أهمية التوثيق في إدارة المشاريع

مقدمة
كثيرًا ما يُسأل قادة إدارة المشاريع: “ما هي قيمة توثيق المشاريع وكيف يمكنني التأكد من أنني أقوم بذلك بشكل صحيح؟ لا يمكن إنكار أهمية توثيق المشروع في تعليم إدارة المشاريع. ويتم إثبات ذلك من خلال المهمتين الأساسيتين للتوثيق: ضمان استيفاء متطلبات المشروع وإثبات إمكانية تتبع ما تم إنجازه ومن قام به ومتى تم إنجازه.
بالنسبة لكل من المستندات الفردية ووثائق المشروع بأكمله، يجب أن يضع التوثيق الأساس للجودة وإمكانية التتبع والتاريخ. من المهم أيضًا أن تكون الوثائق جيدة التنظيم وسهلة القراءة وكافية.
استخدامات التوثيق في المشروع
يتفوق مديرو المشاريع الذين يتمتعون بخبرة كبيرة في إنشاء واتباع قوالب قياسية لوثائق مشاريعهم.
فهم يعيدون استخدام خطط المشاريع الناجحة وحالات العمل وأوراق المتطلبات وتقارير حالة المشروع للسماح لهم بالتركيز على خبرتهم الأساسية في إدارة المشروع بدلاً من موازنة الأعمال الورقية التي لا يمكن التحكم فيها.
مراحل توثيق المشروع بالتفصيل تقرير الجدوى – الهدف من تقرير الجدوى هو النظر في احتياجات المهام وتسليط الضوء عليها لمعرفة ما إذا كان المشروع جديرًا بالاهتمام وممكنًا. يتم استخدام خمسة متغيرات رئيسية لتحديد الجدوى: التكنولوجيا والنظام، والاقتصاد، والقانون، والتشغيل، والجدول الزمني. وتعتبر السوق، والموارد، والمسائل الثقافية والمالية والثقافية والمالية معايير جدوى ثانوية. ميثاق المشروع – بيان النظرة العامة للمشروع هو اسم آخر لميثاق المشروع. يضع ميثاق المشروع الأساس للمشروع من خلال احتوائه على عناصر تخطيط عالية المستوى. وهو بمثابة نقطة ارتكاز، حيث يحافظ على تركيزك على أهداف المشروع ويقودك خلال المراحل الرئيسية كملاح. وهو بمثابة الموافقة الرسمية للمشروع. مواصفات المتطلبات – تحتوي وثيقة مواصفات المتطلبات على وصف تفصيلي للنظام الذي سيتم بناؤه. وهي تتضمن كلاً من الاحتياجات الوظيفية وغير الوظيفية لجميع تفاعلات المستخدمين مع النظام. وثيقة التصميم – تعرض وثيقة التصميم مكونات التصميم عالية ومنخفضة المستوى للنظام. يتم توسيع مستند التصميم عالي المستوى تدريجياً ليشمل تفاصيل التصميم منخفض المستوى. يتم وصف الاستراتيجيات المعمارية للنظام في هذه الوثيقة. خطة العمل/التقديرات – تحدد خطة العمل المراحل والأنشطة والمهام التي يجب إكمالها لإكمال المشروع. كما توضح خطة العمل الجداول الزمنية لإكمال المشروع، بالإضافة إلى الموارد والمعالم الرئيسية. طوال فترة المشروع، يتم الرجوع إلى خطة العمل بشكل متكرر. أما الوثيقة الأهم لإنجاز المشاريع بنجاح فهي تقرير التقدم الفعلي الذي تتم مراجعته يوميًا مقابل الخطة المعلنة. مصفوفة التتبع – مصفوفة التتبع هي عبارة عن جدول يربط المتطلبات بالاختبارات التي يجب إجراؤها لضمان استيفائها. يتم توفير إمكانية التتبع إلى الوراء وإلى الأمام من خلال مصفوفة التتبع القابلة للاستخدام: يمكن تتبع المتطلب إلى الاختبار ويمكن تتبع الاختبار إلى المتطلب. متتبع المشكلات – يتتبع متتبع المشكلات ويتعامل مع قائمة المشاكل. فهو يسمح لك بإنشاء المشاكل وتعيينها للأشخاص وتتبع تقدمها ومهامها الحالية. كما أنه يساهم في إنشاء قاعدة معرفية تحتوي على معلومات حول كيفية حل الصعوبات المتكررة. وثيقة إدارة التغيير – تُستخدم وثيقة إدارة التغيير لتتبع التقدم المحرز وتتبع أي تعديلات في النظام. وهذا يساعد في تحديد العواقب السلبية غير المتوقعة للتغيير. وثيقة الاختبار – يتم تضمين استراتيجية الاختبار وحالات الاختبار في وثيقة الاختبار. حالة الاختبار هي تقنية خطوة بخطوة لاختبار ميزة أو جانب من جوانب الميزة بدقة. تحدد حالة الاختبار كيفية إجراء اختبار معين، بينما تصف خطة الاختبار ما يجب اختباره. المستند التقني – تعريف المنتج والمواصفات، والتصميم، والتصنيع/التطوير، والتصنيع/التطوير، وضمان الجودة، ومسؤولية المنتج/النظام، وعرض المنتج، ووصف الميزات والوظائف والواجهات، والاستخدام الآمن والسليم، وخدمة وإصلاح المنتج التقني والتخلص الآمن منه، كلها أمور تغطيها الوثيقة التقنية. المستند الوظيفي – يتم تحديد الأعمال الداخلية للنظام المقترح من خلال المتطلبات الوظيفية. وهي تفتقر إلى التفاصيل حول كيفية إنجاز وظيفة النظام. وبدلاً من ذلك، تركز وثائق هذا المشروع على ما قد يراه الوكلاء الآخرون (مثل الأشخاص أو أجهزة الكمبيوتر) عند التعامل مع النظام. دليل المستخدم – دليل المستخدم هو إجراء التشغيل القياسي للنظام. خطة الطرح أو الخطة الانتقالية – تقدم خطة الطرح توجيهات خطوة بخطوة لتنفيذ النظام في الشركة. وهي تستلزم تخطيط النشر خطوة بخطوة ومرحلة بمرحلة. كما تشرح أيضًا نظام التدريب على النظام. وثيقة التسليم – وثيقة التسليم هي ملخص للنظام مع قائمة بجميع مخرجات النظام. إقفال العقد – تُعرف عملية إنجاز جميع المهام والشروط التي تم إدراجها كمنتجات قابلة للتسليم ومعلقة عند كتابة العقد في البداية باسم إقفال العقد. وهذا ينطبق فقط على المهام التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية.
ما هي أهمية التوثيق في إدارة المشاريع؟
يشعر العديد من مديري المشاريع عديمي الخبرة بالحيرة حول سبب أهمية التوثيق. يزداد قلق مدير المشروع الجديد من التوثيق. حيث يُتوقع منها إكمال المهام المختلفة مع الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة. ومع ذلك، اسمحوا لي أن أحذركم من تخطي قسم التوثيق بأي ثمن من أجل التعويض عن ضيق الوقت.
إن قدرة مدير المشروع على إدارة وقته أمر ضروري. وفي موضوع مماثل، فإن التوثيق أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في إدارة المشروع. في النهاية، فإن امتلاكك لمجموعة مختصة من أوراق إدارة المشاريع سيؤتي ثماره. بصفتك خبيرًا في إدارة المشاريع، ستحظى بمسيرة مهنية مجزية إذا كنت تدير وثائق المشروع بشكل جيد.
فكر في السيناريوهات التالية لمعرفة المزيد عن قيمة توثيق المشروع: في إدارة المشاريع، ميثاق المشروع هو أول وثيقة تخطيطية للمشروع. فهو يساعد مدير المشروع في فهم خلفية المشروع وأهدافه. كما أنه يساعد في إنشاء خطة المشروع لتحقيق المخرجات. في الواقع، توفر هذه الوثيقة إرشادات لمدير المشروع وفريق العمل أثناء تنقلهم خلال دورة حياة المشروع. لن يكون هناك وضوح لبدء المشروع بدون هذه الورقة في المقام الأول. بصفتك مدير مشروع، قد تعمل على عدة مشاريع في نفس الوقت. وتتمثل مهمتك في إكمال جميع المشاريع التي بين يديك وفقًا للمواعيد النهائية والامتيازات المتفق عليها. قم بقياس مخرجات المشروع مقابل استراتيجية إدارة المشروع للتأكد من أنك على المسار الصحيح. نتيجة لذلك، وطوال دورة حياة المشروع، تعتبر خطة إدارة المشروع جزءًا مهمًا من وثائقك. إنها وثيقة حية يتم تحديثها على أساس متكرر أثناء المشروع حتى تتمكن من تحقيق هدفها في الوقت الفعلي. مدير المشروع وفريق العمل مسؤولان عن إبلاغ أصحاب المصلحة المهمين بتقدم المشروع. ولكن من الذي يجب التواصل معه ومتى يتم التواصل معه وكيفية التواصل كلها اعتبارات مهمة. إن خطة التواصل المدروسة جيداً هي الإجابة على هذه الأسئلة. ومع وجود هذه الوثيقة، لن يفوتك أنت وفريقك أي جانب مهم من جوانب التواصل. جدولة المشروع هي مستند آخر يمكن أن يساعدك في التنقل في المشروع من خلال تتبع الأحداث. من المهم تتبع التقدم المحرز في المشروع في جميع الأوقات. كما أنها تساعد في إجراء التعديلات اللازمة. تعد قدرة مدير المشروع على البقاء على المسار الصحيح ضرورة أساسية. أكبر مشكلة تواجه فريق المشروع هي معرفة كيفية البدء في المشروع. فبعض المشاريع معقدة للغاية لدرجة أنها قد تتطلب قدراً كبيراً من الوقت والجهد لإنهائها. عامل آخر مهم لمدير المشروع هو خطة العمل. فهي تحدد تنظيم عمل المشروع بأكمله وصولاً إلى مستوى النشاط. فبدلاً من التركيز على مجموعة العمل بأكملها، يمكن تخصيص الموارد بسهولة للأنشطة الأصغر حجماً. يساعد هيكل تقسيم العمل في تقسيم العمل الصعب إلى حزم عمل يمكن إدارتها. بالنسبة لمدير المشروع وفريقه، فإن فهم متطلبات المشروع وتتبع المخرجات لضمان تلبية المتطلبات أمران حاسمان بنفس القدر. ولضمان نجاح المشروع، يجب تلبية متطلبات المنتج/الخدمة وأهدافها. يجب على مدير المشروع مراجعة خطة المتطلبات والتأكد من أن كل شيء واضح. فالقدرة على فهم المتطلبات أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. تعد مصفوفة تتبع المتطلبات وثيقة مهمة لتتبع المتطلبات إلى المخرجات. هدف مدير المشروع هو إكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ماذا لو تجاوزت تكلفة المشروع في منتصف المشروع؟ قد يكون ذلك بسبب عدم وجود حسابات التكلفة المتوقعة على مستوى النشاط أو عدم مراقبة التكلفة طوال دورة المشروع. ومن المؤكد أنه سيرفض المشروع. ونتيجة لذلك، يصبح تقدير التكلفة جانبًا مهمًا من الأعمال الورقية لتقدير تكاليف المشروع. إذا تم وضع الافتراضات، تأكد من تسجيلها بشكل صحيح في سجل الافتراضات. من أجل الالتزام بالميزانية، تأكد من تتبع تكاليف المشروع وتنظيمها وفقًا لتقدير التكلفة.
الخاتمة
من الواضح أن التوثيق السليم للمشروع هو عنصر ضروري في إدارة المشروع، ولكنه أيضًا مفيد للغاية في الحفاظ على سير المشاريع بسرعة، وضمان إطلاع جميع أصحاب المصلحة على آخر المستجدات ومساعدة الشركة في إجراء تغييرات أفضل في المشاريع المستقبلية. نأمل أن تكون قد وجدت هذه المعلومات مفيدة ونتمنى لك التوفيق في طريقك للحصول على شهادة PMP.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضًا تدريبًا مؤسسيًا لتطوير القوى العاملة في المؤسسات
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأصفر للحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأخضر للحزام الأخضر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.