أنواع المخاطر في إدارة المشاريع | الدليل الكامل

أنواع المخاطر في إدارة المشاريع | الدليل الكامل
في إدارة المشاريع، من الضروري أن تكون على دراية بالمخاطر الشائعة التي يمكن أن تنشأ في أي مشروع والتي يمكن أن تضر بالمشروع. ستناقش هذه المقالة أنواع المخاطر الشائعة في إدارة المشاريع وكيفية تجنبها تمامًا.
قبل أن نخبرك عن المخاطر الشائعة، سنشرح لك معنى المخاطر في إدارة المشروع.
إذا كنت تريد التعرف على سجل المخاطر يمكنك النقر على الرابط لمراجعة المورد الذي أنشأناه لك.
ما هي المخاطر في إدارة المشاريع؟
مخاطر المشروع هي أي حدث أو موقف غير متوقع لديه القدرة على التأثير على أهداف المشروع أو نتائجه. يمكن أن تكون مخاطر المشروع هذه إما إيجابية أو سلبية. تتمثل مهمة مدير المشروع في تحديد وتطوير استراتيجيات لإدارة هذه الأحداث غير المؤكدة طوال دورة حياة المشروع.
لنفترض أنك تعمل كمدير مشروع لتشييد ناطحة سحاب جديدة، ويحدد الفريق أن موقع البناء يقع في منطقة تزداد فيها احتمالية حدوث فيضانات أثناء هطول الأمطار الغزيرة. بصفتك مديراً للمشروع، يجب عليك وضع استراتيجية في حالة حدوث فيضانات. قد تتضمن الاستراتيجية تركيب نظام تصريف للمساعدة في تجنب الفيضانات أثناء هطول الأمطار الغزيرة.
ما أهمية فهم المخاطر لمدراء المشاريع؟
بصفتك مدير مشروع، أنت قبطان سفينة مشروعك ويجب عليك الإبحار في مياه عدم اليقين والتغيير. يجب أن تكون على دراية بالمخاطر التي تنتظرك، لأنها يمكن أن تنجح رحلتك أو تحطمها.
من خلال فهم هذه المخاطر، يمكن لمديري المشاريع وضع خطة لتجنبها أو تقليل تأثيرها أو حتى تحويلها إلى فرص.
لنفترض أنك تقوم ببناء جسر، والمواد التي خططت لاستخدامها غير متوفرة أو أنها أصبحت باهظة الثمن. من خلال تحديد هذه المخاطر ووضع استراتيجية للتخفيف من هذه المخاطر، يمكنك إعادة التفاوض مع مورديك، أو البحث عن مواد بديلة أو حتى تعديل ميزانيتك.
لا تقتصر إدارة المخاطر على منع النتائج السلبية فحسب، بل يمكن أن تساعدك أيضاً على الاستفادة من الفرص. فمن خلال تحديد النتائج في وقت مبكر، يمكنك الاستفادة منها وتحقيق نتائج أفضل مما كان مخططاً له في الأصل.
وعلاوة على ذلك، فهي تساعدك على التواصل بشكل أكثر فعالية مع أصحاب المصلحة لديك. عندما تقوم بتحديد المخاطر وتحليلها ووضع خطة لمعالجة المخاطر، يمكنك أن تطمئن أصحاب المصلحة لديك بأنك على رأس الأمور ولديك خطة جاهزة. يساعد تخطيط المخاطر على بناء الثقة في مشروعك.
أنواع المخاطر الشائعة في إدارة المشاريع
سواء كنت مدير مشروع متمرسًا أو بدأت للتو، فإن فهم هذه المخاطر الشائعة مهم لضمان نجاح مشروعك.
المخاطر المالية
المخاطر المالية هي نوع من مخاطر المشروع تشمل كل ما يتعلق بالتكاليف والمال. يمكن أن يحدث هذا النوع من المخاطر عندما تتصاعد تكاليف المشروع، أو عندما يتم تجاوز الميزانيات، أو عندما تحدث تغييرات في الوضع المالي لأصحاب المصلحة. بعض الأسباب الشائعة للمخاطر المالية تشمل زحف النطاق والتضخم وسوء تخطيط الميزانية. ولإدارة المخاطر المالية بفعالية، يجب على مديري المشاريع إنشاء سجل للمخاطر المالية يحدد المخاطر المحتملة ثم وضع خطة للتخفيف من حدتها. يمكن أن يشمل تخطيط المخاطر المالية توضيح التوقعات مع أصحاب المصلحة وإعادة تقييم المخاطر التي من المرجح أن تحدث.
مخاطر الجدول الزمني
مخاطر الجدول الزمني هي نوع من مخاطر المشروع المرتبطة بالوقت. تحدث هذه المخاطر عندما تقع أحداث تؤثر على الجدول الزمني للمشروع ويمكن أن تتسبب في أن يستغرق المشروع وقتًا أطول مما كان مقررًا في الأصل.
تشمل الأسباب الشائعة لمخاطر الجدول الزمني ما يلي:
يحتاج أعضاء الفريق إلى الأداء الأمثل.
يجب أن يكون أصحاب المصلحة أكثر قابلية للوصول إليهم.
طلب تسليمات إضافية للمشروع.
لإدارة مخاطر الجدول الزمني، يجب على مديري المشاريع وضع خطة مفصلة للمشروع، ووضع جداول زمنية واقعية وإجراء مراقبة منتظمة للجدول الزمني. من المهم أيضاً أن تكون مستعداً لما هو غير متوقع، مثل الأوبئة أو غيرها من الأحداث التي يمكن أن تسبب التأخير.
مخاطر الأداء
مخاطر الأداء هي نوع من مخاطر المشروع التي تحدث عندما يكون من غير المحتمل أن يحقق المشروع النتائج المرجوة. يمكن أن تؤثر هذه المخاطر بشكل مباشر على نجاح الشركة بشكل عام ويمكن أن تؤدي إلى الحاجة إلى تمويل إضافي. تشمل الأسباب الشائعة لمخاطر الأداء الافتقار إلى التواصل الواضح، والتوقعات غير الواقعية، والمخرجات الإشكالية. يجب تنفيذ استراتيجيات تواصل فعّالة بين أصحاب المصلحة للكشف عن ثغرات الأداء قبل أن تتسبب في فشل المشروع.
المخاطر التشغيلية
المخاطر التشغيلية هي نوع من مخاطر المشروع التي تنشأ عن سوء التنفيذ ومشاكل العمليات في مختلف العمليات، مثل اقتناء أدوات العمل والإنتاج والتسويق والتوزيع وسلاسل التوريد. يمكن أن تؤثر هذه المخاطر على أداء المشروع ونتائجه. ويمكن أن يكون سببه ضعف التنسيق بين مختلف الأقسام، وعدم التواصل السليم بين أعضاء الفريق، وعدم كفاءة العمليات. يجب على مديري المشروع وضع إجراءات تشغيلية واضحة لإدارة المخاطر التشغيلية بفعالية، وإجراء مراقبة تشغيلية منتظمة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة أي مشاكل تشغيلية.
مخاطر السوق
مخاطر السوق هي نوع المخاطر التي تحدث عند تقلبات السوق. هناك نوعان من المخاطر في هذه الفئة: المخاطر المنهجية وغير المنهجية. المخاطر المنتظمة هي المخاطر الرئيسية التي تؤثر على جميع الاستثمارات، مثل ارتفاع أسعار السلع، في حين أن المخاطر غير المنتظمة تؤثر على عدد قليل من الاستثمارات، مثل مخاوف شركات معينة.
للتعامل مع مخاطر السوق، يجب عليك أولاً تحديد مصادر المخاطر وتحديد مدى تأثيرها على المشروع. يمكنك إنشاء خطة طوارئ كاملة بمجرد حصولك على هذه المعلومات.
المخاطر القانونية
مخاطر السوق هي نوع المخاطر التي تحدث عندما يتقلب السوق. هناك نوعان من المخاطر في هذه الفئة: المخاطر المنهجية وغير المنهجية. المخاطر المنتظمة هي المخاطر الرئيسية التي تؤثر على جميع الاستثمارات، مثل ارتفاع أسعار السلع، في حين أن المخاطر غير المنتظمة تؤثر على عدد قليل من الاستثمارات، مثل مخاوف شركات معينة.
للتعامل مع مخاطر السوق، يجب عليك أولاً تحديد مصادر المخاطر وتحديد مدى تأثيرها على المشروع. يمكنك إنشاء خطة طوارئ كاملة بمجرد حصولك على هذه المعلومات.
المخاطر القانونية
هناك مجموعة فريدة من المخاطر التي تنطوي عليها معظم مشاريع تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك مخاطر الأمن السيبراني، ومخاطر فقدان البيانات وسلامتها، ومخاطر التكامل. يمكن أن تضر هذه المخاطر الشائعة المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات بالمشروع، ولهذا السبب يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بهذه الأنواع الشائعة من مخاطر تكنولوجيا المعلومات.
مخاطر المخاطر الخارجية
تنشأ مخاطر الأخطار الخارجية من مصادر خارجية مثل الكوارث الطبيعية والأعمال الإرهابية والعوامل المجتمعية، والتي غالباً ما لا يمكن التنبؤ بها ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على المشروع.
وتشمل هذه المخاطر الأحداث المناخية القاسية والكوارث الطبيعية والتخريب أو التخريب والاضطرابات المدنية والإضرابات العمالية. يمكن أن تكون هذه المخاطر صعبة الإدارة بشكل خاص لأنها ليست تحت سيطرة فريق المشروع، ولكن يجب أخذها في الاعتبار والاستعداد لها قدر الإمكان لتقليل الأضرار التي يمكن أن تسببها للمشروع.
طرق التعامل مع المخاطر المختلفة في إدارة المشروع
هناك عدة طرق لتجنب المخاطر والتعامل معها في إدارة المشروع وهي كالتالي.
التحديد المبكر للمخاطر
لتجنب أي مخاطر والتعامل معها، يجب تحديدها في وقت مبكر؛ وهذا يعني أنه يجب على مديري المشروع مراقبة المشروع وبيئته باستمرار لتحديد المخاطر المحتملة قبل أن تصبح مشاكل.
يسمح هذا التحديد المبكر لمديري المشروع باتخاذ تدابير استباقية للتخفيف من تلك المخاطر أو تجنبها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة في المشروع.
وضع خطة لإدارة المخاطر
بمجرد تحديد المخاطر المحتملة، فإن الخطوة التالية هي إنشاء خطة لإدارة المخاطر. يجب أن توضح خطة إدارة المخاطر وسجل المخاطر بالتفصيل المخاطر التي تم تحديدها واحتمالية حدوثها والتأثير المحتمل على المشروع.
وينبغي أن تحدد أيضاً التدابير المحددة التي سيتم اتخاذها للتخفيف من المخاطر أو تجنبها. يجب مراجعة خطة إدارة المخاطر وتحديثها بانتظام عند تحديد مخاطر جديدة أو عند حدوث تغييرات في المشروع.
مراقبة المخاطر والسيطرة عليها
بمجرد وضع خطة إدارة المخاطر، يجب على مديري المشروع مراقبة المخاطر والتحكم فيها باستمرار. وتعني المراقبة مراقبة المخاطر المحددة واتخاذ إجراءات لتخفيفها أو تجنبها عند الضرورة. كما تعني أيضاً مراجعة خطة إدارة المخاطر وتحديثها حسب الضرورة بناءً على التغييرات في المشروع أو المخاطر الجديدة التي يتم تحديدها.
تحديد أولويات المخاطر
بعد تحديد المخاطر، من المهم تحديد أولوياتها حيث تريد معالجتها أولاً، والتي يمكن أن يكون لها تأثير أكبر على المشروع، وذلك حسب أهميتها بالنسبة للمشروع. من المهم ملاحظة أن بعض المخاطر قد تستغرق وقتاً أطول، بينما قد تتطلب مخاطر أخرى، مثل مخاطر التكلفة والمخاطر القانونية، اهتماماً فورياً. تساعد هذه الطريقة على تخصيص الموارد المحدودة بفعالية للتخفيف من المخاطر الكبيرة أولاً.
استخدام أدوات إدارة المخاطر
إذا كنت تتطلع إلى إدارة المخاطر أو تجنبها، فأنت بحاجة إلى استخدام أداة برمجية يمكن أن تساعدك على تحديد المخاطر وتقييمها وتتبعها. إحدى هذه الأدوات التي يتم استخدامها في كثير من الأحيان هي سجل المخاطر. بمساعدة سجل المخاطر، يمكن لمديري المشروع توثيق وتحليل وتتبع حالة المخاطر بمساعدة سجل المخاطر. بصرف النظر عن تتبع الحالة، يمكن لمديري المشروع أيضًا استخدامه لتحديث خطة إدارة المخاطر حسب الحاجة.
إلى جانب استخدام سجل المخاطر، يمكنك استخدام تقنيات مختلفة مثل تحليل SWOT والعصف الذهني الذي يمكن أن يساعدك على التخفيف من المخاطر في المشروع.
إنشاء خطة طوارئ
خطة الطوارئ هي مسار عمل يتم وضعه للتخفيف من تأثير المخاطر. إنها جزء أساسي من خطة إدارة المخاطر، والتي توفر طريقة للتعامل مع المخاطر عند حدوثها بحيث يمكن للمشروع أن يستمر. يمكن أن يشمل التخطيط للطوارئ تأمين الموارد أو جلب الخبرات أو تعديل نطاق المشروع أو الجدول الزمني. يجب أن يكون لدى كل مدير مشروع خطة طوارئ.
الخاتمة
خلاصة القول، إن تحديد المخاطر وإدارتها أمر بالغ الأهمية لإدارة المشروع. من الضروري فهم الأنواع المختلفة من المخاطر التي يمكن أن تحدث واستراتيجيات التعامل معها. وبهذه الطريقة، يمكن لمديري المشاريع زيادة فرص نجاح مشاريعهم.