ما هو القاسم المشترك بين جميع المشاريع من جميع الأحجام في جميع الصناعات؟ الإجابة هي المخاطر. وهذا هو أحد الأسباب التي تجعل معايير معهد إدارة المشاريع (PMI) وشهادات معهد إدارة المشاريع (PMP) ®P تتضمن إدارة المخاطر. والحقيقة العالمية للمخاطر هي أن كل مشروع سيكون له مزيج فريد من أنواع وفئات المخاطر التي تحتاج إلى إدارة.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعلّم كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
أنواع المخاطر PMP® وفئات المخاطر
ما هو مؤكد هو أن جميع المشاريع لديها درجة من عدم اليقين المتأصل. حتى أن هناك عقود مشاريع أو عقود موارد تتضمن بنود مخاطر ورسوم مرتبطة بها. سيتضمن اختبار شهادة ®PMP PMP أسئلة تستند إلى تعريف معهد إدارة المشاريع للمخاطر:
ويتمثل أحد مكونات إدارة المخاطر في تنظيم المخاطر التي تم تحديدها، والتي يمكن الإشارة إليها بشكل غير رسمي باسم أنواع المخاطر PMP®، أو تصنيف المخاطر PMP®، أو فئات المخاطر PMP®.
في إطار خطة إدارة المشروع، يتم تعيين نوع (تسمية) المخاطر المحددة من تلقاء نفسها ضمن خطة إدارة المشروع. ثم يتم تجميع الأنواع في فئة (أو مجموعة). ويوفر تنظيم المخاطر حسب الأنواع والفئات وسيلة متسقة لتتبع ما يمكن أن يصبح كميات كبيرة من المعلومات وتحديد أين ومتى يلزم التخفيف من المخاطر.
على سبيل المثال، سيتم تصنيف استخدام أجهزة كمبيوتر محمولة جديدة للمشروع كمخاطر “تقنية”. وباعتباره خطرًا “تقنيًا”، فإن استخدام الحواسيب المحمولة الجديدة سيتم إدراجه بعد ذلك في الفئة العامة للمخاطر “القائمة على المصدر”. كلما زاد عدد المخاطر التقنية، كلما زاد عدد المخاطر القائمة على المصدر. يمكن أن تؤثر زيادة أو نقصان كميات المخاطر في نوع أو فئة ما على اعتبارات الموارد والميزانية.
توفر عملية تحديد المخاطر، وتعيين نوع المخاطر، والتنظيم حسب فئة المخاطر العديد من الفوائد لمدير المشروع والفريق. وتشمل الفوائد ما يلي
معرفة مكان تطبيق الموارد وعمل استراتيجية المخاطر على المجالات ذات المخاطر العالية
تقييم مستوى المخاطر لنوع أو فئة معينة من المخاطر.
منع ازدواجية جهود المخاطر من خلال تصنيف وتنظيم جميع المخاطر المحددة
الاستفادة من فرص التخفيف من المخاطر السلبية أو تعزيز المخاطر الإيجابية من خلال رؤية جميع المخاطر في مجال ذي صلة
هل تدرس لامتحان PMP؟
أنواع المخاطر PMP
تماماً كما يمكن التعامل مع تنظيم مهام المشروع بشكل منهجي لتقسيم ما هو مطلوب ومتى، كذلك يمكن التعامل مع المخاطر. ابدأ بأنواع مخاطر المشروع الأربعة.
ما هي أنواع المخاطر؟
نوع المخاطر، أو بشكل غير رسمي “أنواع مخاطر PMP”، هي مجموعات للمخاطر ذات الطبيعة المتشابهة. يعد تحديد أنواع المخاطر جزءًا من العمل الشامل لتحديد المخاطر ضمن جهود إدارة المخاطر.
4 أنواع مخاطر المشروع
بالنسبة لهذه المقالة، تم إدراج أربعة أنواع من مخاطر المشروع. ومع ذلك، يمكن أن تؤثر الصناعة ومنهجية إدارة المشروع المحددة التي تمارسها المؤسسة على الأنواع المستخدمة وكيفية تعريفها.
المخاطر التقنية
كما هو واضح من التسمية، فإن المخاطر التقنية هي تلك المرتبطة بالتكنولوجيا بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، البرمجيات والأجهزة والشبكة الرقمية والأصول الرقمية وأمن النظام والتكنولوجيا الجديدة والمتغيرة والمتطلبات التنظيمية المتغيرة.
أمثلة على المخاطر التقنية
تحديث البرمجيات
تغيير أمن الشبكة
اختراق البيانات
تلف البيانات
تكاليف ترخيص البرمجيات
تعطل الأجهزة
تغييرات متطلبات التدقيق
الاتصال والوصول
عدم توافق المنصة
أمن البيانات
المخاطر الخارجية
لا يوجد مشروع معزول بنسبة 100% عن التغييرات التي تحدث في الخارج ومعزول عنها.
المخاطر الخارجية هي تلك المخاطر التي تقع خارج نطاق تنظيم المشروع، وهي على الأرجح خارجة عن سيطرة مدير المشروع أو فرق العمل، مثل التغيرات السياسية أو الحكومية أو المناخية أو الاقتصادية. وتُعد جائحة كوفيد-19 مثالاً على المخاطر الخارجية (الأزمة الصحية العالمية) التي أثرت على المشاريع (الموظفين، وسلسلة التوريد، والتكاليف، وما إلى ذلك). ومن الأمثلة على ذلك
التنظيم
الطقس
الموردين
السوق
الزبائن
مجموعات أصحاب المصلحة الخارجيين
السياسيون
البيئية
المخاطر التنظيمية
تحدث المشاريع داخل المؤسسة، سواء كان ذلك فريقًا أو قسمًا أو قسمًا أو شركة أو مجموعة من الأصدقاء في شركة ناشئة. ستشمل المنظمة التي تقف وراء المشروع، سواء كانت مالكًا وحيدًا أو تعاونًا عالميًا بين الأقسام، التغيير كجزء من أنشطة العمل اليومية. أمثلة المخاطر التنظيمية هي تلك المستمدة من الأعطال في الإجراءات الداخلية والأشخاص والأنظمة.
أمثلة المخاطر التنظيمية:
ثقافة العمل
العمليات داخل المؤسسة
الموارد
تحديد الأولويات
تبعيات المشروع
التمويل
التكنولوجيا
التكنولوجيا الجديدة
المتطلبات
الواجهات بين الأنظمة
الأداء والموثوقية
الجودة
مخاطر إدارة المشروع
النوع الرابع من المخاطر هو “مخاطر إدارة المشروع”، أو “مخاطر المشروع”، ويشمل الجهود المبذولة لإدارة المشروع. وتشمل أعمال ومهام إدارة المشروع ضمن التواصل والتقدير والتخطيط وتطوير العقود وتحديد النطاق. وتشمل الأمثلة على ذلك:
التخطيط
التنفيذ
التقدير
التواصل
ما أهمية أنواع المخاطر؟
تذكّر أن مخاطر المشروع هي “حدث أو حالة غير مؤكدة لها تأثير على هدف واحد على الأقل من أهداف المشروع في حال وقوعها”. جميع المشاريع لها مخاطر، والمخاطر هي الأعلى في بداية المشروع. من المهم فهم المخاطر وتحديدها وتنظيمها وإدارتها لحماية أهداف المشروع وغاياته. عندما تكون هناك قائمة منظمة باستخدام أنواع المخاطر، يكون مدير المشروع في وضع أفضل للتصرف بشكل مناسب عندما تكون هناك اضطرابات في “… العمليات والموارد والتكنولوجيا في مشروع جارٍ.”
كيف يتم استخدام أنواع المخاطر في المشاريع؟
يعد التعيين الدقيق لأنواع المخاطر جزءًا من إدارة المخاطر “… تحليل مخاطر المشروع لتقليل حجم المخاطر الخارجية والداخلية.” باختصار، تعد أنواع المخاطر جزءًا من العمل الشامل لتصنيف المخاطر وبالتالي تكون استباقية في تحديد استراتيجيات الاستجابة للمخاطر وتخفيف المخاطر.
فئات المخاطر PMP
عند الدراسة لامتحان PMP، يجب على مديري المشاريع معرفة أنواع المخاطر وفئاتها والدور الذي تؤديه في إدارة المخاطر.
ما هي فئات المخاطر؟
فئات المخاطر هي وسيلة لتجميع أنواع المخاطر ذات الصلة من أجل إدارة المخاطر بشكل عام أكثر فعالية. تزود أكاديمية إدارة المشاريع، وهي شريك تدريب معتمد من معهد إدارة المشاريع، الطلاب الذين يستعدون لامتحان شهادة PMP بهذا الرسم البياني الذي يوضح كيف يمكن تصنيف أنواع المخاطر بشكل أكبر لإدارة المخاطر بشكل أكثر فعالية.
يتم تنظيم أنواع المخاطر ذات الصلة الشاملة بشكل أكبر في فئات. وبهذه الطريقة، يمكن تجميع موارد المخاطر، ويمكن تطبيق استراتيجيات التخفيف من المخاطر بشكل أكثر دقة، ويمكن إدارة الترابط بين المخاطر المحددة.
فئة المخاطر | المخاطر المستندة إلى المصدر
يتم تجميع الأنواع في فئة المخاطر المستندة إلى المصدر بشكل عام حيث أن حدوث أو عدم حدوث كل خطر يتم في المصدر. في الرسم البياني للمخاطر، تشمل المخاطر المستندة إلى المصدر أنواع المخاطر من
داخلية
خارجية
تقنية
غير تقنية
المخاطر الخاصة بالصناعة
عام
على سبيل المثال، يمكن أن تؤثر عملية إعادة التنظيم في الشركة (نوع المخاطر الداخلية) على موارد المشروع (الفئة المستندة إلى المصدر). أو يمكن أن يؤثر تغيير اللوائح الحكومية (نوع المخاطر الخارجية) على متطلبات وثائق المشروع (الفئة المستندة إلى المصدر).
فئة المخاطر | مخاطر قائمة على التأثير
يمكن أيضًا تصنيف المخاطر على أنها قائمة على التأثير لتلك التي تتعلق بالتأثير على المشروع. وكما هو موضح في الرسم البياني، تشمل أنواع المخاطر التي تندرج ضمن فئة المخاطر القائمة على التأثير ما يلي
الجدول الزمني
التكلفة
الجودة
النطاق
الموارد
ضع في اعتبارك كيف يؤثر التغيير في تكلفة المواد (فئة مخاطر التكلفة) على التكلفة الإجمالية للمشروع (فئة المخاطر القائمة على التأثير). أو، إذا طالب أحد أصحاب المصلحة بتسليمات في وقت أقرب (فئة مخاطر إدارة المشروع)، فيمكن أن يكون التأثير على المشروع هو مقدار ما يمكن إنجازه (فئة مخاطر النطاق).
لماذا تعتبر فئات المخاطر مهمة؟
بمجرد تحديد المخاطر حسب النوع، يجب أن تقوم فرق المشروع بتجميعها في فئات لإظهار مصادر المخاطر الشائعة في الصناعة أو مجال التطبيق أو العمل. إذا لم يتم تصنيف أنواع المخاطر، يمكن أن يكون هناك تداخل غير مقصود أو تناقض في أعمال التخفيف من المخاطر التي يتم تنفيذها وبالتالي تؤدي إلى مخاطر سلبية إضافية، والتي تسمى أيضًا “مشكلات”.
كيف يتم استخدام فئات المخاطر في المشاريع؟
يمكن أن تساعد الفئات في وضع استراتيجيات أكثر فعالية للاستجابة للمخاطر من خلال السماح لفريق المشروع بالتركيز على الفئات المعروفة بأنها تنطوي على أعلى المخاطر، أو إنشاء استجابة عامة للمخاطر لأي مخاطر يتم تعيينها في فئة معينة. وتتمثل فوائد هذا النهج في زيادة كفاءة استخدام وقت فريق المشروع وزيادة دقة عمل إدارة المخاطر بشكل عام.
هناك فئات مخاطر شائعة ومفيدة في سياق التحضير لامتحان PMP. لكن اعلم أن الشركة أو الصناعة قد يكون لديها مجموعة قياسية من الفئات التي تشمل الفئات الأكثر شيوعًا وأخرى خاصة بنوع العمل المنجز.
كيفية إدارة المخاطر
اطلع على مقالات أخرى لمواصلة تنمية معرفتك ومهاراتك في إدارة المخاطر. على مستوى عالٍ، ضع في اعتبارك هذه التقنيات لإدارة فئات المخاطر
استشر جمهوراً واسعاً لتحديد المخاطر
أثناء العمل على تحديد المخاطر، استشر جمهوراً واسعاً لضمان تضمين أكبر عدد ممكن من المخاطر. نأمل أن يكون لديك مخاطر معروفة أكثر من المخاطر المجهولة. يجب أن يشمل الجمهور مديري المشاريع ذوي الخبرة ذات الصلة، وأعضاء فريق المشروع، وأصحاب المصلحة، والعملاء، والزبائن، والخبراء المتخصصين. في إطار أعمال التحديد وجمع المدخلات من مختلف الجماهير، يجب جمع معلومات حول المخاطر للمساعدة في إضافة تصنيفات لنوع المخاطر وتنظيم المخاطر ذات الصلة فيما بعد ضمن فئة المخاطر.
تعيين قائد لكل خطر
كما هو الحال مع مهام المشروع، يجب أن يكون لكل خطر قائد واضح المعالم. ويكون القائد شخص يفهم نوع الخطر وفئته ولديه نظرة ثاقبة لتحليل معلومات المشروع ذات الصلة، ويمكن الوثوق به لتحمل مسؤولية المخاطر. ويشمل تعيين المسؤول الرئيسي للمخاطر توصيل هذا الدور والمسؤوليات المرتبطة به إلى ذلك الشخص (بعبارة أخرى، فإن إدراج شخص ما كمسؤول رئيسي في مستند لا يعني توصيل القرار بشكل كامل).
تتبع المخاطر وتحديد أولوياتها
باستخدام الفئات، يمكن أن يكون من الأسهل “تجميع” المخاطر لتتبعها وتحديد أولوياتها. يمكن أن يكون التغيير الخارجي خطرًا للعديد من الأنواع، وإذا تم التتبع على مستوى الفئات، فيمكن إدارة استجابة التخفيف من المخاطر لزيادة الموارد إلى أقصى حد.
ما هي أنواع المخاطر وفئاتها في إدارة المخاطر؟
على الرغم من الإشارة إليها بأسماء متعددة بما في ذلك “أنواع المخاطر PMP” أو “أنواع المخاطر PMP” أو “تصنيف المخاطر PMP®” أو “فئات المخاطر PMP®”، فإن المفهوم الأساسي هو نفسه: التنظيم المتسق لمخاطر المشروع يؤدي إلى إدارة أفضل للمخاطر بشكل عام.
تتصل أنواع المخاطر وفئاتها بالعديد من العمليات والوثائق والأدوات مثل:
سجل المخاطر
تدقيق المخاطر
خطة إدارة المخاطر
ميزانية المخاطر
محفزات تخفيف المخاطر
هناك اختلافات في أنواع المخاطر وفئاتها حسب عمل المشروع وبيئته. ما لا ينبغي أن يختلف هو استخدام الأنواع والفئات كمدخلات في سجل المخاطر ومحفزات تخفيف المخاطر، وإدراجها في تدقيق المخاطر وميزانية المخاطر وخطة إدارة المخاطر.
الخاتمة
لا تغتر بحقيقة وجود عدم يقين في مشروعك. في الواقع، يمكن أن تحقق المخاطر نجاحًا كبيرًا إذا تمت إدارتها بشكل صحيح. استخدم أنواع المخاطر وفئاتها لتنظيم المخاطر وتتبعها بشكل أفضل، ولتخفيف المخاطر بشكل أكثر فعالية عند حدوثها. وتذكر أن استراتيجيات إدارة المخاطر وأدواتها ومواردها مصممة جميعها لحماية أهداف المشروع على الرغم من التحديات. إن فهم المخاطر هو أكثر من مجرد إدارة جيدة للمشروع أو طريق للإجابة بشكل صحيح على سؤال اختبار PMP، بل هو مسؤولية تجاه المهنة وكل مشروع.
