أهم ثمانية أخطاء في إدارة المشاريع

أهم 8 أخطاء في إدارة المشاريع: إليك كيفية معالجتها
مقدمة:
لا أحد يولد خبيراً بالولادة. وكما يقولون، “أنت تعيش وتتعلم”. تمامًا مثل أي شيء آخر في الحياة، لا أحد يستيقظ يومًا ما ويتحول إلى مدير مشروع استثنائي. هكذا تسير العملية. إذا سألت أي مدير مشروع بارع، سيقولون بالتأكيد أنهم اكتسبوا مهاراتهم على مدار رحلتهم. فأنت ترتكب الأخطاء وتتعلم منها وتتطور.
ومن غير المستغرب أن معظم أخطاء إدارة المشاريع شائعة. وهذا يعني أنك لست مضطرًا لإعادة اختراع العجلة. لذا، إذا قمت بدراسة المشاكل الشائعة في إدارة المشاريع، فيمكنك التعلم من الأخطاء التي يرتكبها الآخرون ومحاولة عدم تكرارها أثناء إدارة مشاريعك.
فيما يلي 8 أخطاء شائعة في إدارة المشاريع ونصائح حول كيفية حلها:
1. عدم توضيح أهداف المشروع
إحدى الخطوات الأساسية التي يجب على مدير المشروع اتخاذها لضمان نجاح المشروع هي تحديد أهداف واضحة. هل يمكنك أن تبدأ رحلتك دون أن تعرف إلى أين أنت ذاهب؟ لا أعتقد ذلك. وبالمثل، إذا لم تكن لديك إجابات على أسئلة مثل “ما هو الغرض من هذا المشروع؟” و”لماذا هو مهم للمؤسسة؟”، فإن فرصك في تحقيق النتائج ستكون منخفضة للغاية.
ماذا يحدث عندما لا توضح الغرض من المشروع؟ أولاً، بما أن معظم المشاريع لها مهام متعددة، فقد تضيع في التفاصيل الدقيقة. أيضًا، عندما لا تفهم الصورة الكبيرة ستجد صعوبة في تحديد ما هي الأولوية. وأخيراً، مع عدم وجود وجهة واضحة في ذهنك، لن تكون قادراً على وضع خارطة طريق فعالة.
هناك العديد من الطرق التي يمكن لمدير المشروع من خلالها تحديد الأهداف. واحدة من أكثرها شيوعًا هي “SMART”. وهو معيار يُستخدم في إدارة المشاريع لتحديد الأهداف. يرمز SMART إلى
محدد: هل الهدف يتناول مجالًا محددًا للتحسين؟ أو هل يلبي حاجة محددة؟
قابل للقياس: هل الهدف قابل للقياس الكمي؟ أو هل يسمح على الأقل بإحراز تقدم قابل للقياس؟
قابل للتحقيق: هل الهدف واقعي؟ هل يأخذ بعين الاعتبار الموارد المتاحة والقيود القائمة؟
ذو صلة: هل يتوافق الهدف مع أهداف العمل الأخرى؟
محدد زمنياً: هل للهدف موعد نهائي محدد؟
يمكنك أيضًا اعتماد الاستراتيجية المذكورة أعلاه لتبسيط عملية تحديد الأهداف. وهذا يضمن لك اتخاذ خطوة أولى قوية نحو نجاح المشروع.
2. عدم تحديد الأولويات بشكل صحيح
“إذا لم يكن لديك وقت، فليس لديك أولويات” – تيموثي فيريس
إحدى الشكاوى التي تسمعها باستمرار من مديري المشاريع هي أنهم يعانون من عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. في كثير من الأحيان، لا يرجع السبب في ذلك إلى عدم تفانيهم في المشاريع ولكن لأنهم لم يتمكنوا من تحديد أولويات المهام. في الواقع، يمكن القول أن الفرق بين المشروع الذي يتم تنفيذه بنجاح والمشروع الفاشل هو فن تحديد الأولويات.
كمدير مشروع، عليك التعامل مع مهام متعددة. في عصر بيئة الأعمال المتطلبة، إذا لم تكن تعرف ما هي أولوياتك، سينتهي بك الأمر إلى قضاء وقتك الثمين في مهام غير مهمة. من الشائع جدًا أن تجد المديرين يجعلون كل شيء أولوية “عالية”. والنتيجة هي أنه لن يصبح هناك شيء مهم للعمل عليه. سيتراكم العمل ولن يتم الوفاء بالمواعيد النهائية. ولكن، إذا كنت تريد أن تكون منتجًا وتحصل على المزيد من فريقك، فأنت بحاجة إلى تصنيف المهام على أنها مهمة ومهمة وجيدة الإنجاز.
هل سمعت بقاعدة 80-20؟ تنص على أن 20% من الأسباب تحدد 80% من التأثيرات. إذًا، لكي تكون مدير مشروع فعّال، عليك أن تفهم ما هي تلك الـ20% من المهام وتخصيص مستوى عالٍ من الأهمية لها.
لمعرفة المزيد، اقرأ المقال التالي:
https://www.greycampus.com/blog/project-management/six-step-process-to-priroritize-project-tasks
3. عدم التواصل الفعال مع أعضاء الفريق
يقع بعض مديري المشاريع في خطأ عدم قضاء وقت كافٍ في التواصل مع أعضاء فريقهم. فهم يشعرون أن ذلك مضيعة للوقت. فهم يفضلون القيام ببعض الأعمال الملموسة بدلاً من الانغماس في مناقشة قراراتهم/أفكارهم. لكن ما ينسونه هو أن أي مشروع هو جهد تعاوني. على الرغم من أنك قائد المشروع، إلا أنك تحتاج إلى التأكد من أن فريقك على نفس الصفحة التي أنت عليها.
ببساطة لا يمكنك القيام بجميع المهام بمفردك. لهذا السبب لديك فريق في المقام الأول. فكّر في هذا الأمر. كيف ستعرف ما الذي يعمل عليه أعضاء الفريق؟ كيف ستراقب تقدمهم؟ بدون معرفة الهدف من المشروع، هل يمكنهم العمل بمستوياتهم المثلى؟ هل سيأخذون ملكية المشروع إذا لم تشركهم في عملية اتخاذ القرار؟ عندما تفكر في هذه الأسئلة، ستفهم مدى أهمية التواصل. فمن المحتمل أن يؤدي إلى توقف مشروعك بأكمله.
لتجنب هذا الخطأ الشائع في إدارة المشروع، قم بعقد اجتماعات منتظمة لتلقي التحديثات والتعليقات من أعضاء الفريق. تأكد من إبلاغهم بأي تغييرات مهمة في المشروع أو أي قرارات يمكن أن تؤثر على اتجاه المشروع.
4. عدم الانفتاح على التغييرات
عدم المرونة أمر مرفوض تماماً في إدارة المشاريع. تميل التغييرات إلى أن تكون حتمية في أي مشروع. وإذا لم تتمكن من التكيف معها، فقد يؤدي ذلك إلى كارثة للمشروع بأكمله. وعلى الرغم من أن المثابرة فضيلة يجب أن نتبعها، إلا أنه لا ينبغي لمدير المشروع أن يصل إلى مستوى العناد.
يعد قبول التغيير مهمة صعبة بالنسبة لمعظم مديري المشاريع، خاصة بالنسبة لأولئك الجدد في هذه الوظيفة. فهم ينظرون إلى التغييرات على أنها مشاكل تفسد جداولهم الزمنية. ولكن، هذه المقاومة غير مجدية تمامًا. أفضل طريقة للنظر إلى طلبات التغيير هي النظر إليها كفرص لتحسين المشروع وتقديم أفضل النتائج للعملاء.
ومع ذلك، هذا لا يعني أن يقبل مدير المشروع كل تغيير يطلبه أصحاب المصلحة. في معظم الأحيان، قد تكون هذه التغييرات بسبب مشاكل في الموارد في إدارة المشروع. يتمتع المدير الفعال بالمهارة اللازمة للتأكد من الطلبات التي يمكن قبولها والطلبات التي لا يمكن قبولها. لذلك، يحتاج إلى تحديد معايير اختيار وتنفيذ تغيير معين بوضوح.
5. الفشل في إدارة المخاطر
أن تكون رد الفعل وعدم التخطيط المسبق يمكن أن يجعلك تقصر في المواعيد النهائية وأهداف الموارد. وهو خطأ تجد الكثير من مديري المشاريع يرتكبونه. من يحب التفكير في السيناريو الأسوأ؟ ألا نعتقد جميعًا أن كل شيء يسير في صالحنا؟ ومع ذلك، في إدارة المشاريع، يمكن أن تتسبب هذه النظرة في حدوث مشاكل للأهداف التي تريد تحقيقها.
عندما يفشل المشروع، من السهل أن تشتكي من أن شيئًا ما غير متوقع قد حدث ولم يكن بيدك السيطرة عليه. ولكن، القائد الحقيقي هو صاحب رؤية يمكنه توقع المشاكل والتخطيط لها وفقًا لذلك. وهذا ما يفصل بين مدير المشروع الممتاز والمتوسط. لذلك، إذا كنت ترغب في التميز عن بقية الموظفين في مؤسستك، فاحرص على صقل مهاراتك في إدارة المخاطر.
إذن، كيف تدير المخاطر في المشروع؟ فيما يلي بعض الخطوات التي يمكن للمرء اتباعها لإدارة المخاطر بفعالية:
تحديد المخاطر المحتملة
تحليل الآثار التي يمكن أن تحدثها تلك المخاطر على المشروع
وضع خطة للتخفيف من حدة المخاطر في حال أصبحت المخاطر حقيقة واقعة
تعيين عضو في الفريق للتعامل مع المخاطر (في حال كانت المخاطر صغيرة)
مراقبة حالة المخاطر بشكل متكرر
التواصل مع أصحاب المصلحة بشأن المخاطر المحتملة
6. عدم العمل باستخدام أداة إدارة المشروع
إدارة المشروع مهمة شاقة. لذلك، من المنطقي أن تحصل على أكبر قدر ممكن من المساعدة لجعل المشروع أقل تعقيدًا. في هذا العصر الذي يشهد ازدهار برامج إدارة المشاريع، قد يكون عدم استخدام أداة برمجية لمساعدتك في إدارة المشاريع مكلفًا. إذا كان هناك شخصان يقودان مشروعين متشابهين، فإن الشخص الذي يستخدم أداة إدارة المشروع سيكون أكثر كفاءة من الشخص الذي لا يستخدمها. تتعلق المشاريع بالوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد. لذلك، يمكنك فهم مدى أهمية هذه الأدوات.
كيف تساعدك أداة إدارة المشاريع على أن تصبح منتجًا؟ يمكنها أتمتة الأعمال العادية والمتكررة، مما يتيح لك التركيز على المهام المهمة. كما أنها تساعدك على مشاركة المستندات وجهات الاتصال والمعلومات الأخرى بسهولة مع أعضاء فريقك. علاوة على ذلك، تساعدك أداة إدارة المشروع على التواصل بفعالية مع أصحاب المصلحة. أخيرًا، يصبح تتبع المشروع ومراقبته أسهل باستخدام أداة.
كيف تختار أداة إدارة المشروع؟ اقرأ المقال التالي
https://www.greycampus.com/blog/project-management/five-useful-project-management-tools-for-agile-projects
7. نسيان التركيز على الأشخاص المعنيين
تتعلق إدارة المشروع في الغالب بإدارة الأشخاص. ويفشل العديد من مديري المشاريع في فهم ذلك. إذا لم تتمكن من إدارة فريقك بشكل جيد، فهل يمكنك مساعدتهم على العمل بكفاءة؟ إذا لم يقتنع العملاء بما تقوله، فهل يمكنك تلبية توقعاتهم؟ الإجابة على هذين السؤالين هي “لا”. بصفتك مدير مشروع، فإنك تقضي جزءًا كبيرًا من وقتك في التواصل والاتصال وإدارة الأشخاص. وبالتالي، إذا فشلت في ذلك، فإنك تفشل أيضًا في تنفيذ مشروعك.
مدير المشروع الكفء هو عامل تمكين. فهو يساهم في خلق بيئة إيجابية وصحية يزدهر فيها أعضاء فريقه. فهو يدرك أن الناس مختلفون وبالتالي لديه مهارة التعامل مع الناس من مختلف الأطياف. الجانب الآخر المهم في إدارة الأفراد هو القدرة على الاستماع. فالكثير من أعضاء الفريق يشتكون من أنهم لا يحصلون على رأيهم. وبدلاً من فرض القرارات عليهم بالقوة، فإن مدير المشروع الجيد يعمل بشكل تعاوني ويمنح الملكية لأعضاء الفريق.
تعلم كيفية إدارة الأشخاص مهارة تستمر مدى الحياة. سيكون هناك دائمًا شيء يمكنك تحسينه. وأفضل طريقة لبنائها هي تحليل تفاعلاتك مع الناس وكيف كان بإمكانك التصرف بطريقة أخرى.
8. عدم تفويض المهام
يحاول بعض مديري المشاريع الكماليين القيام بكل شيء بمفردهم. فهم يحبون أن يكونوا مسيطرين على كل شيء وينتهي بهم الأمر إلى الإدارة التفصيلية. فهم لا يدركون أن المشاريع تتم من خلال جهد جماعي تعاوني وليس من خلال فرد واحد فقط. وفي النهاية، يحرقون أنفسهم دون تحقيق الأهداف المحددة للفريق.
لماذا يجب التفويض؟ يتيح التفويض لمديري المشاريع الاستفادة من القدرات المختلفة للفريق وتحقيق أفضل النتائج. كما أنه يحرر وقته/وقتها للتركيز على المهام الحرجة والمهمة. عندما تقوم بتفويض المهام لأعضاء فريقك، فإنهم يشعرون بأن لديهم دورًا مهمًا يؤدونه. فبدون الرضا الوظيفي، لا يمكن تحفيز عضو الفريق على تقديم ما لديه من جهد بنسبة مائة بالمائة.
علاوة على ذلك، من المتوقع أن يقوم مدير المشروع بتدريب أعضاء الفريق لتحسين مهاراتهم. يمنح التفويض فرصة ممتازة لمدير المشروع لمشاركة مهاراته ومعرفته وبالتالي تمكين الفريق.
هل تريد أن تكون مدير مشروع ناجحاً؟ إذًا، قم ببناء المهارات اللازمة لتحديد المهام التي يمكن تفويضها إلى مرؤوسيك. يجب أن تتعلم كيف تكون مرتاحًا مع قيام شخص آخر بالمهام بطريقتهم الخاصة. حتى لو كنت مسؤولاً في النهاية عن هذه المهام.
الوجبات الجاهزة
كل مشروع سيكون لديه شيء يعلمنا إياه. من غير المرجح أن تكون قادرًا على تجنب الأخطاء تمامًا أثناء إدارة المشروع. فكل مشروع يختلف عن الآخر ويأتي مع متغيراته الخارجية التي لا يمكنك التحكم فيها. ولكن، هناك بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها غالبية مديري المشاريع. من خلال التعرف على المشكلات الشائعة في إدارة المشاريع، يمكنك على الأقل تجنب بعض الأخطاء التي يرتكبها الآخرون. لكي تتطور في إدارة مشروعك، لست مضطرًا إلى إعادة اختراع العجلة. إذا تعلمت من أخطاء الآخرين، فهذه طريقة مؤكدة لتحقيق النجاح في حياتك المهنية.
اكتشف المزيد عن إدارة المشاريع – سجل للحصول على الدورة التدريبية الكاملة