أن تصبح مدير مشروع أفضل | إدارة المشاريع

أن تصبح مدير مشروع أفضل
هل نحتاج إلى “إدارة” المشروع؟
الرسم التوضيحي أعلاه يتحدث عن نفسه. هل تلاحظ الفوضى في الصورة؟ في غياب الإدارة السليمة للمشروع، هذا ما تحصل عليه.
ولكن يجب أن تأخذ خطة إدارة المشروع اللائقة في الاعتبار القيود المفروضة على الموارد.
فبدون قيود المال والوقت والموارد، سيصل كل مشروع في نهاية المطاف إلى مرحلة الاكتمال. لكن هذا العالم المثالي غير موجود لأن القيود حقيقية.
إدارة المشروع
إدارة المشروع هي بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإغلاق مسعى مؤقت. تستهدف هذه الممارسة أهدافًا محددة ومعايير نجاح محددة مسبقًا وفترات زمنية محددة.
فيما يلي الخطوات الثلاث لإدارة المشروع التي يجب عليك اتباعها:
يمكنك أيضًا تعريف إدارة المشروع على أنها التطبيق السليم والتكامل بين العمليات المختلفة. و”التطبيق السليم والتكامل” يعني تنفيذ هذه العمليات باستخدام أفضل الممارسات الموحدة.
يحتاج كل مشروع إلى شخص يكون مسؤولاً عن نجاحه. يتولى هذا الشخص تخطيط المشروع وتنظيمه وقيادته والتحكم فيه وإغلاقه.
ربما تعرفه.
“الشخص” في هذه الحالة هو مدير المشروع. مدير المشروع هو المسؤول والمسؤول عن نجاح المشروع أو فشله. يعمل مدير المشروع هذا مع فريق عمل لمعرفة متطلبات نجاح المشروع. فبدون مدير مشروع خبير، فإن المشروع سيتعرض للفوضى.
المسؤوليات
تشمل مسؤوليات مدير المشروع جميع البنود أدناه وأكثر.
1.) فهم طلبات العميل
2.) يبقي العملاء على اطلاع كامل على حالة مشروعهم ويطلعهم على آخر المستجدات
3.) إدارة قيود المشروع
4.) إدارة أصحاب المصلحة
5.) تحديد متطلبات التدريب للمشروع
6.) يضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ويتتبعها.
7.) يتولى مسؤولية توثيق المشروع
8.) يتولى إدارة المخاطر
9.) يرتب جلسات تغذية راجعة منتظمة
لكن يجب أن يتولى مديرو المشاريع مسؤولية المهام اليومية. مثل تلك المحددة أدناه:
1.) التعامل مع الطلبات المخصصة
2.) إدارة النزاعات
3.) توقع الغياب غير المخطط له والاستجابة له
“إدارة المشروع هي نظام تنظيم وإدارة الموارد من أجل إكمال المشروع ضمن قيود المشروع المحددة.”
المهارات
1.) يجب أن يكون قائدًا رائعًا ولاعبًا جماعيًا؛ وأن يكون أكثر من “نحن” وأقل من “أنا”.
2.) يمكنك حل معظم مشاكل إدارة المشروع إذا كان مدير المشروع يلهم القيادة في فريقه. وإذا كان مديرًا ممتازًا للأشخاص.
3.) المدير الذي يكون أيضًا عاملًا عمليًا يحسن من فرص نجاح المشروع.
4.) يمكنه أن يشمر عن ساعديه ويتحول من مدير إلى عامل إذا لزم الأمر.
5.) يمكن لمديري المشاريع الناجحين أن يكونوا قساة على أعضاء الفريق عند الضرورة. لكنهم لا يلجأون إلى الملاحظات المهينة.
6.) يضمن التزام الفريق دائمًا بالمبادئ التوجيهية للمشروع.
7.) يدرك كبار المدراء أهمية الإدارة الممتازة للوقت.
8.) مديرو المشاريع الناجحون يتبعون مبادئ التواصل الستة ويكونون مستمعين جيدين
9.) هذه هي العناصر الستة للتواصل السليم. واضح، وموجز، وصحيح، وصحيح، وكامل، ولطيف، ومحدد.
10.) هو واجهة المشروع ويجب أن يكون مستعدًا لتلقي جميع الانتقادات والإشادات كما تأتيه.
أ) يشارك المديح مع الفريق.
ب) يساعد الفريق على فهم الانتقادات. ج) يحفزهم أيضًا ويجعلهم يعملون على الملاحظات.
“مدير المشروع الحاصل على شهادة “محترف إدارة المشاريع” سيجعلهم مرشحين أكثر لفتًا للانتباه للمناصب القيادية.”
كيف تختار منهجية إدارة مشروعك
ستعتمد منهجيتك على فريقك ونوع المشروع ونطاق المشروع. لا يوجد شيء واحد يناسب الجميع.
ستوجه المشروع بأكمله بناءً على اختيارك لمنهجية إدارة المشروع. تُعلم منهجية المشروع إجراءات إدارتك للمشروع من البداية إلى النهاية.
تساعدك منهجية إدارة المشروع على توحيد أساليب العمل وهيكلتها وتنظيمها. يعرّف معهد إدارة المشاريع (PMI) منهجية إدارة المشروع بأنها
“نظام من الممارسات والتقنيات والإجراءات والقواعد التي يستخدمها الأشخاص الذين يعملون في مجال ما.”
لدينا وفرة من منهجيات إدارة المشاريع. ولكن لغرضنا، دعنا نقتصر على بعض الخيارات الشائعة ونفهمها بإيجاز.
الرشيقة
a.) هي الأنسب للمشاريع التكرارية والتدريجية
b.) تتطور متطلبات المشروع وحلولها. ج) بفضل الجهود التعاونية لفرق العمل الماهرة ذاتية التنظيم والعملاء.
الأنسب المشاريع التي تحتاج إلى المرونة ولكنها محملة بالتعقيد أو عدم اليقين. على سبيل المثال، في الحالات التي يقوم فيها الفريق ببناء منتج أو خدمة لأول مرة.
سكروم
a.) يركز على خمس قيم: الالتزام، والشجاعة، والتركيز، والانفتاح، والاحترام
b.) ما يجعلها مختلفة عن أجايل هو كيفية عملها باستخدام أدوار وأحداث محددة
الأنسب المشاريع ذات الفريق المكون من أقل من سبعة أشخاص. لكن المشروع يحتاج إلى نهج مرن لتقديم منتج أو خدمة.
“مديرو المشاريع الذين يتفهمون ويحترمون الاختلافات الثقافية بين أعضاء الفريق والعملاء يبنون علاقة أقوى مع جمهورهم العالمي من الفرق والعملاء”
كانبان
a.) شائع مثل إطار عمل أجايل ومثل سكروم
b.) يركز على الإصدارات المبكرة مع فرق تعاونية وذاتية الإدارة
c.) يستخدم لوحة كانبان لتمثيل مراحل التطوير من البداية إلى وقت اكتمال العمل
يتألف الهيكل الأساسي للوحة من ثلاثة أعمدة تسمى
a.) المهام,
b.) القيام، و
c.) تم
هذه أمور لا تحتاج إلى شرح. يمكنك تطبيق كانبان على أي مشروع يتطلب التحسين المستمر.
الأنسب لـ مثل Scrum، يناسب كانبان المشاريع ذات الفرق الأصغر حجماً، والتي تحتاج إلى نهج مرن لتقديم منتج أو خدمة. كانبان رائع أيضًا لأغراض الإنتاجية الشخصية.
“تعتبر معرفة أمن المعلومات ميزة إضافية لأي مدير مشروع لأنها تكسبه ثقة العميل في المدير وآفاق المشروع”
الشلال
a.) هذه واحدة من أكثر منهجيات إدارة المشاريع تقليدية.
b.) إنه نهج تصميم خطي ومتسلسل. يتدفق التقدم نحو الأسفل في اتجاه واحد، مثل الشلال.
c.) تشدد هذه المنهجية على أهمية التوثيق
الأنسب لـ تُستخدم منهجية الشلال في المشاريع البسيطة بسبب مقاومتها للتغيير.
سيكس سيجما
a.) منهجية إحصائية منظمة تُستخدم لقياس جودة الخدمة والأداء
b.) عملية التحسين المستمر المنضبطة. وتركز هذه العملية على تطوير وتقديم منتجات وخدمات مثالية.
c.) تتمحور حول العملية
أفضل ما يناسب الشركات والمؤسسات الكبيرة. خاصة المؤسسات التي ترغب في تحسين الجودة والكفاءة من خلال منهجية تعتمد على البيانات.
“يلعب مدير المشروع الدور الأساسي في “دمج” جميع الجوانب المختلفة لعملية إدارة المشروع.”
التواصل
يجب على المدير توصيل الرسالة الصحيحة إلى المتلقي الصحيح بفعالية. يمكنك إنشاء وإرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة إلى قوائم مجزأة. قد تكون هذه الممارسة أكثر فعالية للتواصل من إرسال الرسائل إلى الأفراد.
يضمن هذا الترتيب إنجاز العمل. فهو يضع تركيزًا أقل على ما إذا كان الشخص الأساسي متاحًا لتولي المهمة أم لا. قد يتولى الشخص الاحتياطي المسؤولية ويكمل العمل حسب المواصفات.
التوحيد القياسي
جهد أقل ينجز المزيد من العمل. هذا ما تحققه من خلال توحيد الأنشطة المتكررة والمتكررة. على سبيل المثال، لنفترض أن العميل يقدم طلبات متشابهة عدة مرات في الأسبوع أو على فترات متكررة أخرى. يمكن لمدير المشروع استخدام رسائل التسليم القياسية لتقليل الطلبات التي تتطلب عملاً أكثر.
تتبع المشروع
تتبع مشروع صغير من خلال توصيل الجداول الزمنية المطلوبة مع الأنشطة الوسيطة. أيضًا، قم بتعيين تذكيرات وتنبيهات دورية. يساعد هذا الترتيب مدير المشروع وفريق العمل على تتبع الإنجاز في كل مرحلة.
أو يمكنك تتبع التقدم المحرز باستخدام أوراق عمل إكسل أو جداول بيانات أخرى. يساعد تتبع مشروعك على جداول البيانات فريقك على تحديث إنجاز المهام على فترات.
يمكن لمدير المشروع عرض الحالة الموحدة للمشروع من خلال الوصول إلى جدول البيانات.
هيكل الفريق
يجب أن يكون لدى الفريق المخصص مصفوفة إسناد المسؤولية (RAM) محددة بشكل جيد. وجود ذاكرة وصول عشوائي محددة يعمل بشكل جيد للبرامج التي تحتوي على الكثير من المشاريع الصغيرة أو المشاريع الفرعية. يعمل سير العمل بسلاسة أكبر، وتوفر المزيد من الوقت.
مدير مشروع ناجح
“لا يهرب أبدًا من المسؤولية ولكن في نفس الوقت يضع قدمه/قدمها عندما تكون طلبات العميل مبالغ فيها. يعمل كصديق وفيلسوف ومرشد لأعضاء الفريق. كما أنه محفز عظيم يخلق الصف الثاني من القادة في الفريق. يقود دائمًا من الأمام”
خلاصة القول
يجب أن يكون مديرو المشاريع أشبه بالقادة الذين يعرفون كيفية التنسيق بين فرقهم وعملائهم بشكل جيد. يجب أن يلهموا الجميع للعمل على تحقيق الأهداف المشتركة والتأكد من أن فرقهم ليست بلا اتجاه.
التاريخ
نبذة عن المؤلف
جيوتي نيني
الفئة