أهم 10 نصائح لتعزيز التواصل في المشروع من أجل نجاح المشروع

:
يتمثل الدور الرئيسي لمدير المشروع في التواصل مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. من أجل تحقيق سير المشروع بسلاسة، يلعب التفاعل مع أصحاب المصلحة دورًا مهمًا لمديري المشاريع في التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتسليم.
التواصل
وفقًا لتقرير PMI- نبض المهنة المتعمق الصادر عن معهد إدارة المشاريع,
المنظمات التي تمتلك تواصلاً فعالاً تحقق مشاريع أكثر نجاحاً.
يؤدي ضعف التواصل إلى فشل المشروع. يمكن أن تؤدي النزاعات الناجمة عن ضعف أو عدم فعالية التواصل إلى بيئة عمل سلبية. يجب أن يمتلك مدير المشروع مهارات تواصل فعالة لإدارة المشروع بنجاح.
ووفقًا لتقرير فوربس إنسايتس للمبادرات الاستراتيجية لعام 2010، يقول 88% من الاستراتيجيين أن الاتصالات أمر بالغ الأهمية لنجاح مبادراتهم الاستراتيجية 46% أن الاتصالات عنصر أساسي وفعال في عملية التخطيط والتنفيذ الاستراتيجي.
وفقًا لتقرير نبض المهنة الصادر عن معهد إدارة المشاريع، فإن التواصل الفعال هو أهم عامل نجاح في دورة حياة إدارة المشاريع. في المتوسط، يفشل مشروع واحد من كل خمسة مشاريع بسبب نقص التواصل بين مدير المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
فيما يلي 10 نصائح لتحسين إدارة المشاريع: الاستماع النشط ممارسة التواصل غير اللفظي استخدام أداة تعقب المعالم الرئيسية أتمتة التقارير استخدام قوائم البريد الإلكتروني استخدام البريد الصوتي استخدام البريد الصوتي استخدام تقويم التواصل التواجد دائمًا للمناقشات استخدام قوائم المراجعة استخدام أدوات التعاون
1. الاستماع الفعال
الاستماع ضروري جداً لفهم المشروع بشكل أفضل. هناك فرق كبير بين الاستماع والاستماع. عندما يفشل مدير المشروع أو أعضاء الفريق في الإصغاء، فإنهم يفقدون المعلومات ويسيئون الفهم، وفي النهاية لن تكون نتيجة نشاط المشروع حسب المتطلبات والتوقعات.
يمكن أن يساعدك التواصل البصري والإيماء برأسك من حين لآخر، وإبقاء هاتفك جانبًا أثناء التفاعل وجهًا لوجه على الاستماع والفهم بفاعلية.
2. ممارسة التواصل غير اللفظي
ليس من الضروري أن يكون التواصل اللفظي فقط فعالاً. فوفقًا لمعهد إدارة المشاريع
“إن 7% فقط من تواصلنا هو تواصل لفظي – أي محتوى تواصلنا.
ويتم نقل ثمانية وثلاثين في المائة من خلال نوعية الصوت، أي نغمة الصوت وحجمه وسرعته ونبرة الصوت. وخمسة وخمسون في المائة يتم نقلها من خلال الموقف، والحركات، والإيماءات، وتعبيرات الوجه، والتنفس، وتغيرات لون البشرة.”
3. استخدم متتبع المعالم
جهّز نفسك لمزيد من الاتصالات. تتبع جميع أعمالك. سجل جميع المعلومات التي تحتاجها للتواصل مع الآخرين. يمكن أن يكون متتبع المعالم ورقة Excel بسيطة. يمكن استخدام الرموز الملونة لتمثيل حالة البيانات طريقة فعالة للتواصل والبقاء على اطلاع دائم بتقدم العمل.
4. أتمتة التقارير
يتم إنشاء التقارير وتحديثها تلقائيًا باستخدام البرنامج. وهذا يساعد في توصيل بيانات واضحة بانتظام مع الحد الأدنى من الأخطاء. يتم جلب البيانات تلقائيًا ودمجها من خلال واجهات برمجة التطبيقات. هناك برامج يمكنها إنشاء لوحات المعلومات والتقارير تلقائيًا بنقرة واحدة. تساعد التقارير الآلية في توفير البيانات الدقيقة المطلوبة ومن السهل أيضًا توزيع البيانات.
5. استخدام القائمة البريدية عبر البريد الإلكتروني
يساعد استخدام القوائم البريدية في توزيع الرسائل بفعالية دون تفويت أي شخص. يضمن وضع الاتصال هذا وصول الرسالة إلى الجميع. يتم إنشاء قوائم التوزيع لجميع المعرفات البريدية المشاركة في المشروع في وقت واحد ويتم توصيل التغييرات من خلال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية. تهنئة للموظف الجديد أو توديع عضو في الفريق، تعد رسائل البريد الإلكتروني الجماعية دائمًا طريقة فعالة للتواصل.
6. استخدام البريد الصوتي
عندما لا تكون متواجداً في مكان عملك، فإن تحديث بريدك الصوتي لعدم تواجدك سيترك انطباعاً مهنياً لدى الآخرين. تغيير بريدك الصوتي مهم جدًا بعد عودتك. كلما فاتتك أي مكالمات سيساعدك البريد الصوتي على تحديد أولويات مكالمتك.
7. استخدم تقويم التواصل
سيساعدك إنشاء تقويم للتواصل على التخطيط لاتصالاتك لمدة عام. هناك العديد من أصول التواصل. النشرات الإخبارية النشرات الصحفية النشرات الصحفية مقالات المجلات الداخلية الملصقات النشرات والمنشورات الصور.
ستساعدك تقويمات التواصل أيضاً على الاحتفاظ بالتذكيرات لتحديث سير المشروع. إذا فاتك إنشاء تقويم للتواصل، فهناك احتمالات لتخطي النشاط أو إعطاء الأولوية لأنشطة المشروع الأخرى.
8. كن متاحًا دائمًا للمناقشات
تكون الاتصالات أفضل عند التفاعل وجهاً لوجه. المناقشات حول أي قضية فعالة للغاية للوصول إلى نتيجة مشتركة. التفاعل وجهاً لوجه له مزاياه الخاصة. سيؤدي ذلك إلى حل المشكلات وبناء علاقة عمل جيدة. توفر الاجتماعات منصة للتعبير عن آرائك واتخاذ موقف بشأن قراراتك.
9. استخدام قوائم المراجعة
سيؤدي إنشاء قوائم مراجعة للمهام العادية التي تقوم بها إلى إبقاء أنشطة مشروعك على المسار الصحيح. يمكن أن تؤدي مشاركة قوائم المراجعة مع أعضاء الفريق أو المديرين إلى نقل حالة مهمة المشروع بوضوح. يمكن أن تكون قوائم المراجعة الاجتماع مع أصحاب المصلحة، وجمع جميع المتطلبات، وتخصيص الموارد، ومراقبة التقدم المحرز، وما إلى ذلك.
10. استخدام أدوات التعاون
هناك العديد من أدوات التعاون المتاحة في السوق. تسمح التكنولوجيا والأتمتة للموظفين بالعمل من أي مكان. الأدوات متوفرة ل \ مشاركة الملفات الدردشة إدارة الملفات إدارة التقويم إدارة القوالب المشروع وظيفة البحث واجهة برمجة التطبيقات الإشعارات التلقائية إدارة سير العمل جدولة المهام التحكم في الوصول التحكم في الوصول التقارير والإحصائيات تتبع الوقت حسب المشروع تخزين المستندات تسجيل النشاط لوحة المناقشة لوحة المناقشة تحديد الأولويات
قائمة أدوات التواصل الفعال هي: أدوات إدارة المشاريع أدوات الدردشة في الوقت الحقيقي Proofhub أدوات الدردشة في الوقت الحقيقي: Microsoft Teams، HipChat أدوات عقد المؤتمرات الصوتية والمرئية: زووم، سكايب أدوات التعاون في المستندات: Office365، G Suite أدوات التواصل الداخلي: Jive، Yammer
تفضل بزيارة تدريب الشركات لمعرفة المزيد عن العروض الأساسية للمؤسسات في تمكين القوى العاملة لديها.
تُجري SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، و Agile، و Scrum، و DevOps في مواقع مختلفة في الولايات المتحدة.
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
التدريب على إدارة المشاريع من سبوتو:
التدريب على إدارة الجودة بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للحصول على الشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية في العام الجديد. نتمنى لكم كل التوفيق في مبادراتكم التعليمية في العام الجديد.