحسين العمليات هو ممارسة تحديد وتحسين العمليات التي تحتاج إلى تحسين لتحسين الجودة أو لتلبية طلبات العملاء. وهذا النشاط أمر بالغ الأهمية لتقليل الأخطاء والهدر وزيادة الإنتاجية إلى الحد الأدنى.
يتضمن تحسين العمليات عادةً منهجية منهجية منهجية. إنها محاولة استباقية لزيادة جودة المنتج إلى أقصى حد من خلال اكتشاف العمليات التي لديها مجال للتحسين. يمتد تحسين العمليات على مدار مدة المشروع.
6) مخطط جانت البياني
مخطط جانت هو أحد أكثر الكلمات الطنانة شيوعًا في إدارة المشاريع. وهو عبارة عن جدول يُستخدم في إدارة المشروع لتمثيل المسار الكامل للمشروع وجميع العناصر المعنية. ويكشف عن جميع المواعيد النهائية والمهام القادمة في جدول زمني. يمكن استخدامه لعرض المشهد الكامل لمشروع واحد أو أكثر. تساعدك مخططات جانت على معالجة الجوانب العملية لمشروعك.
المصدر: كليك أب
ما العناصر التي يتم تمثيلها في مخططات جانت؟
تاريخ بدء المشروع
قائمة المهام
من يتولى المهمة
تواريخ بداية ونهاية كل مهمة
كيفية ترابط المهام وتداخلها وتجميعها معًا
تاريخ انتهاء المشروع
7) معلم رئيسي
يشير المعلم إلى نقاط في دورة حياة المشروع حيث يتم قياس التقدم المحرز. وهي بمثابة إشارات لبدء المشروع واختتامه، والمراجعات، وتواريخ تقديم النواتج، والتحقق من الميزانية، وغير ذلك. يجب أن تكون معالم المشروع بسيطة؛ فقد تكون بسيطة مثل جدولة اجتماع مع أصحاب المصلحة. وتتمثل أبسط طريقة لتصور المعالم الرئيسية في استخدام مخطط جانت، والذي يسمح بالتحقق من حالة جميع المهام بنظرة واحدة.
8) هيكل تقسيم العمل (WBS)
المصدر: كريتلي
هيكل تقسيم العمل هو نهج يستخدم في إدارة المشاريع لإكمال المشاريع المعقدة. الهدف النهائي من استخدام هذه الطريقة هو تبسيط مشروع متعدد الخطوات وجعله أكثر قابلية للإدارة. حيث يتم تقسيم المشروع إلى أجزاء متعددة وتفويضها إلى فرق مختلفة؛ وبهذه الطريقة يمكن إنجاز الأعمال بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
كيف يتم إنشاء WBS؟ لاستخدام هذه الطريقة، يجب تحديد نطاق المشروع أولاً. يتم جمع جميع المدخلات المهمة وتمثيلها بشفافية. يتم تحديد أولويات المهام وكذلك روابط المهام. ثم يتم إسناد المهام إلى فرق مختلفة يُتوقع منها إكمالها ضمن القيود المحددة.
9) خط الأساس
خط الأساس للمشروع هو نقطة انطلاق محددة في خطة المشروع. وهو بمثابة نقطة مرجعية لقياس تقدم المشروع. لا يبدأ المشروع وأنشطة التحكم فيه إلا بعد تحديد وتوثيق خط الأساس. يتم إنشاء خط الأساس للمشروع من خلال تحديد نطاق المشروع أولاً. ثم يتم تحديد جدوله الزمني، وتقدير التكلفة الإجمالية. وبمجرد بدء التنفيذ، يتم دفع خط أساس المشروع إلى التحكم في التغيير.
لا يمكن إجراء قياسات دقيقة إلا إذا كان النطاق والجدول الزمني والتكلفة خاضعة لضوابط مرنة للتحكم في التغيير. إذا تمت الموافقة على التغيير، يتم إعادة تحديد خط الأساس لاستيعاب التغيير الجديد مع خطة المشروع الأصلية. وهذا يجعل الخط الأساسي عبارة عن جدول زمني لجميع التغييرات في خطة المشروع.
قد يعجبك أيضًا: فك شفرة إدارة المشاريع: من الشهادات إلى الوظائف
10) التآزر
عندما تتضافر جهود مؤسستين أو أكثر لتقديم تأثير مشترك أكبر من التأثير الذي يمكن أن تنتجه هذه الكيانات منفردة. وترتكز فكرة التآزر على العلاقات التكافلية الناجحة حيث تكمل مجموعتان بعضهما البعض. ويعد التآزر نهجاً شاملاً في إدارة المشاريع حيث يجمع بين أشخاص من خلفيات ومواقع متنوعة. وهو لا يولد حلولاً أفضل للمشاكل فحسب، بل يمهد الطريق للتطور الإيجابي.
11) القيود الثلاثية
المصدر: أكتي تايم
يتم تنفيذ كل مشروع ضمن ثلاثة قيود: النطاق والتكلفة والوقت. ويشار إلى هذه العوامل مجتمعة باسم “القيد الثلاثي” في إدارة المشاريع. وغالبًا ما يتم تمثيل القيد الثلاثي باستخدام مثلث تكون الجودة هي الموضوع الرئيسي، حيث يتشكل كل رأس من المثلث من أحد القيود.
والآن كيف يمكنك تنفيذ مثلث إدارة المشروع؟
قم بتوصيل النطاق بوضوح إلى الفريق. احرص على أن تكون شفافاً وأن تنقل جميع تفاصيل المشروع إلى أعضاء فريقك.
حدد المواعيد النهائية وتتبعها. راقب جدولك الزمني؛ وأضف معالم بارزة للتأكيد على التسليمات والتواريخ المهمة. استخدم خطوط الأساس بفعالية لتتبع تقدمك.
راقب تكلفة مواردك. من البديهي أن الوقت هو المال في أي خطة مشروع. من المهم الاستفادة من أدوات تتبع الوقت لتتبع نفقاتك. يتيح لك ذلك الحفاظ على ميزانيتك على المسار الصحيح.
12) العناية الواجبة
العناية الواجبة هو مصطلح يستخدم بالاقتران مع إدارة المخاطر. من خلال العناية الواجبة، يمكنك الحصول على فهم أفضل للمخاطر المحتملة والإخفاقات والمشكلات والفرص. يتيح لك وضع استراتيجيات التخفيف من المخاطر ويمنحك صورة واضحة لجميع سيناريوهات “ماذا لو”. يقوم مدير المشروع بتنفيذ العناية الواجبة من خلال تحديد أهداف واضحة وتقييم قوة الأفراد والموارد. وبتسلحه بهذه المعرفة، يمكن لمدير المشروع تقريب المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع.
13) دورة حياة المشروع
المصدر: twproject
يُطلق على تسلسل المراحل التي يمر بها المشروع من نقطة البدء إلى الإغلاق دورة حياته. تتأثر دورة حياة المشروع بعوامل حاسمة، مثل قرارات الإدارة وطبيعة المشروع وتطبيقاته.
فيما يلي مراحل دورة حياة المشروع:
ثم يتم استخدام المعلومات التي تم إنشاؤها في هذه العملية لإنشاء ميثاق المشروع.
مرحلة التخطيط – وهي المرحلة التي يتم فيها وضع جميع الاستراتيجيات المتعلقة بالمشروع حول تنفيذ المشروع.
مرحلة التنفيذ ─ تتميز هذه المرحلة بتنفيذ الأنشطة والقرارات المخطط لها في مرحلة التخطيط.
المراقبة والتحكم – تتم مراقبة جميع العمليات والتحكم فيها عن كثب في هذه المرحلة.
مرحلة الإغلاق ─ هذه المرحلة هي المرحلة التي يتم فيها إغلاق المشروع رسميًا.
14) تخفيف المخاطر
يعد تخفيف المخاطر أحد أهم الكلمات الطنانة في إدارة المشروع. وهي تشير إلى مجموعة التدابير التي يعتمدها مدير المشروع لإزالة مخاطر المشروع أو تقليلها إلى الحد الأدنى. هناك أنواع متعددة من المخاطر، مثل المخاطر المالية والمخاطر الفنية والمخاطر القائمة على الجدول الزمني. إنها سلطة مدير المشروع لتقليل مخاطر المشروع إلى الحد الأدنى. تتضمن الإجراءات المعتادة للتخفيف من المخاطر تصنيف المخاطر بناءً على طبيعتها وأولويتها. وبمجرد تحديد أولوياتها، يمكن لمدير المشروع معالجتها بطريقة متسلسلة.
15) خطة الطوارئ
خطة الطوارئ هي خطة قابلة للتنفيذ إذا أصبح الخطر المتوقع حقيقة واقعة. وهي تشرح التدابير الواجب اتخاذها بعد حدوث خطر محدد. يتم وضع هذه الخطط للمخاطر المحددة فقط، وليس للمخاطر غير المعروفة.
كيف يمكن وضع خطة طوارئ فعالة؟
تحديد ما قد يتطلب خطة طوارئ
تحديد 4Ws و 1H – من سيشارك وماذا يفعلون ومتى يحدث ذلك وكيف يحدث ذلك
وضع خطط للتواصل
تتبع الخطة باستمرار
16) طريقة المسار الحرج (CPM)
المصدر: أكتيف كولاب
تشير طريقة المسار الحرج (CPM) إلى أطول تسلسل للأنشطة أو المهام التي يجب إكمالها خلال مدة المشروع بأكملها. هذه المهام حتمية لإكمال المشروع بنجاح. تُسمى كل مهمة في طريقة المسار الحرج (CPM) نشاطًا حرجًا؛ حيث يؤدي التأخير في تنفيذ نشاط حرج إلى تأخير المشروع بأكمله. أي أنه يمكنك تحديد المدة الإجمالية للمشروع من خلال تحديد المسار الحرج.
يتم حساب المسار الحرج خلال مرحلة التخطيط لتحديد الأنشطة المهمة والمواعيد النهائية. بمجرد تحديد المسار الحرج، سيكون لدى مديري المشروع صورة كاملة عن الجدول الزمني للمشروع. ثم يتم استخدامه لتقدير الحد الأدنى من الوقت اللازم لإكمال المهمة.
17) القيمة المكتسبة وإدارة القيمة المكتسبة (EVM)
تشير القيمة المكتسبة إلى طريقة في إدارة المشاريع تُستخدم لتتبع مقدار العمل المنجز. وهي واحدة من أسرع الطرق للتحقق مما إذا كنت متقدمًا على الجدول الزمني أو متأخرًا عنه. ترتبط القيمة المكتسبة وإدارة تكاليف المشروع ببعضها البعض؛ حيث تساعدك القيمة المكتسبة على فهم ما إذا كنت قد تجاوزت ميزانيتك المخطط لها.
إدارة القيمة المكتسبة (EVM) هي منهجية تستخدم الجدول الزمني والوقت والتكلفة لقياس تقدم المشروع. تتنبأ منهجية إدارة القيمة المكتسبة بالمستقبل استنادًا إلى القيم الفعلية والقيم المخطط لها، بحيث يمكن لمديري المشاريع إجراء تعديلات وفقًا لذلك.
18) هيكل التقسيم التنظيمي (OBS)
هيكل التقسيم التنظيمي هو نموذج يصف إطار عمل المنظمة لتخطيط المشروع وتخصيص الموارد وتقدير الميزانية وغير ذلك. وهو نموذج هرمي منظم يجمع بين جميع العناصر المشاركة في المشروع.
ما هي الخطوات المتبعة في إنشاء هيكل المنظمة؟
يتم رسم المنظمة بأكملها كتسلسل هرمي
يتم تحديد جميع الأقسام وفرق المشروع
ذكر المجموعات الوظيفية ومجموعات الموافقة لكل مستخدم
19) مخطط بيرت
مخطط بيرت (تقنية تقييم المشروع ومراجعته) هو مخطط مرئي مساعد في إدارة المشروع لتتبع المهام والجداول الزمنية. على الرغم من أنه قد يكون هناك بعض أوجه التشابه بينه وبين مخطط جانت، إلا أن كلاهما يختلفان من حيث الميزات والعناصر.
المصدر: HubStaff
كيف يتم إنشاء مخطط بيرت؟
تحديد أنشطة المشروع.
تحديد تبعيات الأنشطة.
استخدم الأنشطة المحددة لرسم مخططك البياني.
ضع جداول زمنية لجميع الأنشطة.
20) مخطط RACI
يُستخدم مخطط المسؤول المسؤول الخاضع للمساءلة والاستشارة المستنيرة (RACI) لتعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق. يتم إنشاؤه من خلال تحديد الأدوار وتفويض المهام لأعضاء الفريق المناسبين.
المصدر: BVOP
ما الذي يرمز إليه RACI؟
مسؤول ─ كل مهمة يتحمل مسؤوليتها عضو واحد أو أكثر من أعضاء الفريق على الأقل.
محاسب ─ عضو الفريق مسؤول عن تفويض المهام والموافقة على المخرجات.
مُستشار ─ عضو معين في الفريق مسؤول عن مراجعة النواتج وإبداء الملاحظات.
مطلع ─ يحتاج أعضاء الفريق هؤلاء إلى معرفة كيفية تنفيذ المهام.
قد يعجبك أيضًا: مصفوفة RACI: كيف تساعد مدراء المشاريع؟
21) بيان العمل (SoW)
بيان العمل هو وثيقة مفصلة تجسد جميع جوانب المشروع. يتم إنشاؤه لتخطيط المشهد العام للمشروع، حتى تتمكن من تخطيطه وتنفيذه. وكما يوحي الاسم، يتطلب بيان العمل قدراً كبيراً من الكتابة. وهو أحد الوسائل الأساسية لمشاركة ما يستلزمه المشروع، بما في ذلك جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. وهو بمثابة هيكل متين تُبنى عليه خطة المشروع. ومن خلال التوثيق الدقيق ووضوح التفاصيل، يمكن لبيان العمل أن يبعد النزاعات أثناء تنفيذ المشروع.
كيف يساعدك برنامج PMP Bootcamp على تعلم الكلمات الطنانة في إدارة المشاريع؟
لزيادة فعالية مهامك وفهم المصطلحات، من الضروري أن تتعرف على الكلمات الطنانة الشائعة في إدارة المشاريع لزيادة فعاليتها. معسكر تدريب PMP التدريبي هو تجربة تعليمية غامرة يقودها مدرب تركز على التعلم التطبيقي. سواء كان ذلك من خلال التوجيه من خبراء الصناعة أو الخبرة العملية في المشروع، هناك عدة أسباب لاختيار التدريب على شهادة PMP على التعلم الذاتي. الميزة الأكبر هي أنك ستتمكن من التفاعل مع خبراء الصناعة المخضرمين الذين سيوفرون لك فهماً شاملاً لمهارات إدارة المشاريع الأساسية. تم تصميم المعسكرات التدريبية لمساعدتك على اكتساب نظرة ثاقبة لمصطلحات ومفاهيم إدارة المشاريع. كما أنها تستفيد من كتب العمل وأوراق الغش لمساعدتك على الإلمام بجميع مفاهيم إدارة المشاريع.
إذا كنت تبحث عن معسكر تدريب PMP المناسب لاجتياز اختبار شهادة PMP دفعة واحدة، فمن المهم أن تختار الدورة التدريبية بحكمة. SPOTO هي المزود الأول للتدريب على شهادة PMP لمديري المشاريع الطموحين في جميع أنحاء العالم. يأتي البرنامج مع 6 أشهر من الوصول غير المحدود إلى الدورات التدريبية المباشرة التي يقودها خبراء في هذا المجال، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى مواد تعليمية عالية الجودة لمدة عام. كما يضمن البرنامج أيضاً 35 ساعة اتصال وإرشاد لمدة عام كامل.
هل تريد أن تصبح مدير مشروع؟ احصل على شهادة PMP اليوم!