أفضل 57 أسئلة وأجوبة مقابلات إدارة المشاريع

أهم 57 سؤالاً وإجاباتها في مقابلات إدارة المشاريع (محدثة لعام 2021)
يمكن للمقابلات أن تجعل حتى أكثرنا ثقة بالنفس يشعر بالتوتر. خاصةً إذا كان الأمر يتعلق بمنصب مسؤول كمدير مشروع، فلا بد أن تجعل معدل ضربات القلب يتسارع. ولكن، لا تقلق. يمكنك مساعدة نفسك وتخفيف توترك من خلال توقع الأسئلة والاستعداد لها مسبقاً.
لقد تطورت مواصفات مديري المشاريع بشكل كبير على مر السنين. فإلى جانب المهارات التنظيمية والتفاوضية والقدرة على التواصل والقدرات القيادية هي بعض السمات الرئيسية لمدير المشروع الفعال. واليوم، يلعب مديرو المشاريع دورًا حاسمًا حتى في التحول الرقمي من خلال تسهيل المبادرات الرقمية في مؤسساتهم المحترمة.
في مقابلة إدارة المشاريع، سيحاول مدير التوظيف معرفة ما إذا كانت خبرتك وأسلوبك الإداري مناسبين للدور من خلال طرح مجموعة متنوعة من الأسئلة. ولكي تنجح في الحصول على دور في إدارة المشاريع، يجب أن تكون لديك فكرة عن أفضل أسئلة مقابلات إدارة المشاريع وإجاباتها للتحضير لها مسبقاً.
فيما يلي أفضل 30 سؤالاً لمقابلة إدارة المشاريع ونماذج إجاباتها لمساعدتك في هذا التحضير:
1) كيف ستحدد أصحاب المصلحة ولماذا تحتاج إلى معرفة المزيد عنهم؟
تبدأ عملية تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين عند بدء المشروع.
وللتعرف على أصحاب المصلحة، تطرح الأسئلة التالية
من سيوفر التمويل للمشروع؟
من سيوفر الموارد اللازمة للتنفيذ السلس للمشروع؟
من هم العملاء النهائيون لنتيجة المشروع؟
من سيقدم أنواع الدعم الأخرى؟
من سيقدم الإرشادات/اللوائح التي يجب اتباعها أثناء العمل على المشروع؟
من سيقدم المواصفات الخاصة بالمشروع؟
إن معرفة أصحاب المصلحة وإشراكهم طوال دورة حياة المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. والسبب في ذلك هو أن المشروع يتم تنفيذه لتحقيق أهدافه وتوقعاته.
المصدر: mindtools.com
2) ما هو تحليل أصحاب المصلحة وشبكة مصالح أصحاب المصلحة؟
يتضمن تحليل أصحاب المصلحة إعداد قائمة بجميع أصحاب المصلحة المحتملين الذين سيرتبطون بالمشروع بطريقة أو بأخرى. تُستخدم شبكة مصالح القوة والاهتمام لتصنيف أصحاب المصلحة وتحديد أولوياتهم بناءً على الأهمية والتأثير.
المصدر: projectmanagement.com
يساعد تحليل أصحاب المصلحة وشبكة مصالح القوة في تحديد أولويات مواقف أصحاب المصلحة في المشروع لتطوير استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة ذات الصلة لمختلف المجموعات.
قد يعجبك أيضًا: محللو الأعمال مقابل مديري المشاريع
3) ما نوع الوثائق التي تحتاجها أثناء بدء المشروع؟
a. وثيقة حالة الأعمال:
تعمل كنقطة مرجعية لبدء أي مشروع داخلي. يقدم هذا المستند تحليلاً مالياً مفصلاً للاستثمارات المحتملة والفوائد المحتملة التي من المحتمل أن تأتي من المشروع إلى جانب التبرير المالي لما إذا كان ينبغي تنفيذ المشروع أم لا.
b. الاتفاقية:
الاتفاقية هي إحدى الوثائق الأولى التي يرجع إليها مدير المشروع لفهم المزيد عن المشروع. وهي العقد الموقّع مع العميل وتحدد النطاق والوقت والتكلفة والشروط/الشروط المتفق عليها بين الجهة المنفذة والجهة الطالبة.
c. ميثاق المشروع:
يحدد هذا المستند الأهداف المحددة للمشروع ويضع التفويض الرسمي للمشروع. يحمل ميثاق المشروع اسم مدير المشروع ويتم توقيعه من قبل الجهة الراعية.
d. سجل أصحاب المصلحة:
يتضمن سجل أصحاب المصلحة تفاصيل حول اهتمامات وصلاحيات مختلف أصحاب المصلحة ومستوى مشاركتهم الحالية. يتم إضافة أصحاب المصلحة الجدد باستمرار إلى السجل عند تحديدهم خلال دورة حياة المشروع.
4) ما هي التقنيات التي يمكنك استخدامها لجمع متطلبات المشروع؟ (اذكر تقنيات جمع المتطلبات + التصنيفات المختلفة للمتطلبات).
يتم جمع المتطلبات والتوافق النهائي مع أصحاب المصلحة في المشروع بمساعدة الخبراء الوظيفيين ومحللي الأعمال.
التقنيات المهمة المستخدمة لجمع المتطلبات هي
جمع البيانات (التأمل والتوحيد القياسي ومجموعات التركيز والاستبيانات والاستبيانات والاستطلاعات والمقابلات)
تحليل البيانات (فحص وثائق المشروع المختلفة)
الملاحظة (مراقبة أداء أعضاء الفريق)
مخطط التقارب (تجميع المتطلبات والأفكار)
تحديد أولوية المتطلبات باستخدام تقنيات مثل MoSCoW
وضع النماذج الأولية
يمكن تصنيف المتطلبات التي تم جمعها إلى فئات مختلفة مثل الانتقال والموثوقية والوظيفية وغير الوظيفية والأمان والجودة والتنظيمية وواجهات المستخدم. فهي تساعد الفريق في تصور الجوانب المختلفة لمتطلبات المشروع ومعالجتها وفقًا لذلك.
5) ما هي أهمية الحفاظ على مصفوفة تتبع المتطلبات؟
الغرض من تصميم مصفوفة تتبع المتطلبات هو تتبع كل متطلب في كل مرحلة من مراحل التطوير. الهدف النهائي هو التأكد من عدم إغلاق أي مرحلة حتى يتم أخذ جميع المتطلبات في الاعتبار. بالإضافة إلى ذلك، فهي تساعد الفريق على تجنب فقدان أي متطلبات.
المصدر: preforce.com
6) ما هي التفاصيل التي يجب أن تتضمنها خطة المشروع؟ (اذكر خط الأساس للمشروع ومن يقوم بإعداد خطط إدارة المشروع).
خطة المشروع هي مخطط يتضمن معلومات مفصلة حول كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته وإغلاقه. وهي تشتمل على نطاق المشروع والجدول الزمني وتقديرات التكلفة وقيود الميزانية المعروفة باسم خطوط الأساس للمشروع. يتم إعداد خطة المشروع من قبل مدير المشروع بمساعدة المدخلات التي يقدمها أعضاء الفريق الأساسيين المشاركين في تصميم المكونات المختلفة للخطة.
7) ما هي WBS وكيف تساعد في إعداد خطة جيدة؟
يشار إلى WBS على أنه هيكل تقسيم العمل وهو أسلوب مهم لتكوين فكرة كاملة عن نطاق المشروع. وهو يستلزم تقسيم عمل المشروع إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها تعرف باسم حزم العمل.
وتؤدي بنية تقسيم العمل المدروسة جيدًا إلى تطوير خطة مشروع دقيقة وقوية. تساعد WBS مدير المشروع وفريق العمل في تنقيح وتحديد متطلبات المشروع ونطاقه بالتفصيل من أجل التنفيذ السلس وتتبع تقدم المشروع. والنتيجة هي إدارة متماسكة للمشروع.
المصدر: workbreakdowndownstructure.com
8) كيف تساعد مصفوفة RACI في إدارة الموارد؟
بمجرد أن يبدأ مدير المشروع في تعيين الأدوار والمسؤوليات بين مختلف أعضاء الفريق، يصبح من المهم للغاية بالنسبة لمدير المشروع أن يرسم مصفوفة RACI.
وبعبارات أبسط، فإن مصفوفة RACI هي عبارة عن مخطط لتوزيع المسؤوليات يُستخدم لتخطيط كل مهمة ومعلماً رئيسياً وقراراً رئيسياً مطلوباً لإكمال المشروع. ونظرًا لوجود العديد من أصحاب المصلحة والمشاركين في المشروع فإن توضيح واجبات كل عضو يساعد في إزالة الشكوك التي تعتبر مصفوفة RACI أمرًا بالغ الأهمية.
المصدر: teamgantt.com
إنها واحدة من أشهر مخططات المهام القائمة على المسؤولية مع أربعة أدوار ممكنة “مسؤول”، “مسؤول”، “إعلام”، “مسؤول”، “استشاري”.
9) ما هو دور المسار الحرج في تخطيط المشروع؟
يعد المسار الحرج أمرًا بالغ الأهمية للتخطيط الفعال للمشروع لأنه يساعد في تحديد أفضل جدول زمني ممكن لإكمال المشروع من خلال تحديد تسلسل المهام التابعة التي تشكل أطول مدة زمنية. يعد تحديد المسار الحرج وإدارته ومراقبته وضمان عدم تأخير جميع أنشطته أمرًا حيويًا لإكمال المشروع في الموعد النهائي.
10) ما هي الخطوات التي ستتخذها للقيام بتخطيط المخاطر؟
يعد التخطيط الفعال للمخاطر أمرًا أساسيًا لنجاح المشروع من خلال تقليل التهديدات وتعظيم الفرص. الخطوات التي ينطوي عليها تخطيط المخاطر هي
اكتشاف المخاطر
تحليل المخاطر المحتملة بما في ذلك احتمالاتها وتأثيرها المتوقع
تحديد أولويات المخاطر
تطوير استجابات للمخاطر للفرص والمخاطر
الاحتفاظ بسجل للمخاطر
المصدر: Ownerteamconsult.com
يقوم تخطيط المخاطر بتجميع جميع أحداث المخاطر واحتمالاتها وتأثيرها وخطة الاستجابة التي ستكون بمثابة نقطة مرجعية لوضع تقديرات التكلفة والجداول الزمنية للمشروع.
قد يعجبك أيضًا: من إدارة المشروع إلى إدارة البرنامج: الاختلافات والاعتبارات
11) ستستخدم ضمان الجودة ومراقبة الجودة لضمان جودة المخرجات النهائية. ما الفرق بينهما؟
من المهم للغاية الحفاظ على جودة مخرجات المشروع من أجل ضمان جودة المخرجات النهائية للمشروع، ويتم ذلك باستخدام ضمان الجودة (QA) ومراقبة الجودة (QC).
يتضمن ضمان الجودة المبادئ والعمليات اللازمة للقيام بعمل المشروع والالتزام بهذه العمليات يضمن أن المخرجات النهائية ستلبي توقعات المشروع. يتم ضمان الجودة من خلال التنفيذ والتطوير السلس.
وتتضمن مراقبة الجودة تحليل المخرجات النهائية بناءً على المبادئ التوجيهية الموضوعة والاستفادة من الفحص للتحقق مما إذا كانت النتائج تفي بالمعايير المتوقعة.
12) ما نوع وثائق العطاءات التي يمكن استخدامها لإدارة المشتريات؟ وما نوع أنواع العقود التي ستستخدمها للتعامل مع المقاولين والموردين؟
الأنواع المهمة من وثائق المناقصات التي يمكن استخدامها لإدارة المشتريات هي
بيان أعمال المشتريات (SOW)
طلب المعلومات (RFI)
الدعوة لتقديم العطاءات (IFB)
طلب تقديم العروض (RFP)
الدعوة لتقديم عروض الأسعار (IFQ)
طلب الشراء (PO)
هناك ثلاثة أنواع من العقود المستخدمة للتعامل مع المقاولين والموردين:
عقد السعر الثابت
عقد التكلفة القابلة للسداد
عقد الوقت والمواد
13) كيف تخطط للتعامل مع تنفيذ المشروع؟
يتطلب التعامل بفعالية مع تنفيذ المشروع أن يتصرف مدير المشروع كقائد وأن يعمل بالتعاون مع أصحاب المصلحة في المشروع والجهات الراعية والأقران من خلال إظهار مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
14) كيف يؤثر الهيكل التنظيمي على اكتساب الموارد؟ وكيف يمكنك الحصول على الموارد اللازمة؟
يحدث اكتساب الموارد بشكل مثالي أولاً من المصادر الداخلية ثم من الموارد الخارجية. إذا كانت المنظمة وظيفية أو مصفوفية، فسيحدث ذلك داخليًا لأن الموارد ستكون افتراضيًا جزءًا من مجموعات أخرى. بالنسبة لمدير المشروع، قد يصبح هذا الأمر شاقًا بالنسبة لمدير المشروع.
أما إذا كانت المنظمة ذات مصفوفة قوية، فسيكون لمدير المشروع رأي أكبر في تخصيص الموارد. أما إذا كانت المنظمة ذات مصفوفة ضعيفة، فلن يكون الأمر كذلك. ومع ذلك، في المنظمات القائمة على المشاريع، يتم تعيين معظم الموارد من الخارج، لذا فإن مدير المشروع لديه الكثير من السلطة في اختيارهم.
المصدر: pm4dev.com
يتم الحصول على القوى العاملة والموارد المادية من داخل المنظمات، أو من مجموعات الموارد المشتركة، أو من مجموعات وظيفية مختلفة. يجب أن يشارك مدير المشروع في المفاوضات الاستباقية وأن يعمل بشكل وثيق مع إدارات المشتريات لتوظيف هذه الموارد من داخل المنظمة أو من وكالات خارجية.
15) ما نوع نظريات التحفيز والتقنيات الرسمية التي تخطط لاستخدامها للحفاظ على تحفيز الفريق؟
تتمثل إحدى المسؤوليات الأساسية لمدير المشروع في ضمان تحفيز الفريق بأكمله باستمرار. لنجاح المشروع، تشمل نظريات التحفيز ما يلي:
نظرية ماكغريغور
نظرية التوقع لدى فروم
نظرية ماكليلاند
نظرية هيرتزبرغ
نظرية ماسلو
يتمثل دور رئيس مجلس الإدارة في فهم أساسيات هذه النظريات والاستفادة منها. إن إشباع احتياجات أعضاء الفريق، وتوفير بيئة عمل مليئة بالتحديات، ومكافأتهم في الوقت المناسب يحافظ على تحفيز الفريق.
16) هل أنت على دراية بتقنيات إدارة النزاعات التي يمكن تطبيقها لإدارة النزاعات بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق؟
النزاعات في المشروع هي نتيجة للخلافات بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. وهي شائعة ويجب على مدير المشروع التدخل بلباقة وحلها لخلق بيئة من الثقة والاحترام.
تتضمن تقنيات إدارة النزاعات لمدير المشروع ما يلي:
حل المشاكل/التعاون أو المواجهة التي تعتبر أفضل طريقة لحل النزاعات
المنافسة/الإجبار
الاستيعاب
التجنب/الانسحاب
التوفيق/التسوية/التسوية
المصدر: projectmanagementqualification.com
17) ما هو أسلوبك في القيادة عندما يتعلق الأمر بقيادة الفريق أثناء التنفيذ؟
يتضمن دور مدير المشروع أن يكون قائداً. وتتطلب مسؤولية التخطيط والمشتريات وتنفيذ المشروع توجيه أعضاء الفريق وإرشادهم إلى الاتجاه الصحيح وتحفيزهم. تساعد القيادة في إدارة المشروع على تطوير روح الفريق ودعم الفريق في حالة الشدائد.
هناك أنماط قيادية مختلفة لمدير المشروع هي
ديمقراطي
استبدادي
الاتصال المنصف
18) كيف ستدير أعضاء الفريق ذوي الأداء الضعيف؟
يجب على مدير المشروع أن يراقب أداء كل عضو من أعضاء الفريق عن كثب لتكوين فكرة شاملة عما يجري في الفريق.
أما الطرق التي يجب أن يحاول بها رئيس مجلس الإدارة التعامل مع عضو الفريق ضعيف الأداء فهي
قم بإجراء محادثة مباشرة وغير رسمية واتبع نهجًا متعاطفًا لفهم السبب الكامن وراء ذلك.
تقديم المساعدة والتشجيع والتدريب الهادف لتحفيز عضو الفريق ضعيف الأداء.
قم بتحليل ما إذا كانت هناك إمكانية لتغيير دور هذا العضو المعين في الفريق ضمن المشروع نفسه بعد تقييم قدراته.
لاحظ ما إذا كان من الممكن تغيير المورد ضعيف الأداء بآخر قادر.
في نهاية المطاف، يجب على مدير المشروع تحقيق التوازن بين نجاح المشروع ودعم عضو الفريق ضعيف الأداء لرفع مستوى أدائه.
19) كيف تمنع الطلاء الذهبي؟
يعد التصفيح الذهبي من أكثر الظواهر شيوعًا التي يتم ملاحظتها أثناء تنفيذ المشروع. الفكرة الأساسية هي أن العملاء سيشعرون بالسعادة لأن فريق التطوير يقدم أكثر مما هو متوقع.
المصدر: scholars99.com
ومع ذلك، يجب أن يكون مدير المشروع على دراية تامة بالفكرة وميل الفريق ومحاولة تجنب الطلاء الذهبي بمساعدة الإرشادات التالية
إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة مع الفريق بأكمله حتى يكون رئيس الوزراء على علم بما يجري.
لا تشجع أعضاء الفريق على إضافة أي ميزات أو وظائف إضافية إلى المنتج دون الحصول على موافقة العميل.
20) كيف ستنفذ المشروع مع ورود طلبات تغيير جديدة؟
يُشار إلى طلبات التغيير أيضًا باسم “CR” وهي شائعة جدًا في أي مشروع أساسي. يتضمن ذلك تعديل أي جانب من جوانب خطة المشروع مثل الجدول الزمني والموارد والتكنولوجيا والنطاق والمتطلبات. يمكن رفع هذه الطلبات من العميل أو أي من أصحاب المصلحة الآخرين، حتى أعضاء الفريق أو مدير المشروع.
المصدر: teamgantt.com
هناك العديد من الأسباب التي تؤدي إلى ظهور CR في المشروع مثل:
تغيير من طرف أصحاب المصلحة عندما يريدون إضافة ميزة أو تقنية جديدة أو بعض التغييرات في بعض الجوانب مثل الميزانية والجداول الزمنية.
التغييرات التنظيمية التي تتطلب أن يتوافق المشروع مع متطلبات المشروع تؤدي إلى تغييرات في استراتيجية المشروع المخطط لها.
في منتصف المشروع، قد يشعر أعضاء الفريق أنهم بحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية لحل مشكلة ما.
الخطوات الرئيسية المتضمنة أثناء تنفيذ إدارة التغيير هي كما يلي:
إجراء تحليل شامل لتأثير إدارة التغيير على جوانب مختلفة من المشروع.
مناقشة مع أصحاب المصلحة المعنيين مثل العملاء أو الرعاة. إطلاع جميع أصحاب المصلحة على الرؤى المستخلصة من تحليل الأثر المترتب على التغيير في إدارة التغيير وطلب موافقتهم بعد فهم النقاط.
بعد الحصول على موافقة أصحاب المصلحة، يجب على مدير المشروع إعداد خطة محدثة للمشروع وتأكيدها مع الجهات الراعية.
بمجرد موافقة الراعي على خطة المشروع المحدثة، يجب على مدير المشروع البدء في تنفيذ التغيير في المشروع الجاري.
الاحتفاظ بسجل لجميع التغييرات التي تحدث في المشروع بعد تنفيذ التغييرات في CR.
التحديات التي تواجه التعامل مع التغييرات في إدارة التغيير هي:
عدم وجود خطة رسمية لإدارة التغيير.
رفع أصحاب المصلحة بشكل غير رسمي للتغييرات.
التعامل مع التغييرات المتكررة في إدارة التغييرات يمثل تحديًا كبيرًا.
عدم قدرة مدير المشروع أو الفريق على رفض طلب التغيير.
التعارض المستمر بين الفريق وأصحاب المصلحة فيما يتعلق بأهمية طلبات التغيير.
يعد التعامل مع طلبات التغيير من أكثر مسؤوليات مدير المشروع التي تتطلب التعامل بطريقة رسمية ومنضبطة.
21) ما هو الفرق بين مراقبة المشروع والتحكم فيه؟ (اذكر كيف يجب أن تتم المراقبة والتحكم في المشروع، هل يجب التخطيط لذلك كجزء من خطة إدارة المشروع؟)
تشمل المراقبة تحديد الفروق بين الأداء الحقيقي للمشروع مقابل خط الأساس للمشروع. وتتضمن الرقابة الكشف عن الإصلاح للتعامل مع الفروق واقتراح التدابير التصحيحية.
وتساعد كل من مراقبة المشروع والتحكم في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح، ويتم ذلك من بداية المشروع إلى نهايته. يجب التخطيط لهاتين العمليتين كجزء من خطة إدارة المشروع من أجل الأداء السلس لدورة حياة المشروع.
قد يعجبك أيضًا: تحديث برنامج إدارة المشاريع، 2021 كل ما تحتاج إلى معرفته
22) ماذا تعرف عن تقارير الأداء؟ (اذكر ما هي تقارير الأداء التي يعدها الفريق، والفرق بين التقرير المرحلي وتقرير الحالة).
يتم إنشاء تقارير الأداء لتوضيح حالة المشروع وأدائه الفعلي مقارنة بخطوط الأساس المحددة. أثناء مراقبة المشروع والتحكم فيه، يقوم الفريق بإعداد تقارير أداء مختلفة مثل:
التقرير المرحلي
تقرير الحالة
تقرير التوقعات
يسلط التقرير المرحلي الضوء على العمل المنجز في المشروع حتى الآن، بينما يركز تقرير الحالة على التباينات في أداء المشروع حتى الآن.
23) كيف ستطبق إدارة القيمة المكتسبة؟ ما هي إدارة القيمة المكتسبة واستخدامها؟
إدارة القيمة المكتسبة هي منهجية لإدارة المشروع لحساب فروق الجدول الزمني والتكلفة بمساعدة مؤشر أداء الجدول الزمني والتكلفة. وهي تساعد في إنشاء توقعات جديدة للأداء والتكلفة في المشروع.
المصدر: projectmanager.com
EVM هي تقنية عملية لتحديد التباينات وأداء المشروع رقميًا لمساعدة الفريق في وضع التوقعات والتخطيط للتدابير الوقائية ذات الصلة للتعامل مع التباينات.
يجب أن يعرف مدير المشروع كيفية تطبيق إدارة التباينات والأداء من خلال الاحتفاظ بجدول زمني للمشروع يسرد جميع مهام المشروع مع تواريخ بدايتها ونهايتها وميزانيتها. سيكون هذا الجدول بمثابة نقطة مرجعية لقياس تقدم المشروع.
24) ما الذي تعرفه عن تقنيات التعقب السريع والتعطل؟
يتم الاستفادة من تقنيات التتبع السريع والتعجيل لتقصير مدة المشروع مع الحفاظ على نطاق المشروع كما هو. ويتم تطبيقها في حالة ملاحظة وجود تناقض.
المصدر: سبوتو
قد يضيف التعطيل تكلفة إضافية للمشروع عن طريق إضافة الموارد، لكن التتبع السريع يمكن أن يضيف مخاطر إضافية حيث يتم تنفيذ المهام بالتوازي.
25) ما هي الأنشطة التي تخطط للقيام بها أثناء إغلاق المشروع؟
تعتبر مرحلة الإغلاق حاسمة للغاية وهي فترة استبطان الفريق من خلال دمج جميع الدروس المستفادة.
أما الأنشطة التي تساعد في جعل العملية خالية من المتاعب فهي
فحص جميع معايير المشروع والتأكد من استيفاء جميع معايير المشروع.
توحيد المخرجات النهائية وتسليمها لأصحاب المصلحة.
تقديم جميع الوثائق مثل الكتيبات وإجراءات التشغيل الموحدة وما إلى ذلك إلى العميل والتوقيع الرسمي عليها.
إعداد التقرير النهائي للمشروع مع تسليط الضوء على النقاط الرئيسية وتوحيد الدروس المستفادة للرجوع إليها في المستقبل.
إنهاء جميع التعاملات المالية مع البائعين والموردين.
مكافأة المساهمين في المشروع.
إجراء تقييم الأداء لأعضاء الفريق وتقديم التغذية الراجعة.
تحرير جميع الموارد والمعدات.
الاحتفال
المصدر: سبوتو
يعطي الإغلاق الدقيق للمشروع نهاية منظمة للمشروع ويساعد في الانتقال إلى الخطوة التالية بسلاسة.
26) كيف تفرق بين تحليل الاتجاهات وتحليل التباين؟
يتم إجراء تحليل التباين بشكل منتظم وهو طريقة لحساب التباين بين الأداء الفعلي والأرقام المخططة التي تمثل خط الأساس للمشروع. يساعد في تتبع التباينات حتى يمكن اتخاذ تدابير وقائية قبل ظهور أي مخاطر.
يحدد تحليل الاتجاهات ما إذا كانت هناك أي أنماط أو تباينات تظهر خلال المشروع وفهم السبب لتصميم تدابير تصحيحية. يتم إجراء تحليل الاتجاهات بانتظام ولكن ليس بشكل متكرر مثل تحليل التباين.
27) ما الفرق بين الإجراءات التصحيحية والوقائية؟
يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية لإزالة سبب العيب الموجود. على سبيل المثال، يتمثل الإجراء التصحيحي في حالة تأخر المشروع عن الجدول الزمني في تسريع العمل المتبقي لتعويض التأخير.
يتم اتخاذ إجراء وقائي للقضاء على حدوث التباين المحتمل. لنأخذ نفس حالة المشروع المتأخر عن الجدول الزمني. اكتشف الفريق أن ذلك حدث بسبب عدم وجود إدارة فعالة. ويتمثل الإجراء الوقائي في تقديم إرشادات واضحة للفريق لتجنب وقوع مثل هذه الأحداث في المستقبل.
المصدر: pmlearningsolutions.com
28) أخبرنا عن نفسك
تبدأ معظم مقابلات العمل في إدارة المشاريع بهذا السؤال. “كن على صلة بالموضوع” هو الشعار الذي يجب أن يكون مناسباً للإجابة على هذا السؤال. قدم مقدمة موجزة عن خلفيتك ومؤهلاتك التعليمية. إذا كنت مديراً متمرساً، ركز على المشاريع التي قمت بها والتي لها صلة بالوظيفة التي تقدمت لها. أما إذا كنت خريجاً جديداً، فيمكنك إخبارهم عن أي مشاريع جامعية قمت بها. تعامل مع هذا السؤال كفرصة للترويج الذاتي لتُظهر لصاحب العمل سبب ملاءمتك للوظيفة.
29) ما هي في رأيك المهارة المهمة لنجاح مدير المشروع؟
حسنًا، إذا كنت مدير مشروع، فربما تفكر بالفعل في أنه لا يمكن أن تكون هناك مهارة واحدة كافية للنجاح. وأنت على حق. قد تكون إجابتك مهارات القيادة أو مهارات التواصل أو مهارات إدارة الوقت. ما يبحث عنه الشخص الذي يجري المقابلة هو تبرير الإجابة. لذا، قبل أن تتفوه بأي شيء، جهز أسبابك.
30) كيف تبدأ مشروعًا تم تعيينه حديثًا؟
من خلال هذا السؤال، يحاول القائم بإجراء المقابلة بشكل أساسي التحقق من وضوح أفكارك. فهو يريد منك وصف الخطوات الأولى المهمة التي تحتاج إلى اتخاذها لضمان نجاح المشروع. سيحاول المدير الجيد أن يفهم “ماذا” المشروع قبل “كيف”. ما يعني أن تحاول أولاً فهم ما هو الهدف أو الغرض من المشروع قبل الغوص في كيفية تحقيق أهداف المشروع. ومن ثم، فإن أي شيء في السطور أعلاه سيمنحك بعض النقاط الإيجابية.
31) أين ترى نفسك بعد خمس سنوات؟
هذا من أهم أسئلة المقابلة الشخصية لمدير المشروع. تُظهر الإجابة ما إذا كانت لديك توقعات واقعية من الوظيفة التي تتقدم لها. فهو يساعد الشخص الذي يجري المقابلة على التحقق مما إذا كانت أهدافك الشخصية تتوافق مع أهداف الشركة.
إذا كنت تتقدم لوظيفة مبتدئ، فقد يكون من الطموح جداً أن تقول “أريد أن أكون الرئيس التنفيذي لهذه الشركة”. من المفيد أن تبحث عن نمو التوظيف في الشركة وتقدير المكان الذي يمكن أن تصل إليه بأفضل أداء لك في السنوات الخمس القادمة. من ناحية أخرى، إذا كنت تتقدم لشغل منصب رفيع المستوى، يمكنك التحدث عن كيفية رغبتك في دفع الشركة إلى الأمام وما هي مساهمتك في ذلك.
32) ما مدى أهمية أن يكون مدير المشروع “استباقيًا”؟
بطبيعتها، لا يمكن التنبؤ بالمشاريع. وبالتالي، من الضروري أن يتنبأ المدير بالمشاكل التي يمكن أن تحدث ويخطط لها مسبقاً. لذا يجب أن تعكس إجابتك الأهمية التي توليها للإدارة الاستباقية للمشروع. أظهر للقائم بإجراء المقابلة أنه يمكنك التعامل مع المخاطر والارتقاء إلى مستوى التحديات التي يمكن أن تحدث أثناء سير المشروع.
33) هل يمكنك وصف بعض المشاريع التي تعاملت معها في وظيفتك السابقة؟
إنهم لا يريدون قائمة كاملة. اختر بعض الأمثلة بناءً على المعايير التالية:
متى عملت عليها مؤخرًا؟ (لا تتحدث عن مشروع حدث منذ سنوات مضت)
هل كان ناجحاً؟ (لا تتحدث عن المشروع الذي فشل فيه. لأسباب واضحة، فهذا لا يفيد)
هل له صلة بالوظيفة التي تتقدم لها؟
بيت القصيد من هذا السؤال هو اختبار نهجك وأخلاقيات عملك. لذا، تأكد من أن الإجابة تعكس ذلك. معظم الناس ينجرفون في الإجابة عن هذا السؤال ويسردون الكثير من التفاصيل. يرجى الإيجاز وإعطاء التفاصيل ذات الصلة فقط.
34) ما هي المجالات المعرفية ذات الصلة بتنفيذ المشروع؟
هذا نوع من الأسئلة التي تحتاج إلى أن تكون الإجابة عليها جاهزة. يصف دليل PMBOK 10 مجالات معرفية. اقرأ عنها بالتفصيل وحاول إعادة صياغتها بكلماتك الخاصة.
35) صِف جميع الخطوات المتبعة من وقت بدء المشروع إلى اكتمال المشروع.
أفضل إجابة على هذا السؤال ستكون قائمة على السيناريو. في بعض الأحيان، يقدم المحاورون أنفسهم مشروعًا افتراضيًا ويسألونك كيف ستتعامل معه.
بالنسبة لكل مرحلة من المراحل التي يتبعها المشروع، اذكر بإيجاز ما يلي:
الهدف الرئيسي لتلك المرحلة
الأشخاص الرئيسيين المعنيين
دورك في كل مرحلة من تلك المراحل
36) ما هي الصفات المطلوبة لتكون مديراً فعالاً للمشروع؟
يختلف هذا السؤال عن السؤال الذي يُطلب منك فيه ذكر مهارة واحدة فقط. بصرف النظر عن المهارات التقنية، اذكر المهارات القيادية، ومهارات إدارة الوقت، ومهارات اتخاذ القرار، ومهارات تحديد الأولويات، ومهارات إدارة المخاطر، وما إلى ذلك. يمكن أن يكون سؤال المتابعة حول كيفية مساعدة مهارة معينة. لذا، قم بإعداد تبرير لكل مهارة من المهارات التي تحدثت عنها.
37) هل اعترض زملاؤك أو مديرك على قراراتك؟
يعتقد الكثير من الناس أنه من الأفضل أن تجيب بـ “لا” على هذا السؤال وتنتقل إلى السؤال التالي. ولكن، الخلافات في المشاريع شائعة جداً. لذا، من غير المحتمل جداً ألا يعترض أحد على قراراتك (خاصةً إذا كنت مدير مشروع كبير). لذلك، من الأفضل أن تقول نعم وتستمر في وصف كيفية تعاملك مع الموقف. أظهر أنك شخص يمكنه تقبل الملاحظات بشكل بنّاء ويمكنك أن تأخذ الجميع معك بطريقة تعاونية.
38) كيف تضمن بقاء فريقك على المسار الصحيح للوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع؟
يمكن أن تكون الإجابة النموذجية “أقوم بتوصيل التوقعات بوضوح قبل أن يبدأ الفريق في العمل على المهمة. أتلقى بانتظام تحديثات حول التقدم المحرز، وإذا كان هناك أي تأخير في أي مكان، أجعل نفسي متاحًا لأعضاء الفريق لمناقشة مشاكلهم. كما أنني أقدّر وأقدم ملاحظاتي بمجرد الانتهاء من المشروع لإبقائهم متحمسين
39) هل تعرف أي شيء عن مبدأ/تحليل باريتو؟
هذا مرة أخرى سؤال قائم على المعرفة. ينص مبدأ باريتو على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الإجراءات. هذا تحليل إحصائي يستخدمه مديرو المشاريع لتحديد أولويات العمل. إذا كانت لديك الخبرة الكافية كمدير مشروع، فعلى الأرجح أنك استخدمت هذا المبدأ أو على الأقل صيغة مختلفة منه. بصرف النظر عن شرح ماهيته، تحدث عن كيفية استخدامه في وظيفتك السابقة (إذا كنت قد فعلت ذلك)
40) هل تعتقد أن النزاهة صفة أساسية لمدير المشروع؟
بالطبع، عليك أن تقول “نعم”. تابع وصف سبب ذلك. أي شركة تريد موظفاً يشارك قيم ومبادئ الشركة. إذا كنت في منصب مسؤول كمدير مشروع، فمن المتوقع منك أن ترشد الآخرين إلى الطريق الذي يجب أن يتبعوه. لا يمكن أن تكسب احترام أعضاء فريقك وثقة رؤسائك إلا عندما تكون مستقيمًا أخلاقيًا.
41) إذا لم يكن العميل سعيدًا بالنتيجة ولم يقبل المنتج. ماذا ستفعل كمدير مشروع؟
الحفاظ على رضا العملاء أمر مهم للشركات. وبالتالي، يجب أن تُظهر إجابتك أنك تقدّر العملاء أيضاً. يمكنك أن تبدأ بتوضيح أنك تتفاعل بانتظام مع العملاء أثناء سير المشروع بحيث يكونون على نفس الصفحة مع فريق المشروع. وعلى الرغم من ذلك، إذا كان العملاء غير راضين عن النتيجة، فقل أنك ستحاول فهم التعديلات التي يريدونها بوضوح وتحاول إدخالها. في حالة عدم إمكانية إجراء التغييرات، ستحاول إقناع العميل وشرح له أن المشروع يتناسب مع النطاق المتفق عليه.
42) كيف ينبغي لمدير المشروع أن يوصل الفشل إلى فريقه؟
مدير المشروع الجيد هو مدير المشروع المتفائل. الطريقة التي تتعامل بها مع الفشل تعكس القائد الحقيقي بداخلك. إذا عمل فريقك على مشروع ما وفشل المشروع في نهاية المطاف، فلا بد أن يكون الفريق غير سعيد. ولكن كمدير، من واجبك كمدير أن تضمن ألا يؤثر الفشل على معنويات الفريق. يمكنك إخبار المحاور أنه بدلاً من إلقاء اللوم على شخص معين أو مجموعة معينة، يمكنك أن تجعلها مسؤولية جماعية. اذكر أيضًا أنك تتواصل مع أعضاء الفريق للتعلم من الأخطاء التي ارتكبوها في هذا المشروع وعدم تكرارها في المستقبل.
43) ما هو التحدي الأكبر الذي واجهك أثناء العمل على مشروع ما؟
“لم يكن لدي الفريق المناسب”. ‘لم أتعامل بشكل جيد مع التغييرات’. ‘رئيسي لم يكن داعماً جداً’. ستكون هذه إجابات سيئة لتقدمها لصاحب العمل المستقبلي. كمدير مشروع، يُتوقع منك كمدير مشروع أن تدير الأشخاص وتتعامل مع المخاطر. لذا، لا تخبر الشخص الذي يجري معك المقابلة بأنك مقصر في هذين المجالين. أعط مثالاً عن موقف كان التحدي فيه بسبب عوامل خارجية. يمكن أن يكون ذلك عندما تم تعليق المشروع فجأة أو عندما تم إيقاف تمويله. لا تنس أن تذكر كيف تعاملت مع الموقف وماذا تعلمت منه.
44) ما هي أنواع المشاريع التي تهمك أكثر من غيرها؟ لماذا؟
الكلمة الوحيدة التي تحتاج إلى التركيز عليها في سؤال المقابلة المسائية هذا هي “الأهمية”. قم ببحثك عن الشركة والوظيفة التي تتقدم لها. يجب أن تكون إجابتك على هذا السؤال عن نوع المشاريع التي يمكن أن تقدمها الشركة.
45) ما هي الأنواع المختلفة من أدوات إدارة المشاريع التي عملت بها؟
عندما يطرح الشخص الذي يجري المقابلة هذا السؤال، يكون الهدف منه معرفة ما إذا كان بإمكانك استخدام نظام Lean أو Kanban أو Agile، إلخ. إذا كانت الشركة تستخدم برنامجًا معينًا لإدارة المشاريع، فاقرأ عنه. علاوة على ذلك، اذكر كيف يمكن لمعرفتك بأداة معينة لإدارة المشاريع أن تساعد شركتهم.
46) ما نوع الأشخاص الذين تجد صعوبة في العمل معهم؟
هذا فخ محتمل. “أنا أتعامل مع الجميع”. قل هذا وستفتح باباً من الأسئلة. ركز على سبب طرح هذا السؤال عليك. فهم يريدون التحقق من مهاراتك في إدارة الأفراد. يمكنك التحدث عن مدى التزامك بالمهنية الصارمة وعدم السماح لعواطفك بالتغلب عليك أثناء العمل مع الناس. أظهر نضجك وحاصل عواطفك أثناء الإجابة على هذا السؤال.
47) هل هناك أي مشاريع لا تريد العمل عليها؟
إذا قلت أنك لا تمانع في أي مشروع، فقد يعني ذلك أنك لا تعرف نفسك بما يكفي للإجابة على هذا السؤال. وبدلاً من ذلك، من الأفضل أن تكون صريحاً وتعبّر عن تفضيلاتك. ولكن، إذا كنت تتقدم لوظيفة مدير مشروع برمجيات وقلت أنك تكره تطوير البرمجيات، فهناك فرصة ضئيلة لحصولك على الوظيفة. لذا، كن ذكيًا بعض الشيء.
48) كيف تحافظ على تحفيز أعضاء فريقك؟
أحد الأدوار المهمة للقائد هو الحفاظ على معنويات أعضاء الفريق عالية. أظهر للقائم بإجراء المقابلة أنك لاعب جماعي وتعمل بشكل تعاوني. أخبر المحاور أنك ترغب في أن يتطلع أعضاء فريقك إليك للحصول على المشورة. كما يجب أن يشعروا بالحرية في مشاركة أفكارهم واقتراحاتهم معك. فبدلاً من فرض القرارات، اسمح لأعضاء الفريق بالمساهمة في العمل وجعلها جهدًا جماعيًا.
49) كيف تراقب وتراجع المسؤوليات المفوضة؟
هذا امتداد للسؤال عن كيفية ضمان التزام أعضاء فريقك بالمواعيد النهائية. تحدّث عن تحديد المسؤوليات بوضوح، وترتيب اجتماعات منتظمة، وتمكين أعضاء الفريق من التواصل في حال وجود أي مخاوف، وتحديثات مستمرة حول تقدم العمل.
50) ما الذي يحفزك على تقديم أفضل ما لديك لمشاريعك؟
تختلف الإجابة من شخص لآخر. ولكن يمكن أن تكون الإجابات “أحب أن أكون خارج منطقة راحتي وبالتالي أحب المشاريع الصعبة”. “المشاريع التي تساعدني على التعلّم والتطوّر، مما يدفعني إلى دفع إمكاناتي”. ‘أنا أنجذب إلى النجاح والإنجاز. تحفزني فكرة الوصول إلى أهداف المشروع في الوقت المحدد”. فكّر في الإجابة التي تريدها مسبقاً لتبرير أقوالك بأمثلة من واقع الحياة.
51) كيف تتعامل مع التغييرات التي تطرأ على مشروعك؟
التغييرات والتعديلات جزء لا يتجزأ من معظم المشاريع. يريد صاحب العمل مدير مشروع يتسم بالمرونة والقدرة على التكيف مع التغييرات. يمكن أن تكون أفضل إجابة عن كيفية قيامك بالفعل بوضع عملية إدارة التغيير حتى قبل حدوث التغييرات. وفي الوقت نفسه، أظهر أنك لست شخصًا يخجل من قول “لا” عندما تشعر أن تغييرًا معينًا غير مناسب للمشروع.
52) ما مدى جودة مهاراتك في التواصل؟
يجب أن يتمتع مديرو المشاريع بمهارات تواصل جيدة. لذا، لا تكن صريحًا جدًا وتقول أن مهارات التواصل هي أضعف مجالاتك. يجب أن تكون الإجابة إما “جيد” أو “ممتاز”. ولكن، لا تبدو واثقًا أكثر من اللازم أثناء قول ذلك. إذا طلبوا منك أمثلة، فكن مستعدًا مع اثنين أو ثلاثة أمثلة سابقة