أكثر 3 تنسيقات شائعة لإنشاء الجدول الزمني للمشروع

ينص التدريب على شهادة PMP على أن مجال معرفة إدارة الوقت يتناول العلاقة بين الأنشطة وأوقات بدايتها ونهايتها والجدول الزمني للمشروع بشكل عام ويضمن إنجاز كل نشاط من أنشطة المشروع في الوقت المناسب. لذلك أثناء تطبيق إدارة الوقت، يجب تحديد أنشطة المشروع، وتحديد العلاقة المتبادلة بينها، وإنشاء مخطط شبكي وتحليل شبكة الجدول الزمني.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على برنامج إدارة المشاريع.
في عملية تطوير الجدول الزمني، وهي العملية السادسة في هذا المجال المعرفي، يتم جمع المعلومات المتراكمة خلال العمليات السابقة وإكمال الجدول الزمني العام للمشروع. يتضمن ذلك تواريخ بداية ونهاية كل نشاط فردي في المشروع. لذلك يمكننا القول، كما قيل أيضًا في دورة PMP عبر الإنترنت، أن الجدول الزمني للمشروع هو النتيجة النهائية لتحليل شبكة الجدول الزمني وجميع عمليات التخطيط السابقة.
في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة مفصلة على تقنيات جدولة المشروع وعملية جدولة المشروع وأمثلة على جدول المشروع.
ما هو الهدف؟
يُظهر جدول المشروع أي نشاط من أنشطة المشروع سيبدأ وينتهي في أي وقت، ومن سيقوم بأداء أي نشاط، وأي نشاط يعتمد على أي نشاط، إلخ. يمكن تحديد المدة الإجمالية للمشروع بعد الانتهاء من وضع الجدول الزمني للمشروع.
يمكن عرض جدول المشروع مع التبعيات أو بدونها. على سبيل المثال، لنفترض أن اختبار أحد أنشطة المشروع يعتمد على الانتهاء من تطوير النشاط المتعلق بالنشاط المعني أولاً. ولكن، قد يظهر جدول المشروع هذه التبعية وقد لا يظهرها. ومع ذلك، فإن هذه الأنواع من العلاقات في مخطط الشبكة ستؤثر وتحدد تواريخ البدء والانتهاء لكل نشاط ويجب أن يظهر جدول المشروع هذه التواريخ على التوالي.
3 تنسيقات شائعة
يتم تمثيل الجدول الزمني للمشروع في 3 تنسيقات شائعة في المشروع.
تنسيق الجدول الزمني للمشروع رقم 1: مخطط الشبكة
تصور المخططات الشبكية أنشطة المشروع في مربعات تحتوي على معرّفات الأنشطة وتظهر العلاقة المتبادلة بين الأنشطة باستخدام الأسهم. تشير المخططات الشبكية إلى ما إذا كان نشاط ما سيبدأ في وقت مبكر أو متأخر أو في نفس الوقت مع نشاط مختلف.
تنسيق الجدول الزمني للمشروع رقم 2: المخططات المرحلية
تُظهر المخططات المرحلية التواريخ الحرجة للمشروع على جدول زمني. المعالم الرئيسية ليس لها مدة زمنية وتمثل فقط لحظة محددة ومهمة في المشروع. بشكل عام، لا تحتوي المعالم البارزة على مُعيّن أيضًا.
كما ترى في هذا المثال، هناك 7 معالم رئيسية لمشروع البرنامج هذا. بداية المشروع، والانتهاء من جمع المتطلبات، والانتهاء من التصميم، والانتهاء من الترميز، والانتهاء من الاختبار، والانتهاء من التنفيذ، والانتهاء من المشروع. في مشروع البرمجيات، سيكون هناك العديد من أنشطة المشروع التي يجب إكمالها، ولكن كما ترى، يعرض مخطط المعالم فقط 7 خطوات رئيسية للمشروع وتواريخ هذه المعالم أيضاً.
تنسيق الجدول الزمني للمشروع رقم 3: المخططات الشريطية أو مخططات جانت
تشبه المخططات المرحلية المخططات الشريطية أو مخططات جانت، والفرق الوحيد هو أن المخططات المرحلية تعرض فقط الأحداث المهمة للمشروع. تعرض المخططات الشريطية أو مخططات جانت معرّف النشاط واسم النشاط ومدته وتواريخ البدء والانتهاء لأنشطة المشروع في قائمة. في هذا المثال، هناك 10 أنشطة مشروع كما ترى ومدتها وتواريخ بدايتها ونهايتها مدرجة في المخطط على التوالي.
مخططات جانت هي أدوات تخطيط ضعيفة. لأنها خاصة بالأنشطة ولا تُظهر العلاقة بين الأنشطة أو المسار الحرج للمشروع كما تفعل المخططات الشبكية.
تعتبر مخططات جانت فعالة في إعداد التقارير والتحكم في التقدم المحرز. على سبيل المثال، من أجل إظهار الأنشطة التي تم إنجازها، والأنشطة قيد التنفيذ والأنشطة المتبقية التي يجب إكمالها يمكن إدراجها باستخدام مخططات جانت. يمكن لفريق المشروع رؤية تواريخ بداية ونهاية كل نشاط من مخططات جانت أيضًا.
ما هي مزايا تنسيقات جداول المشروع المختلفة؟
لقد رأينا 3 أنواع من تقارير الجدول الزمني للمشروع. ولكن ما هو التنسيق المفيد عندما؟ تُظهر المخططات الشبكية المسار الحرج للمشروع وترابط الأنشطة مع بعضها البعض. لذلك، إذا كنت ترغب في التأكيد على ذلك، فإن مخطط الشبكة سيكون خياراً جيداً. تُظهر المخططات المرحلية اللحظات الحرجة للمشروع فقط. لذلك، إذا كنت تقوم بإعداد تقرير للإدارة العليا، فستكون المعلومات عالية المستوى أكثر ملاءمة لهم بدلاً من تفاصيل النشاط حسب النشاط. تُستخدم مخططات جانت لتتبع التقدم المحرز وإعداد التقارير للفريق. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في عرض الأنشطة المكتملة أو الأنشطة قيد التنفيذ أو أنشطة الأسابيع القادمة وما إلى ذلك، فستكون مخططات جانت خيارًا أفضل لهذا النوع من التقارير.
باختصار، تحتاج إلى استخدام الشكل المناسب لإعداد التقارير اعتمادًا على أصحاب المصلحة الذين ستقوم بإعداد التقارير عنهم وما ستقدمه من تقارير.