أنواع التواصل المختلفة في إدارة المشاريع

في إدارة المشاريع، من المستحيل عدم المبالغة في أهمية التواصل الفعال. فقد فشلت بعض المشاريع نتيجة سوء التواصل ومشاكل التواصل.
من أجل سد هذه الفجوة، يجب على مديري المشاريع تطوير نظام تواصل فعال يسمح لهم بالتفاعل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والمنظمات الراعية والإدارة العليا وأي شخص آخر مشارك في المشروع. قد يؤدي فشل مدير المشروع في التواصل الفعال إلى العديد من التناقضات، وفي نهاية المطاف، فشل المشروع، وهو أمر غير مقبول بالنسبة لاحتياجات الشركة وأهدافها. علاوة على ذلك، من الضروري أن يتم إيصال المعلومات المناسبة إلى المتلقي المقصود.
أهمية التواصل الفعال في إدارة المشاريع
وبالتالي، فإن مديري المشاريع مسؤولون عن توجيه التواصل بطريقة مقبولة لضمان حصول الموظفين المعنيين على المعلومات اللازمة. ومن الجوانب المهمة الأخرى التي يجب تذكرها أن المعلومات المقدمة يجب أن تكون واضحة وموجزة ومفيدة. في بعض الحالات، قد تؤدي المعلومات الخاطئة إلى سوء الفهم أو قد يسيء المتلقي قراءتها، مما يؤدي إلى ضعف جودة العمل من جانب المتلقي.
مثال على ذلك: قد تكون المعلومات الموجهة إلى أصحاب المصلحة غير مقبولة أو غير فعالة بالنسبة لأعضاء فريق المشروع، وبالمثل، قد تكون المعلومات الموجهة إلى مسؤولي الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة غير فعالة أو غير مؤثرة بالنسبة لأعضاء فريق المشروع. قد يؤدي تقديم رسالة أو معلومات غير مناسبة إلى متلقٍ غير مناسب إلى فشل المتلقي في التعرف على الإشارات والمعلومات الأساسية الرئيسية أو معالجتها.
أنواع التواصل في إدارة المشاريع
1. التواصل التفاعلي
يمكن لجميع أصحاب المصلحة في المشروع المشاركة في الوقت الحقيقي باستخدام التواصل التفاعلي، وهو تواصل ناجح يسمح بالمشاركة في الوقت الحقيقي بين جميع أصحاب المصلحة. مؤتمرات الفيديو والدردشة المباشرة والمناقشات الهاتفية كلها أمثلة على أدوات التواصل التفاعلي التي تستحق الاستكشاف. تعد استراتيجية التواصل التفاعلي أكثر ملاءمة عند التعامل مع أصحاب المصلحة المنتشرين على مساحة جغرافية كبيرة.
ووفقًا للخبراء، فإن مؤتمرات الفيديو هي أكثر أشكال التواصل التفاعلي نجاحًا مقارنةً بالأشكال الأخرى. يجب على مديري المشروع اختيار قناة الاتصال التي سيتم استخدامها للتواصل مع مختلف أصحاب المصلحة خلال المشروع.
بشكل عام، يفضل مديرو المشاريع التواصل وجهاً لوجه لأنه يوفر لهم فرصاً أكبر لشرح حالة المشروع، بما في ذلك المخططات والتحليلات، وتلقي الملاحظات الفورية من أصحاب المصلحة، مما يتيح لهم تعديل خطط المشروع استجابةً لمدخلاتهم. عندما يتعذر على أحد أصحاب المصلحة المشاركة في مؤتمر الفيديو، يمكن لمدراء المشروع الاتصال به وتقديم المعلومات التي يحتاجها للمشاركة.
2. التواصل عن طريق الدفع
على عكس أنماط التواصل الأخرى، يتضمن هذا النمط نقل المعلومات إلى المستلمين ولا يستلزم استجابة فورية. قد يختار مديرو المشاريع استخدام وسيلة الاتصال هذه لتوفير محاضر الاجتماعات وغيرها من المعلومات الأساسية لأعضاء الفريق. كما يمكن للشركة التواصل مع أصحاب المصلحة من خلال توزيع بيان صحفي عبر هذه القناة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمديري المشاريع استخدام نهج الإشعارات الفورية لإرسال الفاكسات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات وتحديثات التقدم إلى أعضاء الفريق والعملاء. من الممكن ألا يتم فهم المعلومات المرسلة إلى المتلقي، وهو جانب سلبي لهذا النوع من التواصل. لا يتم استلام تأكيدات بأن الاتصال قد تم إرساله بنجاح إلى المستلم المقصود إلا من قبلهم.
3. التواصل بالسحب
كما يوحي الاسم، فإن هذا النمط من التواصل مناسب تمامًا للوصول إلى عدد كبير من الأشخاص الذين يرغبون في استهلاك المعلومات بالسرعة التي تناسبهم. ويحفظ مديرو المشروع هذه المعلومات في مستودع بيانات على خادم الشركة أو في مكان يمكن لأعضاء الفريق الآخرين أو أصحاب المصلحة الوصول إلى المعلومات. العروض التقديمية بالشرائح والمواد الدراسية وجلسات التدريب كلها طرق فعالة لنقل المعلومات. يمكن لمدراء المشاريع التفاعل مع بعضهم البعض باستخدام أي من الطرق المذكورة أعلاه. قبل اتخاذ قرار بشأن استراتيجية التواصل، يجب على مدراء المشاريع أن يأخذوا بعين الاعتبار جميع الخيارات المتاحة، بالإضافة إلى حجم الجمهور المستهدف وتوزيعه الجغرافي. هذه ليست سوى عدد قليل من القضايا التي يجب على مدراء المشاريع أخذها في الاعتبار عند اتخاذ قرار بشأن استراتيجية التواصل.
4. التواصل المتجاوب
لا يكتمل التواصل دون الإصغاء الفعّال، وهو أمر غالبًا ما يتم تجاهله. يعد الاستماع الفعال النشط أمرًا ضروريًا لأعضاء الفريق لاستيعاب مفهوم الاستماع إليهم وفهم ما قالوه أو كتبوه أو قدموه. تُستخدم مجموعة متنوعة من الأساليب لتقديم الملاحظات. تُظهر الطريقة التي تتصرف بها شخصيًا مدى تركيزك، في حين أن الاستفسارات والردود السريعة تشير إلى أنك قد استوعبت المادة. يتلقى أعضاء الفريق الآخرون تأكيدًا على أن اتصالاتهم قد تم استلامها واستيعابها من خلال الردود عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية والملاحظات.
5. التواصل الكتابي
يمكن نسخ المعلومات المكتوبة وإرسالها إلى جميع أعضاء الفريق. يجب تدوين كل شيء، من المواعيد النهائية إلى سياسة الشركة والعمليات التجارية. إذا كان أعضاء فريقك منتشرين عبر مناطق زمنية متعددة، فإن تلقي رسائل البريد الإلكتروني يوصل المعلومات الهامة بشكل فعال. يجب عدم إثقال كاهل الأعضاء بالمعلومات؛ وبدلاً من ذلك، يجب إعطاء الأولوية للمعلومات التي يحتاجونها. إبعاد مديري المشروع عن الارتباك بسبب المواد الدخيلة. الوضوح ضروري لتوفير الحقائق الدقيقة والمعلومات المفيدة للجمهور المستهدف.
6. التواصل الإلكتروني
بالإضافة إلى الكلمات والتعليمات المضمنة في رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك استخدام الأدوات التقنية لتسهيل التواصل السريع والفعال بين الأطراف. عندما تكون شركتك موزعة في العديد من المواقع وقد يستفيد الأفراد من جلسات العصف الذهني أو جلسات الأسئلة والأجوبة، فإن الاجتماعات عبر الفيديو تعد خيارًا جيدًا. ولتزويد أعضاء الفريق بعروض تقديمية أكثر تفصيلاً، يمكنك إرفاق جداول البيانات ومواد الفيديو برسائلك الإلكترونية.
قد تستخدم المواقع الإلكترونية الداخلية الإنترنت لإرسال المعلومات والتحديثات إلى المشاركين في المشروع في أي وقت ومن أي مكان. يعد الموقع الإلكتروني مورداً رائعاً لأنه يسمح لجميع أعضاء الفريق بتتبع التقدم المحرز في المشروع، حتى في المناطق التي لن يشاركوا فيها مباشرة في العمل.
7. التواصل وجهاً لوجه
تعتبر الاجتماعات مفيدة للأشخاص الذين لديهم أهداف ويريدون التأكد من أن الجميع يسمع نفس الرسالة. تمكن هذه الندوات المشاركين من العمل معًا ومشاركة أفكارهم بشكل طبيعي. يحسّن التعاون مع الفرق الأخرى من الروح المعنوية ويمكن أن يساعد الفريق في تحقيق المزيد من الابتكار والشغف بهدفه.
من خلال التحدث مباشرةً مع أحد أعضاء الفريق، ستتمكن من قياس مشاعرهم والتأكد من أنهم تلقوا رسالتك. إذا كنت تريد التأكد من وصول الرسالة إلى جميع المشاركين في المشروع، فمن واجبك التأكد من وصولها إليهم.
8. الاتصالات المتزامنة
عندما تتواصل جميع الأطراف في نفس اللحظة، يُقال إن الاتصال متزامن. بفضل التقدم في تكنولوجيا الاتصالات، يمكن لفرق إدارة مشاريع البناء الآن العمل من أي مكان على وجه الأرض. ومع ذلك، نظرًا لأن الغالبية العظمى من الأشخاص يعملون على مدار اليوم، فمن الصعب تحقيق التفاعلات المتزامنة عبر المناطق الزمنية.
ويمكن أن تكون مفيدة في بعض الحالات، مثل عند بدء العمل في اليوم التالي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأشخاص الذين يطلبون المساعدة من آسيا مواصلة العمل طوال ساعات العمل المعتادة بينما ينام الآخرون في أمريكا الشمالية. تُعد المكالمة الجماعية عبر الهاتف أو باستخدام Skype مثالاً على هذا النوع من التواصل.
راجع أيضًا: ما هو صاحب المصلحة في إدارة المشاريع؟
الخلاصة
بالإضافة إلى أنواع التواصل في إدارة المشاريع المشار إليها أعلاه، يمكن لمدير المشروع استخدام أي طريقة تناسب الاحتياجات المحددة لأعضاء فريقه. ببساطة، يجب عليهم التأكد من نشر المعلومات لجميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. في سبوتو، ندرك أهمية تصميم أساليب التواصل لتلبية الاحتياجات المتنوعة لفرق المشروع. تغطي دوراتنا التدريبية منهجيات إدارة المشاريع المختلفة وتقنيات التواصل وتوفر رؤى عملية لتكييف هذه الأساليب بفعالية مع متطلبات المشروع المحددة. انضم إلى “سبوتو” اليوم لاكتساب المهارات والمعرفة اللازمة للتغلب على تحديات التواصل في المشاريع بنجاح. لا تفوّت فرصة تعزيز خبراتك في إدارة المشاريع من خلال دورة شاملة في إدارة المشاريع!