أهم خمس استراتيجيات لإدارة الوقت

أفضل 5 استراتيجيات لإدارة الوقت
تلعب إدارة الوقت دورًا حاسمًا في نجاح أي مشروع لأن كل دقيقة في المشروع يتم احتسابها في المشروع، وإهدار الوقت يعني إهدار المال. إحدى سمات مدير المشروع الجيد هي أنه يجب أن يكون قادراً على استغلال الوقت بطريقة سليمة والتأكد من أنه يجني أقصى قدر من الفوائد من الفترة الزمنية المحددة. لإدارة الوقت بفعالية يجب أن يتمتع مديرو المشاريع بمهارات مثل التخطيط وتحديد الأهداف وتحديد الأولويات من أجل أداء أفضل. بشكل عام، تشير إدارة الوقت إلى القدرة على تنظيم المهام بطريقة فعالة. تؤدي استراتيجية إدارة الوقت الجيدة إلى زيادة الفعالية والإنتاجية.
إذا تم إهمال جانب إدارة الوقت، فسيكون لذلك تأثير سلبي على تقدم المشروع. بشكل عام، يلاحظ أن المشاريع التي تفتقر إلى هذه الميزة تميل إلى التأخير أو حتى في بعض الأحيان قد ينتهي بها الأمر في نهاية المطاف إلى إغلاق المشروع. إذا لم تتم جدولة العمل بطريقة فعالة، فهذا يعني أنه يتعين على المنظمات دفع بعض الدولارات الإضافية لإنجاز العمل في الوقت المناسب. فهم بحاجة إلى تعيين موظفين إضافيين لإكمال مهام المشروع وتسليمها في الوقت المحدد. وهذه نفقات إضافية للمؤسسة، مما سيؤثر على هوامش أرباحها وأهدافها وغاياتها.
فيما يلي استراتيجيات إدارة الوقت التي من شأنها أن تساعد مديري المشاريع على إدارة مشاريعهم بفعالية.
1. تحديد أولويات المهام والأنشطة
يجب على مديري المشاريع تحديد أولويات المهام التي يجب إنجازها حسب الأولوية. كما يجب عليهم تعيين هذه المهام لأعضاء الفريق وذكر الإطار الزمني لها. بعد جدولة العمل لأعضاء الفريق، يتعين على مديري المشروع تولي مهام أخرى. يمكن لمديري المشروع بعد ذلك التركيز على الوظائف الأخرى التي لها أولوية أقل، أو بعبارة أخرى، يمكنك القول أنها لا تؤثر على سير العمل السلس للمشروع.
2. الحد من الانقطاعات في العمل
من الملاحظ أن الانقطاعات أثناء سير العمل قد تعيق سير العمل بسلاسة. قد تكون الانقطاعات لأسباب عديدة مثل أجواء العمل وأجهزة الهاتف الذكي والوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعي في مكان العمل على سبيل المثال لا الحصر. لتجنب مثل هذه المشكلات، يقوم مديرو المشاريع بإدخال قواعد ولوائح جديدة للحد من هذه الانقطاعات. من خلال تنفيذ مثل هذه الاستراتيجيات، من شأنه أن يعزز إنتاجية أعضاء الفريق. يجب على مديري المشاريع التقليل من استخدام الهاتف أو الرد على مكالمة أثناء قيامهم بعملهم، ومن خلال القيام بذلك لن ينشغلوا عن عملهم وسيركزوا على عملهم.
3. التوقف عن تأجيل الأنشطة
من المهم أن ينجز مديرو المشاريع أعمالهم في الوقت المحدد لها. يجب ألا يؤجلوا الوظائف إلا إذا كانت أولويتها منخفضة أو إذا كان من الممكن إكمال الوظيفة في مرحلة لاحقة من المشروع. من خلال إكمال الوظائف في فترة زمنية محددة، يوفر مديرو المشاريع الكثير من الوقت ويمكنهم التركيز على وظائف أو خطط أخرى من شأنها تعزيز الإنتاجية والكفاءة الإجمالية للفريق.
4. الحد من تعدد المهام
إن إدارة الأنشطة المختلفة في وقت معين أمر جيد، لأنه يوفر وقت مديري المشروع أو أعضاء الفريق. ولكن في بعض الأحيان قد لا يعمل الأمر كما ينوي مديرو المشروع أو أعضاء الفريق. إذا كانت المهام التي يعمل عليها مديرو المشاريع مهمة ذات أولوية عالية، فمن المستحسن أن يركز مديرو المشاريع فقط على تلك المهمة الواحدة بدلاً من القيام بمهام متعددة في نفس الوقت، حيث أن هناك احتمال كبير أن يرتكب مديرو المشاريع أخطاء. لتجنب مثل هذه الأخطاء الغامضة، يُقترح دائمًا القيام بنشاط وظيفي واحد في وقت واحد
5. مراجعة العمل
تتمثل ميزة مدير المشروع الجيد في أنه يقوم بتقييم عمل اليوم بأكمله في نهاية كل يوم. سيضمن ذلك أنهم لم يفوتوا أي مهام. إذا شعروا أن هناك بعض الأعمال المعلقة يمكنهم البدء في الصباح الباكر في اليوم التالي وإكمال هذا العمل في الوقت المحدد.
الخلاصة
إن مفتاح الإدارة الجيدة للوقت ليس العمل أكثر، بل العمل بكفاءة أكبر. فإدارة الوقت ليست مهمة فقط في بيئة العمل أو المشاريع، بل هي مهمة في كل جانب من جوانب حياة الإنسان. ولكي تكون ناجحًا في حياتك المهنية، يجب أن يتمتع الأفراد بمهارات إدارة الوقت بشكل صحيح واستغلال الوقت بالشكل الأمثل.