أهمية حزم العمل في إدارة نطاق المشروع

أهمية حزم العمل في إدارة نطاق المشروع
إذا كنت تستعد لاختبار اعتماد محترفي إدارة المشاريع (PMP)، فقد تعلم أن هناك الكثير مما يجب فهمه. فيما يتعلق بإدارة نطاق المشروع، فإن مفهوم حزم العمل أمر بالغ الأهمية يجب تعلمه. تعتبر حزم العمل مهمة عند إعداد هيكل WBS لأي مشروع.
ما هي حزمة العمل؟
حزمة العمل هي وحدة مدمجة من هيكل WBS. عند إعداد WBS بالاستفادة من طريقة التفكيك، عادةً ما يتم تقسيم النواتج إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة من العمل.
تستمر طريقة التفكيك هذه حتى تصبح النواتج صغيرة بحيث يمكن اعتبارها حزم عمل. يجب أن تكون كل واحدة منها مضغوطة لمساعدة أخصائي المشروع على معايرة التكلفة والمدة. يمكن جدولة حزم العمل وتقدير تكلفتها ومراقبتها والتحكم فيها.
ماذا يوجد في حزمة العمل؟
تحتوي كل مجموعة بيانات لإدارة المشروع على مجموعة من الأجزاء الأصغر المرتبطة بها تسمى حزم العمل. الميزانية – وهي ضرورية لحساب المبلغ المخصص لحزمة العمل. المواعيد النهائية – توفر لمحترف المشروع نقطة مرجعية لتقدير تقدم العمل. المخاطر – يعد تحديد المخاطر وصياغة خطة لإدارة المخاطر خطوة حاسمة لتجنب المشاكل قبل أن تبدأ. تحتاج أيضًا إلى مراقبة التقدم المحرز لإيقاف أي مشاكل محتملة قبل تفاقمها. أولوية المهمة – من خلال هيكلة عملك وفقًا لـ WBS، فإنك تحدد أولويات كل مهمة، وتبلغ الفرق بأنشطتها.
مواصفات حزمة العمل
عندما يكمل شخص ما حزمة عمل، فإنها تشترك بشكل عام في مجموعة قياسية من السمات. على سبيل المثال، قد تتضمن هذه السمات نوع العمل المنجز وما إذا كان هذا النوع من العمل يتم على البرمجة أو التسويق أو مهارات أخرى.
مما لا شك فيه أنه من المفيد معرفة الأنشطة التي ستؤديها في هذه الحزمة، ومتى ستتم، ومقدار الوقت الذي ستستغرقه. قد تكون الموارد أيضًا ذات صلة بتحقيق هذه المهام؛ قد يكون بعضها ماديًا أو تقنيًا.
يجب أن يكون لكل مشروع قائد فريق متخصص وأصحاب المصلحة الملتزمين بشدة بهذا المشروع المحدد. وتقع على عاتق الشخص مسؤولية الحصول على معلومات الاتصال بهم وإبقائهم على اطلاع دائم بتقدم العمل.
أهمية حزم العمل
من خلال تقسيم المشروع إلى حزم عمل، يصبح إنشاء حزم العمل سلسًا، وسيحظى المتخصصون في المشروع بتحكم ممتاز في المهام.
تشمل الفوائد الأخرى التي تجعل حزم العمل ذات أهمية قصوى ما يلي: تسمح حزم العمل بالعمل المتزامن على عناصر المشروع المختلفة بالتوازي من قبل عدة فرق عمل. يتبع كل فريق المهام المحددة للحزمة ويكملها ضمن جدول زمني محدد. وبمجرد انتهاء الفرق من الحزم الخاصة بها، يتحد المشروع بأكمله معًا بتعاون سلس. ويشرف على إكمال هذه الحزم أحد المحترفين مثل المشرف أو عضو الفريق المعين أو المدير أو قائد الفريق. على الرغم من معايرة التكاليف على مستوى النشاط، يتم تجميع تقديرات التكاليف هذه على مستوى حزمة العمل، حيث يتم تقديرها وإدارتها والتحكم فيها. بالنسبة لكل حزمة، يمكننا العثور على تكاليف العمالة المباشرة، وتكاليف المواد المباشرة، والمعدات، والخدمات التعاقدية، والمواد الأخرى غير الشخصية، والتكاليف غير المباشرة.
نصائح أساسية لحزم العمل
فيما يلي بعض النصائح الأساسية لإدارة المشروع للمساعدة في حزم العمل: لا تتجاهل إشراك فريقك في عملية إعداد حزم العمل. فريقك هو واجهة العمل وأفضل مورد لك عند ضمان حصول المشروع على الوقت والميزانية الكافية لتقييم المخاطر المحتملة. هناك ميزتان إضافيتان لحزمة العمل هما أنها توفر تقديرًا دقيقًا للوقت والمصروفات مع تسهيل عرض أجزاء المشروع التي تمثل نسبة مئوية أكثر أهمية من الكل. يوصى بتعيين شخص واحد لمعالجة كل مهمة وتقديم التقارير إلى أخصائي المشروع، وبالتالي ضمان المساءلة والإدارة الفعالة لأعباء العمل. يجب أن تكون كل حزمة من حزم WBS عبارة عن شيء لن يولد سوى تلك الحزمة ولا ينبغي تكرار الحزمة في مكان آخر. حدد مشروعك، بحيث يمكن إنجازه خلال فترة زمنية محدودة، أي لا تزيد عن أسبوعين على الأكثر. أنت تريد تنفيذ الحملة بالتزامن مع جدولك الزمني لإعداد التقارير.
تقدير أداء حزمة العمل
a. مع إدارة القيمة المكتسبة
يمكن لقياس إدارة القيمة المكتسبة (EV) تقدير أداء حزمة العمل. وهو يدمج بين نطاق المشروع ومقاييس الجدول الزمني والتكلفة لمساعدة فريق إدارة المشروع على تقييم وتقدير تقدم المشروع وأدائه. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يستدعي إعداد خط أساس متعاون يمكن على أساسه حساب أداء حزمة العمل طوال مدة المشروع. يقوم قياس EV بتطوير ومراقبة ثلاثة أبعاد حاسمة لكل حزمة عمل، وهي القيمة المخططة – ميزانية معتمدة مخصصة لإنجاز العمل للحزمة. القيمة المكتسبة – قيمة العمل المنجز معبراً عنها بالميزانية المعتمدة المخصصة للحزمة. التكلفة الفعلية – إجمالي التكلفة المتكبدة والمسجلة في إنجاز العمل المنجز للحزمة.
b. مع المقاييس الأخرى فرق التكلفة (CV) – مقياس لأداء مشروع الجدول الزمني. وهو الفرق بين القيمة المكتسبة والتكاليف الفعلية، أي CV = EV – AC مؤشر أداء التكلفة (CPI) – مقياس لقيمة العمل المنجز مقارنةً بالتكلفة الفعلية للمشروع، أي CPI = EV / AC تباين الجدول الزمني (SV) – مقياس لأداء مشروع الجدول الزمني. يتم تعريفه على أنه الفرق بين القيمة المكتسبة والقيمة المخطط لها، أي SV = EV – PV مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) – مقياس للتقدم المحرز بالنسبة للتقدم المخطط للمشروع، أي SPI – EV / PV
تمنح حزم العمل أعضاء الفريق فهمًا تامًا لمسؤولياتهم من خلال المخططات التنظيمية وغيرها من الوسائل المساعدة. بالإضافة إلى ذلك، توجد العديد من التنسيقات لتوثيق أدوار زملاء الفريق، ومعظمها يندرج تحت ثلاث فئات: هرمي وقائم على النصوص وقائم على المصفوفة.
على سبيل المثال، يتم الاستفادة من مصفوفة إسناد المسؤولية (RAM0) لعرض العلاقة بين حزم العمل وأعضاء فريق المشروع. في المشاريع الضخمة، تحدد مصفوفة توزيع المسؤوليات ذات المستوى الأعلى ما هي وحدة أو مجموعة المشروع المسؤولة عن كل حزمة. وعلاوة على ذلك، يتم الاستفادة من مصفوفة توزيع المسؤوليات ذات المستوى الأدنى داخل المجموعة لتعيين الأدوار والسلطة والمسؤولية عن مهام محددة.