أهم عشر نصائح لإبقاء المشروع على المسار الصحيح |PM

أهم عشر نصائح لإبقاء المشروع على المسار الصحيح
لماذا تنحرف المشاريع عن مسارها الصحيح؟ هذا هو السؤال الذي يطرحه الكثير من الناس أو يهتمون بمعرفته. حسنًا ، قد يكون هناك العديد من العوامل التي قد تؤثر على نجاح المشروع ، ومن الواضح أيضًا أن الأسباب قد تكون أو لا تكون متشابهة للجميع. يمكن أن يكون فشل المشروع بسبب نقص الموارد، أو المشكلات المالية، أو عدم كفاءة مدير المشروع … حسنًا، في بعض الأحيان قد تكون القائمة لا تنتهي أبدًا. وفقًا لبحث أجرته منظمة مستقلة كشف أن أكثر من أربعين في المائة من مشاريع تكنولوجيا المعلومات تفشل بسبب عدم كفاءة أساليب إدارة المشاريع من قبل الشركات. كما ذكرت المؤسسة البحثية أيضًا أن بعض الشركات تكمل مشاريعها ولكن في بعض الأحيان تتجاوز هذه المشاريع الميزانية المقدرة في مرحلة بدء المشروع.
وقد كشف المحللون أن العقبة الرئيسية أمام إبقاء المشروع على المسار الصحيح هي استراتيجيات التخطيط غير المناسبة، ونطاق المشروع غير المحدد، وعدم وجود آلية اتصال مناسبة، وعدم كفاية الموارد على سبيل المثال لا الحصر. كما يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب الأخرى لفشل المشروع أو خروج المشاريع عن مسارها الصحيح. على عكس الصناعات الأخرى، فإن صناعة تكنولوجيا المعلومات يشوبها العديد من المشكلات مثل المتطلبات غير المعروفة أو المعروفة جزئيًا، وغياب النطاق الرسمي. هناك العديد من المشكلات الأخرى التي يمكن أن تنشأ أثناء عملية الإنتاج.
إذا تم تسليم المشروع بنجاح، فإن الفضل لا يعود إلى مدير المشروع فحسب، بل يعود الفضل أيضًا إلى جميع أعضاء الفريق المشاركين في المشروع. لتبسيط الأمر، فهو مزيج من جهود جميع الأعضاء المرتبطين بالمشروع وكذلك عوامل أخرى مختلفة مثل التكنولوجيا والأدوات. حتى إذا كان هناك عامل واحد أو مورد واحد مفقود، فهناك فرص لانحراف المشروع عن مساره. لذا، من المهم أن يقوم مديرو المشاريع بتتبع جميع الجوانب المتعلقة بالمشروع حتى لا يخرج المشروع عن السيطرة أو السيطرة عليه. في هذه المقالة، سنركز في هذه المقالة على كيفية ضمان سير المشروع في الاتجاه الصحيح من قبل مديري المشاريع. فيما يلي عشر نقاط موصى بها لمديري المشاريع لضمان بقاء عملية تطوير المشروع على المسار الصحيح.
1. نطاق المشروع
إن تحديد نطاق المشروع المناسب هو أول وظيفة لمدير المشروع يجب على مديري المشروع القيام بها خلال المراحل الأولى من المشروع. تحدد هذه المرحلة نطاق المشروع بأكمله، فهي تغطي جوانب مثل تاريخ التسليم ومتطلبات البنية التحتية والموارد البشرية والتكنولوجيا والأدوات. في بعض الأحيان من الممكن أن تأتي توصيات جديدة من جانب العميل، ومن ثم يتعين على مديري المشروع إجراء تغييرات على نطاق المشروع عندما يقترح العميل أو العميل متطلبات جديدة. حسنًا، يتوقع مديرو المشاريع مثل هذه التغييرات، لكن عليهم أيضًا أن يضعوا في اعتبارهم أن طلبات التغيير هذه ليست سوى طلبات تغيير طفيفة وعليهم أيضًا التأكد من عدم القيام بذلك بشكل متكرر جدًا وإلا فهناك احتمال كبير أن يتباطأ المشروع أو حتى يتأخر.
2. مخطط الاجتماعات
يجب على مديري المشروع عقد اجتماعات دورية مع أعضاء الفريق، مما يتيح لهم الفرصة لدراسة التقدم المحرز في المشروع. خلال هذه الاجتماعات، يجب على مديري المشروع التأكد من مناقشة جميع جوانب المشروع. كما يمكنهم عقد اجتماعات قائمة على جدول الأعمال مع أعضاء فريقهم.
3. خطة المشروع
هذه واحدة من المراحل المهمة في المشروع، وخلالها يقوم مديرو المشروع بتعيين المهام والمسؤوليات لجميع أعضاء الفريق. تتم مشاركة خطة المشروع هذه أيضًا مع أصحاب المصلحة لأنهم على دراية بكل مرحلة من مراحل المشروع والتقدم الذي تم إحرازه من وقت لآخر.
4. توثيق المشروع
يجب أن يتأكد مديرو المشروع من أن جميع عمليات تطوير المشروع موثقة بدقة ودقة وأن تكون مفهومة بسهولة للقراء النهائيين. سيتم مشاركة هذه الوثيقة مع جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. يجب على مديري المشروع التأكد من توثيق المعلومات المهمة المتعلقة بالمشروع بشكل جيد.
5. إعداد التقارير
يجب على مديري المشروع تصميم وتطوير آلية جيدة وفعالة لإعداد التقارير بحيث يكون جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على اطلاع جيد على تقدم المشروع وتطوراته.
6. إدارة الموارد
تتمثل إحدى المهام المهمة لمدراء المشاريع في تفويض العمل إلى الموارد المناسبة. إذا لم يتم تفويض العمل بشكل صحيح بين أعضاء الفريق، أو من الأنسب أن نقول أعضاء الفريق المناسبين، فقد يعيق ذلك التقدم المطرد للمشروع. يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية جيدة بقدرات أعضاء فريقهم.
7. تقييم المخاطر
هذه واحدة من أهم سمات مدير المشروع المتمرس. يمكن لمدير المشروع المتمرس تقييم بعض المخاطر التي قد يواجهها فريق المشروع أثناء عملية تطوير المشروع. وعادة ما تأتي هذه السمة مع الخبرة الهائلة في إدارة المشاريع والرجوع إلى كتب إدارة المشاريع.
8. جهد الفريق
يعتمد نجاح المشروع على الكثير من العوامل، وجهد الفريق الكامل هو أحد تلك العوامل. يجب على مديري المشاريع أن يحفزوا فريقهم دائمًا على تقديم أفضل ما لديهم من مخرجات.
9. الموقف
يجب على مديري المشروع أيضًا مراقبة أعضاء الفريق عن كثب، ومراقبة سلوكهم دائمًا. يجب على مديري المشروع أن يشجعوا أعضاء فريقهم دائمًا حتى يحافظوا على تركيزهم على المواعيد النهائية للمشروع، وإذا كان أحد أعضاء الفريق غير جاد أو أقل تركيزًا فيجب عليهم تقديم النصح له ومساعدته في استعادة تركيزه على المشروع.
10. صلاحيات وسلطات مدير المشروع
تلعب الإدارة أيضًا دورًا حاسمًا في ضمان سير عملية تطوير المشروع على المسار الصحيح. يجب أن تمنح الإدارة العليا بعض الحرية لمديري المشروع حتى يتمكنوا من التعامل مع المشروع بطريقة أفضل.
الخلاصة
تم سرد بعض النصائح المذكورة أعلاه والتي يمكن لمديري المشاريع وفرق الإدارة استخدامها لضمان سير المشروع على المسار الصحيح.