إدارة المشاريع هي مجال حيث يعد ضمان الحصول على نتائج عالية الجودة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. تلعب أدوات الجودة لإدارة المشاريع دورًا أساسيًا في الحفاظ على المعايير العالية وضمان تلبية كل مشروع للتوقعات أو تجاوزها. توفر هذه الأدوات منهجيات منظمة لتحديد المشكلات المحتملة وتنفيذ الحلول الفعّالة وتعزيز الكفاءة الإجمالية.
إن فهم هذه الأدوات الممتازة والاستفادة منها يمكن أن يحدث ثورة في تقنيات إدارة المشاريع الخاصة بك، بغض النظر عن مستوى الخبرة. من المساعدات البصرية مثل المخططات الانسيابية والمخططات البيانية إلى الأدوات التحليلية مثل مخططات التحكم ومخططات باريتو، تقدم كل أداة فوائد فريدة تساهم في تحقيق نتائج متفوقة للمشروع.
في منشور المدونة هذا سوف نستكشف مجموعة من أدوات الجودة الأساسية لإدارة المشاريع وتطبيقاتها وكيف يمكن الاستفادة منها لتحقيق نجاح المشروع.
ما هي أدوات الجودة لإدارة المشاريع؟
كما يوحي الاسم، تساعد أدوات الجودة في إدارة المشاريع الشركات على تقييم المعايير النوعية لمنتجاتها وخدماتها. كما تساعدها على تحديد المشكلات الشائعة في عملياتها وأسبابها الجذرية وتحليل البيانات المتعلقة بها لابتكار حلول فعّالة.
يساعد هذا المؤسسات على مواءمة عروضها مع توقعات العملاء أو الزبائن، والتحقق من الأخطاء من جانب الفريق، وتعزيز الإنتاجية والكفاءة الشاملة.
كل عملية من العمليات الثلاث لها أدواتها الخاصة، ولكن هناك بعض الأدوات التي يمكن استخدامها في جميع العمليات الثلاث. هذه الأدوات السبع الأساسية للجودة هي أمثلة على الأدوات القابلة للمشاركة:
اعرف المزيد عن وصف المشروع.
- مخطط التدفق
هو وصف رسومي لخطوات سير العمل، وبالتالي يمكن وصف خطوات أي عملية من خلال رموز رسومية متصلة ببعضها البعض من خلال مسارات تمثل اتجاه سير العمل. يمكن أن تكون الرموز عبارة عن دوائر أو مستطيلات أو معينات أو أي أشكال أخرى يجب تحديدها مسبقًا لتسهيل فهم مخطط سير العمل.
نبدأ مخطط التدفق بعقدة البداية، والتي غالبًا ما يتم تمثيلها على شكل دائرة. ثم نمثل كل إجراء أو خطوة نقوم بها بشكل مستطيل. عندما نريد اتخاذ قرار أو اختبار سيعطي أكثر من نتيجة، فإن كل نتيجة ستوجهنا إلى مسار مختلف بإجراء مختلف. تعد مخططات التدفق مفيدة للغاية عندما نريد إجراء تصحيح لأي عملية. فهي تساعدنا في التخلص من التكرار وخطوات العمل غير المعتادة. بالإضافة إلى ذلك، فهي مفيدة للغاية عند إنشاء بيان عمل المشروع، وخاصةً عند دمجها مع أدوات إدارة جودة المشروع التي تضمن التزام العملية بمعايير الجودة. - مخطط باريتو
هو عبارة عن مخطط عمودي خاص مقسم إلى فئات توضح كل الاحتمالات أو الأحداث الممكنة التي يمكن أن تحدث، ويتم ترتيب الفئات حسب تكرار كل فئة من التردد العالي على الجانب الأيسر من المحور العمودي إلى التردد المنخفض على الجانب الأيمن منه، ويعتمد باريتو على قاعدة 80/20 والتي تثبت أن 80/100 من المشاكل تأتي من 20/100 من الأسباب، لذا عندما نعرف أن 20/100 من الأسباب ونعطي المزيد من الاهتمام والموارد لتجنبها، فإننا سنحل 80/100 من الأخطاء والمشاكل.
لذا فإن مخطط باريتو مفيد جدًا عندما نستخدمه مع مخطط السبب والنتيجة (يُسمى أيضًا إيشيكاوا أو عظم السمكة). يوضح المثال أدناه مخطط باريتو للأسباب التي تؤدي إلى التأخير في مشروع برمجي. - الهيستوجرام
إنها أداة لإظهار الاتجاه المركزي والتوزيع الإحصائي والتشتت لمجموعة معينة من القياسات التي سيتم عرضها على مخطط شريطي عمودي. وهي مفيدة جدًا عندما نريد معرفة الفئات التي لها تردد أكبر. يمكننا استخدامها في العديد من التطبيقات مثل تحديد الموارد التي ستؤدي عمل المشروع باستخدام الرسم البياني للموارد الموضح أدناه.
يمكننا القيام بنفس الشيء مع مورد واحد في الوقت المناسب مثل تقسيم الفئات حسب الأشهر وتحديد عدد مورد واحد مثل المطور الرئيسي عبر كل شهر من دورة حياة المشروع.
اقرأ المزيد عن خصائص إدارة المشاريع. - مخطط السبب والنتيجة (إيشيكاوا أو هيكل السمكة)
هو عبارة عن رسم بياني يمثل السبب والنتيجة لعظمة السمكة، حيث يمثل رأسها المشكلة أو الهدف ويمثل الجسم أسباب المشكلة أو الإجراءات التي يجب القيام بها للوصول إلى الهدف أو الهدف عند رأس عظمة السمكة، وعندما نجد مشكلة في أي عملية مثل تباين العملية أو زيادة عدد العيوب، يمكننا استخدام عظمة السمكة للعثور على مصدر المشكلة.
يمكن أيضًا تقسيم كل مورد إلى عدد من الموارد، حتى نصل إلى الموارد الأصلية للمشكلة. غالبًا ما يأتي بيان مشكلة هيكل السمكة من مخطط التحكم عندما تشير قياساته إلى مشكلة في استقرار العملية. يوضح الرسم البياني التالي مخطط السبب والنتيجة لتأخير مشاريع البرمجيات. - أوراق التحقق (أوراق العد)
ورقة الفحص هي ورقة تحتوي على عناصر الفحص والاختبار والسمة التي يمكن أن يؤدي إليها كل اختبار. يجب إدراج معايير القبول لكل اختبار على الورقة لتكون بمثابة دليل لتحديد ما إذا كان العنصر الذي تم فحصه في العينة مثل جزء من التعليمات البرمجية في مشروع البرمجيات قد اجتاز عنصر اختبار (مثل اختبار الوحدة). ثم نجمع ترددات كل عيب ونمثلها في مخطط باريتو. - مخطط التشتت
الرسم البياني المبعثر (يسمى أيضًا رسم الارتباط) هو رسم بياني يمثله محورين X و Y. لذا فإن أي قياس أو بيانات موضحة في الرسم البياني المبعثر يتم تمثيلها بواسطة زوج من (X و Y). يعتمد الارتباط بين x و y الموضح على القاعدة التي تنص على أن Y تعتمد على X ولكن X لا تعتمد على Y. لذلك هناك العديد من أنواع الارتباطات مثل الارتباط الإيجابي (متناسب) أو الارتباط السلبي (معكوس) أو نمط عدم الارتباط (ارتباط صفري). مثال على الارتباط الإيجابي هو وزن الإنسان وعلاقته بعمره (بين سنة و 40). نجد أن وزن الإنسان يعتمد على العمر ويتأثر به (زيادة العمر ستؤدي إلى زيادة الوزن ولكن العكس غير صحيح). لذلك سننظر في العمر على محور X والوزن على محور Y. في الارتباط السلبي، عندما يزداد X، ينخفض Y.
هل تبحث عن الحصول على شهادة PMP؟ إذا كنت كذلك، فمن الأفضل أن تلتحق بدورة تحضيرية لامتحان PMP. يمكنك التعلم عبر الإنترنت، من راحة منزلك، وبالسرعة التي تناسبك. - مخطط التحكم
عندما نريد تحديد ما إذا كانت العملية مستقرة أم لا، نستخدم مخطط التحكم. وهو يتكون من:
- حدود المواصفات العليا (USL) وحدود المواصفات الدنيا (LSL) والتي تأتي من المواصفات
- حدود التحكم العليا (UCL) وحدود التحكم الدنيا (LCL) والتي تأتي من الحساب الإحصائي +_3 انحراف معياري أعلى وأسفل المتوسط
- المتوسط الذي يساوي UCL+LCL/2
تعتبر العملية غير مستقرة إذا تجاوزت نقطة واحدة الحد الأقصى للطول أو العرض أو إذا كانت سبع نقاط متتالية أعلى أو أقل من المتوسط.
عندما نتأكد من عدم استقرار العملية، نقوم بإجراءات تصحيحية ونراقب نتيجة هذه الإجراءات لقياس تأثيرها على استقرار العملية.
لذا فإن هذه الأدوات السبع مفيدة جدًا ويمكن استخدامها طوال دورة حياة المشروع للتخطيط والحفاظ على جودة الأنشطة المرتبطة بها.
قائمة أدوات الجودة
فيما يلي أفضل 6 أدوات عالية الجودة لإدارة المشاريع تستخدمها معظم الشركات:
- قائمة المراجعة
تتكون قائمة المراجعة من قائمة بالمشكلات المحددة والعناصر والنقاط التي يجب مراعاتها وما إلى ذلك، والتي يجب إكمالها. وعندما يجد الموظفون حلاً مناسبًا لكل عنصر، يقومون بوضع علامة عليه والانتقال إلى العنصر التالي.
وفي وقت لاحق، يمكنهم الرجوع إلى قائمة المراجعة لتقييم ما إذا كانت التغييرات المضمنة قد جلبت أي تحسن ملحوظ في جودة المنتج/الخدمة. - مخطط السبب والنتيجة (السبب الجذري)
تستطيع الشركات استخدام مخططات السبب والنتيجة (أو مخططات إيشيكاوا) عندما ترغب في تحديد السبب الجذري المحتمل لمشكلة ما. وهي إحدى الطرق الأكثر منطقية بالنسبة لها لتصور كيفية حدوث التأثير، وهي مفيدة أثناء تصميم المنتج أو التخطيط لأفكار تجارية محددة.
يمكن أن يكون مخطط السبب والنتيجة بسيطًا، ويتكون فقط من عدد قليل من العناصر. ومع ذلك، بالنسبة للمشروعات المعقدة، يمكن أن يحتوي المخطط على تصورات معقدة مع تفرعات معقدة.
تُعرف مخططات السبب والنتيجة أيضًا باسم مخططات عظم السمكة نظرًا لبنيتها العظمية السمكية. - مخططات التجميع حسب التقارب
تستخدم الشركات مخططات التجميع حسب التقارب لتنظيم كميات كبيرة من المعلومات في موضوعات مشتركة. وعادة ما تستخدم هذه الأداة بعد جلسة العصف الذهني لتوليد وتوحيد المعلومات حول القضايا المعقدة أو المشكلات أو المنتجات أو الخدمات وما إلى ذلك، وتجميعها وفقًا لتشابهها أو تقاربها.
في سيناريوهات الحياة الواقعية، تستخدم الشركات مخططات التجميع المتقاربة أثناء تحليل نتائج الاستطلاع، وتنظيم مجموعات البيانات الضخمة، وتطوير الروابط بين الموضوعات المختلفة، وما إلى ذلك. - خريطة العملية
تساعد خرائط العمليات أو المخططات الانسيابية الشركات على الحصول على تمثيل مرئي لسلسلة من الأحداث التي يمكن أن تؤدي إلى نتائج معينة أو متعددة. ويمكنها إظهار مسارات القرار والأنشطة والمسارات الموازية والحلقات المتفرعة وترتيب المعالجة الإجمالي للإجراءات التشغيلية للشركة.
يمكن أن يساعدهم هذا على فهم وتقدير تكلفة الجودة، وتحديد التأخيرات والتكرارات والاختناقات، وتحسين كفاءة العملية بشكل عام. - الرسوم البيانية
الرسوم البيانية هي واحدة من أبسط أدوات إدارة الجودة وأكثرها استخدامًا. فهي تمكن الشركات من تقييم ما إذا كانت عمليات الإنتاج الخاصة بها تعمل وفقًا للتوقعات على مدى فترة زمنية محددة. بالإضافة إلى ذلك، فهي تسمح للشركات بتسجيل مستوى الانحراف عن المواصفات القياسية. - مخطط هيكل السمكة
فوائد استخدام أدوات الجودة لإدارة المشاريع
وفيما يلي بعض فوائد استخدام أدوات الجودة لإدارة المشاريع:
- تعزيز جودة المنتج والخدمة.
- تعزيز كفاءة وإنتاجية العمليات التجارية.
- يحسن إدارة المخاطر ويقلل الهدر ويؤدي إلى استخدام أفضل للموارد.
- يزيد من رضا العملاء ويمكّن الشركات من الحصول على ميزة تنافسية.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
غيّر استراتيجية إدارة مشروعك من خلال دوراتنا التدريبية لإدارة المشاريع الرشيقة. احتضن التغيير وحقق نجاحًا غير مسبوق!
انضم إلى أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
خاتمة
من خلال تجربتي، أثبت استخدام أدوات الجودة لإدارة المشاريع أنه يشكل عامل تغيير كبير في تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة، والكفاءة التشغيلية الشاملة، والربحية. وللاستفادة من الإمكانات الكاملة لهذه الأدوات، أدركت أن اكتساب المهارات المناسبة أمر ضروري.
في رحلتي، وجدت أن الالتحاق بدورات إدارة المشاريع في SPOTO كان قرارًا ممتازًا. تقدم SPOTO مجموعة واسعة من برامج الشهادات المصممة لتزويد المحترفين مثلك ومثلي بالخبرة اللازمة لإدارة مسؤولياتنا كمديري مشاريع بشكل فعال.
أوصي بشدة باستكشاف دورات إدارة المشاريع التي تقدمها SPOTO اليوم؛ فهي قادرة على الارتقاء بمسيرتك المهنية إلى آفاق جديدة.
الأسئلة الشائعة
- ما هي أداة الجودة في إدارة المشاريع؟
أداة الجودة هي تقنية أو طريقة تستخدم لتحسين جودة المنتج أو العملية. في إدارة المشاريع، تساعد أدوات الجودة الفرق في تحديد المشكلات المحتملة وتحليلها ومعالجتها لضمان نجاح المشروع. - ما هو إيشيكاوا في PMP؟
تُستخدم مخططات إيشيكاوا، المعروفة أيضًا باسم مخططات هيكل السمكة أو مخططات السبب والنتيجة، لتحديد الأسباب الجذرية للمشكلة. فهي تصوّر العلاقة بين المشكلة وأسبابها المحتملة، مما يساعد الفرق على تبادل الأفكار وتحليل الحلول المحتملة. - من هو مخترع أدوات مراقبة الجودة السبعة؟
تم تطوير أدوات مراقبة الجودة السبعة بواسطة الصناعيين اليابانيين وخبراء الجودة في منتصف القرن العشرين. وهي عبارة عن مجموعة من التقنيات البسيطة ولكن الفعالة لتحسين الجودة وكفاءة العملية. - ما هو مخطط قاعدة باريتو 80/20؟
تشير قاعدة 80/20، المعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو، إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب. مخطط باريتو هو مخطط شريطي يمثل هذا المفهوم بصريًا، ويساعد الفرق في تحديد أولويات جهودها من خلال التركيز على العوامل الأكثر أهمية التي تساهم في المشكلة.
