إذا كنت جزءًا من فريق إدارة المشروع، فربما تعرف بالفعل أن عناصر المشروع مهمة جدًا لإكماله بكفاءة. إذن، ما هي هذه العناصر بالضبط؟ حسنًا، يسميها المحترفون عناصر المشروع. تضمن هذه المكونات أن يعمل المشروع ضمن ميزانيته المحددة. كما أنها تسمح بفهم مشترك لغرضه وأهدافه وتفاصيله.
يجب أن تتعرف على هذه القطع الأثرية للمشروع إذا كنت ترغب في تحسين كفاءة وفعالية المشاريع التي تنجزها مع فريقك. سنناقش الأنواع المختلفة من القطع الأثرية لإدارة المشاريع في هذه المقالة وسنقدم أيضًا رؤى حول هذه القطع الأثرية.
تعريف القطع الأثرية لإدارة المشاريع
قطعة أثرية لإدارة المشروع هي الوثائق التي تنتجها شركة معينة لتحديد ودعم عملية المشروع. تتعلق هذه القطع الأثرية بإدارة المشروع وتشمل ما يلي: الوثائق المخرجات المخرجات المخرجات مخرجات محددة الأهداف الأهداف القوالب
تساعد أدوات إدارة المشاريع على مواءمة المشاريع مع أهداف مؤسسة معينة. كما أنها تلبي احتياجات أصحاب المصلحة وتحدد توقعات فريق معين.
أنواع مختلفة من أدوات إدارة المشاريع
قد تفكر في العديد من أدوات إدارة المشروع عند التخطيط لمشروع ما. أكثرها شيوعًا هي:
القطع الأثرية الاستراتيجية
هذه القطع الأثرية مسؤولة عن تضمين الوثائق المتعلقة ببدء مشروع معين. وغالبًا ما تشكل الخطوة الأولى للمشروع لأنها تساعد في توجيه عمل الفريق للمضي قدمًا. أفضل جزء في القطع الأثرية الاستراتيجية هو أنها تظل كما هي طوال المشروع بأكمله.
تشمل أدوات الاستراتيجية الشائعة ما يلي: مقترحات المشروع مواثيق المشروع مواثيق المشروع بيانات الرؤية خرائط الطريق
اقرأ المزيد:ما هو ميثاق المشروع؟
خطة التواصل
يقوم الفريق الفعال الذي يعمل على مشروع معين بإنشاء خطة تواصل. وهذا يساعدهم على الاتفاق على الطرق المثلى لنقل المعلومات المهمة المتعلقة بالمشروع نفسه.
على سبيل المثال، يمكن لأعضاء الفريق وضع استراتيجيات للتواصل حول مراجعات المستندات والاجتماعات والمشكلات والوصول إلى النواتج وأخيراً حالة مشروع معين. يقوم الفريق بإنشاء خطة التواصل الخاصة به في بداية المشروع.
راجع أيضًا:ما هي إدارة اتصالات المشروع؟
السجلات والسجلات
غالبًا ما تسمى هذه القطع الأثرية بسجلات مداهمة إدارة المشروع. وهي تتضمن تحليل الغارة الذي يشهد على أن أعضاء الفريق يقومون بتحليل الأمور يومياً. وهذا يساعدهم على قياس عملية مشروع معين وتحديد مهامهم لأي يوم عمل محدد.
وغالباً ما تتضمن السجلات والسجلات سجلات المخاطر سجلات الافتراضات سجلات أصحاب المصلحة المتراكمة سجلات أصحاب المصلحة
اقرأ أيضًا: ما هي الأعمال المتراكمة للمنتج؟
مواصفات الإصدار
غالبًا ما يستخدم فريق المشروع مواصفات الإصدار لاختبار المواد الخام المختلفة والوحدات قيد التطوير وأنواع أخرى من المنتجات النهائية. تسمح هذه المواصفات لنفس الفريق بقياس أداء منتج معين قبل استخدامه أو إصداره.
تتضمن مواصفات الإصدار أيضًا بيانات الرؤية ومعايير التقييم المختلفة. وغالباً ما تتضمن بيانات الرؤية العقد المبرم بين مطور الشركة والمشتري. أما معايير التقييم، من ناحية أخرى، فتشير إلى المتطلبات التي قد تستخدمها إدارة معينة لتحديد ما إذا كان مشروع معين قد حقق أهدافه الخاصة.
الخطط العامة
يضع معظم المدراء هذه الخطط لتحديد كيفية ضمان تقدم مشروع معين وكفاءته. وقد تتضمن هذه الأداة عناصر نصية ومرئية على حد سواء. علاوة على ذلك، قد ترتبط العديد من الوثائق بالخطط العامة.
قد تصادف العديد من الخطط العامة المتعلقة بالإصدارات اللوجستية جودة الإصدارات اللوجستية إدارة النطاق التكرار والاختبارات
التقارير
غالبًا ما تتضمن إدارة المشروع في مختلف الصناعات والشركات سلسلة من التقارير. تغطي معظم هذه التقارير الجودة والمخاطر وتحديثات حالة مشروع معين. تعد السجلات الرسمية لاستخدام أصحاب المصلحة جزءًا آخر من الوثائق التي قد يدرجها المديرون في هذه الفئة من أدوات إدارة المشروع.
مخططات التسلسل الهرمي
تصف هذه القطع الأثرية للإدارة العلاقات بين الأجزاء المختلفة لمشروع معين. وتتضمن هذه الأقسام العديد من الهياكل التفصيلية للمؤسسة وعمليات عملها ومنتجاتها ومخاطرها.
في معظم الأحيان، قد يقوم المدير بإنشاء إصدارات مختلفة من التقسيمات بوتيرة سريعة أو أبطأ، اعتمادًا على المشروع. وقد يختارون أيضًا حذف بعض المخططات التسلسلية الهرمية. على عكس المهندسين المعماريين الآخرين، غالبًا ما تحتاج المخططات التسلسلية إلى تحديثات متكررة.
البيانات والمعلومات المرئية
لا تعتبر هذه الفئة جزءاً من المستند التقليدي. قد يشمل ذلك لوحات المعلومات المختلفة، ومخططات التدفق، ومخططات السرعة، ومصفوفات تتبع المتطلبات. كما يمكن أن تسهل مصادر البيانات المرئية على فريق إدارة المشروع فهم المعلومات المتعلقة بالخطة. يكون مدير المشروع مسؤولاً عن إنشاء مصادر المعلومات المرئية بعد عملية تحليل البيانات. يمكن للمدراء أيضاً استخدام أدوات مختلفة لتحديثها تلقائياً.
خطوط الأساس
تمثل هذه القطع الأثرية لإدارة المشروع الإصدارات المعتمدة من الخطة المحددة. ومن الأمثلة الشائعة على خطوط الأساس هذه الميزانيات خطوط أساس النطاق جداول المراحل الرئيسية قياس الأداء
يكون المدير مسؤولاً عن إنشاء وتحديث خطوط الأساس طوال مدة مشروع معين.
الاتفاقيات والعقود
هذه وثائق ملزمة قانوناً تنطبق على مشروع معين. قد تتضمن بعض المشاريع عقوداً. بينما قد لا تتطلب بعض المشاريع الأخرى استخدام هذه المستندات. وتشمل بعض الاتفاقيات الشائعة عقود السعر الثابت عقود السعر الثابت عقود الوقت والمواد عقود سداد التكاليف
راجع أيضًا:ثلاث قطع أثرية لسكروم
أهمية القطع الأثرية لإدارة المشروع
تساعد القطع الأثرية لإدارة المشاريع دائمًا على زيادة كفاءة المشاريع داخل المنظمة. تشرح النقاط التالية أهمية هذه القطع الأثرية: توثق القطع الأثرية للمشروع جميع أهداف المشروع والمخرجات. تضمن هذه القطع الأثرية إكمال المشروع وإنجازه بكفاءة من خلال استراتيجيات تخطيط فعالة. يستخدم مديرو المشاريع أدوات إدارة المشروع لتقييم تطور مشروع معين وتحديث الخطط إذا لزم الأمر. فهي تسهل التواصل بين جميع أصحاب المصلحة المعنيين. تساعد أدوات المشروع مدير المشروع على التعامل مع المخاطر المختلفة خلال مشروع معين. كما أنها تساعد في تخطيط الموارد وتخصيصها. وتساعد أدوات المشروع على جعل المشروع المحدد قابلاً للتتبع والتعقب. تساعد القطع الأثرية في إدارة المشروع أيضًا مديري المشاريع على دمج جميع التغييرات اللازمة.
الخاتمة
أنت تعرف الآن بالفعل أهمية القطع الأثرية لإدارة المشروع وسبب أهميتها في جميع المؤسسات والصناعات. ومع ذلك، يجب أن تعرف أيضًا كيفية تنفيذها بكفاءة لإكمال المشروع في الوقت المحدد. لهذا، يجب أن تكون على دراية جيدة بكل مصطلحات إدارة المشاريع. ننصحك بالالتحاق بدورات إدارة المشاريع التي تقدمها سبوتو لمعرفة المزيد عن هذا المفهوم.
يمكنك محاولة حضور الدورة التدريبية لشهادة PMP® لتغطية الاتجاهات الجديدة والكفاءات الأساسية والممارسات في إدارة المشاريع. لذا، انطلق وانضم إلى هذه الدورات الخاصة وتأكد من استخدامك لمصطلحات إدارة المشاريع بالطريقة الصحيحة في المؤسسة.
أنواع أدوات إدارة المشاريع
About the Author
