أفضل 8 أدوات PMP التي يجب على كل مدير مشروع استخدامها في عام 2024

شهادة إدارة المشاريع الاحترافية (PMP) هي شهادة معتمدة في إدارة المشاريع معترف بها ومحترمة في جميع أنحاء العالم. وهي تزود مديري المشاريع بالمعرفة والمهارات التي يحتاجون إليها لإدارة المشاريع بفعالية من البداية إلى النهاية. تعد أدوات وتقنيات PMP ضرورية لإدارة المشاريع بفعالية.
تساعد أدوات واستراتيجيات PMP مديري المشاريع على التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم في المشاريع بشكل فعال. في هذا المنشور، سنلقي نظرة على بعض أدوات PMP الأكثر استخدامًا، بالإضافة إلى فوائدها وتطبيقاتها في إدارة المشاريع. ستقدم هذه المقالة رؤى حيوية حول أدوات وتقنيات PMP الأساسية اللازمة لإدارة المشاريع الناجحة، سواء كنت مبتدئًا أو محترفًا متمرسًا. يمكن أن تساعدك فصول إدارة المشاريع عبر الإنترنت إذا كنت مدير مشروع طموحًا في تعلم أدوات وتقنيات PMP من خلال تدريبك على أطر إدارة المشاريع.
أفضل أدوات PMP
تُستخدم أدوات إدارة المشاريع الاحترافية (PMPs) للمساعدة في التخطيط للمشاريع وتنفيذها وإدارتها بكفاءة وفعالية وشفافية أكبر. تعرف على جميع أدوات إدارة المشاريع الاحترافية مع SPOTO، التي تقدم لك أفضل الدورات التدريبية لتصبح مدير مشروع محترفًا، بالإضافة إلى تدريب الشركات على إدارة المشاريع الاحترافية لتصبح مدير مشروع استثنائيًا.
فيما يلي أدوات PMP الشائعة التي يستخدمها المحترفون والمؤسسات:
1. تريلو
Trello هي أداة لإدارة المشاريع أصبحت شائعة بشكل متزايد بسبب سهولة استخدامها وبساطتها وقدرتها على التكيف. إنها حل شائع لإدارة المشاريع عبر الويب لإدارة المشاريع بصريًا. تساعد المستخدمين على تنظيم أعمالهم وتحديد أولوياتها من خلال استخدام نظام من اللوحات والقوائم والبطاقات.
سمات:
الواجهة سهلة الاستخدام والتعلم.
يمكن إدارة المهام والمشاريع بصريًا باستخدام اللوحات والقوائم والبطاقات.
تتيح منصة العمل التعاونية للفرق التفاعل والتواصل بكفاءة.
تذكيرات وإشعارات عبر البريد الإلكتروني.
الاتصال بالبرامج الإضافية مثل Microsoft Teams، وSlack، وGoogle Drive.
تعيين مهام محددة لأعضاء الفريق.
الايجابيات
متوفر على مجموعة متنوعة من الأجهزة والمنصات.
يسمح بإدارة المشاريع بصريًا ومرنة.
تصبح تفاصيل المشروع، بما في ذلك تاريخ الموعد النهائي وتعليقات الفريق، مرئية على الفور عند الوصول إلى لوحتك.
يساعد في تحديد أولويات العمل وتتبع التقدم.
سلبيات
قدرات إعداد التقارير والتحليلات محدودة.
إمكانيات تخصيص القالب وسير العمل محدودة.
إنشاء التقارير ليس خيارًا في Trello.
يكلف
يتوفر Trello في إصدارين مجاني ومميز. يقدم Trello خططًا مدفوعة تبدأ من 5 دولارات أمريكية للفرق الصغيرة التي تحتاج إلى توسيع نطاق التعاون وإدارة العمل. تبدأ الخطة المميزة من 10 دولارات للفرق التي يجب أن تتابع وتتصور مجموعة متنوعة من المشاريع باستخدام اللوحات والجداول الزمنية والتقويمات وما إلى ذلك. تبدأ خطط Enterprise من 10 دولارات للمؤسسات التي يجب أن تربط العمل بين الفرق بأمان وضوابط أكبر.
المنصات
تطبيقات الجوال: أندرويد، IOS
أنظمة التشغيل: ويندوز، ماك
ملحقات المتصفح: Google Chrome، Safari، و Mozilla Firefox.
2. أسانا
تم تصميم أداة Asana لدعم التعاون والتنظيم بين الفرق. وهي عبارة عن برنامج قائم على السحابة، وبالتالي يمكن لأي شخص لديه اتصال بالإنترنت الوصول إليها من أي مكان. وتُعد الأداة مفيدة بشكل خاص لأساليب إدارة المشاريع الرشيقة مثل Scrum أو Kanban، حيث يتعين على الفرق الاستجابة بسرعة للمتطلبات والأولويات المتغيرة.
سمات
توفر Asana قوالب قابلة للتخصيص لمجموعة متنوعة من أنواع المشاريع والصناعات.
يوفر أدوات لمشاركة الملفات، والجداول الزمنية للمشروع، والتواصل بين الفريق.
يمكن للمستخدمين إنشاء المشاريع وتعيينها، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع التقدم.
يتم استخدام الجداول الزمنية والمواعيد النهائية لتنظيم المهام والمشاريع.
الايجابيات
يساعد في تقدم المشروع وتتبع الجدول الزمني.
تقوم Asana بإنشاء قوائم مهام يمكنها إدارة مشاريع بأكملها.
تجعل Asana عملية تفويض المهام وتعيينها أمرًا بسيطًا.
يوفر لأعضاء الفريق مساحة عمل تعاونية.
سلبيات
الأداة تفتقر إلى ميزات أمان واضحة.
عند مقارنته ببرامج إدارة المشاريع المتخصصة، يفتقر Asana إلى ميزات إدارة المشاريع الشاملة.
عرض كانبان محدود.
يكلف
توفر Asana أربع خطط أسعار بناءً على احتياجات المؤسسة. وكانت خطط أسعار Asana على النحو التالي:
الخطة الأساسية: مجانية للأفراد الذين يبدأون للتو في إدارة المشاريع.
الخطة المميزة: تبلغ تكلفة هذا الاشتراك 10.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم وتتضمن ميزات متقدمة مثل الجداول الزمنية والنماذج والحقول المخصصة وتبعيات المهام.
خطة الأعمال: تبلغ تكلفة هذه الخطة 24.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم وتحتوي على جميع إمكانيات الخطة المتميزة، بالإضافة إلى المحافظ وإدارة المهام والتكاملات المتقدمة.
خطة المؤسسة: هذه الخطة مخصصة للمؤسسات التي تتطلب رؤية مركزية وتحكمًا ودعمًا. السعر متاح عند الطلب.
المنصات:
نظام تشغيل الجهاز المحمول: Android و IOS
التطبيقات: تطبيق Asana للجوال، وتطبيق Asana لسطح المكتب لنظامي التشغيل Windows وMac
متصفحات الويب: Chrome، Mozilla Firefox، و Safari.
3. وريك
Wrike عبارة عن منصة لإدارة المشاريع تعتمد على السحابة وتتيح للفرق من جميع الأحجام ومن جميع الصناعات إدارة المشاريع بكفاءة وفعالية أكبر. وهي توفر مجموعة واسعة من الميزات والوظائف القابلة للتخصيص لتلبية الاحتياجات المحددة لمختلف المشاريع والفرق.
سمات:
سير العمل التي يمكن تخصيصها باستخدام القوالب والنماذج والأتمتة.
واجهة سهلة الاستخدام.
الاتصال بمنصات الطرف الثالث المعروفة مثل Salesforce وJIRA وSlack.
تتبع الوقت، ومنظور عبء العمل، ومخططات جانت لإدارة المهام والمشاريع.
الايجابيات
يتم توفير لوحات معلومات وتقارير قابلة للتخصيص لمراقبة حالة المشروع وتحديد الصعوبات المحتملة.
لديه تكامل مع برامج إدارة المشاريع المختلفة مثل Microsoft Office وSalesforce وGoogle Drive.
إنشاء تقارير شاملة وآلية.
مشاركة الملفات والتعليق عليها وتعيين المهام تساعد أعضاء فريق المشروع على التعاون والتواصل.
يمكن لفريق مكون من خمسة أشخاص استخدامه مجانًا.
سلبيات
قد يجد بعض المستخدمين واجهة Wrike مربكة.
خيارات التخصيص في Wrike محدودة.
يمكن أن تكون أسعار Wrike باهظة الثمن بالنسبة للشركات الصغيرة.
يكلف
يختلف سعر أداة Wrike وفقًا للحزمة والميزات المختارة. الخطط العديدة المتاحة هي كما يلي.
مجانًا: 0 دولارًا للفرق التي بدأت للتو.
خطة الفريق: 9.80 دولارًا شهريًا للفرق المتنامية.
الأعمال: 24.80 دولارًا أمريكيًا شهريًا لجميع الفرق عبر المؤسسة.
المؤسسة: بالنسبة للفرق الكبيرة، اتصل بـ Wrike مباشرةً للحصول على تفاصيل السعر.
Pinnacle: للفرق ذات احتياجات العمل المعقدة. اتصل بـ Wrike مباشرةً للحصول على تفاصيل الأسعار.
المنصات
تطبيقات سطح المكتب لنظامي التشغيل Windows وMac.
تطبيقات الهاتف المحمول لأجهزة iOS و Android.
منصة تعتمد على الويب ويمكن الوصول إليها عبر متصفح الويب.
4. بايمو
Paymo هو تطبيق لإدارة المشاريع يهدف إلى مساعدة المؤسسات في إدارة مشاريعها ومهامها وفرقها بنجاح. إنه أحد أكثر أدوات إدارة المشاريع استخدامًا على نطاق واسع في مجال الأعمال، حيث يفضله مديرو المشاريع لسهولة استخدامه وميزاته القوية وتكلفته المنخفضة.
سمات
واجهة متعددة اللغات، متوفرة بـ 23 لغة.
تتبع الوقت
إدارة الملفات
القدرة على إعداد الفواتير وإدارة التكاليف لتبسيط تمويل المشاريع
جدولة الموارد
الايجابيات
أدوات فعالة للتعاون الجماعي
واجهة سهلة الاستخدام
ميزات قوية لضبط الوقت والفواتير
تقارير قابلة للتخصيص لتحليل البيانات والرؤى
سلبيات
التكاملات محدودة مقارنة بحلول إدارة المشاريع الأخرى
بالنسبة للمستخدمين الجدد، قد تكون واجهة المستخدم مربكة ومربكة
وظائف التطبيق المحمول محدودة
يكلف
وفيما يلي خطط التسعير المختلفة:
مجانًا: 0 دولار للأدوات الأساسية لأدوات الأعمال
المبتدئ: 4.95 دولارًا أمريكيًا شهريًا للعاملين المستقلين
مكتب صغير: 9.95 دولارًا أمريكيًا شهريًا للفرق والأقسام الصغيرة
الأعمال: 20.79 دولارًا أمريكيًا شهريًا للفرق المتوسطة والكبيرة
المنصات
تطبيقات Paymo المحمولة متاحة لكل من Android و IOS
يوجد أيضًا تطبيق سطح مكتب لنظامي التشغيل Windows وmacOS وLinux
5. جيرا
Jira هي أداة لإدارة المشاريع للتخطيط والمتابعة وإدارة المشاريع. وهي تحظى بشعبية كبيرة في قطاع تطوير البرمجيات، ومع ذلك يمكن استخدامها في أي ظرف من ظروف إدارة المشاريع.
سمات:
تطبيقات الجوال
تقارير ولوحات معلومات قابلة للتخصيص
سير عمل قابلة للتخصيص
تتبع الوقت وتقديره
الايجابيات
يسمح بتتبع تقدم المشروع وتحديثات الحالة في الوقت الفعلي
لوحات معلومات وتقارير قابلة للتخصيص متاحة لتصور البيانات وتحليلها
يتكامل مع أدوات وبرامج أخرى لتوفير إدارة سير العمل المستمرة
يوفر منصة مركزية لتتبع المشاريع وإعداد التقارير عنها
يساعد في إدارة المشاريع ذات المهام والفرق المتعددة
سلبيات
التكلفة العالية للإصدار كامل الميزات، والتي قد لا تكون مبررة للشركات الصغيرة.
ميزات إعداد التقارير والتحليلات لها رؤية ومرونة محدودة
إمكانيات تخصيص سير عمل المشروع محدودة
مشاكل التكامل مع الأدوات والأنظمة الأخرى
يكلف
فيما يلي خطط التسعير لأداة Jira في PMP:
الخطة المجانية: 0 دولار للأفراد الذين لديهم اشتراك شهري فقط.
الخطة القياسية: 7.75 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
الخطة المميزة: 15.25 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا
خطة المؤسسة: يتم تحصيل الرسوم منها على أساس سنوي. 134500 دولار أمريكي لعدد أدنى من المستخدمين يبلغ 801 مستخدم.
المنصات
تطبيقات الهاتف المحمول: توفر Jira تطبيقات للأجهزة المحمولة بنظامي التشغيل iOS وAndroid.
تطبيقات سطح المكتب: توفر Jira تطبيقات سطح المكتب لنظامي التشغيل Windows وMac OS X.
متصفح الويب: Google Chrome، وMozilla Firefox، وMicrosoft Edge، وSafari هي مجرد أمثلة قليلة على متصفحات الويب التي يمكن استخدامها لزيارة Jira.
6. المعسكر الأساسي
Basecamp هو حل لإدارة المشاريع يساعد في التخلص من التعقيد من خلال تنظيم كل شيء في مكان واحد. يستخدم مديرو المشاريع والفرق في جميع أنحاء العالم Basecamp لتحسين الاتصال وتبسيط العمليات وضمان نجاح المشروع. إنه برنامج قائم على الويب يعمل كمنصة اتصال تعاونية لأعضاء الفريق.
سمات
قوائم المهام لإدارة المهام
قوالب المشروع
تطبيقات الجوال
التواصل والتعاون مع أعضاء الفريق
تقويم مشترك لجدولة ومراقبة مواعيد الاستحقاق
الايجابيات
Basecamp هو تطبيق مشهور لإدارة المشاريع يتمتع بسمعة طيبة
الواجهة بسيطة وسهلة الاستخدام
منصة لإدارة المشاريع المركزية.
تطبيق جوال لإدارة المشاريع أثناء التنقل
تحليلات متقدمة وإعداد تقارير للمشاريع
القدرة على مشاركة الملفات وتخزينها
سلبيات
لا توجد وظيفة مدمجة لتتبع الوقت
بالنسبة للشركات الصغيرة، قد تكون خطة Basecamp Business مكلفة بعض الشيء
لا يتوفر الوصول إلى معلومات المشروع دون اتصال بالإنترنت
يكلف
أداة المعسكر الأساسي متوفرة بثلاث خطط:
خطة الفريق: 99 دولارًا أمريكيًا/الشهر (فريق يصل إلى 10 مستخدمين)
خطة الأعمال: 199 دولارًا أمريكيًا شهريًا (حتى 10 مستخدمين + عدد غير محدود من العملاء)
خطة غير محدودة: 199 دولارًا أمريكيًا/الشهر (عدد غير محدود من المستخدمين والعملاء)
المنصات:
يمكن لمتصفحات الويب على سطح المكتب والجوال الوصول إلى Basecamp
تطبيقات iOS و Android
يمكن ربط Basecamp ببرامج إضافية مثل Trello وGoogle Drive وZapier
7. كليك اب
Click Up هي أداة لإدارة المشاريع مصممة لجميع الصناعات وأحجام الفرق. وهي تهدف إلى مساعدة الفريق على التعاون وكفاءة سير العمل من خلال تقديم منصة مركزية لجميع المعلومات المتعلقة بالمشروع.
سمات
تطبيقات الجوال
مخططات جانت
تتبع الوقت
إدارة المهام
حالات مخصصة
الايجابيات
يسمح بتخصيص سير العمل
إنه خيار شائع بين برامج إدارة المشاريع نظرًا لواجهته سهلة الاستخدام ودعم العملاء
يقدم تقارير مفصلة
قوائم المهام والتذكيرات الفعالة وسهلة الاستخدام
يمكن للفرق أن تظل منظمة ومنتجة باستخدام أداة إدارة المشاريع Click Up
سلبيات
هناك الكثير من الميزات. يشعر بعض العملاء بالارتباك بسبب تنوع الوظائف، خاصة أثناء الإعداد الأول
خيار الدردشة الداخلية غير متاح
عدم كفاية التعليمات أو المعرفة بكيفية استخدام الأداة
يكلف
الخطة المجانية: 0 دولار لكل مستخدم للاستخدام الشخصي
خطة غير محدودة: 5 دولارات لكل عضو/شهر في فريق صغير
الأعمال: 12 دولارًا لكل مستخدم/شهرًا في فريق متوسط الحجم
خطة Business plus: 19 دولارًا لكل مستخدم/شهرًا للفرق المتعددة
خطة المؤسسة: اتصل مباشرة بفريق المبيعات للحصول على تفاصيل الأسعار
المنصات
متصفحات الويب: Google Chrome، وMozilla Firefox، وSafari، وMicrosoft Edge
تطبيقات الهاتف المحمول: يحتوي ClickUp على تطبيقات الهاتف المحمول لكل من أجهزة iOS وAndroid
تطبيقات سطح المكتب: تطبيقات سطح المكتب لأجهزة Windows وMac
ملحقات المتصفح: ملحقات المتصفح لمتصفحي Google Chrome وMozilla Firefox
8. العمل الجماعي
تتيح أدوات إدارة مشروع العمل الجماعي لأعضاء الفريق التواصل ومشاركة المعلومات في الوقت الفعلي، مما يسمح لهم بالتعاون بشكل أكثر كفاءة وفعالية. تتيح لك ميزاتها القوية إدارة كل شيء من مكان واحد.
سمات
مخططات جانت
تتبع الميزانية
إدارة الموارد
تخطيط المشروع
إدارة المهام
تتبع الوقت
الايجابيات
يتيح Teamwork PM للفرق العمل معًا وإدارة مشاريعهم بكفاءة
يوفر أدوات لتخطيط المشروع والتعاون الجماعي وإدارة المهام ومراقبة الوقت
تعزيز التواصل
يمكن لمديري المشاريع تعيين المهام لأعضاء الفريق بسهولة
سلبيات
قد يجد بعض الأشخاص واجهة المستخدم مربكة
لا يوجد تحكم مدمج في الإصدارات للمستندات
خيارات التخصيص محدودة
يكلف
مجانًا إلى الأبد: 0 دولار/الشهر
المبدئي: 5.99 دولارًا لكل مستخدم/شهر
التسليم: 9.99 دولارًا لكل مستخدم / شهر
النمو: 17.99 دولارًا لكل مستخدم/شهر
المنصات
تطبيق الهاتف المحمول: يتوفر لدى Teamwork تطبيقات الهاتف المحمول لكل من أجهزة iOS وAndroid
تطبيق سطح المكتب: يقدم Teamwork تطبيق سطح مكتب لنظامي التشغيل Windows وMac
متصفحات الويب
ما هي الأدوات التي يستخدمها مكتب رئيس الوزراء؟
مكتب إدارة المشاريع (PMO) مسؤول عن التحكم في إجراءات إدارة المشاريع والإشراف عليها وتوحيدها داخل الشركة. وبصرف النظر عن الأدوات المذكورة أعلاه، يتم استخدام العديد من التقنيات عبر منهجيات وأطر إدارة المشاريع المختلفة. توفر شهادة PMP فهمًا شاملاً لأدوات وتقنيات إدارة المشاريع. فيما يلي أدوات PMP المختلفة المستخدمة في مراحل مختلفة من إدارة المشاريع.
1. مرحلة تخطيط المشروع
يتم استخدام الأدوات التالية في مرحلة تخطيط المشروع للمساعدة في العصف الذهني وتوليد الأفكار.
مخطط التقارب: يدمج مخطط التقارب عددًا كبيرًا من المفاهيم في علاقاتها الطبيعية.
تقنية دلفي: تستخدم لجمع معلومات دقيقة من مجموعة من المتخصصين في موضوع أو قطاع معين دون الحاجة إلى مناقشات وجهاً لوجه.
الخريطة الذهنية: الخريطة الذهنية هي أسلوب بصري لترتيب المعلومات في إدارة المشاريع.
2. مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه
غالبًا ما يتم استخدام الأدوات التالية لتحليل بيانات أداء المشروع واتخاذ القرارات المناسبة.
تحليل مونت كارلو: نهج إحصائي يستخدم في إدارة المشاريع لمحاكاة وتقييم نتائج المشروع بناءً على سيناريوهات مختلفة أو عوامل إدخال.
تحليل التباين: استراتيجية لتحديد الاختلافات أو الفروقات من خلال مقارنة أداء المشروع الفعلي بالأداء المخطط له.
تحليل الانحدار: نهج إحصائي لتحديد وحساب العلاقة بين المتغيرات أو العوامل المختلفة التي تؤثر على نجاح المشروع.
تحليل الاتجاه: دراسة البيانات لاكتشاف الأنماط أو الاتجاهات التي يمكن الاستفادة منها لاتخاذ القرارات المالية.
3. مرحلة إدارة جودة المشروع
غالبًا ما يتم استخدام الأدوات التالية لتحديد مشكلات الجودة وإعطاء الأولوية لها وإجراء التحسينات.
مخطط الإعصار: تمثيل بياني للأهمية النسبية للعديد من المتغيرات أو العوامل التي تؤثر على نتيجة المشروع.
مخطط التحكم: أداة إحصائية لتتبع ومراقبة أداء المشروع على مدار الوقت.
مخطط السياق: مخططات السياق هي تقنيات تمثل عادةً نطاق المنتج من خلال إظهار نظام الأعمال بالإضافة إلى كيفية اتصاله وتفاعله مع الأنظمة الأخرى.
مخطط المصفوفة: أداة لتحليل وتقييم التفاعلات بين المكونات أو المتغيرات المختلفة في مشروع ما.
مخطط باريتو: هو رسم بياني يوضح تكرار أو تأثير العديد من العناصر أو الأسباب التي تؤثر على أداء المشروع.
الأدوات الشائعة التي تستخدمها مكاتب إدارة المشاريع
1. أدوات إدارة المشاريع
أدوات إدارة المشاريع هي عبارة عن برامج واستراتيجيات وإجراءات تساعد مديري المشاريع والفرق على التخطيط للمشاريع وتنفيذها والتحكم فيها بفعالية. تساعد هذه التقنيات في تبسيط عمليات المشاريع وتحسين تخصيص الموارد ومراقبة التقدم وتحديد المخاطر والمخاوف المحتملة وإبلاغ أصحاب المصلحة بحالة المشروع والتحديثات.
2. أتمتة سير العمل
أتمتة سير العمل هي استخدام البرامج لتنفيذ عمليات ومهام معينة دون الحاجة إلى تدخل بشري. إنها أداة لجعل العمل أكثر كفاءة وبساطة وتناسقًا. يمكن أن يشمل ذلك أتمتة العمليات مثل بدء المشروع والتخطيط له وتنفيذه ومراقبته والتحكم فيه وإنهائه.
3. برامج إدارة المشاريع
تستعين مكاتب إدارة المشاريع ببرامج إدارة المشاريع لإدارة المشاريع الفردية وتتبع التقدم والتواصل مع فرق المشاريع. تساعد هذه التقنيات مكاتب إدارة المشاريع في ضمان إكمال المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية وبأعلى معايير الجودة.
4. صانعو مخطط جانت
إن برامج إنشاء مخططات جانت هي عبارة عن تطبيقات برمجية تساعد مديري المشاريع على إنشاء مخططات جانت لمشاريعهم. مخطط جانت هو نوع من المخططات الشريطية التي تعرض جدول المشروع وأنشطته العديدة بشكل مرئي، مع الإشارة إلى وقت بدء كل نشاط وانتهائه والمدة المتوقعة له.
5. برنامج تخطيط الموارد
يعد برنامج تخطيط الموارد أحد أشكال برامج إدارة المشاريع التي تساعد المؤسسات في إدارة مواردها بكفاءة ونجاح، مثل الموظفين والمعدات والمواد.
6. برنامج إدارة المهام
تساعد أداة إدارة المهام في تنظيم وتبسيط وتحديد أولويات الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف أو إنهاء مشروع. تعد قوائم المهام والتقويمات وتعيينات المهام ومراقبة التقدم وأدوات الاتصال من الميزات المشتركة التي تجعل من السهل تحديد الأولويات وإنجاز العمل بسرعة.
7. أدوات PPM
تستخدم مكاتب إدارة المشاريع أدوات إدارة المشاريع للتعامل مع محفظة المشروعات وتحليل استخدام الموارد وتقديم رؤى حول أداء المشروع. تساعد هذه الأدوات مكاتب إدارة المشاريع في اتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق باختيار المشروع وتحديد أولوياته وتخصيص الموارد.
8. لوحات معلومات المشروع
تستخدم مكاتب إدارة المشاريع أدوات لوحة المعلومات لنقل المعلومات المتعلقة بالمشروع إلى أصحاب المصلحة، بما في ذلك الإدارة العليا. تساعد هذه التقنيات مكاتب إدارة المشاريع في توصيل حالة المشروع وتقدمه ومخاطره إلى أصحاب المصلحة بأسلوب سهل الفهم.
فوائد استخدام أدوات إدارة المشاريع
إن استخدام أدوات إدارة المشاريع له مزايا عديدة، بما في ذلك:
زيادة التعاون: توفر تطبيقات إدارة المشاريع منصة مركزية للفرق للتعاون والتواصل ومشاركة معلومات المشروع في الوقت الفعلي.
زيادة الإنتاجية: تعمل على تعزيز الإنتاجية في العمل وتبسيط عملية اتخاذ القرار. نظرًا لوجود جميع المعلومات المهمة في مكان واحد، يمكنك دائمًا اتخاذ قرارات دقيقة في أقل قدر من الوقت.
تحسين إدارة الموارد: تتيح تطبيقات إدارة المشاريع لمديري المشاريع الوصول إلى مدى توفر الموارد واستخدامها، مما يمكنهم من تخصيص الموارد بكفاءة أكبر ومنع الحجز الزائد.
تحسين إدارة المخاطر: يتضمن التطبيق قدرات التعرف على مخاطر المشروع وإدارتها. ويمكن للمديرين تحسين تقنيات التخفيف من المخاطر وتنفيذ الحلول الفعّالة بمساعدة برنامج إدارة المشروع.
إدارة الميزانية: إحدى المزايا المهمة لتبني تطبيق إدارة المشاريع هي أنه يسمح للمستخدمين بإدارة جميع الموارد المتاحة بشكل صحيح
تحسين الكفاءة: يتم أتمتة العديد من الأنشطة اليدوية المطلوبة في إدارة المشاريع بواسطة أدوات إدارة المشاريع. وهذا يوفر الوقت ويقضي على الأخطاء ويسمح لمديري المشاريع بالتركيز على مسؤوليات أكثر أهمية.
تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
اختيار الأدوات المناسبة
إن أدوات إدارة المشاريع التي تمت مناقشتها أعلاه ضرورية لإدارة المشاريع بنجاح. فهي توفر نهجًا منظمًا وفعالًا لتخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها. ويمكن لمديري المشاريع والفرق استخدام هذه التقنيات لتعظيم الموارد والقضاء على المخاطر وضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية والنطاق. وفي عالم الأعمال السريع الخطى اليوم، أصبحت أدوات إدارة المشاريع ضرورية للمنظمات التي تسعى إلى تنفيذ مشاريع فعالة وتحقيق الأهداف المؤسسية. لذا فمن المستحسن أن تظل على اطلاع دائم بالأدوات الجديدة المتاحة في إدارة المشاريع. فكل يوم هو تجربة تعليمية جديدة. كل التوفيق لك!
الأسئلة الشائعة
1. ما هي الركائز الخمس لـ PMP؟
إن البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق هي الركائز الخمس لإدارة المشاريع.
2. كم عدد الأدوات والتقنيات الموجودة في PMP؟
هناك أكثر من 100 أداة وتقنية مختلفة تم تعريفها في مجالات المعرفة المختلفة وعمليات دليل PMBOK.
3. ما هي أفضل أداة لإدارة المشاريع؟
لا توجد أداة “أفضل” لإدارة المشاريع يمكنها العمل مع جميع المشاريع والفرق. تعد أدوات إدارة المشاريع الشائعة مثل Trello وAsana وJira وMicrosoft Project وBasecamp وغيرها من أفضل الأدوات المتاحة.